Как в СБИС настроить ЭДО с контрагентом
Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.
Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС
Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:
Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:
Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.
Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.
Как отправить приглашение в СБИС
Отправлять электронные документы из системы вы сможете абсолютно любой компании даже если она не участвует в ЭДО. В этом случае ваш контрагент получит документацию на электронный адрес, и скачать ее, либо поставить свою ЭП. Если же вам необходимо присоединить контрагента к СБИС, отправьте ему приглашение:
Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее:
Отправить документы
В СБИС отправка документов похожа на отправку письма электронной почты. При формировании письма нужно:
Многие информационные системы появилось задолго до электронного документооборота и некоторые из них не умеют работать с JSON, BASE64, криптографией, шифрованием, HTTPS или делают это недостаточно эффективно — работают исключительно синхронно (последовательно). В ExtSdk2 имеется набор вспомогательных инструментов, который помогает решить эти проблемы.
Отправка электронного документа
Отправка любого комплекта документов в СБИС состоит из 3 этапов.
Записать документ в СБИС
Результат этапа — в одном из реестров СБИС будет создан объект «Документ» — карточка документа.
В СБИС записываются все необходимые данные. В зависимости от размера и количества файлов эта операция может выполняться за один или несколько вызовов. Реквизиты «Тип» и «Регламент» определяют поведение документа в системе и атрибутный состав. К любому документу СБИС может быть прикреплено неограниченное количество вложений. Это могут быть формализованные или не формализованные файлы любого размера.
Загрузите файлы вложения:
Подготовить действие
Результат — объект «Документ» подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод PrepareAction.
На этом этапе нужно передать в СБИС информацию о действии над документом. СБИС:
Этап необязательный и его можно пропустить, если ваша информационная система реализовала на своей стороне всю необходимую логику работы.
Выполнить действие
Результат — над объектом «Документ» выполнено действие и он подготовлен к переходу на следующий этап документооборота. Метод ExecuteAction.
СБИС загружает подписи и недостающие файлы и отправляет документ.
Комплексный метод отправки электронного документа
Для облегчения интеграции в ExtSdk2 реализован комплексный метод WriteDocumentEx. Он выполняет несколько операций за один вызов — WriteDocument + PrepareAction + ExecuteAction.
Более подробную информацию о том, как вызывать методы и получать ответы от ExtSdk2 см. в разделе Подключиться к ExtSdk2 через OLE.
Массовая отправка электронных документов
Задача алгоритма массовой отправки — эффективно формировать и отправлять пакеты документов. Алгоритм предназначен для систем с синхронным исполнением кода, которые будут использовать ExtSdk2 через OLE объект.
Из-за того что ExtSdk2 работает асинхронно, алгоритм отправки для достижения максимального быстродействия(уменьшения ожиданий) более сложен в реализации, чем алгоритм при отправке через SDK.
Общее время отправки документа складывается из следующих операций:
Максимальная скорость работы достигается алгоритмом при наибольшей загруженности всех параллельных потоков.
Чаще всего основной расход времени идет при подписании, шифровании, отправке и загрузке документов. Поэтому наиболее эффективным будет алгоритм:
Пояснения к схеме
Отправка электронных документов без формирования вложений
На входе имеем список объектов «Документ», подлежащих отправке, и набор относящихся к ним файлов вложений в каталоге. Нам требуется загрузить и запустить объект в документооборот СБИС, и, если надо, выполнить операции подписания и шифрования.
Отправить письмо в госорган
Помимо отчетности в госорганы можно отправлять неформализованные документы: письма, отчеты, для которых не реализован электронный формат, или копии документов. Например, сканы учредительных документов, файлы Word или Excel.
Письма можно отправлять в налоговую инспекцию (в НИ они называются обращениями), пенсионный фонд и отделение статистики. В ФСС нельзя отправлять неформализованные документы.
Как сформировать
Чтобы добавить файлы с дополнительной информацией, нажмите «Прикрепить».
Требования к прикладываемым файлам:
Чтобы добавить файлы с дополнительной информацией, нажмите «Прикрепить файлы».
Требования к прикладываемым файлам:
Чтобы добавить файлы с дополнительной информацией, нажмите «Прикрепить».
Требования к прикладываемым файлам:
Как отправить письмо в налоговую через СБИС
эксперт по работе с программами отчетности
2 мин на чтение
Нет времени читать?
Вместе создаем и отправляем письмо в налоговую с помощью СБИС. Подробная инструкция со скриншотами.
СБИС поможет вести неформальную переписку с государственными органами. На сленге чиновников из налоговой эти письма называются «обращения». С помощью обращений можно запросить нужный документ, получить разъяснение, ответить на запрос и даже поздравить вашего налогового инспектора с днем рождения.
Обратите внимание, что в ФСС письма не отправляются.
Как правильно написать письмо в СБИС
Шаг 1.
Зайдите в раздел «Отчетность» и выберите государственный орган, в который хотите отправить письмо. Выберите вкладку «Отчетность» в левом столбике
Шаг 2.
Затем выбираем адресата и нажимаем «Исходящие письма». Для примера мы взяли обращение в налоговую.
Обращение в налоговую можно отправить во вкладке «Исходящие письма»
Так выглядит интерфейс ПК-версии СБИС. Перейдите во вкладку ФНС, затем «Налоговая и бухгалтерская отчетность», нажмите пункт 2 «Новый отчет, письмо».
Пк-версия программы СБИС
Шаг 3.
Нажмите вверху кнопку «Создать письмо». В открывшейся форме проверьте, правильно ли заполнены поля «Страхователь», «Получатель». Программа автоматически подставляет их. Укажите тему и напишите письмо.
Шаг 4.
Если нужно, вложите файлы. Для этого нажмите «Прикрепить файлы», в открывшемся окне выберите нужные. Если вы представитель налогоплательщика, поставьте «2-да» в выпадающем меню.
Шаг 5.
Когда всё будет готово, смело жмите «Отправить». Если вы создали письмо, но пока не хотите его отправлять, просто закройте письмо — все данные сохранятся автоматически. Дождитесь квитанции о получении в ответ на письмо.
Подключить роуминг
Перед настройкой роуминга уточните, к какому оператору подключен контрагент. Для этого найдите организацию в разделе «Компании», проверьте ее статус и наличие идентификатора ЭДО.
Как отправить приглашение
Если оператора контрагента нет в списке, отправьте заявку с сайта sbis.ru или из документа. Компания «Тензор» отправит приглашение оператору контрагента и организует роуминг. Контрагенту, который подключен к оператору из списка, отправьте приглашение из карточки компании.
На указанный email придет письмо с номером заявки, а также файл с промежуточным результатом подключения. Окончательный ответ поступит через несколько дней.
Подключение занимает от 8 до 30 рабочих дней. Срок зависит от ответа оператора.
Приглашение отправится контрагенту. Когда он его примет, вы получите уведомление и сможете отправить документы.
Когда получатель примет или отклонит приглашение, он сможет обмениваться документами, а вы получите уведомление в СБИС.
Также вы можете попросить прислать приглашение вам. Входящие приглашения СБИС принимает автоматически. Найти их можно в карточке компании в разделе «История изменений». После получения приглашения можно обмениваться документами.