Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний
Статья 19. Порядок подготовки и проведения аппаратных совещаний
1. В целях упорядочения работы администрации района, координации деятельности органов администрации устанавливается единый порядок проведения аппаратных совещаний.
На аппаратных совещаниях обязательно участие:
— заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района;
— руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района;
— глав городских и сельских поселений района;
— руководителей муниципальных организаций района по поручениям главы администрации района.
На аппаратные совещания могут приглашаться руководители (представители) государственных органов и организаций района.
4. В соответствии с утверждённым планом основных организационно-технических мероприятий администрации района проект повестки дня аппаратного совещания администрации района формируется управлением по организации деятельности администрации района не позднее, чем за три рабочих дня до совещания и подписывается управляющим делами. Повестка дня аппаратного совещания, подписанная управляющим делами администрации района доводится управлением по организации деятельности администрации района до сведения руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района, глав городских и сельских поселений, иных заинтересованных лиц.
Рассмотрение на аппаратном совещании вопросов, не вошедших в повестку дня, а также снятие и перенос вопросов, вошедших в повестку дня, возможно по согласованию с управляющим делами администрации района на основании служебной записки.
5. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации, специалисты, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на аппаратных совещаниях, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. Материалы по вопросам, включённым в план аппаратных совещаний, представляются для ознакомления главе администрации района не позднее, чем за 2 рабочих дня до определённой планом даты рассмотрения вопроса.
7. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на аппаратных совещаниях организует управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.
8. Организация подготовки и проведения аппаратных совещаний, оформление поручений главы администрации района, данных на аппаратных совещаниях, возлагается на управление по организации деятельности администрации района.
9. Протокол аппаратного совещания администрации района ведётся начальником управления по организации деятельности администрации района, а в период его отсутствия, лицом, исполняющим его обязанности.
10. Контроль за выполнением поручений главы администрации района, содержащихся в протоколе аппаратного совещания, осуществляется управлением по организации деятельности администрации района.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Порядок и особенности проведения аппаратных совещаний в местной администрации
Важным механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение[22].
Муниципальное управление осуществляется в условиях постоянного взаимодействия различных структурных подразделений местных администраций. В этом смысле важное значение приобретают правильная организация и проведение совещаний, которые призваны согласовывать деятельность муниципальных служащих, направленную на реализацию муниципальной политики. При этом грамотная организация и проведение аппаратных совещаний с высокой степенью вероятности может повысить эффективность работы, как отдельных структурных подразделений, так и местной администрации в целом.
Главными задачами аппаратных совещаний, проводимых у глав администраций, являются:
— рассмотрение вопросов чрезвычайной важности (например, какие либо аварии на технических объектах, стихийные бедствия и т.п.);
— обсуждение текущих вопросов, внесенных в повестку аппаратного совещания, и принятие по ним решений.
Аппаратные совещания должны проводиться исходя из двух основополагающих принципов: принцип эффективности и принцип экономии времени[23].
Принцип эффективности означает, что совещание не должно ограничиваться только обсуждением, констатацией проблем и дискуссией, посвященной поиску путей их решения. Принцип эффективности проведения аппаратных совещаний состоит также в том, что принимаемое по конкретному вопросу решение должно иметь достоверно прогнозируемую результативность. Необходимо, чтобы должностные лица местного самоуправления в ходе озвучивания проблем в процессе совещания, не только предлагали возможные пути их решения, но и представляли данные проведенной работы по прогнозированию результатов реализации предлагаемых путей, способов, применения определенных сил и средств для разрешения проблем. Принцип эффективности аппаратных совещаний может быть в наибольшей степени реализован, если докладчик будет:
— предлагать несколько способов решения проблем;
— презентовать данные проведенного анализа эффективности (в т.ч. преимущества и недостатки) каждого из них;
— обосновывать необходимость финансовых затрат, направленных на выполнение такой работы.
Учитывая, что проведение аппаратных совещаний предполагает дискуссию между главой администрации, его заместителями и руководителями структурных подразделений, а также содокладчиками, экспертами и приглашенными по внесенным на повестку дня проблемам, обязательным условием реализации принципа эффективности выступает компетентность в вопросах, рассматриваемых на совещании, всех присутствующих на заседании лиц, допущенных к дискуссии.
Принцип экономии времени заключается в приложении усилий, направленных на обеспечение наибольшей эффективности проведения дискуссии при минимальных временных затратах. Важное условие реализации данного принципа – обеспечение предварительного ознакомления руководителей структурных подразделений, присутствующих на совещании, с материалами доклада, предложениями, содержащимися в нем, а также прогнозами итогов работы в результате внедрения таких предложений[24].
Организационно-правовое обеспечение аппаратных совещаний включает несколько стадий:
— подготовка правовых актов местной администрации, предусматривающих требования к докладам в части их структуры, содержания и особенностей изложения;
— обеспечение ознакомления с данными правовыми актами структурных подразделений местной администрации;
— возможна корректировка правовых актов, регулирующих указанные требования, в зависимости от предложений руководителей структурных подразделений в целях совершенствования их положений;
— разработка уполномоченными структурными подразделениями методических рекомендаций по подготовке материалов к докладу, использованию вспомогательных материалов в ходе оглашения докладов (видеоматериалов, презентаций и иного медиа сопровождения);
— принятие и введение в действие регламента подготовки плановых вопросов, выносимых для рассмотрения на аппаратном совещании главы местной администрации;
— организация предварительного ознакомления с материалами доклада главы местной администрации и руководителей её структурных подразделений либо должностных лиц, исполняющих их обязанности, присутствие которых предполагается на аппаратном совещании;
— подготовка подразделением-докладчиком проекта решения по одному либо нескольким вопросам, рассматриваемым на совещании.
Процесс эффективной организации подготовки информации на аппаратные совещания невозможно представить без принятия правовых актов местной администрации, в том числе рекомендательного характера, в которых регламентируется деятельность по подготовке докладов и изложению соответствующей информации.
Рассмотрим конкретные процедуры подготовки и проведения аппаратных совещаний на примере администрации городского округа город Воронеж. Так, в администрации городского округа город Воронеж проводится три вида совещаний:
— совещания открытого типа;
— совещания с привлечением ограниченного количества участников;
— совещания закрытого типа.
После утверждения главой городского округа протокол совещания незамедлительно доводится отделом протокола до ответственного исполнителя.
Об исполнении поручений главы городского округа исполнители сообщают в контрольно-аналитическое управление в письменном виде за подписью должностного лица, которому было дано поручение, не позднее 2 рабочих дней до срока окончания исполнения поручения.
На еженедельном оперативном совещании у главы городского округа обсуждаются задачи по оперативному решению структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями важных проблем социально-экономического развития городского округа город Воронеж.
Проект повестки дня еженедельных совещаний формирует управление главы городского округа на основе его поручений, планов работы администрации, предложений участников совещаний и согласовывает данный проект с главой городского округа.
Предложения участников совещаний направляются в отдел протокола не менее чем за 5 рабочих дней до наступления календарного месяца посредством СЭД «Аврора» с указанием вида каждого вопроса (доклад или сообщение).
Отдел протокола не позднее, чем за 3 рабочих дня до соответствующего еженедельного совещания направляет проект повестки дня всем докладчикам посредством Microsoft Outlook. Докладчики в течение 1 рабочего дня рассматривают проект повестки и направляют в отдел протокола свои замечания и возражения, мотивируя их. Исключение вопроса из повестки дня находится в компетенции управления главы городского округа город Воронеж.
В случае отсутствия замечаний и возражений в течение 1 рабочего дня, считая со дня рассылки проекта повестки дня, данный проект считается согласованным.
Руководители структурных подразделений лично присутствуют на еженедельных совещаниях. При невозможности непосредственного участия руководителя в еженедельном совещании (болезнь, отпуск, командировка и т.п.) должностное лицо, его замещающее, или по его поручению ответственный работник структурного подразделения посредством СЭД «Аврора» или IP-телефонии сообщает Ф.И.О. и должность участника совещания в отдел протокола.
Подготовка вопросов, вынесенных на еженедельные совещания у главы городского округа город Воронеж, осуществляется структурными подразделениями администрации. Доклады должностных лиц сопровождаются презентациями и регламентируются распорядительными документами администрации, устанавливающими порядок подготовки и проведения презентаций и требования к материалам презентаций.
Сообщения должностных лиц представляют собой устные выступления по темам повестки дня или иным затронутым главой городского округа вопросам. Сообщения по темам повестки дня в виде тезисов передаются в отдел протокола до 12 часов дня, предшествующего совещанию (не считая выходные и праздничные дни).
Сообщение должно содержать краткий анализ положения дел по рассматриваемым вопросам, конкретные предложения по разрешению возникших проблем, проекты протокольных поручений и продолжаться не более 5 минут. При необходимости время сообщения может быть увеличено. По истечении установленного времени глава городского округа предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.
Каждый выступающий должен придерживаться темы обсуждаемого вопроса. Если он отклоняется от нее, глава городского округа вправе напомнить ему об этом. Если замечание не учтено, глава может прервать выступление.
Ответственный исполнитель организует подготовку доклада (презентации) и предоставляет материалы в управление главы городского округа. Срок предоставления материалов по вопросам, выносимым на:
Доклады (презентации) и сообщения главы городского округа в федеральных органах власти, органах власти субъектов Российской Федерации готовят руководители структурных подразделений администрации в соответствии с курируемым направлением деятельности. Сроки подготовки определяются главой городского округа и доводятся до исполнителей управлением главы городского округа. Сроки доработки информации устанавливаются управлением главы городского округа по согласованию с главой.
Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов городского округа, руководители структурных подразделений администрации назначают и проводят совещания с подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями, учреждениями, иными заинтересованными лицами.
Совещания по однотипным вопросам проводятся, как правило, не чаще 1 раза в день с максимальной продолжительностью:
На совещаниях ведутся протоколы, которые хранятся в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству администрации. По всем протокольным поручениям готовятся письменные сообщения об исполнении. Исполнение протокольных мероприятий контролируется работниками, назначаемыми руководителями структурных подразделений администрации, в соответствии со сроками исполнения данных поручений. Результаты контроля подтверждаются фото- и видеофиксацией, обратной связью с заявителями, иными способами.
Проекты протоколов совещаний оформляются работниками отдела протокола в течение одного рабочего дня, после чего рассылаются исполнителям для согласования посредством СЭД «Аврора». В случае отсутствия письменных возражений и (или) дополнений в течение одного рабочего дня, считая со дня рассылки проекта протокола, данный проект протокола считается согласованным.
Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа город Воронеж, первые заместители и заместители главы администрации и руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.
Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.
Контроль за сроками исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, губернатора и в правительстве Воронежской области, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольно-аналитическое управление.
Контрольно-аналитическое управление проводит проверку своевременности и качества выполнения работ в рамках решения вопросов местного значения городского округа, сведения о которых публикуются в средствах массовой информации.
При выявлении нарушений сроков исполнения протокольных поручений, в случае недостоверного, несвоевременного представления информации об исполнении протокольного поручения главы городского округа руководитель контрольно-аналитического управления направляет первому заместителю, заместителю главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации письменное предложение, которое необходимо рассмотреть в течение 5 рабочих дней с даты поступления, о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, допустившему нарушение.
В случае непредставления по истечении указанного срока письменных предложений дисциплинарное взыскание применяется к ответственному исполнителю на основании служебной записки руководителя контрольно-аналитического управления с прилагающимися материалами, подтверждающими факт нарушения Регламента администрации городского округа город Воронеж.
Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляют управление информации, управление делами, учета и отчетности в соответствии со своей компетенцией.
Предварительная информация для СМИ представляется в управление информации не позднее, чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.
По поручению главы городского округа город Воронеж или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации возможно создание специальных координационных и совещательных органов и межведомственных рабочих групп.
Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.
Составы комиссий, советов, организационных комитетов, межведомственных рабочих групп, положения о них утверждаются постановлением администрации городского округа город Воронеж.
Помимо этого, в администрации возможно образование коллегии при главе городского округа город Воронеж.
Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном специальным положением о коллегии, утверждаемым постановлением администрации.
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Как правильно и с пользой провести рабочее совещание
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.
Проведение совещаний нужно сделать системой
Зачем проводить совещания
Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.
Виды совещаний
Совещания бывают плановыми и внеплановые:
Готовимся к совещанию правильно
Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:
Правила проведения рабочего совещания
Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.
Не делайте встречу однобокой
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:
Не превращайте оперативку в набор формальностей
Хвалите подчиненных
Давайте всем право голоса
Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.
Делайте лирические отступления
Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.
С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.
Протокол совещания
Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:
Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.