8 лучших таск-менеджеров в 2021 году
В одном из последних выпусков нашего подкаста мы говорили о том, как много существует приложений для управления задачами, и как сложно выбрать какое-то одно и эффективно с ним работать. Я об этом знаю не понаслышке — мне очень трудно долго пользоваться каким-то одним таск-менеджером по совершенно разным причинам, поэтому я их регулярно меняю. И вот за 8 лет работы в digital я попробовал если не все, то очень и очень многие.
Давай сразу расставим точки над «ё». Здесь речь пойдёт не о системах управления проектами, а именно что о таск-менеджерах — простых приложениях, которые помогают не заблудиться в задачах, не забыть о важном и… в общем-то всё. Командная работа, тайм-трекинг и другие полезные фичи в случае с таск-менеджерами не играют особой роли, поэтому при разборе следующих сервисов предлагаю их игнорировать.
Итак, вот лучшие таск-менеджеры, которыми я советую пользоваться в грядущем 2021 году.
WEEEK (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Забавно, что именно в поисках идеального таск-менеджера я оказался в WEEEK. Мне так понравился сервис, так порадовало, как он сможет улучшить мою (и не только) жизнь в перспективе, что я без раздумий решил влиться в команду.
В основе WEEEK принцип недельного планирования — расписываешь планы на неделю и последовательно двигаешься от задачи к задаче. Можно создавать рабочие области (воркспейсы), в них — проекты. У задач можно делать подзадачи до 6 уровней вложенности — это будут полноценные задачи, а не простые чек-листы (хотя, и так их можно тоже использовать). В WEEEK есть мощная и гибкая система уведомлений — ты можешь самостоятельно указать, где какие уведомления ты хочешь получать. Я, например, включил себе уведомления о дедлайнах в Телеграм, и почти ничего не забываю.
Есть мобильные приложения для iOS и Android, которые постоянно обновляются, обрастая новыми возможностями, которых, сейчас, увы, не хватает.
Все фичи входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов (до 7 штук).
Стоимость: бесплатно. Если нужно больше 7 проектов, стоимость составить 190₽ в месяц при оплате за год.
Todoist (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Todoist — очень популярный таск-менеджер, простой и функциональный. Он работает на всех десктопных и мобильных платформах (и вообще, его разве что на умных холодильниках и чайниках нет).
Задачи можно быстро добавлять благодаря распознаванию текста — например, пишешь «заплатить за электричество в среду» и Todoist ставит соответствующую задачу на ближайшую среду. Новые задачи можно собирать во входящих, а затем раскидывать по проектам (и у задач, и у проектов есть бесконечная вложенность). С платным аккаунтом можно создавать фильтры и теги, а также получать напоминания о задачах (да, дико, но бесплатная версия Todoist тебя даже о приближающемся дедлайне не предупредит).
Я делал к Todoist несколько заходов, даже однажды по скидке купил премиум-аккаунт на год, но… у нас с ним так ничего и не вышло. Когда инструмент открывает перед тобой почти безграничные возможности, велик соблазн ничего не сделать.
Стоимость: бесплатно. Если нужны уведомления и другие важные фичи, придётся платить 229₽ в месяц при оплате за год.
Things (macOS, iOS)
Things — мой любимчик. Возможно, дело в том, что я заплатил и за версию для айпада, и за версию для айфона (да, они продаются отдельно), и теперь мне совесть не позволяет его забросить, но факт: я им пользуюсь дольше всего. С перерывами, но пользуюсь.
Это чистое воплощение GTD: планируешь себе задачи в разных проектах; указываешь дедлайны и даты, с которых должна начаться работа над задачей; а потом каждый день разгребаешь задачи в разделе «Сегодня». Разгрёб — молодец, отдохни или иди ещё что-нибудь полезное сделай.
Собственно, кроме вот этой базовой идеи в Things нет никаких наворотов, и это круто. Там можно вешать теги на задачи, добавлять задачам описания и чек-листы и… на этом всё. Ничего лишнего.
Стоимость: платно. Версия для айфона — 899₽, версия для айпада — 1790₽, версия для мака — 4690₽.
Trello (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Инструмент крайне популярен, благодаря понятной идее с канбан-досками, которая лежит в основе всего. Вроде бы у карточек-задач есть свои дедлайны, а вроде бы их можно и между колонками перемещать, таким образом отслеживая прогресс работы.
Примечательно, что в мобильных приложениях Trello от своей core-концепции не отходит – никакого списка задач там ты не увидишь, и задачи придётся перетаскивать между столбцами. На маленьком экране, прямо скажем, это не очень удобно.
Я пробовал следить с помощью Trello за своими личными задачами, но у меня особо ничего не вышло. Но, возможно, я — исключение. Могу сходу назвать с десяток людей, которые пользуются Trello, как таск-менеджером, и им всё нравится.
Стоимость: бесплатно с ограничением на количество дополнений. Чтобы снять ограничения, придётся платить 9,99$ в месяц при оплате за год.
Microsoft To Do (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
В Microsoft To Do есть проекты, которые можно объединять в группы; есть задачи и подзадачи (не полноценные, а, скорее, как пункты чек-листа). Задачи можно делать повторяющимися, а также прикреплять к задачам файлы и напоминания. В каком-то смысле To Do похож на Things, с той лишь разницей, что здесь нельзя указывать дату начала работы над задачей, после чего она постоянно напоминает о себе в разделе «Сегодня».
Я пробовал пользоваться ещё Wunderlist, но мне не понравилась система напоминаний. В To Do она такая же — я пробовал, и тоже забросил.
Почему мы написали собственный таск-менеджер вместо того, чтобы использовать готовое решение?
Однажды мы решили разработать свой таск-менеджер с нуля. При наличии на рынке десятков, если не сотен готовых решений, собственная разработка казалась изобретением очередного велосипеда, управленческой ошибкой. Но в итоге это позволило построить более эффективный процесс разработки, чем при использовании сторонних решений.
Мы в нашей команде всегда были фанатами точной письменной постановки задач, поэтому изначально экспериментировали с различными трекерами для управления задачами — сначала использовали их для личного планирования, а затем перенесли этот опыт на управление задачами всей команды.
В разработке долгое время работали с opensource трекером Mantis. Он нас устраивал, хотя был не очень красив внешне. Работали с ним не только наши разработчики, многих клиентов мы тоже «подсадили» на него. Однако, некоторые задачи решались плохо — мы не могли реализовать правильный учёт времени, гибко управлять правами доступа и т.п.
Начали дописывать недостающий функционал, тем более что Мантис написан на php. Дорабатывали его год или два, пока не поняли, что в рамках Мантиса написать что-то сильно отличающееся от Мантиса будет очень сложно, а список дополнительных требований к тому моменту вырос до нескольких десятков пунктов.
Тогда мы приняли принципиальное решение — писать свой таск-менеджер для управления задачами, который будет максимально приближен к процессам в нашей команде.
Готовое решение искали, но все таск-менедеры, платные и бесплатные, были универсальными, а нам было нужно решение, которое идеально впишется в процессы команды и станет их естественным отражением. Чтобы дописать любой из таск-менеджеров до наших требований, пришлось бы переписать 40%-50% чужого кода, что показалось нам более сложной задачей, чем создать свой трекер с нуля.
А ещё хотелось писать продукт под процессы, а не подстраивать процессы под готовый продукт, как бы он хорош не был.
Первая версия системы взяла от Мантиса часть решений, которые мы посчитали оптимальными. Из новой логики реализовали принципиально важную для нас вещь — систему статусов задач. Хотя интерфейс первого Чили.Деск был, мягко говоря, «страшненький», новый трекер стал отражением нашей технологии разработки — от сочетания статусов и прав пользователя зависел набор конкретных действий, которые можно делать с задачей.
Мы внедрили «внутренний комментарий», который виден разработчикам, но не виден клиентам. Это позволило учитывать время, которое разработчик потратил на задачу, но которое не должно быть выставлено в счёт клиенту. Мы — ответственные разработчики, свои ошибки исправляем за свой счёт, но всё время, потраченное разработчиком на задачу, должно быть ему оплачено.
В процессе работы разработчикам приходится писать довольно много технической и ненужной для клиента информации — для такой информации мы также используем внутренние комментарии.
Написали отдельный личный кабинет клиента, который заточен на простой и удобной постановке и контроле задач. У него нет гибкости интерфейса разработчика, но он прост и интуитивно понятен в работе.
Сделали уведомления о срочных задачах в телеграм-бота чтобы не пропускать самое важное и реагировать на такие задачи моментально.
А затем мы немного «причесали» и внешний вид трекера. Сейчас он тоже не идеален, однако работать с ним стало намного приятнее.
Чили.Деск — это не только управление задачами, его функционал выходит за пределы классического таск-менеджера.
Аналитика по основным рабочим процессам помогает искать узкие места в нашей работе. Например, прогнозировать снижение загрузки отдельных разработчиков, контролировать скорость реакции на клиентские задачи или отслеживать перекосы в сторону какого-то одного клиента.
На основе финансовых отчётов выставляются счета клиентам и считается зарплата разработчикам.
Гибкая настройка прав и проектов помогает сфокусировать каждого пользователя именно на той информации, которая ему критична и нужна для работы, и уменьшить количество «информационного мусора».
Профили разработчика и менеджера позволяют нашим ребятам контролировать эффективность своей работы и отслеживать потенциальные проблемы тех проектов, с которыми они работают.
И да, и нет. Несколько раз возникала мысль о том, чтобы превратить Чили.Деск в SaaS сервис, но он настолько заточен под наши особенности, что внедрить его в другой компании можно только вместе с внедрением таких же процессов, как и у нас.
Однажды мы пробовали перевести на наш трекер управление внутренними задачами одного из клиентов, но ни к чему хорошему это не привело. Клиент стал просить доработать тот или иной функционал под него, но это был тупиковый путь, и задачи клиента переехали в другой таск-менеджер.
А вот для нас Чили.Деск — продукт если не идеальный, то максимально близкий к этому. Меняя процесс разработки, мы сразу задумываемся о том, как это изменение автоматизировать в нашем трекере.
Потерять задачу от клиента? Для нас это почти невероятное событие. Затянуть с закрытием задачи? Не получится, ибо такие тикеты попадают в «красную зону», что видно всей команде, кто-нибудь обязательно спросит что случилось. Ошибиться с расчётом сдельной части зарплаты? Перекрёстная проверка просто не оставит на это шансов.
На данный момент у нас чуть больше 500 реализованных задач по Чили.Деск, на которые мы потратили около тысячи часов разработки, и ещё около 60-ти задач в очереди на внедрение. Условия, в которых мы работаем, меняются, и мы подстраиваем наши инструменты под них.
Для разработки своего продукта необходимы время и деньги — но это оправданные расходы в том случае, если мы автоматизируем ключевые процессы. Даже в небольшой команде серьёзно оптимизируется рабочее время и сокращается количество человеческих ошибок.
Но, может быть, мы действительно изобрели «велосипед»?
Какой Таск-Менеджер Выбрать в 2021
Грамотное планирование является неотъемлемой частью нашей жизни. Будь то ремонт квартиры, день рождения или проект на работе, для более успешной реализации любого мероприятия всегда важно иметь четкую структуру рабочего процесса.
Именно поэтому таск-менеджер — незаменимый инструмент для ежедневного планирования задач.
Для чего нужен таск-менеджер? Хороший трекер задач упростит рабочий процесс, сделает его более прозрачным, поможет планировать и следить за выполнением проектов из самых разных профессиональных областей.
Конечно, если ваш проект не содержит большого количества задач, вы можете обратить внимание на стандартные программы, например, Google Таблицы, Google Документы, Microsoft Word или Microsoft Excel. Однако вводить данные вручную рано или поздно становится слишком утомительным и времязатратным.
Рынок предлагает большое количество командных, а также личных таск-менеджеров. Во всем этом разнообразии довольно легко запутаться.
Наша статья расскажет о том, на что стоит обращать внимание при выборе таск-менеджера.
Кроме того в материале вы найдете 10 лучших таск-менеджеров для команды, а также подборку бесплатных таск-менеджеров онлайн для тех, кто только начинает свое знакомство с этими инструментами.
Что такое таск-менеджер
Таск-менеджер — это программа для управления проектами, которая позволяет централизованно руководить задачами и их своевременным выполнением.
Трекеры задач широко используются в проектном менеджменте, потому что позволяют без труда следить за всеми рабочими процессами и контролировать работу команды.
Как выбрать таск-менеджер
Онлайн таск-менеджеры всегда были популярны и актуальны. Однако в условиях массового перехода на удаленную работу множество компаний почувствовали острую необходимость в таком инструменте. За последние пять лет количество людей, работающих удаленно, выросло аж на 44%.
Чтобы найти подходящий для работы таск-менеджер, обратите внимание на следующие критерии:
Неважно, выбираете ли вы таск-менеджер для себя или для компании, интуитивный интерфейс — основной критерий при выборе инструмента. Если при первом использовании программы вы не понимаете, как создать задачу или задать сроки, то с ней явно что-то не так.
Автоматические оповещения помогают не упустить ничего важного и позволяют не отвлекаться от работы, самостоятельно проверяя статусы задач коллег и ход работы над проектом.
Возможность управления ресурсами поможет следить за тем, сколько времени у работников уходит на выполнение ежедневной работы, а также контролировать, чтобы никто из них не был перегружен или не оставался без дела.
Для эффективности работы важно, чтобы таск-менеджер буквально всегда был под рукой. С этим поможет справиться мобильное приложение, которое оповестит вас о новой задаче или горящих сроках, где бы вы ни находились.
Интеграции с различными приложениями значительно облегчают рабочий процесс. Например, это может быть популярный мессенджер или календарь, который сделает коммуникацию в команде еще проще и оперативнее.
Если таск-менеджер поддерживает создание отчетов, вы без особого труда сможете оценивать эффективность работы и анализировать финансовую составляющую.
Теперь, когда вы знаете, что такое таск-менеджер и какие критерии помогут вам в поиске подходящего варианта, предлагаем обратить внимание на нашу подборку лучших таск-менеджеров 2021 года.
1. GanttPRO
GanttPRO — таск-менеджер в виде диаграммы Ганта с интуитивным интерфейсом, который можно использовать как для себя, так и для компании, в которой вы работаете.
Инструмент за считанные минуты позволит создать проект и начать работу с ним. Задачами в приложении управлять особенно легко: в несколько кликов создавайте для них описание, зависимости, назначайте одного или нескольких исполнителей, следите за прогрессом и отмечайте задачи определенными цветами.
Также в приложении вы легко сможете управлять загрузкой команды, упоминать коллег в комментариях под задачей, прикреплять файлы и делиться ссылкой на проект.
Мобильное приложение для IOS и Android позволит вам постоянно быть на связи с командой и оперативно решать входящие вопросы. Все эти и многие другие возможности таск-менеджера на русском языке вы можете протестировать, используя 14-дневный пробный период.
Преимущества:
Недостатки:
2. Todoist
Todoist — одна из самых известных программ для планирования и управления задачами. Таск-менеджер помогает расставлять приоритеты, а также легко создавать задачи, подзадачи и разделы.
В программе вы можете оставлять комментарии, следить за прогрессом и расставлять приоритеты, а интеграции с популярными приложениями значительно расширяют функционал таск-менеджера.
Отличительной чертой этого таск-менеджера является игровой способ работы. Использование геймификации мотивирует пользователей оставаться продуктивными, зарабатывая различные награды, очки и переходя на новые уровни. Команда до 5 человек может использовать этот таск-менеджер бесплатно.
Преимущества:
Недостатки:
3. Trello
Trello создан для работы с канбан-досками онлайн. Таск-менеджер преимущественно подходит несложным проектам небольших и средних команд, а также здорово помогает в личном пользовании.
Интерфейс приложения простой и интуитивный, регистрация и основные настройки осваиваются буквально за час. Используя этот таск-менеджер, вы можете назначать задачи, задавать сроки и добавлять описания к каждой задаче с помощью специальных карточек.
При помощи возможности перетаскивания карточки легко перемещаются в нужные столбцы. Пользователи также могут просматривать и контролировать сроки выполнения проектов в календаре Trello.
Кроме того, для создания доски вы можете использовать готовые шаблоны, подходящие разным профессиональным сферам: от организации праздника до управления спринтами в команде программистов.
Преимущества:
Недостатки:
4. Infinity
Infinity — гибкий трекер задач, который адаптируется как под руководителя крупной компании, координирующего все процессы, так и под фрилансера, работающего с несколькими клиентами.
Дружелюбный интерфейс таск-менеджера позволяет создавать задачи, коммуницировать с командой и иметь доступ ко всем проектам 24/7. Таск-менеджер стремится стать универсальным для любого пользователя, предлагая максимально широкий функционал.
Для удобства визуализации рабочих процессов инструмент включает несколько видов отображения информации: канбан, диаграмма Ганта, календарь, список, таблица и форма.
Преимущества:
Недостатки:
5. Kintone
Kintone — это платформа управления задачами, которая позволяет менеджерам проектов отслеживать прогресс, расставлять приоритеты и анализировать работу своей команды.
Таск-менеджер подходит для планов любой сложности. С его помощью легко настроить управление процессами и назначить роли каждому члену команды. Онлайн-уведомления и автоматические напоминания не дадут вам забыть ни об одной важной детали, а фильтры помогут оперативно найти нужную задачу.
К сожалению, нельзя выполнять все задачи одновременно. Во избежание хаоса, таск-менеджер позволяет упорядочивать задачи по важности и срочности. Инструмент поддерживает интеграцию со Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Dropbox, Salesforce, HubSpot и многими другими.
Преимущества:
Недостатки:
6. Process Bliss
Process Bliss — система управления для команд малого и среднего бизнеса. Таск-менеджер устраняет беспорядок в работе, помогая структурировать и контролировать процессы внутри команды.
С помощью инструмента, рабочий процесс становится более прозрачным, что позволяет анализировать работу, а также оценивать успехи команды и возможности для улучшения бизнеса.
Начать работу в таск-менеджере вы можете, используя готовые шаблоны. Кроме того, пользователи могут создавать и сохранять собственные шаблоны.
В приложении легко создать новую задачу, назначить на нее владельца, а также настроить персональные уведомления. Задачи можно автоматически планировать заранее, чтобы не пропустить начало каждой из них.
Преимущества:
Недостатки:
7. Nifty
Nifty — это инструмент для совместного управления задачами, который помогает расставлять приоритеты и автоматизировать рабочие процессы, используя такие виды отображения информации, как список, доска канбан и блок-схема.
С интуитивным интерфейсом этого таск-менеджера вы за несколько минут научитесь добавлять задачи, назначать исполнителей и следить за прогрессом. Task manager позволяет создавать собственные списки задач или импортировать существующие задачи, чтобы продолжить с того места, где вы остановились.
Благодаря автоматизации рабочих процессов, вы можете хранить всю информацию и файлы в одном месте, а также перестать переключать вкладки браузера.
Преимущества:
Недостатки:
8. SAM9000
SAM9000 — простое приложение для управления задачами в виде досок канбан. По словам производителей, этот таск-менеджер онлайн лучше всего подойдет фрилансерам или небольшим командам. Отличительным аспектом инструмента является улучшенный обмен файлами с возможностью загрузки особо крупных файлов.
Каждая подписка включает 100 Гб облачного хранилища. Для загрузки файлов пользователи могут использовать простую ссылку, в отдельном аккаунте файлообменника просто нет необходимости.
Таск-менеджер помогает пользователям контролировать рабочее время, создавать заметки и расставлять приоритеты. При изменении приоритетов задачи переносятся в нужные столбцы у каждого из участников проекта.
Преимущества:
Недостатки:
9. FunctionFox
FunctionFox — облачное ПО для управления задачами, которое чаще всего используется компаниями, занимающимися рекламой, связями с общественностью, маркетингом и графическим дизайном.
Таск-менеджер помогает отслеживать прогресс, регистрировать время и обеспечивает эффективную работу вашей команды. Кроме того, пользователи могут составлять отчеты о клиентах, сотрудниках, расходах и других показателях.
Автоматические уведомления по электронной почте напомнят вам о важных задачах, а встроенный таймер зафиксирует время, потраченное на работу каждым участником команды.
Преимущества:
Недостатки:
10. Flow
Благодаря фирменной панели инструментов Flow дает пользователям возможность увидеть общую картину задач, сроков и выполненной работы членов команды.
С помощью таск-менеджера вы можете легко просматривать информацию о проекте в виде структурированного списка, имея навигацию как сбоку, так и сверху от панели управления. Руководители проектов могут создавать и назначать задачи по электронной почте, добавлять настраиваемые теги и метки, а также разделять задачи на категории по цветам.
Интересно, что этот таск-менеджер не пытается решить все проблемы в управлении задачами; вместо этого инструмент сосредотачивается на двух конкретных целях: упрощение рабочего процесса и приоритезация задач.
Преимущества:
Недостатки:
Бесплатный таск-менеджер
Если вы только начинаете знакомство с инструментами для управления задачами, мы приготовили для вас список из десяти бесплатных онлайн таск-менеджеров для команды и не только:
Заключение
Таск-менеджер — сервис необходимый для команд, работающих удаленно и для тех, кто хочет держать под контролем рабочий процесс и своевременное выполнение задач.
Таск-менеджер позволяет хранить информацию о проекте в одном месте, руководить проектами, обмениваться информацией и общаться с командой удаленно.
А какой персональный или корпоративный таск-менеджер используете вы? Делитесь ответами в комментариях под статьей.