4.2. Оформление исторической справки к фонду
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, составление исторической справки к фонду не обязательно (см. п. 5.6 Правил).
Историческая справка к фонду включается в дело фонда.
Историческая справка к фонду представляется организацией-источником комплектования в архивное учреждение при первой передаче документов фонда.
При утверждении новых годовых разделов описей дел постоянного хранения в ЭПК архивного учреждения вместе с годовым разделом описи представляется Дополнение к исторической справке. Если за время, прошедшее с момента утверждения предыдущих годовых разделов описей дел постоянного хранения, не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке. Дополнение к исторической справке составляется по правилам составления исторической справки.
Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и хронологического периода, который она охватывает.
Историческая справка состоит из трех разделов (п. 5.6. Правил):
— характеристика документов фонда и его справочного аппарата.
Основными источниками для подготовки исторической справки являются нормативные акты высших органов государственной власти и управления, учредительные документы фондообразователя, его вышестоящей организации, организационно-распорядительные документы фондообразователя, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.
История фондообразователя должна содержать следующие сведения:
— даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-правопреемника;
— сведения о вышестоящей организации;
— состав системы подведомственных организаций (их виды, краткую характеристику, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат утверждения и основных причин изменений;
— структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин изменений;
— задачи и функции фондообразователя, сведения о документах, которыми вносились указанные изменения, их причины;
— название организации-предшественника (в случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции).
При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:
— официально принятое полное и сокращенное название организации указывается на основании нормативных правовых актов. Если в документах (нормативных правовых актах, распорядительных, учредительных документах и др.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации, а также ее преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;
— указывается непосредственная подчиненность организации-фондообразователя (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);
— даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы; при наличии нескольких нормативных правовых актов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа государственного управления.
Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и годовые разделы описи дел постоянного хранения, представляемые на утверждение ЭПК архивного учреждения.
Если организация была ликвидирована, то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности, независимо от того, за какой период представлены документы в описи.
При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, ликвидации организации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется наиболее ранний по времени подписания акт.
Если в тексте нормативного правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, не совпадающую с датой нормативного правового акта («образовать с (указание даты)» или «упразднить с (указание даты)»), то оговариваются обе даты.
При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации и др.), что оговаривается в исторической справке.
При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о ликвидации. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются особо.
Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объема структуры и количества изменений).
При изложении фактов создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п. Все данные по истории организации приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы.
Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.
Задачи и функции организации излагаются в соответствии с нормативными правовыми актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая историческая справка по всем фондообразователям. При этом сведения по истории конкретных фондообразователей даются отдельно по каждой организации.
В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).
История фонда должна содержать следующие сведения:
— количество дел в фонде;
— дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
— степень сохранности документов;
— дата передачи документов на постоянное хранение.
Дополнительно можно включить следующую информацию:
— сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления;
— изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:
— крайними датами документов фонда являются даты создания и ликвидации организации;
— если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности организации-фондообразователя или выходят за хронологические рамки ее деятельности, то крайними датами документов фонда будут являться годы, за которые имеются документы.
Дополнительно может быть включена информация по библиографии фонда.
Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
В третьем разделе исторической справки отражается:
— основной состав документов (их разновидности), вошедших в опись, и их полнота;
— сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
— состав научно-справочного аппарата к фонду;
— наличие и место хранения (с указанием фактического адреса) документов по личному составу).
В этом же разделе могут быть указаны такие сведения как:
— наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;
— сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);
— сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
— возможность использования документов фонда (с указанием целей использования).
При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:
— в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;
— если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;
— сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).
Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технические средства, использованные для создания документов, состав и форматы файлов и другую информацию, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию).
В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.
Историческая справка к фонду подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, руководителем архива организации.
Как пишется историческая справка образец
Составление исторической справки и дополнения к ней
Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.
Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.
Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.
Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.
В первом разделе в обязательном порядке:
— указывается период деятельности фондообразователя;
— дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;
— определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);
— раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;
— освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);
— характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.
Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.
В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.
Во втором разделе:
— указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);
— определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.
В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).
— дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.
В третьем разделе:
— даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);
— указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).
Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).
Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.
Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.
Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.
Дополнение к исторической справке
Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.
Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.
Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.
Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.
Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).
Как пишется историческая справка образец
7.6. Историческая справка
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
задачи и функции организации и их изменения;
масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности организации;
структура организации и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.
дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
состав научно-справочного аппарата к фонду.
7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.
7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
Как составить историческую или биографическую справку, сообщение, доклад
Как составить историческую или биографическую справку, сообщение, доклад?
Историческая справка является простейшей формой творческой работы и, как правило, представляет собой результат первичной обработки исторической информации по ряду заданных параметров. Источником составления исторической справки является справочная литература, сопоставление данных из которой позволяет дать наиболее полную информацию по заданной теме, явлению или личности. Разновидностью исторической справки может быть биографическая справка.
Требования к составлению исторической или биографической справки:
1.Соблюдение хронологической последовательности.
2.Факты необходимо излагать чётко, без домыслов и разночтений.
3. Объем исторической справки ограничен, поэтому надо отбирать самую важную информацию.
Можно выделить следующие этапы работы над докладом:
3. Обработка и систематизация материала. Подготовка выводов и обобщений.
4. Разработка плана доклада.
6. Публичное выступление с результатами исследования.
В работе над докладом соединяются три качества исследователя:
- умение провести исследование, умение преподнести результаты слушателям, умение квалифицированно ответить на вопросы.
Отличительной чертой доклада является научный, академический стиль, т. е. совершенно особый способ подачи текстового материала, наиболее подходящий для написания учебных и научных работ. Данный стиль определяет следующие нормы:
- предложения могут быть длинными и сложными; часто употребляются слова иностранного происхождения, различные термины; употребляются вводные конструкции типа “по всей видимости”, “на наш взгляд”; авторская позиция должна быть как можно менее выражена, то есть должны отсутствовать местоимения “я”, “моя (точка зрения)”.
Общая структура доклада может быть следующей:
Формулировка темы исследования (должна быть не только актуальной, но и оригинальной, интересной по содержанию. Актуальность исследования (чем интересно направление исследований, в чем заключается его важность, какие ученые работали в этой области, каким вопросам в данной теме уделялось недостаточное внимание, почему учащимся выбрана именно эта тема). Цель работы (в общих чертах соответствует формулировке темы исследования и может уточнять ее). Задачи исследования (конкретизируют цель работы, “раскладывая” ее на составляющие). Гипотеза (научно обоснованное предположение о возможных результатах исследовательской работы, формулируется в том случае, если работа носит экспериментальный характер). Методика проведения исследования (подробное описание всех действий, связанных с получением результатов). Результаты исследования (краткое изложение новой информации, которую получил исследователь в процессе наблюдения или эксперимента, при изложении результатов желательно давать четкое и немногословное истолкование новым фактам, полезно привести основные количественные показатели и продемонстрировать их на используемых в процессе доклада графиках и диаграммах). Выводы исследования (умозаключения, сформулированные в обобщенной, конспективной форме, они кратко характеризуют основные полученные результаты и выявленные тенденции, выводы желательно пронумеровать: обычно их не более 4 или 5).
К оформлению доклада предъявляются следующие требования:
- Титульный лист Оглавление (в нем последовательно указываются названия пунктов доклада, указываются страницы, с которых начинается каждый пункт). Введение (формулируется суть исследуемой проблемы, обосновывается выбор темы, определяются ее значимость и актуальность, указываются цель и задачи доклада, дается характеристика используемой литературы) Основная часть (каждый раздел ее доказательно раскрывает исследуемый вопрос) Заключение (подводятся итоги или делается обобщенный вывод по теме доклада) Список литературы.
Составление исторической справки, предисловия к архивному фонду
Государственный архив Восточно-
Методические рекомендации
Составление исторической справки,
предисловия к архивному фонду
1.Историческая справка –письменный документ, составляемый в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
В) характеристики документов фонда
Для отыскания нужных сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог, печатные издания)
— названии и подчиненности учреждения –фондообрзователя, а также всех изменениях с указанием их дат и основных причин;
— составе системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), всех последующих ее изменениях с указанием дат и основных причин;
— на основании правовых актов указывается точное полное, а также официально принятое сокращенное название учреждения.
Если в различных документах будут расхождения в названии учреждения, то приводятся все названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке, предисловии;
— даты возникновения, реорганизации, ликвидации даются по соответствующим правовым актам.
При наличии нескольких правовых актов разных органов (постановление Правительства, приказ Министерства) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа управления.
При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.
Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать» с такого-то числа» или «ликвидировать с такого-то числа), то оговариваются обе даты.
Необходимо различать время возникновения учреждения согласно законодательному акту и действительное начало его деятельности и оговорить это в справке, предисловии.
При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным ( самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т. п.), что оговаривается в исторической справке, предисловии.
При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий наличие ликвидационных комиссий и их крайние даты оговариваются.
3. Компетенции и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.
Структура фондообразователя дается на момент его возникновения со всеми основными изменениями, произошедшими за период его существования и момент ликвидации.
4.Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки, предисловия были использованы документы учреждений, фонды которых хранятся в архиве, ссылки даются на эти фонды. Ссылки на Указы Верховного Совета Казахской ССР и постановления Правительства Республики Казахстан даются по печатным изданиям.
В ссылках к документам фондов, архива, филиала указывается: название архива, Ф., №, оп. №, д. №, л. л. Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия государственного архива приводится название архива организации.
5.Если учреждение было ликвидировано, то историческая справка, предисловие содержит сведения по истории фондообразователя за весь период его деятельности независимо от того, за какой период сохранились документы.
6.Сведения по истории организации излагаются в исторической справке, предисловии в хронологической последовательности.
7.Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех учреждений даются отдельно по каждой организации.
1.История фонда должна содержать сведения о:
— количестве дел в фонде;
— крайних датах документов фонда;
— дате поступления фонда (его частей);
— наименование организации передавшей документы на государственное хранение;
— особенностях формирования документов;
— проведенных в архиве работах по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.
2. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:
-крайними датами документов фонда будут даты деятельности учреждения: его образования и ликвидации.
Если учреждение действующее, или документы фонда сохранились за весь период деятельности фондообразователя, или выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.
4.ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ ФОНДА
1.В третьем разделе исторической справки, предисловия отражаются сведения о:
— основном составе документов и их полноте;
— наличии в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда;
— степени сохранности и физическом состоянии документов (при необходимости);
— научно-справочном аппарате к фонду;
— наличии и месте хранения документов по личному составу и научно-технической документации;
— наличии документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива с указанием их названий и номеров.
— наличии документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях с указанием места хранения и дат документов;
— использование документов фонда (в каких целях).
2.Характеристика документов фонда должна кратко раскрывать состав и содержание документов фонда и показывать их научно-историческое, практическое значение. Она должна содержать следующие сведения:
-схему систематизации документов;
-виды и разновидности документов;
-специфику документов фонда;
-сохранность документов фонда.
3.Если фонды объемные, то характеристика документов составляется по схеме систематизации. Для фондов с простой структурой используются принципы понижения ранга, номинальный, предметный.
В справке должна найти отражение информация о видах и разновидностях документов (таких как организационно-распорядительная, учетно-статистическая), которые характеризуют в порядке их значимости. Сведения о специфических материалах (фотографиях, афишах, плакатах) также должны быть освещены в этом разделе исторической справки, предисловии.
4.В случае неполноты фонда указываются причины отсутствия (утраты) в фонде документов, какие основные категории документов и за какие годы отсутствуют, излагаются результаты их розыска.
5.Если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда.
6.Сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т. д.)
7.При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.
8. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда.
Название фонда состоит из последнего полного и в скобках официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности, крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.
Название объединенного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования, например, оно, может состоять из последовательного перечисления организаций, сменявших друг друга, или из названия руководящего органа и обобщенного названия подчиненных ему организаций.
9. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления.
10. Исторические справки составляются к фондам в соответствии с изложенными требованиями независимо от их категории.
11. В случае выявления новы данных по истории фондообразователя и истории фонда или обнаружения ошибок в историческую справку вносятся исправления. Она дополняется или пересоставляется.
12. При утверждении на ЭПК годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке, предисловию». Оно составляется к фонду учреждения, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой –либо его структурной части), Дополнение к исторической справке, предисловию составляется за хронологический период, за который представлены документы в годовом разделе.
Если за это время не произошло каких-либо изменений в истории учреждения-фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке, предисловии.
Государственный архив Восточно-
Методические рекомендации
Составление предисловия к архивному фонду
1.Предисловие обязательный элемент научно-справочного аппарата к документам фонда, содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
В) характеристики документов фонда
Для отыскания нужных сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог, печатные издания)
— названии и подчиненности учреждения –фондообразователя, а также всех изменениях с указанием их дат и основных причин;
— составе системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), всех последующих ее изменениях с указанием дат и основных причин;
— на основании правовых актов указывается точное полное, а также официально принятое сокращенное название учреждения.
Если в различных документах будут расхождения в названии учреждения, то приводятся все названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов об образовании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в предисловии;
— даты возникновения, реорганизации, ликвидации даются по соответствующим правовым актам.
При наличии нескольких правовых актов разных органов (постановление Правительства, приказ Министерства) в предисловии указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа управления.
При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в предисловии указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.
Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать» с такого-то числа» или «ликвидировать с такого-то числа), то оговариваются обе даты.
Необходимо различать время возникновения учреждения согласно законодательному акту и действительное начало его деятельности и оговорить это в предисловии.
При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным ( самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т. п.), что оговаривается в предисловии.
При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий наличие ликвидационных комиссий и их крайние даты оговариваются.
3. Компетенции и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.
Структура фондообразователя дается на момент его возникновения со всеми основными изменениями, произошедшими за период его существования и момент ликвидации.
4.Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки, предисловия были использованы документы учреждений, фонды которых хранятся в архиве, ссылки даются на эти фонды. Ссылки на Указы Верховного Совета Казахской ССР и постановления Правительства Республики Казахстан даются по печатным изданиям.
В ссылках к документам фондов, архива, филиала указывается: название архива, Ф., №, оп. №, д. №, л. л. Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия государственного архива приводится название архива организации.
5.Если учреждение было ликвидировано, то предисловие содержит сведения по истории фондообразователя за весь период его деятельности независимо от того, за какой период сохранились документы.
6.Сведения по истории организации излагаются в предисловии в хронологической последовательности.
7.К описям объединенных фондов составляется общее предисловие, если фонды входящие в них, включены в одну опись. Кроме того, составляются предисловия к описям отдельных фондов, включенных в объединенный фонд. В этих случаях в общее предисловие включаются все сведения относительно объединенного фонда и отдельных его фондов и их описей. В предисловиях к описям отдельных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих фондов и даются ссылки на общее предисловие.
1.История фонда должна содержать сведения о:
— количестве дел в фонде;
— крайних датах документов фонда;
— дате поступления фонда (его частей) в архив;
— наименование организации передавшей документы на государственное хранение;
— особенностях формирования документов;
— проведенных в архиве работах по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.
2. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:
-крайними датами документов фонда будут даты деятельности учреждения: его образования и ликвидации.
Если учреждение действующее, или документы фонда сохранились за весь период деятельности фондообразователя, или выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.
4.ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ ФОНДА
1.В третьем разделе исторической справки, предисловия отражаются сведения о:
— основном составе документов и их полноте;
— наличии в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда;
— степени сохранности и физическом состоянии документов (при необходимости);
— научно-справочном аппарате к фонду;
— наличии и месте хранения документов по личному составу и научно-технической документации;
— наличии документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива с указанием их названий и номеров.
— наличии документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях с указанием места хранения и дат документов;
— использование документов фонда (в каких целях).
2.Характеристика документов фонда должна кратко раскрывать состав и содержание документов фонда и показывать их научно-историческое, практическое значение. Она должна содержать следующие сведения:
-схему систематизации документов;
-виды и разновидности документов;
-специфику документов фонда;
-сохранность документов фонда.
3.Если фонды объемные, то характеристика документов составляется по схеме систематизации. Для фондов с простой структурой используются принципы понижения ранга, номинальный, предметный.
В предисловии должна найти отражение информация о видах и разновидностях документов (таких как организационно-распорядительная, учетно-статистическая), которые характеризуют в порядке их значимости. Сведения о специфических материалах (фотографиях, афишах, плакатах) также должны быть освещены в этом разделе предисловия.
4.В случае неполноты фонда указываются причины отсутствия (утраты) в фонде документов, какие основные категории документов и за какие годы отсутствуют, излагаются результаты их розыска.
5.Если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда.
6.Сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т. д.)
7. Предисловие должно иметь заголовок с указанием названия фонда.
Название фонда состоит из последнего полного и в скобках официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности, крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.
Название объединенного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования, например, оно, может состоять из последовательного перечисления организаций, сменявших друг друга, или из названия руководящего органа и обобщенного названия подчиненных ему организаций.
8. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления.
9. Предисловия составляются к фондам в соответствии с изложенными требованиями независимо от их категории.
10. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда или обнаружения ошибок в историческую справку вносятся исправления. Она дополняется или пересоставляется.
11. При утверждении на ЭПК годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к предисловию». Оно составляется к фонду учреждения, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой –либо его структурной части), Дополнение к предисловию составляется за хронологический период, за который представлены документы в годовом разделе.
Если за это время не произошло каких-либо изменений в истории учреждения-фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к предисловию.