Письмо клиенту о возобновлении сотрудничества
Письмо клиенту о возобновлении сотрудничества компания составляет в ситуациях, когда бизнес-отношения были расторгнуты по каким-либо причинам, но в определенный момент удалось создать все условия для взаимодействия. Задача письма — информировать контрагента о произошедших изменениях и убедить снова заключить с компанией-отправителем сделку. Как составить такой документ, разберемся в статье.
Особенности написания письма
Занимается составлением такого письма, как правило, сотрудник, отвечающий за поиск партнеров, развитие бизнеса, расширение связей организации. Перед предложением компании возобновить сотрудничество нужно проконсультироваться с руководством.
Письмо нужно адресовать главе компании либо менеджеру (или другому сотруднику), с которым ранее работала фирма-отправитель.
Для такого типа письма надо применять те же правила, что и для писем о предложении сотрудничества: вежливое обращение, лаконичное изложение выгодных условий, контакты для связи. Важно использовать официально-деловой стиль, не включать в текст термины, просторечные и разговорные выражения. Перед отправлением его нужно тщательно проверить на наличие разного рода ошибок.
Объем не должен быть большим: основной текст должен содержать только суть, факты, никаких длинных вступлений делать не нужно. На чтение таких писем у получателя должно уходить не больше минуты.
Составляем письмо о возобновлении сотрудничества
Письмо составляют в свободной форме. Получатель при прочтении сразу должен понять, что ему предлагают, поэтому нужно избегать размытых формулировок, письмо не должно быть длинным.
Оформляют его на белом листе формата А4 или фирменном бланке компании.
Что нужно указать в документе:
Письмо нужно заканчивать подписью руководителя организации. Ставить дату на документе не обязательно, в журнале исходящей корреспонденции его регистрировать не нужно.
Как отправить письмо
Передать письмо потенциальному контрагенту можно несколькими способами:
Пример письма клиенту о возобновлении сотрудничества
Общество с ограниченной ответственностью «СтройМир»
Адрес: 610004, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 67, оф. 45,
тел.: 8 (8332) 55-55-55, 8 (8332) 55-55-56
Генеральному директору
ООО «Гамма»
Ворошилову Ивану Петровичу
Уважаемый Иван Петрович!
Сообщаем Вам, что наша компания ООО «СтройМир» наладила поставки строительных материалов в Ваш регион. Теперь мы доставляем нашу продукцию в Псковскую область за 40 часов после формирования заказа. Предлагаем Вам возобновить сотрудничество. Свяжитесь с нами, чтобы получить актуальный прайс на товары и сделать заказ.
Обратиться с вопросами Вы можете к менеджеру по продажам Соколовой Марине Андреевне, тел: 8 (8332) 55-55-58.
С уважением, генеральный директор ООО «СтройМир»
Николаев / Константин Ильич Николаев
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.
Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».
Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.
Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.
Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.
Образец письма-напоминания о выполнении обязательств
Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001
№18/16 от 24.11.2016 г.
НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11
В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.
Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88
Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный
Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?
Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».
Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали
Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать
Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.
Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:
Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.
Пишите в теме не «Срочно. », а срок
Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.
Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.
Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:
Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.
Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.
Если виноваты — признайте это и попросите помочь
Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:
Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.
Лучше честно признать вину и попросить выручить:
Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.
Придерживайтесь принципа двойной деликатности
С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.
Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.
Как быть, если не отвечают
Не делайте поспешных выводов
Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».
А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.
Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.
Наращивайте давление постепенно
Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.
Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.
Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)
Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.
В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.
Как отстаивать свою позицию
Наступите на горло собственной песне
Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.
Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.
Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»
Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».
В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.
Как отвечать тем, кто «только спросить»
Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.
У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:
Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.
В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:
Как выходить из конфликтов
Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».
Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.
Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:
Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.
Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.
Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как напомнить клиенту о себе: образец повторного письма
Вы можете предположить, что если кто-то не ответил на письмо, то ваше предложение его не интересует. Не всегда это так. Давайте разберем, как напомнить клиенту о себе и получить ответ в короткие сроки.
В наши дни почтовые ящики часто переполнены. Учитывая, что средний процент открытий электронных писем в сфере B2B колеблется на уровне 21,3%, то, возможно, вам стоит проявить настойчивость и напомнить клиенту о себе с помощью повторного письма.
Люди часто забывают отвечать на письма, независимо от их содержания. Иногда хорошо продуманное предложение — это все, что нужно, чтобы получить ответ.
В этом руководстве мы расскажем как напомнить клиенту о себе и разберем 7 передовых методов написания повторного электронного письма.
Определите цель повторного письма
Перед отправкой любых писем решите для себя, чего вы хотите достичь с помощью своего сообщения. Наличие цели поможет вам составить e-mail так, чтобы с большей вероятностью получить желаемый ответ.
Вы хотите закрыть сделку? Записаться на встречу? Получить отзывы о своем выступлении?
Каждая из этих целей влияет на то, что и как вы будете писать.
Вот несколько примеров информационных писем:
Будьте ясны и прямолинейны
Не используйте расплывчатые выражения, такие как «просто» или «может быть». Помните о своей цели, поэтому выражайтесь лаконично и ясно. Это поможет получателю понять контекст, тон и мотивацию электронного письма.
Письма всегда должны звучать вежливо и профессионально. Вы лучше всех знаете свою целевую аудиторию, но лучше избегайте светской беседы или юмора.
Позаботьтесь о том, чтобы получателю не пришла огромная стена текста. Напишите 3-4 вводных предложения и быстро переходите к делу.
Вот, что говорит Девин Пикелл, специалист по маркетингу в Nextiva :
Бывают обстоятельства, при которых электронное письмо должно быть длинным, но повторное письмо желательно сделать коротким и приятным. Почтовые ящики людей сейчас заполнены работой больше, чем когда-либо, поэтому быстрее переходите к сути.
Лучше всего сделать одно предложение, чтобы не нагружать получателя лишней информацией. Так получатель будет четко понимать, что от него ждут и что делать дальше.
Например, если вы отслеживаете неоплаченный счет, вам необходимо четко указать на факты: он просрочен и вы ожидаете оплаты как можно скорее. Укажите это вместе со штрафами за неуплату в разумные сроки.
Если вы пишете письмо с целью продать товар или услугу, то дайте клиенту возможность подтвердить интерес или, наоборот, незаинтересованность, тогда вы сможете быстрее перейти к другим потенциальным клиентам.
Эрик Райт объясняет, как это выглядит со стороны покупателей жилья New Horizon :
Я получил письмо от парня, который хотел продать свой дом. Я разговаривал с ним один раз по телефону, а затем каждый раз, когда я обращался к нему после этого, не получал ответа.
С третьей попытки я наконец вынудил его ответить. Тогда я отправил ему электронное письмо с темой: «Вы решили не продавать дом?»
В теле письма я написал короткое сообщение: «Привет, просто хотел уточнить еще раз. Я не хочу вас беспокоить, если вы решили не продавать дом, но, если вам все еще интересно, дайте мне знать и мы назначим время, чтобы обсудить продажу подробнее». Я получил ответ буквально на следующий день. Он все еще был заинтересован в продаже, но просто был занят.
Ключ в том, чтобы обратиться к мотивации другого человека. Если клиент видит, что вы в нем нуждаетесь, он может долго откладывать ответ. Но если вы отступаете, и клиент понимает, что это он нуждается в вас, у него появляется больше мотивации для ответа.
Добавьте призыв к действию
С помощью сильного призыва к действию дайте получателю понять, чего вы от него ожидаете.
Избегайте расплывчатых формулировок: «Могу я получить последнюю информацию по этому поводу?» или «Что вы думаете?».
Вы же хотите, чтобы ваш повторный e-mail принес результат и предоставил точную информацию, которая вам нужна?
Давайте применим это на практике. Если вы хотите, чтобы получатель назначил вам онлайн-встречу, попробуйте написать так: «Хотите обсудить это подробнее? Поставьте в календарь напоминание позвонить мне в удобное для вас время» и свяжите свой календарь с письмом.
Если вы хотите получить свежую информацию по своему запросу, четко укажите, что именно вы хотите получить в ответ. Например: «Можете ли вы подтвердить ожидаемую дату доставки X?» или «Можете ли вы предоставить мне список продуктов, стоимость и ожидаемые сроки для Y?»
Напишите убедительную тему письма
Прежде чем получатель прочитает ваше тщательно составленное электронное письмо, вам сначала необходимо убедить его открыть этот e-mail. Именно для этого нужна убедительная тема, ведь это первое, что получатель заметит, когда электронное письмо придет в его почтовый ящик.
Тщательно рассчитайте время
Учитывайте количество времени между вашим первым контактом и последующим.
Идеальное время для последующего сообщения зависит от того, когда вы отправили предыдущее, и от того, чего вы хотите достичь с помощью своего сообщения. Подумайте о своей цели, а также уважайте время и график получателя.
Если вы хотите организовать встречу, то можете подождать неделю или около того.
Уведомления о просрочке платежа должны быть отправлены минимум через 24 часа после даты платежа. Не оставляйте никаких просроченных платежей слишком надолго. Вы же не хотите, чтобы клиенты или покупатели думали, что вы несерьезно относитесь к просроченным платежам?
Будьте осторожны, чтобы не засыпать потенциальных клиентов многочисленными сообщениями о продажах. Лучше отправляйте каждое письмо с перерывом в 5-7 дней, в зависимости от стадии сделки.
Что касается дня, когда вы отправите повторное письмо, постарайтесь сделать это во вторник около 10 утра. Исследования показали, что утро вторника — лучшее время для отправки электронных писем. Если вы планируете отправлять несколько повторных писем, то можете попробовать A/B-тестирование в разное время недели.
Не бойтесь повториться
Как показывает статистика, 70% людей отправляют только одно повторное письмо.
Это первое повторное письмо обычно получает 30% откликов. Однако 14% людей отвечают только на четвертое письмо. Даже 10-е письмо получило 7% откликов:
Отправка дополнительного сообщения — это еще одна возможность закрыть сделку, совершить продажу или получить желаемый ответ. Это возможность протестировать другую тему, сделать сообщение более лаконичным или попробовать другой подход.
Даже если вы не получите положительного ответа, на который надеялись, всегда оставляйте дверь открытой для будущих контактов. Хотя ваши потенциальные клиенты могут быть еще не готовы к покупке сейчас, они могут обратиться в будущем, когда им понадобится ваш продукт или услуга.
Чарльз-Дэвис рассказывает, как они это делают для One Doctor :
Когда я отправляю информационные письма другим владельцам веб-сайтов или при продвижении материалов, я отправляю два последующих электронных письма с интервалом в 3 дня. Я выяснил, что это лучшая комбинация для получения ответов. Многие люди слишком заняты, чтобы ответить на первое письмо, но два последующих сделают вас более заметным, но и не слишком настойчивым.
В повторных электронных письмах мы обычно спрашиваем, видел ли клиент первое письмо. В третьем письме мы указываем, что больше не будем беспокоить клиента, если он не ответит.
Будьте на связи после того, как отправили письмо
После того, как вы отправили письмо, ваша работа еще не закончена.
Исследования показали, что 35–50% продаж поступает тому, кто откликнется первым. Если ваш потенциальный клиент готов к покупке сразу после письма, убедитесь, что вы на связи, чтобы помочь ему.
Это относится не только к продажам. Если вы запрашиваете свежую информацию о проекте, то член вашей команды может захотеть позвонить, а не писать ответ на электронную почту.
Повторные письма, на которые вам ответят (6 образцов)
Ниже приведены шесть шаблонов повторных писем, которые вы можете использовать в самых разных ситуациях.
Но помните: при общении с людьми важна персонализация. Шаблоны отличные, но их лучше персонализировать в соответствии с контекстом разговора. Уделите время доработке каждого из них.
Как напомнить клиенту о себе
Знаете ли вы, что 48% продавцов никогда не отправляют повторное электронное письмо? То есть большая часть потенциальных продаж просто срывается. Особенно это печально, если учесть, что 60% клиентов четыре раза говорят «нет», прежде чем сказать «да».
Часто письма с предложениями о покупке выглядят как спам, который просто отправляют всем компаниям одной ниши. Чтобы такого не случалось, вы должны писать электронные письма персонализировано под задачи потенциального клиента.
Каждый раз, когда вы вступаете в контакт с клиентом, повышайте ценность своего предложения. Возможно, у вас есть свежий пример, которым вы хотите поделиться, новая функция, которую вы можете предложить, или какое-то социальное доказательство в виде отзыва.
Всегда ссылайтесь на их компанию и отрасль. Повторное письмо должно показать, как ваша компания поможет им решить конкретные проблемы и добиться нужных результатов.
Вот как можно написать короткое письмо потенциальному клиенту:
На прошлой неделе я отправил вам электронное письмо о намерениях нашей [название компании] помогать таким компаниям, как ваша, достичь [X].
Мы рады, что помогли уже стольким клиентам добиться увеличения [результатов] на [X%] с помощью нашего проверенного метода, и хотели бы вам помочь получить аналогичные результаты.
Если вам интересно узнать больше, я буду рад поговорить с вами. Пожалуйста, запланируйте звонок через мой календарь на [ссылка] в удобное для вас время.
С нетерпением жду вашего ответа.
Как напомнить клиенту оплатить счет
Иногда клиент забывает оплатить счет и пропускает письмо с напоминанием.
Тогда отправьте вежливое повторное сообщение, чтобы узнать, получил ли клиент первое письмо и нужна ли ему дополнительная информация. Убедитесь, что клиент знает, что он может связаться с вами и задать любые вопросы.
Вот таким может быть письмо с уведомлением о просрочке платежа:
Наши записи показывают, что ваш счет № [номер] все еще не оплачен.
Этот счет нужно было оплатить [дата], что означает, что он просрочен. Пожалуйста, оплатите как можно скорее.
Согласно нашему контракту, штраф за просрочку платежа в размере X% будет начислен, если платеж не будет получен до [дата].
Если вам нужно обсудить это дополнительно, вы можете связаться со мной по [номер телефона] или [адрес электронной почты].
Как напомнить клиенту предоставить нужную информацию
Ожидание документов может быть неприятным. Это может помешать вам перейти к следующему шагу.
Возможно, вы запросили свежую информацию о проекте или ждете, когда придут важные документы.
В своем повторном электронном письме определите временные рамки и установите крайний срок, чтобы избежать недоразумений или задержек. Укажите свою контактную информацию, чтобы клиенты могли легко задавать вопросы.
Вот шаблон для получения необходимой информации:
Я отправил вам несколько документов по [проекту], чтобы вы их просмотрели и подписали [дата].
Без этих подписанных документов мы не сможем приступить к [проекту] вовремя. Это вызовет задержки и повлияет на наши сроки.
Пожалуйста, подпишите и пришлите документы до [время] [дата]. Если у вас есть какие-либо вопросы, то позвоните мне по [номер телефона].
Как напомнить о себе после встречи
Ваша первая встреча прошла хорошо и теперь вы хотите закрыть сделку. Напишите повторное письмо кратко и понятно.
Выделите все основные моменты, которые обсуждались на встрече, и то, почему ваше предложение подходит клиенту. В этом письме должны быть четко описаны следующие шаги — звонок, подписание контракта или ввод данных кредитной карты.
Но помните: как только вы отправите повторное письмо, будьте готовы ответить на любые оставшиеся вопросы.
Вот как можно написать письмо потенциальному клиенту после встречи:
Спасибо за то, что уделили время в [день], когда мы встретились по поводу обсуждения [название продукта].
После обсуждения ваших целей [цель] и [цель] мы думаем, что наш продукт может быть полезным инструментом, с помощью которого вы их достигните. Как мы обсуждали на встрече, наша [новая функция] запускается [дата], что также поможет оптимизировать ваш [процесс].
С учетом ваших требований наш план [название плана] кажется наиболее подходящим. Если вы хотите продолжить, позвоните мне по [номер телефона] или ответьте на это письмо, и я лично займусь процессом регистрации за вас.
Как напомнить о себе после первого знакомства
Кто-то познакомил вас со своим знакомым, но с тех пор вы ничего о нем не слышали. Отправьте простое сообщение, чтобы напомнить получателю, кто вы, кто вас познакомил и почему вы хотите пообщаться.
Расскажите подробнее о своем опыте и о том, как вы могли бы помочь. Напишите призыв к действию, чтобы перейти к следующему шагу, чтобы человек имел представление о том, что делать дальше. Это может быть телефонный звонок или встреча.
Вот как отправить дружеское письмо, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки:
Было здорово познакомиться с вами через [имя] и многое узнать о вашей работе над [проектом].
[имя] упомянул, что вы ищете [роль], которая поможет вам [результат].
Я [роль], у меня [X] лет опыта в [отрасли], и я буду рад поговорить, чтобы узнать, сможем ли мы работать вместе для достижения [цели].
Пожалуйста, напишите мне на [адрес электронной почты] или позвоните [номер телефона] в любое время.
Что делать, если вы уже отправили повторное письмо?
Вы все еще не получили ответа после первого повторного письма? Итак, отправьте еще одно письмо, которое содержит подробности вашего предыдущего разговора, чтобы получателю не нужно было вспоминать информацию или просматривать прошлые письма.
Например: если вы уже согласовали сроки для определенного проекта, напомните об этом. Поскольку это не первое ваше повторное письмо, у него должны быть конкретные цели.
Вот короткий шаблон, чтобы напомнить о себе:
Я отправил вам электронное письмо [дата], чтобы запросить свежую информацию о [проекте].
Не могли бы вы подтвердить все правки по [проекту] к [время] [дата], пожалуйста? Так мы сможем двигаться вперед и быстрее сделать [то, что вы ждете].
Напишите повторное письмо и получите ответ
Только что мы разобрали шаблоны электронных писем для потенциальных клиентов, сотрудников, менеджеров по найму и новых знакомых.
Эффективные повторные сообщения сочетают в себе удачное время, ясное изложение мысли и прямой призыв к действию.
Используйте приведенные выше образцы, как основу для ваших последующих электронных писем.