Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Образец официального письма на примере письма с просьбой согласования изменений проектного решения. Порядок согласования изменений
Про необходимость деловой переписки
Одних слов недостаточно. Информация, которую сообщают друг другу организации оформляется перепиской в виде делового письма. Переписка регистрируется, хранится. Бывают письма просьбы, согласования, гарантийные письма, информационные письма, письма запросы, сопроводительные письма и др.
Письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Подписанному письму присваивается исходящий номер, а при получении в организации получателя входящий. По этим датам легко отследить ход строительства объекта, как оперативно реагировали участники строительства, какие решения принимались, что было изменено (согласования изменений), о чем просили и какие ответы получили. Письма пригодятся при проверках стройки органами надзора, могут пригодится в суде.
По времени ответов на письма всё просто – чем быстрее ответили, тем быстрее построили объект. Максимальный срок ответа для юридических лиц может быть указан в договоре, обычно это 30 дней. Государственные организации обязаны ответить в 30-дневный срок.
Согласование изменений проектных решений официальным письмом
В строительстве часто возникает необходимость согласовывать отступления от проекта. Например, для применения материала (оборудования), который не соответствует действующей проектной документации, но применение которого необходимо. Причины бывают разные. Бывает подрядная организация просит согласовать материал на более дешевый без изменения сметной стоимости строительства чтобы сэкономить, бывает материал (оборудование) снят с производства или приходится отказаться от применения ввиду импортозамещения, или хотят заменить на более качественный современный и надежный. Бывает нужно согласовать изменение проектного решения по прокладке какой-либо инженерной сети. Бывает проектировщики просто упустили что-то при проектировании и это нужно добавить. Иногда согласовывают изменение технологии производства работ.
Заказчику не стоит забывать о том, что при согласовании и внесении изменений технических решений, которые затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства в проектную документацию получившую ранее положительное заключение экспертизы придется повторно проходить экспертизу. В некоторых случаях изменения, повлекшие изменение сметной стоимости тоже повлекут повторное прохождение экспертизы. Подробнее про необходимость экспертизы читайте в ГрК РФ Статья 49.
Заказчик самостоятельно направляет исполнителю работ откорректированную рабочую документацию.
По поводу ведения журнала авторского надзора: всё зависит от конкретной организации. В журнал они обычно вписывают только то, что замечают при непосредственном посещении объекта. А согласования по письмам в журнал не вписываются. Их собирают и передают потом в составе исполнительной документации.
Однажды был такой случай: строился объект. Рабочий проект был давно разработан одной организацией. Договор с этой организацией на авторский надзор прекратил срок своего действия. В итоге авторский надзор осуществляла по договору другая организация (корректировки в проект вносила и согласовывала изменения). СРО на проектирование было в порядке. Но в итоге проверки появился такой пункт: «Строительство осуществляется с отклонениями от рабочей документации. Не предоставлены согласования изменения проектных решений.» Проверяющий объяснил: «авторский надзор не может осуществлять организация, не являющаяся автором проекта. Нарушение авторских прав и интеллектуальной собственности. Кто попало не может вносить изменения. Только автор.» Решение было такое: попросили разработчика проекта написать письмо, о том, что они делегируют право ведения авторского надзора по объекту такому организации такой-то.
Деловая переписка, когда инициатором внесения изменений проекта является подрядчик и делается это без изменения стоимости строительства.
1. Образец письма просьбы подрядчика заказчику.
Подрядчик направляет официальное письмо с просьбой согласовать изменение материала Заказчику.
В письме указывается название объекта, раздел проектной документации и номер листа, причина ввиду которой необходимо внести изменение. Если есть что приложить к письму желательно это конечно сделать. Это может быть схема предлагаемого технического решения, документ о качестве на материал, который хочет применить подрядчик.
Скачать письмо просьба от Подрядчика Заказчику согласование материалов 
2. Письмо проектировщику.
Заказчик рассматривает обращение и принимает решение либо отказать, либо направить предложение далее в Проектную организацию для принятия технического решения возможности применения данного решения. Направляется письмо Проектировщику с просьбой согласовать с приложением письма Подрядной организации.
Скачать письмо просьба от Заказчика Проектировщику согласование 
3. Образец ответа на письмо заказчика.
Проектная организация проверяет не противоречит ли оно строительным нормам и другой нормативно-технической документации и направляет положительный либо отрицательный ответ Заказчику. Перед этим при необходимости могут выехать на объект, чтобы убедиться своими глазами, сделать замеры и фото. В ответе проектировщики вставляют фразу, что экономическая целесообразность данного изменения не проводилась и окончательное решение принимает Заказчик.
Скачать письмо ответ от Проектировщика Заказчику согласование материала 
4. Пример положительного ответа заказчика подрядчику.
Заказчик направляет окончательный ответ Подрядчику с приложением письма Проектировщика.
Если реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, то в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу «Для реализации проектного решения поьребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат.»
Скачать письмо ответ от Заказчика Подрядчику Согласование 
Письмо-согласие
Письмо-согласие о сотрудничестве составляется в тех случаях, когда одна организация дает предварительное «добро» другой компании на формирование долгосрочных партнерских отношений или заключение договора по какой-либо сделке.
Необходимо ли писать письмо-согласие
Сегодня, когда существует огромное количество разнообразных средств коммуникаций, представители некоторых предприятий считают формирование таких писем нецелесообразным. Однако, это ошибочное мнение. Дело в том, что деловой этикет подразумевает при получении письма-предложения о сотрудничестве составление ответа также в письменном виде. Таким образом, компания выражает свое уважительное отношение к потенциальному партнеру, клиенту, заказчику.
На кого возложить формирование письма-согласия
Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист. Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи. При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.
На имя кого писать
Письмо следует писать на имя того человека, который подписался под письмом-предложением.
Обратиться к нему нужно по имени-отчеству (если в предложении были указаны инициалы, можно уточнить их расшифровку по телефону или другим доступным коммуникационным каналам).
В каком формате писать
Письмо формируется в произвольном виде, за исключением тех случаев, когда руководством организации разработан шаблон документа, обязательный к применению именно внутри данной конкретной компании. Такой стандартный бланк удобен тем, что сотрудникам не нужно думать над формулировками, достаточно поставить лишь необходимые реквизиты организаций и подписи.
Оформление письма
Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой). Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.
Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).
Кто должен подписать письмо-согласие
Письмо должно быть подписано представителем компании-отправителя. Лучше всего, конечно, если свой автограф в нем поставит директор фирмы (как единственный уполномоченный исполнительный орган предприятия) или лицо, временно, исполняющее его функции.
Однако, в тех случаях, если это невозможно (например, в организациях с большим количеством структурных подразделений и численностью персонала) допускается простановка подписей под исходящей корреспонденцией начальников или специалистов отделов, в которых она формируется (при условии, конечно, что те наделены правом подписи). Печать под письмом ставить не требуется (если только на то не выражает своей воли директор предприятия).
Основные правила составления письма-согласия и образец
Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.
В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии. Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет.
При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.
Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить несколькими разными путями.
Письмо-согласие на заключение договора
Письмо, содержащее ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом. Так обычно именуют положительный ответ, отрицательный иллюстрирует письмо-отказ.
Его главная характерная черта – в том, что оно не пишется само по себе, а всегда является следствием ранее направленного письма-запроса. Отсюда вытекает непременная особенность письма-согласия: наличие в нем ссылки на документ, который стал причиной его написания (номер и дата оферты, письма-запроса).
ВАЖНО! Если для вас имеет значение соблюдение правил делопроизводства, не стоит писать «В ответ на ваш запрос от такого-то числа № такой-то», хотя эта фраза весьма часта в подобных документах. Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия.
Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие. Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.
Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации.
Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.
Общество с ограниченной ответственностью «Летняя свежесть»
ООО «Летняя свежесть»
Россия, 344002, г.Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, д.14
Тел. (863) 322-77-99, факс (863) 322-77-90, e-mail: letnyayasvezhest@gmail.com
ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ
28.07.2017 г. № 76-12/1256
На № 05-14/4527 от 22.07.2017 г.
Генеральному директору
ООО «Бониласка»
Л.Ю. Колыханиной
Об аренде помещения
ООО «Летняя свежесть» сообщает о согласии и готовности предоставить в аренду Вашей организации с 10.08.2017 г. по 15.08.2017 г. помещение площадью 300 кв.м. в туристическом комплексе «Тихий приют» для проведения мотивационной деловой игры. Условия аренды остаются без изменений.
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество.
Генеральный директор
ООО «Летняя свежесть» /Нестерчук/ Е.М. Нестерчук
Письмо-согласие на использование товарного знака
Товарные знаки защищены авторским правом. Чтобы использовать чужой товарный знак, предпринимателю или организации нужно оформить договорные отношения с его законным владельцем. Для этого есть 2 способа, каждый из которых требует написания письма-согласия правообладателя товарного знака.
Регистрация схожего товарного знака
Товарные знаки регистрируются в Роспатенте. Если другая фирма подает для регистрации знак, похожий на уже зарегистрированный по определенным позициям, просто так зарегистрировать его госорган не имеет права. Но если фирма-правообладатель, по просьбе компании, пытающейся зарегистрировать схожий знак, напишет письмо-согласие, адресованное в Роспатент, в регистрации уже не откажут.
Итак, написание письма-согласия будет обязательным для всех вышеуказанных случаев, связанных с использованием товарных знаков.
Общество с ограниченной ответственностью «Никанора»
ООО «Никанора»
Россия, 108807, г.Москва, 1-й Рогозининский переулок, д.18
Тел. (495) 145-43-64, факс (495) 145-43-65, e-mail: nikanora@gmail.com
ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ
16.07.2017 г. № 767-12/6543
На № 17-14/1346 от 15.07.2017 г.
В Роспатент РФ
О согласии на использование товарного знака
ООО «Никанора» (правообладатель) в лице генерального директора Ромашкиной А.П., действующего на основании Устава, настоящим документом подтверждает:
Генеральный директор
ООО «Никанора» /Ромашкина/ А.П. Ромашкина
Письмо-согласие на участие в тендере
Тендер – осуществление сделки на основании конкурса, который объявляет фирма-заказчик. Компании, претендующие на то, чтобы стать исполнителем, направляют пакт документов для участия в тендере.
Важно отличать, о каком именно согласии и, соответственно, документам, оформляющем его, идет речь. Каждая фирма, подавшая заявку на участие, тем самым документально подтверждает свое согласие на участие в тендере. Эта заявка и является документальным выражением согласия будущего участника тендера. Требования к ней, помимо общих для делопроизводства:
Если имеется в виду согласие фирмы-заказчика, которым она должна письменно подтвердить право фирмы-потенциального исполнителя на участие в тендере, этот документ также составляется по определенным правилам.
Общество с ограниченной ответственностью «Летняя свежесть»
ООО «Магнификум»
Россия, 644039, г.Омск, ул. 1 Мая, д.67
Тел. (812) 355-97-12, факс (863) 355-97-13, e-mail: magnificum@gmail.com
ОКПО ХХХХХХХХ, ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ, ИНН/КПП ХХХХХХХХХ
10.07.2017 г. № 87-14/4908
На № 17-10/8903 от 03.07.2017 г.
Генеральному директору
ООО «Металлург»
К.М. Кромешному
Заявка-согласие на участие в тендере
на охрану территории спортивного комплекса «Металлург»
Уважаемый Константин Михайлович!
ООО «Магнификум» в лице генерального директора Н.А. Стеценко, действующего на основании Устава, сообщает о своей заинтересованности в своем участии в тендере по объявленному объекту. Прошу направить по почте или по электронной почте тендерную документацию для подготовки тендерного предложения.
С уважением,
Генеральный директор
ООО «Магнификум» /Стеценко/ Н.А. Стеценко
Письмо-согласие на проведение аудита
Такое письмо является ответом аудиторской организации на ранее направленное приглашение совершить аудиторскую проверку. Этот документ является стандартным. Его написание регламентируется Правилом (Стандартом) аудиторской деятельности, одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25.12.1996 года, протокол № 6. Требования к составлению такого письма являются едиными и обязательными для всех аудиторов. Не писать его можно, если ранее уже был заключен долгосрочный договор на проведение аудиторских проверок.
ВНИМАНИЕ! Отклоняться от Стандарта в письме допустимо, но тогда это обстоятельство нужно специально оговорить в контракте на аудит.
Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта.
Обязательные элементы письма-согласия на аудит
Дополнительные элементы письма-согласия
Их можно включить в текст по желанию. Роль дополнительных условий – прояснение всех важных моментов, обязательств и ответственности экономического субъекта и аудиторской организации. Среди них могут быть:
Совету директоров или соответствующему представителю высшего руководства организации
Мы получили Вашу просьбу о проведении аудита бухгалтерской отчётности за (указать финансовый год) в составе (указать состав). Данное письмо является подтверждением нашего понимания поставленной задачи и согласия на предоставление услуги. В ходе проведения аудита будет выражено наше мнение о соответствии процесса ведения бухгалтерского учёта законам Российской Федерации и о достоверности финансовых (бухгалтерских) отчётов.
Аудит будет проведён нами согласно всем стандартам аудиторской деятельности. Данные стандарты гласят, что мы должны проводить и планировать аудит в целях обеспечения уверенности в том, что финансовая отчётность достоверна и не содержит значительных ошибок и искажений. Аудит состоит в исследовании с использованием тестирования доказательств, которые должны подтвердить числовые значения, содержащиеся в финансовой отчётности, и раскрытии в ней сведений о финансово-хозяйственной деятельности организации. Аудит осуществляется на выборочной основе и включает оценку методов и принципов бухгалтерского учёта, формы представления и правил подготовки финансовой отчётности, выявление главных оценочных значений, которые были созданы руководством аудируемого лица.
Из-за того, аудит проводится на выборочной основе и в ходе его проведения используется тестирование, а также учитывая другие присущие аудиту и прочим системам бухгалтерского учета ограничения, существует вероятность того, что различные, в том числе существенные, искажения могут остаться не выявленными.
Помимо заключения, в котором будет содержаться наше мнение касательно достоверности бухгалтерской отчётности, мы составим отчёт, содержащий информацию о всех значительных недостатках, присутствующих в бухгалтерском учёте и в системе внутреннего контроля, которые будут выявлены нами в ходе проверки.
Согласно законодательству Российской Федерации вся ответственность за подготовку бухгалтерской отчётности и за раскрытие всей необходимой информации, содержащейся в ней, лежит на руководстве Вашей организации. Сюда также входит ведение учёта согласно всем требованиям законодательства, надлежащая работа всех систем внутреннего контроля, выбор и использование политики учёта и все меры, обеспечивающие безопасность и должное применение активов организации. От Вашего руководства нам необходимы официальные подтверждения в письменном виде, касающиеся всех самых значимых заявлений, которые будут сделаны в целях аудита.
Ждём плодотворного сотрудничества и помощи со стороны Ваших работников, предоставления всей информации, всех записей и документации, которые будут запрошены нами в ходе выполнения поставленной задачи. Стоимость проведения аудита будет складываться из времени, которое наши сотрудники потратят на исполнение своих обязанностей по предоставлению оказываемой услуги, а также из покрытия всех командировочных расходов. Оплата также зависит от опыта, уровня ответственности и квалификации специалистов, которые будут задействованы.
Данное письмо перестанет быть действительным, если в него будут внесены изменения, если будет окончено его действие, а также в том случае, если произойдет его замена новым письмом.
От Вас требуется подписать и вернуть второй экземпляр письма в целях подтверждения Вашего согласия на проведение нами аудита в Вашей организации. Также Вы подтвердите своё согласие со всеми пунктами условий договорённости.
От имени аудитора
Фамилия, имя, отчество, должность, дата (подпись)
От имени хозяйствующего субъекта
Фамилия, имя, отчество, должность, дата (подпись)