Как написать регламент процесса образец

Морфемный разбор слова:

Однокоренные слова к слову:

Организация эффективного управления

Главная страница » Блог » Лучший пример регламента процесса

Лучший пример регламента процесса

Пример регламента процесса, который работает. Данная статья — пример продуманного и эффективного регламента, который вы можете использовать в качестве образца. Именно такие регламенты, с учетом пожеланий клиента, становятся результатом нашей работы по описанию бизнес-процессов.

Вместо предисловия: каким должен быть хороший пример регламента процесса

По нашему мнению, хороший пример должен обладать следующими свойствами:

Следуя этим принципам, мы подготовили для вас отличный пример регламента процесса. Безусловно, документ «вычищен», таким образом, чтобы нельзя было идентифицировать компанию, для которой он был разработан. Также, в данном примере, указана не вся информация из реального документа. Впрочем, мы позаботились о том, чтобы это не повлияло на возникновение смысловых потерь. В процессе прочтения вы можете заметить определенные недостатки, связанные с недостатками самого процесса. Мы решили не убирать их. Регламент описывает реальный процесс, до оптимизации. А в реальных процессах всегда есть множество недостатков.

Настоятельно рекомендуем держать под рукой инструкцию по подготовке регламента, которую мы публиковали ранее. Не будет лишним и освежить в памяти информацию о том, что такое эффективный регламент процесса.

Представленный пример регламента процесса ориентирован на печатную версию документа. Несмотря на то, что мы предпочитаем документы, адаптированные для электронного использования, формат обычного, печатного документа, пока что еще очень популярен.

Управление проектами по реализации заказов

Регламент бизнес-процесса

Данный регламент описывает границы, выполнение и управление бизнес-процессом Управление проектами по реализации заказов. Выполнение процесса обязательно в соответствии с данным регламентом. Регламент должны знать и использовать следующие структурные организационные единицы:

Ответственным, за содержание регламента и обеспечение его выполнения, является Директор по проектам. Актуальная версия регламент 1.0 от 24.08.2017

1. Краткое описание процесса

Бизнес-процесс Управление проектами по реализации заказов, является одним из основных процессов компании. Процесс предназначен для обеспечения выполнения заказов клиентов, в соответствии с контрактом. Обеспечение выполнения условий контракта — основная и единственная цель данного процесса. Для выполнения данной цели, механизм реализации процесса направлен на координацию действий разных подразделений и процессов компании.

Название процесса		Управление проектами по реализации заказов
№ процесса		О2
Тип процесса		Основной
Владелец процесса	ФИО	Иванов Иван Иванович
	Должность	Директор по проектам
	Структурное подразделение	Операционный департамент
	Контакты	-//-
Основное событие начала		Подписан Акт приема-передачи договора
Основной вход процесса		Пакет документации проекта
Основной поставщик процесса		БП «Передача контракта менеджеру проекта»
Основное событие окончания		Проект закрыт
Основной продукт процесса		Реализованные работы по проекту
Основной клиент процесса		Внешний заказчик

2. Границы процесса

2.1 События начала

События начала инициируют выполнение процесса.

Событие	Уведомление о событии	Инициатор события	Связанный вход
Подписан Акт приема-передачи договора	По электронной почте	БП «Передача контракта менеджеру проекта»	Пакет документации проекта

2.2 Входы

Все входы процесса представлены в виде пакета документов, который необходим для начала и выполнения процесса. Пакет документов состоит из:

Описание поставки входов в процесс

Вход процесса	Поставщик	Тип поставщика	Способ поставки	Ответственный за поставку
Договор	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Спецификация	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Описание особых условий	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Бюджет	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Политическая карта проекта	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Список рисков по договору	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Акт приема-передачи проекта	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Контактные данные заказчика	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам
Календарный план проекта	Передача контракта менеджеру проекта	Внутренний бизнес-процесс	Папка проекта на сетевом ресурсе	Менеджер по продажам

2.3 Продукты

Продукты процесса представлены 3 типами: оборудование, выполненные работы и документы.

Оборудование — весь перечень оборудования и комплектующих, который должен быть поставлен, в соответствии с Договором. Продукты процесса данного типа:

Выполненные работы — комплекс монтажных и пуско-наладочных работ, в соответствии с Договором. Продукты процесса данного типа:

Документы — все документы, которые используются в других процессах, а также являются обязательными, с точки зрения выполнения договорных условий. Продукты данного типа:

Описание передачи продуктов процесса клиентам

2.4 События окончания

События окончания определяют условие, при выполнении которого, процесс будет считаться завершенным.

Событие	Как становится известно о событии	Где фиксируется событие	Связанный продукт	Что инициирует событие
Проект закрыт	Уведомление о закрытии бюджета проекта в Navision	Navision	Карточка проекта	БП «Оценка эффективности реализованного проекта»

3. Выполнение процесса

3.1 Диаграммы модели бизнес-процесса

3.1.1 Управление проектами по реализации заказов

3.1.2.1 Заказ РКД

Данный пример регламента процесса содержит только две диаграммы. Прочие диаграммы процесса в примере не приводятся. Полная версия регламента включает в себя все диаграммы модели бизнес-процесса, а также комментарии и пояснения к диаграммам.

Примеры и иллюстрации практического использования нотации BPMN можно найти здесь.

3.2 Процедуры, бизнес-правила и скрипты

Приведенный ниже перечень правил и процедур обязателен для выполнения в процессе. Описание правил и процедур содержится в отдельных документах, доступных по указанным ссылкам.

Наименование	Тип	Актуальная версия	Дата обновления	Ссылка
Оформление заявки на закупку оборудования	Процедура	2.14	16.07.2018	Ссылка на документ
Оформление заявки на изготовление сертификатов	Правило	1.0	01.02.2017	Ссылка на документ
Согласование приема оборудования на складе заказчика	Правило	1.0	11.09.2014	Ссылка на документ
Оформление заявки на проведение монтажных работ	Процедура	1.7	20.08.2019	Ссылка на документ
Оформление заявки на проведение пуско-наладочных работ	Процедура	1.7	20.08.2019	Ссылка на документ

3.3 Время выполнения операций

Указанное время выполнения операций является не строго обязательным, но рекомендованным и используется для оценки эффективности процесса.

Трудозатраты

Родительский процесс	Операция
Родительский процесс	Операция	Минимум	Среднее	Максимум
Заказ РКД, ЭД и методик испытаний	Сумма	115 мин	202 мин	350 мин
Заказ РКД, ЭД и методик испытаний	Подготовка и отправка заявки на отрисовку схем	10 мин	20 мин	60 мин
Заказ РКД, ЭД и методик испытаний	Внести отрисовку схем в план КО	5 мин	7 мин	10 мин
Заказ РКД, ЭД и методик испытаний	Заказать разработку РКД, ЭД и методик испытаний	90 мин	150 мин	240 мин
Заказ РКД, ЭД и методик испытаний	Проверить готовность документации	10 мин	25 мин	40 мин
…	…	…	…	…

Данный пример регламента процесса содержит ограниченное описание времени выполнения операций. В полную версию регламента включено описание всех операций процесса.

3.4 Участники процесса

Данный пример регламента процесса ограничен описанием только двух участников процесса. Полная версия регламента включает в себя описание всех участников.

3.5 Ресурсы и инфраструктура

3.5.1 Перечень ресурсов

3.5.2 Матрица использования ресурсов

Рабочее место сотрудника	MS Project	Navision		Легковой автомобиль	Комплект средств индивидуальной безопасности	Финансовые средства
Заказ РКД, ЭД и методик испытаний	2	2	2		-//-	-//-	-//-
Заказ сертификатов, закупки и доставки оборудования	2	2	2		-//-	-//-	-//-
Приемка на нашем складе	2	2	2		1	2	-//-
Заказ доставки на склад заказчика	2	2	2		-//-	-//-	-//-
Прием оборудования на складе заказчика	2	2	2		2	2	300.000
Заказ монтажных работ	2	2	2		-//-	-//-	-//-
Сборка пульта судовождения	2	2	2		1	-//-	100.000
Контроль выполнения ПНР	2	2	2		2	-//-	300.000
Завершение / защита проекта	2	2	2		-//-	-//-	100.000
…	…	…	…		…	…	…
В ячейках матрицы указаны нормативы использования ресурсов в операциях процесса

Данный пример регламента процесса частично описывает ресурсы процесса. Полная версия регламента включает в себя описание всех ресурсов.

3.6 Документы процесса

4. Управление процессом

4.1 Матрица ответственности управления процессом

Планирование	Организация	Контроль	Анализ	Изменение
Менеджер проекта	Выполняет / Несет ответственность	Должен быть проинформирован / Принимает решение	Выполняет	Должен быть проинформирован	Принимает решение / Выполняет / Несет ответственность
Помощник менеджера проекта	Выполняет	Выполняет
Типы ответственности: выполняет, несет ответственность, принимает решение, должен быть проинформирован

4.2 Осуществление управления

4.2.1 Общие положения

Владелец Процесса несет ответственность за:

Владелец процесса осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений.

Владелец процесса производит планирование мероприятий по улучшению процесса.

Для контроля за ходом и результатом процесса, удовлетворенностью клиентов, используется набор показателей, утвержденных в настоящем регламенте.

Владелец процесса осуществляет контроль показателей процесса, продуктов процесса путем сравнения полученных фактических значений показателей с плановыми/нормативными значениями.

Владелец процесса осуществляет мониторинг удовлетворенности клиентов процесса путем сравнения полученных фактических значений показателей со значениями показателей за предыдущий период. Если отклонения показателей выходят за допустимые границы, то Владелец процесса действует в соответствии с документированной процедурой «Корректирующие и предупреждающие действия».

4.2.2 Внесение изменений в процесс

Владелец процесса, а также любой участник или заинтересованное лицо может инициировать внесение изменений в процесс. Изменение процесса его владельцем осуществляется в рамках полномочий владельца процесса и соответствует общему порядку изменения процесса. Если изменение инициирует участник или заинтересованное лицо, он должен донести предложение об изменении владельцу процесса, в любой форме.

Порядок внесения изменений в процесс:

Помните — данный пример регламента процесса отражает содержание реального документа, разработанного для компании, в соответствии с ее требованиями. Ваши требования, в том числе к управлению процессом, могу существенно отличаться.

4.3 Ключевые требования к процессу

Ниже представлен перечень требований, обязательных для исполнения всеми участниками процесса.

Требование	Тип требования	Описание	Источник требования	Механизм обеспечения
Соблюдение сроков контракта	Ход процесса	Сроки поставки оборудования клиенту, а также сроки выполнения монтажных и пуско-наладочных работы обязаны соответствовать срокам, заявленным в контракте	Директор по проектам	Контроль прохождения реперных точек проекта
Соблюдение утвержденного бюджета	Затраты процесса	Бюджет проекта не должен превышать бюджет, согласованный при передаче контракта менеджеру проекта	Директор по проектам	Контроль освоения бюджета проекта в Navision
…	…	…	…	…

Данный пример регламента процесса содержит небольшое количество требований к процессу. Полная версия регламента содержит все требования, которые необходимо выполнять в процессе.

4.4 Ключевые показатели эффективности

Описание расчетов и значений KPI

Показатель	Единица измерения	Формула	Стандартный диапазон
Длительность проекта	Месяц	=дата закрытия паспорта проекта в MS Project – дата создания паспорта проекта в MS Project	32 – 44 месяцев
Стоимость проекта	Рубль	=сумма затрат по проекту в Navision	-//-
Соответствие поставки спецификации проекта	%	=кол-во единиц соответствующих единицам к поставке в первоначальном бюджете / количество единиц в первоначальном бюджете	94-100%
Оценка проекта заказчиком	Балл	= среднее по каждому разделу анкеты, всех анкет	85-100
Оценка проекта участниками	Балл	= среднее по каждому разделу анкеты, всех анкет	80-100

5. Приложения

5.1 Связанные документы и нормативные ссылки

5.2 Ревизия процесса

Дата	Ревизию провел	Результат
24.08.2018	Иванов И.И.	Изменения не требуются. Процесс соответствует внутренним потребностям.
…	…	…

5.3 Перечень изменений

Дата	Изменение	Автор изменения
24.09.2017	В перечень связанных документов добавлена Книга знаний по управлению проектами.	Иванов И.И.
…	…	…

5.4 Словарь терминов и сокращений

Данный пример регламента процесса не включает в себя полный перечень терминов и сокращений.

5.5 Условные обозначения

Описание элементов нотации BPMN 2.0, в которой выполнены модели процесса, доступна по ссылке.

6. Доступ к регламенту

Для сотрудников компании, доступ к регламенту неограничен. Предоставление данного регламента третьим лицам допускается только по согласованию с генеральным директором, с обязательным оформлением соглашения о неразглашении информации. Информация, представленная в данном регламенте составляет коммерческую тайну.

Как вы считаете, это хороший пример регламента процесса? Нам также было бы интересно узнать ваше мнение о составе и структуре документа. Вы можете поделится мнением или задать вопросы в комментариях к данному посту.

Не забудьте прочитать описание того, что из себя представляет эффективный регламент процесса и инструкцию по его разработке.

ПОХОЖЕЕ

7 comments

Александр, с академической точки зрения вы правы! Если принесете нам зачетку, мы обязательно поставим вам зачет, за разбор ошибок использования нотации)) Но практическая сторона вопроса, порой, требует отступать от нотации. Напомню, изначально, нотация предназначена для моделирования ИТ систем. И да, представленная диаграмма не прошла бы валидацию. Но вот незадача — восприятие человеков отличается от машинных алгоритмов. Поэтому приходится иногда жертвовать машинной логикой в пользу человеческой.
Проще говоря — если клиент говорит «Диаграмма слишком сложная и непонятная», мы делаем ее простой и понятной для него. Дух закона важнее буквы.

Не совсем понимаю, зачем для описания видом деятельности (процессов) использовать специфические термины? Ход процесса, граница процесса, продукт процесса. Неужели людям, которым предстоит работать по этим регламентам и, как правило, далеким от сферы описания бизнес-процессов, удобно работать с такими документами?
Тоже самое касается нотации bpmn. Ну не понятны людям все эти шлюзы, операторы, артефакты!
Все это не очень способствуют повышению эффективности ваших заказчиков, на мой взгляд.

Бюджет, маркетинг, проект, процедура, EBITDA, план, KPI, да даже регламент — специфические термины, которыми оперирует каждый управленец. Регламент — инструмент управления. Управленцы должны понимать и оперировать управленческой терминологией. Согласны Сергей? Примеры терминов, которые вы привели, давно являются общеизвестными, в среде управления, а не специфическими. Так что, да, управленцам удобно работать с регламентами.
То же касается и нотации BPMN. Практика показывает, что даже без обучения, диаграммы понятны. И уж конечно, в регламентах всегда есть раздел с терминами и описанием элементов нотации. Да и обучение сотрудников никто не отменял. Изменения должны подпитываться информационно.
Поэтому, Сергей, наши заказчики с усмешкой смотрят на ваш взгляд и говорят: «Ты отстал в управленческих знаниях и навыках Сергей, наверстывай, пока не поздно» )))
И напоследок. Ни регламент, ни любой другой документ, сам по себе не повышает эффективность. Эффективность повышается комплексом действий в реальной жизни, а документ — лишь формализация. Не подменяйте понятия Сергей.

Меня смутил пункт 3.6. Документы процесса т.к. выше в пункте 2.3. Продукты тоже написано про документы. Неочевидно их разделение.

Продуктом процесса может быть документ. Но не каждый документ является продуктом. Поэтому сущность «документ» есть в двух разделах. Разделение очень простое. Если документ является продуктом процесса — в раздел продукты, если не является, то в раздел документы.

Источник

Теперь вы знаете какие однокоренные слова подходят к слову Как написать регламент процесса образец, а так же какой у него корень, приставка, суффикс и окончание. Вы можете дополнить список однокоренных слов к слову "Как написать регламент процесса образец", предложив свой вариант в комментариях ниже, а также выразить свое несогласие проведенным с морфемным разбором.