Правила составления ответов на претензионные письма сформировались в виде обычаев делового оборота вследствие отсутствия законодательного регулирования данного вопроса (за редким исключением установления сроков, отведенных для направления ответа в ряде гражданско-правовых отношений). Часть правил можно установить на основании норм Гражданского кодекса, закона «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 и других правовых документов.
К основным правилам формирования ответа на требование об устранении нарушений договора можно отнести следующие:
Кроме того, ответ должен быть направлен в установленный законом, договором или обычаями делового оборота срок. При отсутствии навыков составления подобных документов можно воспользоваться образцом ответа на претензию из достоверных источников.
Законодательством не установлен общий срок рассмотрения претензий ― в каждом виде правоотношений он либо следует из обычаев, либо устанавливается специальными нормами. Например:
Содержание ответа на претензию, по общему правилу, должно включать в себя:
Образец ответа на претензию можно скачать здесь, по ссылке ниже:
Как составить ответ на претензию, чтобы не платить неустойку?
Требование уплаты неустойки, согласно п. 2 ст. 330 ГК, не может исходить от стороны гражданско-правовых отношений, если вторая сторона не несет ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) условий договора. Среди обстоятельств ― оснований для освобождения от уплаты неустойки могут быть:
Следовательно, во избежание безосновательной уплаты неустойки в ответе на претензию должна быть указана ссылка на норму ст. 330 ГК, а также описаны послужившие причиной невыполнения обязательства в срок обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (непредставление документов заказчиком, неперечисление предусмотренного договором аванса, стихийные бедствия и т. п.).
Образец претензии по неустойке вы найдете здесь.
Порядок направления ответа
Способ направления ответа на претензию должен быть избран на основании условий договора. Как правило, сторонами предусматривается, что все бумаги направляются контрагенту в письменной форме по почте. В случае отсутствия в договоре четкого указания на способ обмена документацией рекомендуется направлять ответ на претензию в виде простого письменного документа путем заказного почтового отправления. Также желательно сопроводить отправление описью вложения.
Кроме того, предварительно ответ может быть направлен и в иной форме (с последующим направлением его Почтой России или службой доставки):
Адрес и иные реквизиты получателя необходимо указать в точном соответствии с контактными данными или общими реквизитами контрагента, которые содержатся в договоре.
Итоги
В заключение повторимся, что ответ на претензию не имеет законодательно установленной формы и в значительной степени составляется по обычаям делового оборота. Потому рекомендуется включать в договор условия, по крайней мере в общем виде регулирующие порядок обмена корреспонденцией между сторонами сделки.
Ответ на досудебную претензию
Как грамотно составить ответ на досудебную претензию о взыскании долга?
Как уже было отмечено в одной из статей, арбитражный суд не будет рассматривать исковое заявление, если истцом не соблюден претензионный или иной досудебный порядок урегулирования спора с ответчиком, за исключением случаев, если его соблюдение не предусмотрено федеральным законом (п.2 ст.148 АПК РФ). Это означает, что несоблюдение (неточность формулировок в претензии) порядка предъявления претензии о взыскании долга, приведет к тому, что суд оставит иск без рассмотрения.
Досудебный порядок установлен законодательством для большинства гражданско-правовых сделок.
Впоследствии, при обращении в суд расходы на обязательный внесудебный порядок урегулирования споров (например, расходы на направление претензии контрагенту), можно взыскать как судебные издержки за счет ответчика в случае выигрыша спора истцом (п.4 Постановления Пленума ВС РФ №1 от 21.01.2016 г.).
Как и в какой срок составить ответ на досудебную претензию
В какие сроки нужно направить ответ на досудебную претензию?
В случае если ответ на досудебную претензию касается гражданско-правового спора о взыскании денежных средств, то срок ответа не может превышать 30 дней (п.5 ст.4 АПК РФ).
Форма ответа на досудебную претензию, не регламентирована законодательством.
Как правило, ответ на досудебную претензию должен содержать реквизиты отправителя, контраргументы либо согласие с предъявленной претензией (ссылки на пункты договора, нормы законодательства), предложение способом мирного урегулирования ситуации, подпись ответчика.
Ответчик может отправить претензию либо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении либо лично, зарегистрировав у заявителя.
Образец ответа на досудебную претензию
На досудебную претензию направляется ответ, который может содержать следующие положения:
При этом в договоре (например, подряда) прописано, что обязанность по оплате выполненных работ возникает у заказчика после полной их сдачи (сама сдача работ подтверждается подписанным актом приемки-передачи выполненных работ). Как правило, в договорах подряда оговариваются конкретные условия для оплаты.
Например, это может быть представление подрядчиком комплекта документов: акта сдачи-приемки работ, счета на оплату, счета-фактуры.
Приведем образец ответа на досудебную претензию
Директору ООО «Цветочек»
Адрес: 454017, г. Челябинск, ул. Сталеваров, д.87 ИНН 7447003200 КПП 744701001 р/с 40702810200000000003 в банке АКБ «Резерв» к/с 30101810600000000957 БИК 044525957
от Заказчика ООО «Лютик»
Адрес: 454083, г. Челябинск, ул. Мишина, д.56 ИНН 7453008100 КПП 745301001 р/с 40702810200000000003 в банке АКБ «Резерв» к/с 30101810600000000957 БИК 044525957
Исх. №53/458 от 30.07.2018 г.
Ответ на досудебную претензию
16 июля 2018 года в адрес ООО «Лютик» поступило претензионное письмо №154/1, в котором содержится требование произвести оплату выполненных работ по договоруподряда№24 от 11.01.2018 г. в размере 25000 (Двадцать пять тысяч) рублей 00 копеек.
В ответ на Вашу претензию сообщаем следующее.
Согласно п.4.2 договора подряда №24 от 11.01.2018 г. оплата за выполненные работы по облицовке здания должна быть осуществлена в течение 20 рабочих дней с момента получения от Подрядчика полного пакета документов, подтверждающих выполнение работ: акта приемки-передачи выполненных работ, счета-фактуры, счета на оплату. До настоящего времени ООО «Лютик» не получило вышеперечисленных документов для осуществления оплаты работ, о чем было сообщено менеджеру Вашей компании по электронной почте 5 июля 2018 г.
Таким образом, Вами нарушены условия договора, что вызвало за собой задержку оплаты выполненных работ по договору подряда №24 от 11.01.2018 г.
При подписании акта выполненных работ обеими сторонами, ООО «Лютик» гарантирует перечисление оплаты в срок, предусмотренный п.4.2 договора подряда №24 от 11.01.2018 г.
С уважением, генеральный директор____________И.И. Лютиков
Как правильно написать ответ на досудебную претензию
В любом споре желательно соблюдать досудебный порядок урегулирования конфликта, а в арбитражных отношениях между предпринимателями и юридическими лицами эта процедура почти всегда обязательна. В одной из наших статей мы давали рекомендации, как написать претензию и подробно рассказывали об особенностях примирительных мер в различных категориях споров. Не менее важно знать, в какой срок и как правильно написать ответ на досудебную претензию – об этом читайте в этой статье и задавайте ваши вопросы юристам в комментариях.
Ответ на претензию: общие рекомендации
Необходимость в претензионном порядке возникает, когда одна из сторон уклоняется от исполнения своих обязательств или от возврата денежных средств за неисполненные обязательства.
К примеру, в настоящее время актуальность приобрело множество обращений к туроператорам, которым приходится отвечать на претензии туристов по возврату денег за путевки, аннулированные из-за распространения в мире коронавируса. Кстати, многие из таких ответных писем содержат расплывчатые формулировки о способе решения проблемы – к примеру, часто предлагается оставить деньги на счетах турфирмы и перенести даты поездки, при этом на конкретное требование туриста понятный ответ не дается. Однако не все граждане имеют возможность планировать свой отдых в столь отдаленном будущем, в этой связи они вынуждены обращаться в суд с исками.
После получения претензии принимается решение – отвечать ли на нее вообще. Добросовестный участник гражданско-правовых отношений практически всегда предпочитает соблюдение делового досудебного порядка и в установленный законом срок направляет ответное письмо.
В то же время, следует учитывать, что отвечать следует только на понятные требования, ведь к форме и содержанию претензии как важного документа-части процедуры разрешения конфликта есть требования о четкости. Автор претензии должен ясно и понятно изложить свои требования и обосновать несогласие с действиями (бездействием) контрагента. Документ должен называться «претензией», в нем должны быть указаны четкие требования с конкретной суммой, расчетом, изложены обстоятельства, явившиеся основанием для написания такого рода письма.
В практике есть дела, по которым исковые заявления судом оставлялись без рассмотрения по причине несоблюдения претензионного порядка. В этих случаях перед подачей иска в суд письменные обращения контрагенту направлялись, но не соответствовали правилам.
Есть мнение, что на неграмотно составленные претензии, в которых не изложены конкретные требования, ответы не требуются. К примеру, если обращение не содержит суммы возврата и периода задолженности, суд, вероятно, не примет данный документ в качестве доказательства мирного урегулирования спора. Следовательно, нет смысла на него отвечать.
С другой стороны, суд всегда принимает во внимание старания обеих сторон разрешить возникший конфликт миром, и наличие ответа стороны на любое письмо приветствуется: в некоторых делах подобное добросовестное поведение может быть основанием для снижения пени, неустойки и т.д. Тем не менее, в каждой индивидуальной ситуации решение о том, отвечать или нет на письмо, принимается адресатом исходя из собственных интересов.
Кстати, законодательством не предусмотрено какой-либо ответственности за игнорирование претензии и отсутствие ответной реакции на нее.
В то же время, следует знать, что отсутствие ответа является нарушением в делах, где обязателен досудебный порядок урегулирования, и судебные расходы в таких случаях, независимо от исхода рассмотрения дела, ложатся на нарушителя (ч. 1 ст. 111 АПК РФ).
Следует учесть, что контрагент, чье обращение проигнорировано, сразу же обратится в суд, тогда как наличие вежливого ответного письма существенно повышает шансы обойтись без разбирательств.
Скорее, нужно. Таким способом в письменном документе можно аргументировано довести свою позицию до стороны, что наверняка поможет избежать иска. Если же судебное разбирательство все же состоится, ответ будет весомым подтверждением последовательности своих доводов, а иногда и хорошим подспорьем для подачи встречного иска.
Письменная форма ответа обязательна, хотя в общих нормах гражданского законодательства требование об этом отсутствует. В некоторых нормативно-правовых актах указание на письменную форму все же имеется. К примеру, экспедитор на предъявленные к нему претензии обязан ответить письменно (п. 5 ст. 12 Закона о транспортно-экспедиционной деятельности).
Как мы уже писали, ответ на досудебную претензию, как и сама претензия, не должен содержать неясностей, в нем должно содержаться четкое мнение по поставленным проблемным вопросам. При этом допускается дополнительно предложить какие-либо условия сотрудничества. К примеру, на требование туриста вернуть деньги в ответе может быть выражено согласие на возврат с одновременным предложением, по желанию клиента, воспользоваться возможностью брони другого выгодного тура.
Как составить ответ на претензию
Чтобы подготовить мотивированный и грамотный ответ, для начала необходимо определиться, намерен ли получатель претензии удовлетворить заявленные требования и каковы судебные перспективы, если заявитель обратиться с иском по изложенным вопросам.
Законодательство не регулирует вопрос о том, каким образом и кто должен принимать решение соглашаться с претензией или нет – для этого существуют локальные нормативные акты и должностные инструкции, разработанные для конкретного юридического лица. Обычно в работе над претензией задействованы юристы, руководители организаций и иные уполномоченные лица.
Ответ на претензию должен быть составлен и подписан лицом, в чьи должностные обязанности входит утверждение подобной документации.
Что касается ситуации, когда претензия направлена физическому лицу, то на претензию отвечает он сам или его представитель, наделенный соответствующими полномочиями (обычно такое право указывается в доверенности).
Итак, получив претензию, в первую очередь нужно определиться, обоснованы ли указанные в ней требования, и можно ли с ними согласиться. Из этого следует, что по своему содержанию ответ может быть в трех вариантах:
Вместе с тем, он должен соответствовать общим принципам деловой переписки и в обязательном порядке содержать:
Бывает, что к претензии прилагаются документы. По общему правилу, их нужно вернуть заявителю в ответном документе. К примеру, такая обязанность перевозчика предусмотрена положениями п. 2 ст. 163 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ.
Образцы ответов на претензии
Предлагаем воспользоваться вариантами ответов, содержащих согласие, частичное согласие и несогласие с предъявленными требованиями.
1. Полное согласие с заявленными требованиями:
Миланову И.Р.,
г. Петрогорск, ул. Пыльная,
д. 34, кв. 6,
тел. 899393
от ИП Солонина А.О., ЕГРИП 0000,
г. Петрогорск, ул. Петровская,
д. 2, офис 50,
тел/факс 894949
ОТВЕТ
на претензию заказчика
(образец)
02.07.2020 мною была получена претензия от заказчика Миланова И.Р. о расторжении договора № 12/2020 от 03.06.2020 об оказании услуг по установке кухонного уголка, возврате денежных средств в сумме 50000 рублей, затраченных на материалы.
Мною установлено, что работником Ивановым И.И., действующим по трудовому соглашению с ИП Солонин А.О., был заключен договор № 12/2020 от 03.06.2020 об оказании услуг Миланову И.Р. по установке кухонного уголка по адресу г. Петрогорск, ул.Пыльная. д. 34, кв. 6 в течение 14 рабочих дней, цена составила 100000 рублей. Согласно квитанции от 05.06.2020, Милановым И.Р. внесена предоплата 50% в сумме 50000 рублей.
Заявленные Вами в претензии требования обоснованны, поскольку Иванов И.И. уволен, другими работниками для выполнения заказа я не располагаю. В этой связи в настоящее время выполнение заказа невозможно.
Выражаю огромное сожаление в связи с невыполнением условий договора и готов вернуть денежные средства, оплаченные Вами в размере 50% от цены договора, то есть в сумме 50000 рублей.
Уверяю, что денежные средства будут возвращены в течение 2 рабочих дней со дня, когда Вы сообщите нам реквизиты банковского счета, на который следует перечислить денежные средства.
С уважением, ИП Солонин А.О., число, подпись
2. Частичное согласие с заявленными требованиями:
Директору ООО «Планировщик»
Кустову А.К.,
ИНН 75757,
ОГРН: 10101012,
0101010, г. Сызрань,
ул. Озерная, д.1, строение 2, офис 4
От: ООО «Разбег»,
г. Сызрань, ул. Родниковая, д.12, офис 3,
ИНН 202020,
ОГРН: 565656,
тел. 8005059
30.06.2020,
исх № 43/2020
ОТВЕТ
на претензию о возврате денежных средств
(образец)
Уважаемый Анатолий Константинович!
22.06.2020 в адрес ООО «Разбег» поступила претензия от ООО «Планировщик», в которой заявлены требования о возврате денежных средств в сумме 150000 (сто пятьдесят тысяч) рублей по договору поставки № 123/2020 от 21.05.2020, а также неустойки 30000 (тридцать тысяч) рублей.
Уведомляем Вас о том, что по не зависящим от нас причинам ООО «Разбег» действительно не исполнило условия договора поставки № 123/2020 от 21.05.2020 и не доставило покупателю ООО «Планировщик» в срок до 01.06.2020 товар на указанную в договоре сумму. Приносим Вам извинения и выражаем согласие с заявленными Вами требованиями.
Согласно п. 3 ст. 487 ГК РФ, в случае, когда продавец, получивший сумму предварительной оплаты товара, не исполняет обязанность по передаче товара, покупатель вправе требовать возврата суммы предварительной оплаты.
Возврат предоплаченных Вами за товар денежных средств будет произведен до 01.07.2020 на банковский счет по реквизитам, указанным в договоре поставки.
В то же время, находим чрезмерно завышенными требования об уплате неустойки в размере 30000 рублей. Так, в соответствии с п. 10.1 договора поставки № 123/2020 от 21.05.2020, за просрочку поставки товара покупатель вправе требовать с поставщика неустойку в размере от 1% до 5% от общей стоимости непереданного по договору товара. В нарушение указанного пункта договора, Вами представлен расчет неустойки в размере 20% от стоимости товара (150000 рублей).
В этой связи предлагаем Вам принять произведенный нами расчет неустойки в сумме 2% от общей стоимости товара по договору поставки № 123/2020, что составляет 3000 (три тысячи) рублей. Задолженность по неустойке в этой сумме перед ООО «Разбег» готово погасить в любое время.
Предлагаем Вам пересмотреть правильность начисления неустойки. О своем решении Вы можете сообщить нам любым удобным способом.
С уважением, генеральный директор ООО «Разбег» — подпись, число
Приложение: расчет суммы неустойки в размере 2%.
3. Отказ в удовлетворении заявленных требований:
Открытое акционерное общество “Электромир23», 100100, город Луногорск, ул. Ленина, д. 23, офис 50, ИНН 10000000000000, КПП 20000000000
(сведения в виде штампа на фирменном бланке)
Полякову Андрею Николаевичу,
г. Луногорск,
ул. Пресненская, д. 12, кв. 20
тел. 89987777
Исходящий номер № 123/2020 от 16.04.2020
ОТВЕТ
на досудебную претензию по качеству товара
(образец)
Уважаемый Андрей Николаевич!
20.04.2020 нами была получена Ваша претензия с требованием возместить стоимость приобретенного персонального компьютера Самсунг-200/2019, в сумме 34000 рублей, ввиду ненадлежащего качества товара.
Сотрудники нашей компании внимательно изучили требования, изложенные Вами в обращении. Настоящим ответом уведомляем Вас, что стоимость приобретенного Вами персонального компьютера возвращению не подлежит ввиду нижеследующего.
В соответствии с пунктом 5 статьи 18 Федерального закона «О защите прав потребителей», клиент имеет право на возмещение стоимости некачественного изделия. В таких случаях продавец обязан принять товар и провести проверку его качества.
В соответствии с актом приема-передачи от 22.04.2020, в сервисный центр магазина с целью диагностики поступил персональный компьютер Самсунг 200/2019, серия М6565, номер 23011 (жалоба покупателя Полякова А.Н.: не работает кнопка «включение»).
Согласно акту технического обследования и заключению сервисного центра, характеристики и свойства ПК соответствуют заводским стандартам, дефектов не выявлено. Кнопка «включения» после технической корректировки исправна и дефектов также не имеет.
Исходя из вышеизложенного, стоимость приобретенного Вами персонального компьютера Самсунг-200/2019 возвращению не подлежит, поскольку товар полностью исправен и готов к использованию по назначению.
Дополнительно сообщаем, что Вы можете забрать приобретенный Вами персональный компьютер Самсунг-200/2019 в нашем магазине, расположенном по адресу г. Луногорск, ул. Ленина, д. 23, офис 50 в любое удобное для Вас время, с учетом графика работы: понедельник-пятница с 09:00 до 19:00, в субботу – с 10:00 до 18:00, выходной – воскресенье.
Благодарим за выбор нашей компании и надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С уважением, директор магазина ООО «ЭлектроМир23», Поздняков А.Л.
Приложение: Акт технического обследования и заключения сервисного центра.
В случае полного отказа в удовлетворении заявленных требований автор ответного письма должен предполагать большую вероятность обращения заявителя в суд. Поэтому в тексте не следует указывать согласие с отдельными фактами, которые, предположительно, будут впоследствии оспорены. К примеру, не нужно указывать об обстоятельствах договора, если есть намерение в суде оспорить его законность.
Порядок и сроки ответа на досудебную претензию
Срок, в который должен быть направлен ответ, обычно составляет 30 дней, если иное не указано в договоре. К примеру, для ответа на претензии к перевозчику по договору перевозки законодательно установлен период 30 суток (ч. 1 ст. 40 Устава автомобильного транспорта).
Нередко в самой претензии заявитель указывает срок, в течение которого намерен ожидать ответ – бывает, что он не совпадает с общим сроком, установленным договором или законом. В таких случаях можно подготовить ответ в течение 30 дней, но есть и другое мнение. Так, некоторые юристы считают, что в случае отсутствия срока, указанного в претензии и в договоре, следует руководствоваться ч. 2 ст. 314 ГК РФ и рассматривать составление ответа как обязательство, выполнение которого должно быть в 7-дневный срок.
Другая ситуация, когда в договоре предусмотрена возможность автора претензии устанавливать время для ответа – тогда необходимо соблюсти срок, который отправитель установил по своему усмотрению.
Кроме того, в законодательстве есть прямо предусмотренные другие сроки для ответного письма. К примеру, в соответствии с нормами ст. 22 Закона о защите прав потребителей, срок ответа на досудебную претензию потребителя составляет 10 дней. Такой же период предусмотрен и для ответа страховой организации по вопросам ОСАГО, причем в него не включаются нерабочие дни (п.1 ст. 16.1 Закона об ОСАГО).
На претензию к почтовому оператору по вопросам переводов и отправлений отведено 5 дней (ч. 4 ст. 37 Закона о почтовой связи).
Направить ответ лучше тем же способом, каким и была отправлена претензия. Если это по каким-то причинам невозможно, то любым другим способом:
Необходимо сохранить все возможные документы, подтверждающие отправку и получения письма: почтовую квитанцию, опись вложения (если, к примеру, к ответу приложены какие-либо документы), распечатанные сведения с сайта «Почта России» (например, трековый номер отслеживания), отчет о передаче факса или распечатанный скриншот со страницы электронной почты. Все перечисленное пригодится для представления в суд в качестве приложения к возражению на иск, если будет инициировано разбирательство.
Ответное письмо необходимо направить по тому адресу, который был указан автором претензии. Если стало известно, что по каким-то причинам адрес изменился, лучше отправить документ по новому и старому адресу одновременно, сохранив квитанции об отправке. Почтовая квитанция служит доказательством, что вы вступили в деловую переписку и не уклоняетесь от участия в досудебной стадии разрешения спора, при этом использовали все имеющиеся у вас способы (адреса).
Если в претензии адрес указан не был, что само по себе является редкостью, ответ следует направить по адресу, указанному в ЕГРЮЛ (если получатель – юрлицо) или в ЕГРИП (если получатель – индивидуальный предприниматель). Если ответ предназначен для гражданина (физического лица), то письмо следует направить по известному адресу его регистрации (проживания).
Копию претензии с отметкой о принятии, если письмо вручалось лично, необходимо оставить для последующего представления в суд.
Как бизнесу решить спор без суда
Что такое досудебное урегулирование спора и когда оно нужно
Когда предприниматель или компания не могут договориться с поставщиком или собственником помещения, кажется, что следующее логичное действие — идти в суд.
Но иногда подавать иск может быть бесполезно. Сначала нужно попытаться решить проблему другими способами.
Гендиректор Андрей скачал из интернета образец иска, заполнил его, приложил копии договора и платежки, поехал в суд. Там все документы приняли, и Андрей стал ждать, когда назначат заседание. Но вместо этого из суда пришел документ — иск оставлен без движения, то есть судья откладывает дело. Причина — несоблюдение обязательного досудебного порядка урегулирования спора. Все потому, что компания должна была попытаться решить спор самостоятельно перед тем, как идти в суд.
Расскажу, что нужно было сделать, почему звонка бухгалтера недостаточно, и когда еще нужно соблюдать досудебный порядок.
В чем суть обязательного досудебного порядка
Обычно если ИП или компания недовольны работой контрагента, это сразу дают понять — сотрудник звонит контрагенту или отправляет ему письмо, объясняет сложившуюся ситуацию. Стороны обсуждают проблему, договариваются, как ее решить. Чаще всего все заканчивается спокойно и до суда дело не доходит.
Если проблема не решается, стороны могут пригласить посредника — медиатора — и провести переговоры в его присутствии. Если есть письменная договоренность, можно также обратиться в третейский суд — негосударственный коммерческий суд, который разрешает экономические споры между организациями или между организациями и гражданами. Официально третейские суды не входят в судебную систему России, но их решения имеют юридическую силу — как решения арбитражных судов.
Переговоры, переписка, медиация — все это внесудебные способы решить спор, проводить их или нет, каждая компания или ИП решают сами.
Но есть случаи, когда организации, ИП и даже граждане до подачи иска обязаны попытаться решить разногласия мирным путем — если действует обязательный досудебный порядок урегулирования споров.
Обязательный досудебный порядок устанавливается законом, а для некоторых споров — и договором, игнорировать его нельзя. Если у суда не будет письменных доказательств того, что истец пытался найти компромисс с ответчиком, иск не будут рассматривать и вернут.
В отношении бизнеса это выглядит так. Сторона, которая считает, что контрагент не исполнил или плохо исполнил свои обязательства, обязана сообщить ему об этом, чтобы тот исправился. Для этого она направляет документ, в котором говорит примерно следующее: «Мы недовольны, потому что вы допустили такие-то недочеты. Требуем их устранить в эти сроки либо расторгнуть договор и возместить убытки, иначе будем обращаться в суд».
Чаще всего такой документ называется претензией. Его можно назвать требованием или предложением, но смысл от этого не меняется — в этом документе одна сторона предъявляет другой обоснованные претензии. Кстати, именно поэтому обязательный досудебный порядок часто называют претензионным порядком.
Если контрагент не отреагирует в установленный срок на претензию, то отправитель может обращаться в суд.
Как победить выгорание
Для кого установлен обязательный досудебный порядок
Досудебное урегулирование используют для самых распространенных видов споров, которые бывают между ИП, организациями, с участием граждан и госорганов.
Споры, где одна из сторон — обычный человек. Досудебный порядок в этой сфере обязателен, только если о нем указано в законе. Даже если в договоре прописано, что перед обращением в суд нужно направлять претензию, но по закону такого требования нет, то одна из сторон может сразу идти в суд — без предварительной отправки претензии.
Обязательный досудебный порядок для гражданских споров действует, например, в туризме. Турист, который хочет судиться с туроператором за испорченный отдых или с авиакомпанией за потерянный багаж, должен сначала направить претензию.
На претензии адресаты должны отреагировать в сроки, которые установлены для них в законе. Например, туроператоры обязаны ответить в течение 10 календарных дней, а авиаперевозчики — в течение 30 календарных дней.
Споры между организациями и/или индивидуальными предпринимателями. Обязательный досудебный порядок для бизнеса может быть установлен как законом, так и договором. То есть стороны могут договориться, что в случае разногласий они сначала попытаются решить их сами на уровне «претензия — ответ на нее» или обратятся к медиатору и только потом пойдут в суд.
По закону досудебную претензию нужно направлять, например:
Споры, где ответчик — госорган. Досудебный порядок для таких споров обязателен в двух случаях:
Акты налоговой инспекции нужно сначала обжаловать в вышестоящей инстанции — в Управлении налоговой службы по конкретному региону, и если управление не отменило решение ИФНС, обращаться в суд.
Как написать о досудебном порядке в договоре
В предпринимательской сфере досудебный претензионный порядок часто прописывают в договоре по своей инициативе. Это возможность решить потенциальные разногласия без похода в суд, сэкономив тем самым время, силы и деньги.
Если предприниматели взяли на себя обязательство соблюдать досудебный порядок, то они должны его исполнять. Судья не станет рассматривать спор, если истец не выполнил досудебный порядок, хотя по договору должен был.
Как составить досудебную претензию
Претензию составляют в письменном виде. Утвержденной формы нет, как правило, в досудебной претензии нужно описать суть проблемы и что-то потребовать от адресата.
Вот что стоит включить в претензию.
Шапка документа. В правом верхнем углу укажите, кому адресована претензия:
Адресовать претензию нужно тому, кто указан в договоре как ваш контрагент, и кто потом будет указан в качестве ответчика в иске. Если направить претензию не тому лицу, обязательный досудебный порядок не будет соблюден.
Описание претензии. Она начинается сразу после названия документа, то есть после слова «претензия». В ней нужно указать:
Требование. После того как описали суть своего недовольства, укажите, что хотите получить от контрагента. То есть какие действия и в какой последовательности, если она есть, контрагент должен совершить. Можно заявить на выбор:
Указывайте именно те требования, с которыми вы потом пойдете в суд, если контрагент не отреагирует на претензию.
Расчет неустойки. Если вам не возвращают деньги, то после перечисления требований укажите сумму долга, ее расчет, а также сумму неустойки или процентов, если будете их взыскивать.
Заключительная часть. В конце претензии укажите срок для выполнения ваших требований, — конкретную дату или период.
Претензию от организации должен подписать ее руководитель либо лицо, уполномоченное доверенностью.
Образец досудебной претензииPDF, 66,2 КБ
Как правильно направить претензию контрагенту
Претензию нужно направить так, чтобы у отправителя на руках остались документы, которые подтвердят факты отправки и доставки претензии. Например, почтовая квитанция и опись вложения, уведомление о вручении, распечатка уведомления о доставке электронного письма, копия претензии с подписью получателя.
Эти документы потом нужно будет приложить к иску, чтобы доказать соблюдение обязательного досудебного порядка. Если к иску приложить лишь копию претензии без доказательств, что она была получена ответчиком, то суд не станет браться за рассмотрение иска, а потом и вовсе вернет его обратно.
Претензию надо отправить на один из адресов, указанный в договоре. Если в договоре указан исключительный адрес для отправки юридически значимых сообщений, то претензию нужно отправлять туда.
Если в договоре есть только юридический адрес контрагента, тот, что значится в ЕГРЮЛ, претензию можно направить и на него. По закону она считается полученной, даже если фактически контрагент по этому адресу не находится и уведомление о вручении письма вернулось к вам с пометкой «адресат не найден». Главное, что вы свою обязанность выполнили, и у вас есть тому подтверждение.
Отправить претензию на электронную почту контрагента можно, только если в договоре прямо сказано, что такой способ отправки претензии допустим. Если же в договоре будет упоминаться просто электронная переписка, без конкретики, что по имейлу можно направлять и претензию, тогда ее нужно отправить на бумаге.
В какой срок нужно направлять досудебную претензию. По общему правилу в срок, установленный в конкретном законе или договоре.
Например, по закону претензию туроператору нужно направлять в течение 20 календарных дней со дня возвращения из поездки.
Претензии к железнодорожному перевозчику, например, за утрату багажа или груза, предъявляют в течение шести месяцев. Если нарушить этот срок, перевозчик будет рассматривать претензию, только если сочтет, что причина пропуска уважительная.
Претензию о несоответствиях и недостатках, выявленных при приемке товара, получатель должен направить поставщику в тот же день или на следующий день после обнаружения недостатков.
Если в законе или договоре срока для предъявления претензии нет, значит, ее можно предъявить в течение трех лет.
Сколько нужно ждать ответа на претензию
Срок для ответа на претензию обычно установлен в законе. Самый распространенный — 30 календарных дней. Столько надо выждать после отправки претензии, например:
Если в законе срока для ответа на претензию нет, то срок прописывают в договоре либо указывают в самой претензии. Срок можно установить любой, обычно пишут от 10 до 30 календарных дней.
Пока вы не получите ответ на претензию или не истечет срок, установленный для ответа, обращаться в суд бесполезно, иск рассматривать не будут.
Если ни в законе, ни в договоре, ни в самой претензии не указан срок для ответа, то выжидать нужно так называемый разумный срок. Что это за разумный срок, нигде не прописано. Суд будет определять разумность срока в каждом конкретном случае с учетом обстоятельств дела. То есть разумным может оказаться срок как в несколько дней, так и в несколько недель. Поэтому я рекомендую все же прописывать сроки в претензии.
Получатель претензии должен ответить на нее, только если это указано в законе. Например, такая обязанность есть у грузоперевозчиков или туроператоров. Если такой обязанности по закону нет, получатель может не отвечать. Например, контрагент, который по договору должен денег фирме, не обязан отвечать или выполнять требования из претензии. Но компания обязана направить ему документ перед тем, как идти в суд.
Как пояснил Верховный суд, если ответ на претензию не поступил в течение 30 календарных дней либо срока, прописанного в договоре, можно считать, что контрагент отказался выполнять требования.
Считается, что отказ от контрагента поступил на 30-й день либо в последний день договорного срока.
К слову, если контрагент не ответит на вашу претензию в срок, потом, при разбирательстве, суд возложит на него все судебные расходы независимо от исхода дела. Речь о госпошлине и других издержках, например об оплате услуг юриста, нанятого для ведения дела.
Если истец должен был направить претензию, но не сделал этого, суд по закону: