Отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.
Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.
В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?
Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.
Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответственность за несдачу отчета
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).
Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.
Как составить отчет о проделанной работе?
Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.
К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.
Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:
Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).
Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.
Рекомендации к тексту отчета
Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:
Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.
К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.
Инструкция: как сотрудникам писать отчеты о проделанной работе
Отчет о проделанной работе — это внутренний документ, позволяющий руководителю проконтролировать, насколько качественно и оперативно выполняет поставленные задачи его персонал. Такая форма оценки пригодится для разъездных и дистанционных сотрудников, деятельность которых происходит «не на глазах» у руководителя.
Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе
Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:
Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.
Форма и содержание отчетов
Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:
Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.
Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:
Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.
Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:
Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.
В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как контролировать дистанционного работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Особенности для удаленной работы
С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.
Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.
Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.
Примеры отчетов
Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.
Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.
Отчет по итогам деятельности
____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)
Период с _______________ по____________
Поставленные задачи: | 1 |
2 | |
3 | |
Выполненные задачи: | 1 |
2 | |
3 | |
Не выполнено | 1 |
2 | |
3 | |
Причины невыполнения: | 1 |
2 | |
3 | |
Планы на следующий период: | 1 |
2 | |
3 | |
Предложения по улучшению трудового процесса: | 1 |
2 | |
3 |
дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________
А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.
Что будет, если не представить отчеты
За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.
Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.
Как работнику отчитаться о проделанной работе
Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.
Форма и содержание документа
Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.
Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:
Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:
Особенности для удаленки
В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:
Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.
Отчет по итогам деятельности
(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Оценка выполнения работы
Модели детерминантов выполнения работы, подобные тем, что показаны на рис. 10.1, имеют комплексный характер, как и поведение человека. Если понять, сколь большое число переменных, взаимодействуя между собой, обеспечивает выполнение работы, будет легче увидеть те трудности, с которыми сталкиваются индустриально-организационные психологи при оценке этого выполнения работы. Представьте себе менеджера, чья работа отчасти оценивается по тому, сумел ли он удержать производственные расходы внутри установленного бюджета. Он получит низкую оценку, если расходы его отдела в отчетный период выйдут за бюджетные рамки на 20 %. Однако внимательное изучение ситуации может показать, что потребовались немалые знания и опыт, чтобы удержать расходы даже на этом уровне в условиях, сложившихся в организации в данное время.
В зависимости от выбранной точки зрения работа менеджера может быть оценена как неудовлетворительная или как отличная. Какую оценку считать справедливой? Точной? Ответ очень важен для человека, которого это касается, но он имеет также и более широкое значение. С точки зрения эффективного использования человеческих ресурсов оценка выполненной работы является одной из решающих функций организации.
Оценка выполнения работы — это процесс, осуществляемый организацией для определения того, насколько удовлетворительно ее члены выполняют свои профессиональные обязанности. По словам Глена (Glen, 1990), это «очень нервный, но необходимый процесс, вбирающий в себя социальные, ситуативные, эмоциональные и когнитивные элементы» (Ferris, Judge, Rowland & Fitzgibbons, 1994). Его конечный продукт — информация, которая играет координирующую роль в деятельности организации по управлению персоналом. Как показано на рис. 10.2, оценка выполнения работы — это система контроля, основанная как на обратной, так и на прямой связи.
Рис. 10.2.Функции обратной и прямой связи информации, полученной при оценке выполнения работы
В качестве механизма обратной связи оценка выполнения работы обеспечивает работника информацией о том, как воспринимается его работа. Она также является источником информации для тех, кто занят в настоящий момент наймом, тестированием, отбором и обучением работников организации. Например, низкие оценки, постоянно выставляемые за выполненную работу новым сотрудникам, могут свидетельствовать о том, что процессы, с помощью которых эти люди были приняты на работу, нуждаются в корректировке.
В качестве механизма прямой связи оценка выполнения работы является источником информации для принятия административных решений в отношении поощрения работников организации. Такие формальные вознаграждения включают в себя прибавки к зарплате, премии, повышения в должности и назначения на желаемые посты (или, в некоторых случаях, всего лишь сохранение за человеком рабочего места). Эти административные меры остаются наиболее распространенными (например, Cleveland, Murphy & Williams, 1989), но у информации, полученной при оценке выполнения работы, имеются и другие функции прямой связи. Одна из основных — профессиональный рост работников.
Оценка выполнения работы — потенциально очень важный источник информации о потребностях и возможностях профессионального роста отдельных работников. Работая вместе, работники, их непосредственные начальники и/или вышестоящие руководители могут воспользоваться этой информацией, чтобы оценить сильные и слабые стороны персонала и разработать планы, помогающие добиться лучшего выполнения работы, а также реализовать возможности и достичь цели, связанные с дальнейшей карьерой. На организационном уровне информация, полученная в ходе оценки выполненной работы, дает представление о сильных и слабых сторонах рабочей силы в целом, которое можно использовать для более эффективного планирования человеческих ресурсов. В частности, такая информация может помочь определить будущие потребности в найме, обучении и профессиональном росте и тем самым содействовать созданию внутреннего резерва талантливых работников, которые в будущем могут заполнить открывающиеся вакансии.
Упомянутые функции обратной и прямой связи касаются индивидуальных работников организации. Информация, полученная при оценке выполнения работы, полезна также (а в некоторых случаях имеет решающее значение) для достижения целей, которые имеют отдаленное отношение к конкретным людям или вообще никак с ними не связаны. Эти внутриорганизационные задачи включают в себя планирование работы и ее реорганизацию, совершенствование методов тестирования, отбора и обучения, а также разработку правил справедливых трудовых отношений.
Эффективная оценка выполненной работы позволяет сполна окупить вложенные в нее средства, но важно, чтобы она была именно эффективной. Несовершенные системы оценки всегда вызывают сопротивление со стороны оценивающих и негодование со стороны оцениваемых, а полученная информация оказывается в лучшем случае сомнительной, а в худшем — бесполезной. Как было показано в отрывке, приведенном в рубрике «Психология в действии», многие организации сотрудничают с индустриально-организационными психологами для того, чтобы улучшить методы оценки выполненной работы. Однако в целом это та область, где имеющиеся знания используются не так хорошо, как могли бы (Fisher, 1989; Магопеу & Buckley, 1992).
Проблемы, касающиеся совершенствования методов оценки выполненной работы, рассматриваются более подробно в следующем разделе. В центре внимания окажется скорее не оценка конкретных видов выполнения работы, а основные вопросы, на которые необходимо ответить при выработке любой программы оценки выполненной работы. Существуют различия в специфике оценки работы людей, занимающихся высококвалифицированной производственной, управленческой, торговой и административной деятельностью, но, как и в случае с обучением, основные вопросы остаются теми же. Независимо от того, является ли аттестуемый человек рабочим-сборщиком, управленцем среднего звена в банке, канцелярским служащим или вице-президентом торговой фирмы, кто-то должен решить, какие аспекты выполнения работы следует оценивать, кто должен этим заниматься, как часто это необходимо делать и каким методом следует здесь воспользоваться.
Дата добавления: 2015-09-07 ; просмотров: 2586 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ
Реферат: Способы оценки выполненной работы
Название: Способы оценки выполненной работы Раздел: Рефераты по международным отношениям Тип: реферат Добавлен 02:53:03 13 сентября 2005 Похожие работы Просмотров: 1241 Комментариев: 22 Оценило: 4 человек Средний балл: 5 Оценка: неизвестно Скачать |