Отправил деньги не той компании. Как их вернуть на расчетный счет?
Если деньги уже зачислили на счет, нужно написать письмо о возврате. В статье — образец письма
Виктория Губина
Бухгалтер Тинькофф Бизнеса
ИП Александр спрашивает: «Я случайно перечислил деньги не той компании. Как их теперь вернуть на счет?»
Бухгалтер Тинькофф Бизнеса Виктория Губина рассказывает, как написать письмо на возврат денег, которые отправили по ошибке, и как действовать в такой ситуации. В статье — образец письма: вы можете взять его и использовать в своей работе.
Вернуть через банк или составить письмо на возврат средств
Если случайно перевели деньги не тому контрагенту или заплатили по договору больше, чем нужно, эти деньги можно вернуть.
План действий зависит от того, когда вы заметили неправильное списание:
До зачисления денег на счет. Вам может помочь банк. Отменить операцию можно, если деньги еще не поступили на счет получателя. Обычно перевод занимает до двух дней. Если заметили ошибку в этот срок, позвоните в банк и попробуйте отменить операцию.
После зачисления денег на счет. Если деньги уже зачислены, попробуйте решить проблему с контрагентом мирно.
По закону у контрагента есть семь дней с момента получения письма, чтобы вернуть деньги. Если за это время деньги не вернули, можно обратиться в суд, но не сразу: должно пройти 30 дней с момента, как контрагент получил ваше письмо.
Например, контрагент получил письмо 1 июля. Он должен вернуть ваши деньги до 8 июля. Если он этого не сделал, вы сможете пойти в суд только 31 июля.
День отправки письма учитывать не надо: он может не совпасть с днем получения. Такое может случиться, если вы отправляли письмо почтой.
Расчетный счет в Тинькофф
Откроем расчетный счет для ИП или ООО:
Составить письмо о возврате ошибочно перечисленных денег
Установленной формы письма на возврат нет, его можно составить самостоятельно. Рассказываем, какую информацию стоит включить в письмо, чтобы повысить шанс возврата.
Реквизиты вашей компании или ИП. Напишите их в шапке письма. Если пишете на фирменном бланке, дублировать реквизиты не надо.
Имя и должность руководителя компании, которой вы неправильно отправили деньги. Советуем также указать сведения об организации.
Номер и дату письма. Укажите исходящий номер письма и дату отправления. Их можно будет использовать как доказательство в суде.
Название письма. Например, если вы перевели оплату не тому контрагенту, то «Письмо о возврате ошибочно уплаченных денег на расчетный счет». А если переплатили — «Письмо о возврате излишне уплаченных денег на расчетный счет».
Подробное описание ситуации:
Отдельно пропишите сроки возврата денег — семь дней с момента получения письма. По закону, если контрагент не вернет деньги за это время, на сумму будут начисляться проценты.
Приложения. Отправьте вместе с письмом документы, которые доказывают, что вы перечислили деньги. Если переплатили, нужны такие документы: акт сверки взаиморасчетов, платежное поручение и выписка из банка о списании. А если отправили деньги по ошибке — только платежка и выписка.
Подпись и печать. Документ должен подписать руководитель компании или главный бухгалтер. Если письмо написано не на фирменном бланке, поставьте печать.
Письмо о возврате выглядит примерно так:
Мы подготовили для вас шаблон письма. Вы можете сохранить его в свои «Гугл-документы» и заменить выделенный желтым текст на свой.
Как передать письмо контрагенту
Есть два способа передать письмо на возврат денег — лично и почтой.
Лично. Вы можете поехать в офис партнера самостоятельно или нанять курьера. Возьмите два экземпляра письма: один вы отдадите контрагенту, а другой оставите себе.
Попросите партнера поставить на письмах дату получения и подпись. Так вы зафиксируете дату, когда передали письмо, это может пригодиться, если дело дойдет до суда.
Если руководителя нет на месте, можно передать письмо секретарю или главному бухгалтеру. Тогда отметку о получении должен поставить сотрудник, который принял документ.
Почтой. Отправьте письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. В описи перечислите все документы, которые вы отправляете.
Сохраните уведомление: оно может пригодиться в суде. Также его может запросить налоговая для проверки переводов.
Срок 30 дней будет действовать с момента получения компанией письма.
Рекомендуем написать СМС или электронное письмо руководителю компании: это может ускорить возврат денег.
Что делать, если деньги были перечислены давно
По закону у вас есть три года со дня отправки денег, чтобы подать контрагенту просьбу об их возвращении. Если вы отправили деньги больше трех лет назад, обращаться в суд уже бесполезно, но все еще можно попробовать договориться с контрагентом.
Сколько бы времени ни прошло, партнер может не возвращать вам деньги, а учесть их в счет будущих договоров. Можете использовать такую возможность как запасной вариант, когда будете отправлять письмо контрагенту.
Например, вы по ошибке перевели поставщику больше денег, чем было указано в договоре. Вы можете доказать ему факт зачисления и договориться, что он поставит вам материал на эту сумму.
Если вы больше не работаете с этим контрагентом и прошло больше трех лет, вернуть деньги не получится.
Что делать, если контрагент не возвращает деньги
Если компания получила деньги по ошибке, она не может держать их у себя. На языке закона это называют неосновательным обогащением, его нужно вернуть в течение семи дней после требования владельца.
Если контрагент не перечислит деньги обратно в этот период, вы имеете право взыскать проценты.
Если прошло больше 30 дней с момента, как контрагент получил письмо, вы можете идти в суд и требовать возврата всей суммы с процентами.
Расчетный счет в Тинькофф
Откроем расчетный счет для ИП или ООО:
Сейчас читают
Что является налоговой тайной?
Налоговая тайна — это любые сведения о налогоплательщике, которые получены налоговой и другими госорганами
Может ли ИП выкинуть документы?
Зависит от того, что это за документ и истек ли срок его хранения
Какая сделка является крупной для ООО?
Крупная сделка — нетипичная для этого бизнеса сделка на сумму больше 25% балансовой стоимости компании.
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Как правильно отозвать официальное письмо образец
Отправили в компанию претензию, а сейчас нужно ее отозвать. Скажите как правильно написать письмо что отзываем претензию или написать что претензия не действительна? Спасибо.
Уважаемая Татьяна! Как правило подобное просят представители государственных учреждений. Напишите следующее: такого-то числа, в Ваш адрес была направлена претензия с требованием о том-то. В связи с тем-то, мы отзываем претензию, направленную ранее в Ваш адрес и просим считать ее недействительной и т.д. Удачи!
21.04.2018
Образец уведомительного письма о приостановке услуг До того, как подать в суд на должника, по длящемуся договору, у поставщика товаров и услуг существует возможность приостановить действие договора, в связи с наличием долга. Это предпоследний шаг. Дальше следует судебное обращение и расторжение договора. Рассмотрим составление уведомительного письма на примере поставщика интернет-услуг. ИП Власовскому П.П. 400070, Волгоград, ул.Лавровая, 67 от ООО «Скайнет» 400110, Волгоград, ул.Ангарская, 9 Уважаемый Петр Павлович! Настоящим напоминаю Вам, что между нами заключен договор №92 от 11.10.2014 на оказание телематических услуг, в соответствии которыми ООО «Скайнет» предоставляет Вам услуги доступа в интернет и стационарной телефонной связи. В соответствии с пунктом 3.1.
Пример письма об отзыве претензии
Вы должны оплатить авансом, до 10 числа текущего месяца. Однако, за период ноябрь 2014 – май 2015 года за Вами сформировалась задолженность в размере 9 000 (девять тысяч) рублей. В соответствии с пунктом 6.7. договора, уведомляю Вас о приостановлении оказания услуг и требую в течение 10 дней со дня получения настоящего уведомления погасить задолженность в размере 9000 рублей, а также пени в размере 350 рублей.
В противном случае вынуждены будем взыскать данные денежные средства в судебном порядке, с отнесением судебных расходов за Ваш счет. «01» июня 2015г. Директор ООО «Скайнет» Образец уведомительного письма об изменении платежных реквизитов При осуществлении взаимных расчетов, обязанность каждого из партнеров уведомить другого об изменении банковских реквизитов чаще всего включена в договор.
Lawfirm.ru
Please turn javascript on and reload the page.
Может быть изготовлено на фирменном бланке.
Как отозвать отправленное ранее письмо в администрацию города
Отзыв оформляете официально в соответствии с вышеуказанными требованиями. Направляете отзыв адресату претензии с уведомлением. В отзыве указываете информацию о номере претензионного письма, дате и месте составления, дате регистрации входящей корреспонденции. Сообщаете о том, что претензионное письмо считать недействительным. Шаг 3. Приносите извинения в отзыве претензии, в адрес получателя, но не забывайте о деловом стиле письма. Не допускайте в тексте отзыва лишних слов. Четко и кратко уведомите об отзыве презентации и принесите извинения контрагенту.
Шаг 4. Отзыв претензии направляете в адрес юридического лица, кому направлялась претензия с уведомлением о получении. Отслеживаете по сайту Почты России доставку отзыва, после этого связываетесь с контрагентом и узнаете входящие регистрационные данные.
Образец уведомительного письма
С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество, Директор ООО «Сандал» /ФИО, подпись/ Образец уведомительного письма об изменении стоимости Возможность изменения стоимости товара, работы или услуги зависит от наличия договорных отношений между продавцом и покупателем. При розничной торговле продавец практически ничем не ограничен в определении стоимости товара и может изменять ее по своему усмотрению. При договорных отношениях, условия сделки, как правило, ограничивают право продавца изменять цену договора не чаще, чем в определенный промежуток времени.
Например, для аренды – раз в год. Поэтому при подготовке уведомительного письма следует сослаться на пункт договора, позволяющий изменить стоимость. ИП Дулицкому А.В. г.Волгоград, ул.Циолковского, 71 от ООО «Офисные помещения» г.Волгоград, ул.Качинцев, 99 Уважаемый Антон Викторович! На основании пункта 2.1.
О ранее направленном письме
Список сообщений IP/Host: 91.149.127. Дата регистрации: 31.03.2011Сообщений: 25 отозвать письмо ошибочно было направлено письмо в организацию.Как поступить?Направить письмо о том,чтобы его считали недействительным?или отозвать его?и как правильно оформить?»Просим отозвать письмо такое-то в связи с тем-то»? Добиться невозможного-вопрос времени! #1 IP/Host: 95.106.71. Дата регистрации: 01.09.2008Сообщений: 19,495 Re: отозвать письмо Письмо о том-то и том-то от числа исх№ направлено ошибочно. Ко вниманию просим не принимать, действий, указанных в письме, не совершать, денег на основании него не перечислять.
#2 IP/Host: 91.149.114.
По сути, уведомительное письмо по факту задолженности можно приравнять к претензионному. Тем не менее, уведомительное письмо по факту задолженности будет выглядеть следующим образом: Генеральному директору ООО «Барклай» 400300, г.Волгоград, ул.Симонова, 99 от ООО «Симона» 400010, г.Волгоград, ул.Новаторов, 1 Настоящим уведомляю Вас, что на основании договора поставки №19 от 6 июня 2014 года, а также актов сверки №№ 11,12,13 от ноября 2014 года за Вашей организацией числится задолженность по оплате поставленной продукции всего на сумму 435 000 (четыреста тридцать пять тысяч) рублей. Прошу Вас оплатить вышеуказанную задолженность в течение пяти дней с момента получения настоящего уведомления. В противном случае вынуждены будем обратиться за взысканием в Арбитражный суд, с отнесением всех судебных расходов на Ваш счет. «01» декабря 2014г.
Отзыв ранее направленного письма образец
Фирменный бланк ¦ N ¦Наименование организации » «¦ ¦На N ад ¦Руководителю (ФИО) ¦ ¦¦Адрес: ¦ + Уважаемые партнеры! » » 20 г. в адрес Вашей компании было направлено претензионное письмо исх. N от » » 20 г. с требованием погасить образовавшуюся дебиторскую задолженность в размере до «_» 20_ г., возникшую в результате задержки оплаты за поставленный товар (ТТН N » » 20 г.) по договору N от » » 20 г. Основанием для направления данного документа послужило отсутствие поступления денежных средств за поставленный нами товар на наш расчетный счет в течение 10 календарных дней после истечения срока предоставления отсрочки платежа в соответствии с п.
договора N от «_» 20 г. » » 20 г.
Для этого необходимо написать официальное письмо. Необходимость в отзыве наступает в том случае, если конфликт полностью исчерпан до подачи искового заявления в суд или выяснилось, что претензии не по адресу или являются не обоснованными. Отзыв претензии составляется в извинительной форме с просьбой расценивать требования как недоразумение, а также объяснить по какой причине случилось необоснованное обвинение контрагента. Содержание
Как пишется письмо для отзыва поданной претензии? Если Вы решили отозвать претензию, то это документ составляете в печатном виде, как и устанавливает законодательство РФ.
Образцы заявлений
образец заявления об отзыве документов
Заявление пишется собственноручно
и подается лично кандидатом в квалификационную коллегию судей Ростовской области
коллегии судей Ростовской области
кандидата на должность судьи ___________ районного (городского) суда Ростовской области (г. Ростова-на-Дону)
Иванова Ивана Ивановича,
г. Ростов-на-Дону, ул. Воздушная, д. 5, кв. 1
Отзываю свое заявление, поданное в квалификационную коллегию судей Ростовской области 01 января 2013 года, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности __________________________________________________________________
(указать наименование вакантной должности, для участия в конкурсе на замещение которой поданы документы).
Ранее представленные документы прошу вернуть на руки.
Дата подачи заявления подпись расшифровка ф.и.о.
Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Письмо об уточнении назначения платежа
Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Когда и какие возникают ошибки
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Можно ли оспорить новое назначение платежа
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Как правильно написать письмо
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как оформить письмо
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Как отправить письмо
Отправить такое письмо можно несколькими способами.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
Как и сколько хранить письмо
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.