Письмо о встрече для переговоров
Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
Схема составления
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
Реквизиты
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Номер и дата
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Данные адресата
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Обращение
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Представление
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
Причина
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Письмо-приглашение
Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.
Функции письма-приглашения
Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:
Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.
Как передать письмо-приглашение
Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:
Особенности составления письма-приглашения
При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.
Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.
В письме нужно указать такие сведения:
Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.
К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.
Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.
Письмо-приглашение на собеседование
Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.
В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.
Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.
Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)
Тихонову Александру
Анатольевичу
Приглашение
Уважаемый Александр Анатольевич!
Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.
По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.
Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна
Письмо-приглашение на мероприятие
Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).
Письмо должен подписать руководитель организации, если приглашается также руководящее лицо. Если сообщение адресовано топ-менеджерам или другим работникам, то поставить подпись на письме могут и работники, замещающие руководство.
Общество с ограниченной ответственностью «Парфюмер»
(реквизиты организации)
Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне
Приглашение
Уважаемая Полина Сергеевна!
Компания ООО «Парфюмер» приглашает Вас посетить презентацию нашей новой продукции. Мероприятие будет проходить по адресу: г. Киров, ул. Партизанская, д. 131 (БЦ «Гавайи»), «розовый» зал, 24 декабря 2020 года в 15:00.
В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.
Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66
Генеральный директор ООО «Парфюмер» Николаев / Н.М. Николаев
Письмо-приглашение на семинар
Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.
К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.
Общество с ограниченной ответственностью «Новые технологии»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Петрову
Кириллу Кирилловичу
Приглашение
Уважаемый Кирилл Кириллович!
Компания «Новые технологии» приглашает Вас на наш новый семинар. Его тема: «Привлечение иностранных инвесторов в развитие российского бизнеса». Мероприятие состоится 23 декабря 2020 года в 17:00 по адресу: г. Казань, ул. Революционная, д. 138 А.
В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:
Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.
Для участия в семинаре необходимо заполнить анкету во вложении и отправить ее на нашу электронную почту.
Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.
Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55
С уважением, генеральный директор ООО «Новые технологии»
Рустамов Дмитрий Дмитриевич
Письмо-приглашение на участие в тендере
Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.
Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Хризантема» Загребину
Александру Александровичу
Приглашение
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем Вам принять участие в тендере, проводимом ООО «Перспектива», на проведение разработки информационного портала.
Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.
Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.
Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.
С уважением, генеральный директор ООО «Перспектива»
Семенов Роман Романович
Письмо-приглашение на выставку
Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.
Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.
Общество с ограниченной ответственностью «Камни-самоцветы»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Саратову Константину
Константиновичу
Приглашение
Уважаемый Константин Константинович!
Компания «Камни-самоцветы» приглашает вас посетить свой стенд на выставке «Дары природы».
Выставка будет проходить с 10 декабря по 20 декабря 2020 года в бизнес-центре «Галактика» по адресу: г. Ижевск, ул. Барышникова, д. 67Б.
Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.
У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.
Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.
С уважением, генеральный директор ООО «Камни-самоцветы»
Горбунов Андрей Андреевич
Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.
Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.
Приглашение на мероприятие: как правильно составить официальное письмо-приглашение
Организация событий — тяжёлая работа. Место проведения, программа, подрядчики — это лишь некоторые из аспектов, которые имеют значение в каждом подобном проекте.
К сожалению, вся эта суета часто приводит к тому, что организаторы пренебрегают одной важной вещью: приглашением на мероприятие. Это первая ваша точка контакта с потенциальными участниками. Событие напрямую зависит от продуманного приглашения.
Не нужно упускать из виду детали, ставя под угрозу успех всего мероприятия, и пренебрегать приглашением. Допуская такое, вы теряете ценные возможности. Мы расскажем, как соблюсти все тонкости составления приглашения, не жертвуя качеством подготовки события.
Типы приглашений
Прежде чем углубляться в детали содержания приглашения, необходимо решить, какие именно приглашения будут отправлены. Это относится ко всем типам приглашений, независимо от того, будет ли это корпоративное событие, юбилей компании или запуск продукта.
По сути, есть два формата приглашений:
В последние годы всё больше компаний стремятся активно переходить на электронные форматы всего: документооборота, рекламы и, в том числе, рассылки приглашений.
Это связано, в частности, с четырьмя основными недостатками печатных приглашений:
Одна только печать на плотной мелованной бумаге обойдётся гораздо дороже, чем обычная печать документов. Если учитывать доставку, то общие затраты становятся ещё выше, что далеко не всегда оправдано.
Получатели приглашений чувствуют внимание и заботу, когда к ним обращаются лично. Для печатных карточек это означает, что нужно вводить все имена вручную или передавать их во время заказа. Это требует времени, которое можно инвестировать в более полезные вещи.
Немедленные согласие или отказ невозможны в классическом бумажном варианте. Чтобы иметь какое-то представление о происходящем, приглашенных можно попросить зарегистрироваться на сайте — например, с помощью QR-кода — и отметиться там. Проблема в том, что такой переход для многих является сложным и трудоёмким процессом.
Важные факторы
Задайте себе вопрос: являются ли потенциальные участники мероприятия пользователями цифровых технологий? В большинстве случаев ответ прост: да. По данным Statista, в 2020 году в онлайне уже 4,54 миллиарда человек.
Вечер встреч ветеранов или пенсионеров легко может обойтись печатными приглашениями, но для интернет-маркетингового конференции интернет-маркетологов рекомендуются цифровые приглашения.
В стрессе подготовки к событию приглашение часто забывается. Является ли это поводом для паники, если за неделю до мероприятия приглашения не готовы? Нет, если они в цифровом формате, их можно быстро настроить и отправить.
Если бюджет ограничен и вы хотите разослать несколько сотен приглашений, цифровой формат — лучший выбор в разрезе расходов.
Вот так может выглядеть официальное приглашение на мероприятие:
Или официальное приглашение на мероприятие может быть и таким: 
Ну а если необходимо разослать именно бумажные приглашения, возможно вам стоит оптимизировать расходы на рекламу. Самостоятельно сложно отследить неэффективные маркетинговые каналы, поэтому мы собрали все инструменты для подробного анализа и экономии бюджета в Аналитической платформе Calltouch.
Эффективный маркетинг с Calltouch
Текст приглашения
Прежде чем думать над формой приглашения на мероприятие, необходимо разработать содержание. Это относится как к печатному, так и к цифровому формату.
Очень немногие люди находят процесс написания убедительного текста простым. Поэтому, прежде чем сесть за работу и созерцать чистую страницу или пустой лист бумаги в течение многих минут или даже часов, рекомендуется сначала проработать текст с точки зрения содержания.
Стоит воспользоваться простыми приёмами, которые помогут структурировать текст. В какой-то момент вы заметите, что приглашение уже заполнено на 80% с использованием всего лишь трёх стандартных блоков — в конце концов, останется всего лишь связать это всё воедино.
Сформулируйте привлекательную тему
80% людей читают только заголовок текста — это занимательное свойство рекламы действительно подчеркивает важность заголовка. Что является причиной здесь?
Иногда подобное происходит из-за отсутствия у читателя интереса к поднятой теме, но часто — из-за самого заголовка, который вообще не привлекает внимания. В приглашениях на мероприятия заголовок уже является основной частью всего контента. Если люди зевают, читая тему, то многие ли из них пожелают ознакомиться с остальным содержимым? Даже официальное письмо-приглашение должно быть привлекательным.
Четкие и привлекательные заголовки характеризуются следующими моментами:
Не ходите вокруг да около, а переходите к сути того, что хотите донести. Ненужные лирические отступления не имеют смысла в теме письма.
Это слова, которые привлекают внимание и автоматически вызывают интерес. К ним относятся, например: «секрет», «подсказка», «эффективный» или «гарантировано».
Речь идёт не о вас, а о потенциальных участниках события. Переведите внимание читателя с собственных достоинств на его конкретные выгоды, дополнительные преимущества, которые он получит, посетив мероприятие.
Не давайте пустых обещаний в заголовке, иначе вы будете раздражать читателя и заработаете плохую репутацию.
Идеи заголовков могут быть следующие:
Ответьте на вопросы
Вам, наверное, уже известен этот метод из начальной школы — он универсален. Работает даже с приглашениями на мероприятия. Достаточно ответить на простые вопросы — и, по крайней мере, полдела сделано. Составьте ответы на вопросы в самом начале процесса. Также это можно сделать в ключевых словах в начале.
Вы также должны ответить на вопросы:
Будьте гостеприимными
Часто ключ к приглашению — в приветствии, и дело не только в выборе соответствующего словосочетания. Скорее, стоит дать каждому читателю ощущение теплого отношения на протяжении всего обращения.
Всегда активно обращайтесь к своим читателям, называйте их по именам, если возможно, и выбирайте дружеский тон, чтобы создать определённую близость.
Бонусными предложениями также можно завоевать расположение потенциальных гостей — это могут быть такие простые вещи, как приглашение гостя в сопровождении другого плюс-один, и даже с детьми.
Пример приглашения на мероприятие
Приглашаем на запуск нового продукта
Тема: Попробуйте новый виджет, который навсегда изменит процесс контроля менеджеров по продажам
Вы готовы по-новому взглянуть на сквозную аналитику? Тогда присоединяйтесь к нам и приходите на презентацию нового виджета в понедельник, 16 марта 2020 года, в 12:00 в нашем офисе.
Вас ждёт отличный фуршет и нетворкинг, а также речь от нашего генерального директора. Не упустите шанс!
Зарегистрируйтесь до 6 марта, чтобы мы могли зарезервировать место для вас. Участие бесплатное.
С наилучшими пожеланиями и до скорой встречи!
Чтобы не пропустить ни одного звонка клиента, попробуйте систему обратного звонка. Окно с номером телефона можно установить на сайте или другом ресурсе, а CallBack Calltouch соберет все заявки даже в нерабочее время и свяжет вас с клиентом позже.
Виджет обратного звонка для сайта
Дизайн приглашения
Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.
Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.
Изображения
Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.
Наши рекомендации по выбору правильных изображений:
Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.
Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.
Приглашение на мероприятие – образец:
Типографика
Наше подсознание интерпретирует шрифты и присваивает им смыслы. Они также способны вызывать ассоциации и эмоции — что делает их выбор важным для разработки приглашений на мероприятия.
Выберите два шрифта, более яркий для заголовка и более разборчивый для подзаголовка и основного текста.
Слишком похожие шрифты могут «съедать» друг друга, поэтому следует избегать объединения двух шрифтов с засечками — Times New Roman и Minion, например.
Обратите внимание на контраст шрифта с фоном, который облегчает чтение
Слишком большие отступы или межстрочный интервал могут привести к тому, что текст станет разваливаться, поэтому используйте подходящие размеры и интервалы.
Для интернета и, следовательно, цифровых приглашений fonts.google.com предлагает на выбор более 800 шрифтов бесплатно.
Если вы разрабатываете двусторонний пригласительный билет, то, вероятно, поместите изображение на лицевую сторону, в то время как на оборотную сторону — основной текст. Поэтому здесь основное внимание уделяется общению через слова. Вот почему важно помнить, что шрифт должен сильно выделяться на фоне, быть контрастным.
Это не означает, однако, что вы не можете использовать другие элементы дизайна: например, дополнительные графические элементы для поддержки фирменного стиля или «декоративные элементы» поверх фона.
Цвета
Каждый цвет имеет определенный эффект и вызывает определенные чувства. Не упускайт это из виду и сознательно влияйте на восприятие аудитории с помощью соответствующего выбора цвета.
В следующем списке приведен краткий обзор психологического эффекта цветов.:
Пригласительная рассылка
Хорошее планирование — залог успеха. Это особенно верно при отправке традиционных приглашений по почте.
Если вы не уделяете этому времени, все усилия могут оказаться напрасными.
Разработка, печать, подготовка списков адресов, подготовка рассылки и отправка ее по почте обычно занимает несколько недель или даже месяцев. При планировании расписания также учитывайте, что вашим получателям, особенно в области корпоративных мероприятий в секторе B2B, нужно достаточно времени для планирования встреч и для освобождения времени на посещение вашего делового мероприятия.
Даже при наличии цифровых приглашений необходимо запланировать достаточное время на выполнение заказа, даже если общая потребность в времени значительно ниже.
Кроме того, решающим фактором для планирования отправки всегда является то, хотите ли вы отправить одно- или многоэтапные приглашения. Сложность здесь заключается в том, чтобы найти золотую середину: с одной стороны, вы хотите получить достаточное внимание к мероприятию, с другой — не хотите быть слишком навязчивыми по отношению к своим потенциальным гостям.
Наилучший эффект достигается при помощи трёхэтапной отправки, включающей объявление даты, приглашение и напоминание. Прежде всего, реализация трехэтапного приглашения может быть почти достигнута только с помощью цифровых решений.
Распишите процесс менеджмента участием уже во время отправки: вы можете получать согласия и отказы классическим способом или управлять ими с помощью соответствующих программных решений.
Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом виде, т.е. по электронной почте или с помощью программного обеспечения, получателям не только легче отвечать — вы также можете управлять отзывами без каких-либо усилий.
Также рассмотрите мультиканальное приглашение. Пример: сначала вы объявляете дату в интернете, затем отправляете приглашение по почте, после чего шлёте напоминания по почте или в LinkedIn. Здесь можно направить гостя на лендинг с дополнительной информацией и мультимедийным контентом — например, видео.
Приглашения на мероприятия и GDPR
25 мая 2018 года маркетологи затаили дыхание: речь зашла о защите данных. Что соответствует GDPR, а что нет?
Мы не профессионалы в юридических консультациях! Скорее, это общие рекомендации в меру наших знаний и убеждений. Обсудите меры безопасности со своим специалистом по защите данных или юридическим отделом.
Вы отправляете приглашение по электронной почте компании, а не конкретному лицу, ответственному от компании. Согласно GDPR, это не проблема, если данные поступают из общедоступного источника — например, телефонного справочника — а личные данные не используются.
Вы специально приглашаете людей из компании — здесь применяются принципы обработки персональных данных, определенные в GDPR. Как правило, потребуется согласие. Но есть исключения.
Вы можете приглашать людей по электронной почте, с которыми у вас были или есть активные деловые отношения.
Например, если вы используете специальный инструмент для приглашений, маркетинговое решение, в котором пользователь, например, сотрудник компании, отправляет приглашение на событие своим личным реальным контактам — например, клиентам или партнерам, никакого дополнительного согласия не требуется. В этом сценарии становится ясно, что существуют активные деловые отношения — следовательно, приложение соответствует GDPR.
Если вы используете цифровой инструмент для отправки приглашений, обязательно проверьте следующие функции для обеспечения соответствия GDPR: