Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Как заставить контрагента вернуть первичные документы
Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.
Договариваться или требовать?
Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.
Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.
Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.
На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.
В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.
Вопрос: Организация при приобретении четырех мешков продукции по 25 кг каждый получила от поставщика накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено в основных единицах измерения 4 шт. и дополнительно — 100 кг, в счете-фактуре — только 100 кг и единица измерения кг. Исправлять документы поставщик отказывается. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре стоят разные единицы измерения? Возможно ли обязать продавца внести исправления в счет-фактуру?
Посмотреть ответ
С позиции поставщика
Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:
Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.
В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.
Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.
Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.
Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.
Вопрос: Организация получила от контрагента первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания им услуги (и, соответственно, осуществления организацией расходов) в прошлом году, а бухгалтерская (финансовая) отчетность за этот год уже представлена в налоговый орган. Можно ли данные этих документов отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, то есть в периоде, когда документы получены?
Посмотреть ответ
С позиции покупателя
Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.
Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.
Текст обращения может быть таким:
Руководителю (наименование компании-контрагента)
Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.
Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).
Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.
Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).
Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.
Еще несколько полезных советов
Кто отвечает за документы
Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.
Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.
Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.
Подводя итоги
Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.
Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.
Письмо о возврате денежных средств
pismo_o_vozvrate_denezhnyh_sredstv.jpg
Похожие публикации
Ситуации, когда необходимо вернуть ошибочно или излишне перечисленные на счет контрагента деньги нередки в финансовой практике. Ситуация эта не из приятных, но и не безнадежна – разрешить ее можно, отправив письмо о возврате денежных средств в обслуживающий банк.
В этом обзоре вы найдете информацию о том, как правильно оформить письмо на возврат денежных средств (образец мы приведем на каждую из возможных ситуаций), рекомендации по особенностям формирования письма применительно к каждому случаю, а также разъяснения о том, каким образом пишется претензионное письмо о возврате денежных средств (образец со сносками на законодательную базу), которое используется в тех случаях, когда контрагент, на расчетный счет которого поступили средства не торопится их возвращать.
Когда может возникнуть необходимость запроса на возврат средств
Необходимость обратиться к банку или контрагенту с ходатайством о возврате перечисленных вами денежных средств может возникнуть в ряде случаев. К примеру, в связи с:
излишне перечисленной суммой;
ошибочной отправкой платежа контрагенту, его получившему;
некорректным указанием платежных реквизитов (неточностью в написании расчетного счета, или реквизитов банка, обслуживающего контрагента плательщика).
В каждом из этих случаев, чтобы вернуть перечисленные средства, плательщик должен направить в адрес получателя письмо, с указанием сути обращения и подтверждение причины требования.
Письмо на возврат денежных средств: образец и форма документа в конкретных ситуациях
В номенклатурной сетке внутренних документов письмо возврата денежных средств – это ходатайство, сутью которого является просьба плательщика вернуть в адрес отправителя деньги, излишне или ошибочно перечисленные.
Стандартной формы такого письма, утвержденной законодательно, не существует. Однако в деловой финансовой переписке используются образцы, содержание и форма которых сложились с учетом многолетней практики. Кроме того, могут использоваться формы, рекомендованные конкретными банками, клиентом которых является плательщик.
Как написать письмо о возврате денежных средств? Принцип формирования содержащихся в письме сведений и их последовательность идентичен требованиям к формированию деловых документов:
письмо банку о возврате денежных средств составляется на фирменном бланке плательщика, если такового нет – в верхней границе листа указываются стандартные регистрационные данные и банковские реквизиты заявителя;
ФИО и должность руководителя компании-контрагента,
наименование возглавляемой им организации;
суть ходатайства, изложенная в следующей последовательности:
информация о произведенном платеже – когда, на основании чего (к примеру – договор, требование, п/п или иные документы) и в какой сумме были перечислены средства,
причины, являющиеся основанием для возврата,
сумма, подлежащая возврату,
сроки, в течение которых необходимо осуществить возврат денежных средств;
сведения в подписанте и дате формирования документа.
Обращаем внимание! Если в адрес контрагента направляется письмо-претензия о возврате денежных средств (как правило, претензия отправляется в случае, если на первичное обращение получатель не отреагировал), в него включается дополнительный пункт – информация о рассмотрении претензии через судебную инстанцию, выдвижение требований на начисление штрафных санкций за незаконное использование финансов, ответственность согласно действующему законодательству.
Письмо о возврате перечисленных денежных средств: образец по вариантам и нюансы формирования
Принцип написания информационной части заявления о возврате средств имеет общую концепцию, однако ее содержание различается с учетом причины подачи ходатайства. Рассмотрим три варианта и нюансы написания писем.
Первое письмо: возврат ошибочно перечисленных денежных средств
Данный вариант ходатайства актуален для случаев, когда плательщик отправил средства на расчетный счет контрагента, которому они не предназначались. К примеру, на возврат ошибочно перечисленных денежных средств письмо, образец которого мы рассматриваем в этой части, должно быть подано, если:
отправителем платежа была допущена ошибка при автоматическом выборе получателя в электронной форме платежного поручения;
платеж был отправлен контрагенту, с которым сотрудничество завершено;
банк произвел зачисление денег по ошибочным реквизитам.
и в иных, аналогичных случаях.
В первом и втором приведенных случаях, претензия на возврат составляется на имя получателя платежа. В третьем случае – претензия адресуется банку, который в приведенной ситуации фактически нарушил правила совершения банком платежных операций и несет ответственность в соответствии со ст. 866 ГК РФ.
torgovyy_dom.jpg
Второе письмо: возврат излишне перечисленных денежных средств
Данная версия письма актуальна в случаях, когда отправитель платежа неверно указал, а в частности – неправомерно завысил, сумму перечисляемых средств, допустив ошибку в расчетах или механическую ошибку.
Приводим пример, как должно быть написано письмо на возврат излишне перечисленных денежных средств, образец которого содержит указание на тип ошибки, и дополнительные документы – акт сверки, подтверждающий переплату.
avtoperevozki.png
Третье письмо: на возврат денежных средств от поставщика
Письмо о возврате денежных средств за товар – это уже не столько заявление о возврате денег, сколько полноценная финансово-правовая претензия, которая и оформлена должна быть соответствующим образом.
Содержание этого письма, которое в свою очередь может впоследствии стать документальным доводом при рассмотрении иска в хозяйственном арбитраже, должно в обязательном порядке иметь:
сноску на положения Договора о поставке товара,
указание на непоступление или ненадлежащее качество товара;
невыполнение обязательств поставщиком в части соблюдения сроков поставок.
Данный вид претензии на возврат средств подразумевает обязательное наличие и предоставление банку подтверждающих документов – договора поставок и акта сверки.
svoy_produkt.png
О дополнениях к ходатайству о возврате денег
Хотя основным документов при обращении по вопросу возврата средств является Письмо, оно не всегда признается самодостаточным документом.
В ряде случаев (при возврате денежных средств за товар, излишне перечисленных денег) банк может и имеет право затребовать дополнительно такие документы, как:
контракт или договор поставок;
банковскую выписку о списании со счета плательщика денежных средств;
и проч. расчетно-платежные документы.
Об ответственности, предусмотренной законом за невозврат платежа
Защиту денежных средств плательщика, ошибочно или излишне перечисленных в адрес контрагента, обеспечивает государство положениями Гражданского кодекса РФ.
Так, нормами закона установлены для лиц, неправомерно удерживающих и не вернувших денежные средства в установленный срок, что признается законом как неосновательное обогащение:
персональная ответственность и обязанность финансового возмещения (ст. 1102 и ст. 1109 ГК РФ);
размер процентов, которые обязан уплатить получатель платежа, неправомерно удерживающий и не вернувший денежные средства в установленный срок (п. 4 ст. 487, и ст. 395 ГК РФ).
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Как бороться с невозвратом первичных документов? Традиционные и цифровые способы
Федеральный закон N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает подтверждать факт финансово-хозяйственной операции первичными учетными документами. За их отсутствие или отсутствие подписей обеих сторон сделки налоговая взымает приличные штрафы. Как бороться с невозвратом и могут ли помочь в этом технологии?
Почему контрагент не спешит возвращать документы?
1. Незаинтересованность бизнес-партнера в возврате ПУД. Контрагент в полной мере оказал услуги, деньги на счет поступили – его все устраивает. А отправка или возврат первичных документов – это дополнительные усилия, трудоемкость опять же, всегда найдутся дела поважнее.
2. Экономия на отправке документов. Одно заказное письмо обходится примерно в 60 рублей с НДС. Если сумму умножить на количество контрагентов, как правило, статья расходов становится приличной. Многие небольшие компании предпочитают экономить на почтовых расходах.
3. Плохая организация документооборота. В потоке бумажных документов, которые кочуют от стола к столу, некоторые экземпляры просто теряются или попадают в корзину для бумажного мусора.
4. Уклонение от договорных обязательств. Заказчик (покупатель) может преднамеренно затягивать подписание документов, чтобы не платить за услугу (товар) или, как минимум, отсрочить платеж.
Небольшая фирма обслуживает и ремонтирует офисную технику. Большая часть клиентов – юридические лица, сумма с каждой оказываемой услуги хоть и небольшая, но заказов много, соответственно, и документов тоже. Однако вовремя возвращают подписанные первичные документы чуть более половины заказчиков – примерно 60%.
Случаются ситуации, когда от заказчика приходит представитель или курьер, оставляет технику для ремонта или сразу получает услугу, забирает с собой документы с обещанием подписать их или хотя бы просто передать в бухгалтерию. Но на следующий раз все повторяется. Фирма оказывает услуги, предоставляет документы, а вот принимать их и, соответственно, оплачивать услуги клиенты не торопятся.
Руководство сервисной компании вынуждено время от времени проводить мероприятия по возврату документов: звонки, сообщения и письма, личные встречи, повторная печать документов. И даже при таких усилиях, документы получается вернуть не всегда.
Чем грозит невозврат документов?
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 четко прописано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, а также подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
То есть на руках у исполнителя (поставщика) в обязательном порядке должен быть, подписанный заказчиком, экземпляр ПУД.
В статье 120 НК РФ устанавливается ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Таковым нарушением является и отсутствие первичных документов, и это влечет за собой взыскание штрафа от 10 000 до 30 000 рублей.
Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, тогда штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если нет первичных документов (накладной ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), подписанных покупателем, взыскать долг и штрафы с него сложно.
Как защитить себя от невозврата ПУД?
1. Особые условия в договоре. Порядок возврата документов прописывается в отдельном пункте договора, указывается, кто берет на себя почтовые расходы, какая ответственность ложится на стороны за несвоевременный возврат документов.
2. Четкое определение ответственного. Регламентами компании закрепляется ответственность сотрудника за контроль возврата документов. Таким ответственным может стать менеджер, который заключал договор, бухгалтер, секретарь.
3. Оплата доставки документов. Вместе с документами контрагенту отправляется оплаченный конверт с обратным адресом, ему останется только дойти до почты.
1. Задание-контроль ответственному. Если процесс автоматизирован и в работе используется система электронного документооборота (СЭД), то сама система будет напоминать об отправке документа контрагенту или необходимости проконтролировать возврат. Напоминание оформляется как задача, при необходимости можно настроить автоматическую отправку электронного письма контрагенту с просьбой вернуть подписанные экземпляры.
2. Юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Используя сервис обмена цифровыми документами, компания сокращает стоимость доставки, может обезопасить себя от потери, а контрагенту подписать документ будет так же легко – всего пара кликов.
Цифровые процессы внутри компании помогают упорядочить документооборот, отражая регламенты и единые принципы работы. Переход на электронный юридически значимый обмен документами с контрагентами исключает проблемы с доставкой и хранением. Найти нужный первичный учетный документ в электронном архиве существенно проще, что особенно актуально при подготовке к налоговой проверке.
Попробуйте цифровые процессы бесплатно – воспользуйтесь специальным предложением от Directum.