Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Письмо о встрече для переговоров
Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
Требования
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
Схема составления
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
Реквизиты
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Номер и дата
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Данные адресата
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Обращение
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Представление
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
Причина
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Назначение встречи
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
Письмо-приглашение
Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.
Функции письма-приглашения
Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:
Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.
Как передать письмо-приглашение
Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:
Особенности составления письма-приглашения
При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.
Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.
В письме нужно указать такие сведения:
Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.
К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.
Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.
Письмо-приглашение на собеседование
Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.
В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.
Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.
Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)
Тихонову Александру
Анатольевичу
Приглашение
Уважаемый Александр Анатольевич!
Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.
По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.
Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна
Письмо-приглашение на мероприятие
Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).
Письмо должен подписать руководитель организации, если приглашается также руководящее лицо. Если сообщение адресовано топ-менеджерам или другим работникам, то поставить подпись на письме могут и работники, замещающие руководство.
Общество с ограниченной ответственностью «Парфюмер»
(реквизиты организации)
Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне
Приглашение
Уважаемая Полина Сергеевна!
Компания ООО «Парфюмер» приглашает Вас посетить презентацию нашей новой продукции. Мероприятие будет проходить по адресу: г. Киров, ул. Партизанская, д. 131 (БЦ «Гавайи»), «розовый» зал, 24 декабря 2020 года в 15:00.
В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.
Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66
Генеральный директор ООО «Парфюмер» Николаев / Н.М. Николаев
Письмо-приглашение на семинар
Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.
К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.
Общество с ограниченной ответственностью «Новые технологии»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Петрову
Кириллу Кирилловичу
Приглашение
Уважаемый Кирилл Кириллович!
Компания «Новые технологии» приглашает Вас на наш новый семинар. Его тема: «Привлечение иностранных инвесторов в развитие российского бизнеса». Мероприятие состоится 23 декабря 2020 года в 17:00 по адресу: г. Казань, ул. Революционная, д. 138 А.
В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:
Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.
Для участия в семинаре необходимо заполнить анкету во вложении и отправить ее на нашу электронную почту.
Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.
Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55
С уважением, генеральный директор ООО «Новые технологии»
Рустамов Дмитрий Дмитриевич
Письмо-приглашение на участие в тендере
Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.
Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Хризантема» Загребину
Александру Александровичу
Приглашение
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем Вам принять участие в тендере, проводимом ООО «Перспектива», на проведение разработки информационного портала.
Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.
Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.
Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.
С уважением, генеральный директор ООО «Перспектива»
Семенов Роман Романович
Письмо-приглашение на выставку
Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.
Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.
Общество с ограниченной ответственностью «Камни-самоцветы»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Саратову Константину
Константиновичу
Приглашение
Уважаемый Константин Константинович!
Компания «Камни-самоцветы» приглашает вас посетить свой стенд на выставке «Дары природы».
Выставка будет проходить с 10 декабря по 20 декабря 2020 года в бизнес-центре «Галактика» по адресу: г. Ижевск, ул. Барышникова, д. 67Б.
Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.
У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.
Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.
С уважением, генеральный директор ООО «Камни-самоцветы»
Горбунов Андрей Андреевич
Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.
Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.
Министерство транспорта Российской Федерации РОСТРАНСНАДЗОР
Телефон доверия +7 (499) 231-53-50
Карта территориальных органов Ространснадзора
Северо-Кавказский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Южный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Южный федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Южный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Южный федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Южный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Южный федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Письмо-приглашение на совещание
Файлы
Дата последнего изменения 12 ноября 2021 10:14
Облако тегов
Личный кабинет
проверяемого лица
Электронная форма
приема обращений
Ространснадзор
на портале
государственных услуг
Федеральный портал
госслужбы и управленческих кадров
Ространснадзор
на портале закупок
Зеркальный реестр
проверок
Онлайн-калькулятор
категории риска деятельности
Министерство транспорта Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
Образец письма-приглашения на деловое мероприятие, выставку
Любое официальное мероприятие – организация выставки, проведение собрания в форме конференции и т.д. – задумывается для гостей, посетителей. Людей нужно как-то пригласить. Сделать это, конечно, можно устно (при встрече или по телефону). Но если требуется соблюсти условия делового этикета, придется составлять пригласительное письмо. Как правильно оформить этот документ, читайте ниже.
С какой целью составляется письмо-приглашение
Пригласительное письмо – это особый знак уважения приглашенному. А также способ подчеркнуть статус мероприятия и важность присутствия на нем конкретного человека. Кроме того, бумага служит напоминанием о приеме и содержит важную информацию, необходимую адресату чтобы понять содержание и задачи встречи, а также не забыть время и место ее проведения.
К основным целям составления писем-приглашений можно отнести:
По какой причине письменное приглашение лучше устного
Письменное приглашение вызывает больший интерес к предстоящему событию, делает его в глазах приглашаемого более статусным и важным. Кроме того, это знак уважения от организаторов конференции или выставки к человеку, которого они хотят видеть на мероприятии.
Письменные приглашения лучше устных по следующим причинам:
Способы вручения приглашения адресату
Существует несколько способов доставки приглашения адресату.
Как правильно составить приглашение
Грамотное составление письма-приглашения предполагает учет цели встречи. Кроме того, в содержании пригласительного необходимо указать все ключевые моменты мероприятия, чтобы у адресата после изучения текста не осталось никаких вопросов.
Как пригласить человека на собеседование
Обычно соискателей приглашают на собеседование по телефону или посредством электронного письма-приглашения. Если предпочтителен второй вариант, то послание должно содержать следующие элементы:
Как пригласить человека на мероприятие
Элементы, которые должно содержать письмо-приглашение на мероприятие, приведены и расшифрованы в таблице ниже.
| Порядковый № | Наименование элемента | Примечания |
| 1 | Дата проведения | Здесь указывается не только день, но и точное (вплоть до минут) время начала мероприятия. |
| 2 | Место проведения | Речь идет не только об адресе, но и о приложенной схеме проезда, карте нахождения нужного зала в большом здании, описании ориентиров, перечне подходящих маршрутов общественного транспорта и других подробностях, облегчающих приглашаемому поиск локации. |
| 3 | Вид встречи | Здесь имеется в виду ее название – конференция, выставка, корпоративный праздник, собеседование и т.д. |
| 4 | Само приглашение | Приглашение выражается фразой «Приглашаем Вас…». Также в этой части указывается, какая роль предлагается приглашаемому – участника, гостя, выступающего, наблюдателя, дегустатора и т.д. |
| 5 | Содержание встречи | В этом разделе раскрываются отдельные подробности встречи. Если речь идет о конференции, может быть приложен список тем докладов, если о корпоративном празднике – программа торжества и т.д. |
| 6 | Просьба сообщить адресата о своих планах | Попросту просьба сообщить о соглашении либо отказе от участия. Причем желательно указать, каким образом человек это должен сделать – ответным письмом или по телефону. |
Что должно содержать приглашение
Пригласительное письмо обычно включает в себя следующие сведения:
Пошаговое руководство по написанию приглашения
Законодательно вопрос написания пригласительных писем не регулируется. Строгих форм и бланков нет. Но в деловой среде сложились определённые правила, касающиеся оформления приглашений. Например, чаще всего такие письма выглядят более презентабельно, чем обычная корреспонденция. Приглашения составляются на качественной бумаге, в их оформлении присутствуют элементы декора. Обращение к приглашаемому осуществляется в вежливой форме, с использованием слова «Уважаемый» и имени-отчества лица. Приписка «С уважением» приветствуется и в конце письма.
Инструкция по написанию приглашений выглядит так:
Дизайн приглашения
Дизайн приглашения имеет большое значение для приглашаемого. По нему можно судить и о статусе встречи, и о ее общем настроении.
Основное требование к фону – это его контрастность с цветом шрифта. Так у приглашаемого не возникнет трудностей с чтением текста. В остальном никаких ограничений нет – главное, чтобы цвет фона гармонировал с используемыми элементами декора и соответствовал общему настрою встречи.
Выбор цвета
Цвета имеют свойство вызывать определённые чувства и эффекты. Поэтому к выбору цветового решения важно подойти серьезно. Например, зеленый ассоциируется со свежестью и натуральностью, фиолетовый – с креативностью и магией, желтый – с весельем и беззаботностью и т.д.
Иллюстрации
Иллюстрации способны вдохновить, удивить, заинтересовать, а иногда даже шокировать. Выбирая изображения для пригласительного, воспользуйтесь следующими простыми рекомендациями:
Типографика
Внимание следует уделить выбору шрифтов (как правило, используется два их вида – более броский для заголовка и сдержанный для основной части), соответствию цветов фона и букв, величине межстрочного интервала (не рекомендуется делать его ни слишком большим, ни слишком маленьким).
Образцы оформление приглашений
В этом разделе рассмотрим образцы пригласительных на мероприятия разного типа.
Приглашение на конференцию
Уважаемая Инга Семеновна!
Оргкомитет Российского IT-сообщества приглашает Вас стать гостем конференции, которая состоится 29 октября 2021 года в здании Красноярского Государственного Университета. Начало мероприятия в 12:00 по МСК.
В рамках конференции выступят более двадцати докладчиков (темы докладов и имена выступающих прилагаются). Просим Вас заранее (до 27.10.2021) сообщить о намерении посетить встречу по телефону ХХХХХХХХХХХ.
Будем искренне рады Вашему присутствию!
С уважением, Оргкомитет Российского IT-сообщества
Тел. для связи ХХХХХХХХХХХХХХХ.
Приглашение на собеседование
Уважаемый Федор Семенович!
На сегодняшний момент в нашей организации появилась вакансия на должность менеджера по закупкам. Сведения, предоставленные Вами в Вашем резюме, нас заинтересовали. Для того, чтобы записаться на собеседование, свяжитесь с нашим сотрудником по указанному ниже телефону.
ОАО «СФЕРА»,
Специалист по кадрам Синеева Анна Кондратьевна,
Тел. ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ.
Приглашение на выставку
Гендиректору ООО «ЗДОРОВЬЕ»
Селиванову Петру Сергеевичу
Уважаемый Петр Сергеевич!
Приглашаем Вас стать гостем выставки «Медоборудование нового времени», тема которой – инновации в сфере медицинского оборудования.
Время посещения выставки: с 01.12.2021 по 20.12.2021 ежедневно с 9:00 по 17:00 по МСК. Вход только по пригласительному. Адрес проведения мероприятия: г. Сызрань, ул. Советская, 4, ТЦ «Спектр», 5-й вход, зал №4.
Исполнитель: Федосова Анастасия Федоровна,
Тел: ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ
Приглашение на корпоратив
Уважаемый Виктор Игоревич!
Имеем радость сообщить Вам, что 17.12.2021 исполняется ровно 10 лет со дня основания нашей компании ООО «ЕВРОПА».
В честь этого юбилея мы организуем банкет, на котором будем рады видеть Вас в качестве гостя!
Торжественное мероприятие назначено на 17.12.2021 в ресторане «Русское подворье», расположенном по адресу: г. Н. Новгород, улица Мира, 17. Начало праздничного вечера в 17:00 по местному времени.
С нетерпением ждем Вас!
Коллектив ООО «ЕВРОПА»
Как ответить на приглашение
Часто в пригласительном содержится просьба подтвердить участие в мероприятии или отправить отказ. В случае положительного решения приглашенного лица, действовать следует так, как указано в письме: сделать звонок и уведомить организатора о своем участии лично, отправить сообщение по электронной почте или оформить согласие письменно. В последнем случае используются формулировки вроде «Настоящим уведомляю Вас о своей готовности принять участие в конференции…».
Как написать письмо с отказом от приглашения
При отказе всегда важно четко обозначить его причину. Подойдут и обтекаемые формулировки (например, ссылка на занятость).
Обычно для отказа достаточно телефонного звонка или просто игнорирования приглашения (часто участие просят подтвердить, а по умолчанию принимается отказ). Но иногда требуется составление специального письма. И в этом случае важно соблюсти правила его оформления:
Важно! В случае отправки отказа по электронной почте с особым вниманием подойдите к названию сообщения. Если в заголовке будет фигурировать резкое слово «отказ», велики шансы, что письмо останется непрочитанным. Лучше сформулировать заголовок более мягко – например, «Информация об участии в конференции».