Как правильно сообщить деловую информацию
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 8
Как правильно сообщить деловую информацию
Стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация. Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы (рис. 1).
Основные объективные факторы речевой ситуации
│Коммуникативные роли│ │ │Фактор адресата│
│Инициатор│ │Ответчик│ │ │Социальный│ │ Степень │
│Информирование│ │Поддержание отношений│ │ Воздействие │
Речевые цели связаны с необходимостью:
(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
(в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);
(г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.
Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.
│В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в│
│соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 г. │
При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме.
│Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее. │
│С удовольствием сообщаем Вам. │
│Требуем незамедлительно погасить задолженность. │
│Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич! │
В случае если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата:
│Уважаемый Владимир Егорович. │
│Уважаемая Марина Алексеевна! │
Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей.
│Транспорт прибыл 21.01.1996. Просим подтвердить дату отправки и наличие│
│С уважением, Барабин Е.Л. │
Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме.
Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор лексических средств:
│Позвольте сообщить Вам. │
│Мы с удовольствием сообщаем Вам. │
│Примите к сведению. │
│Доводим до Вашего сведения. │
Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:
│Настоящим отвечаем на Ваше письмо за. от. │
│Отвечаем на Ваш запрос о поставке запасных частей от. │
│Позвольте предложить Вам. │
│Прошу Вас выслать образцы материалов. │
Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
1) повторение просьбы;
2) причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
│На Вашу просьбу о дополнительной оплате торговой наценки на учебники│
│сообщаю, что между Главным управлением образования Самарской области и│
│Роскнигой в 1995 г. соглашение подписано не было. Поэтому оплачивать│
│торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет. │
В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:
│С нетерпением ждем Вашего письма. │
│Просим ответить по возможности скорее. │
│Просим ответить в двухнедельный срок. │
│Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. │
Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:
Особенностью оформления письма-сообщения является выделение обращения. Как правило, это достигается двумя способами:
1) начальное предложение открывается словом «Сообщаю» («Сообщаем»);
2) при расположении внутри текста указание на характер письма выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом (Сообщаем, сообщаю).
При этом в заголовок к тексту слово «сообщение», как правило, не выносится.
Структура письма-сообщения не всегда характеризуется четким разделением на абзацы. Объем текста в большинстве случаев составляет до половины машинописного листа. Возможны следующие варианты организации структуры послания:
3) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и оценка (пояснение) автором значимости сообщенной информации для порядка и содержания деловой активности.
Письмо-сообщение в связи с намерением адресата пересмотреть
содержание действующего договора о сотрудничестве
│ торгового дома «Прайм» │
│ Многоуважаемый господин Иванов! │
│ В ответ на Ваше обращение сообщаю, что в настоящее время руководство│
│предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка оплаты по│
│соглашению о поставках продукции и взаимных расчетах на 2008 г. Приглашаю│
│Вас вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке проекта│
│соглашения на 2009 г. │
│ Коммерческий директор фабрики «Русский трикотаж» │
Ответ на сообщение в связи с намерением адресата
пересмотреть содержание действующего договора
│ фабрики «Русский трикотаж» │
│ Глубокоуважаемая Оксана Станиславовна! │
│ Откликаясь на пожелание, выраженное Вами в предыдущем письме,│
│направляю в Ваш адрес проект соглашения о поставках продукции и взаимных│
│расчетах на 2009 г. │
│ Приложение: «Проект соглашения. » в электронном виде, на CD, инв.│
│N 700/1, только адресату, конфиденциально. │
│ С глубоким почтением, │
│ Генеральный менеджер торгового дома «Прайм» │
Письмо-сообщение в связи с представлением
плановой отчетной документации
│ Начальнику управления собственной безопасности │
│ Представляю предложения по совершенствованию системы информационной│
│безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г. │
│ Приложение: «Предложения. » в электронном виде, на CD, инв.│
│N СО/5432, только адресату, для ограниченного пользования. Подлежит│
│ Начальник филиала N 1 │
│ информационной безопасности филиала │
Ответ на сообщение в связи с представлением
плановой отчетной документации
│ Начальнику филиала N 1 компании «Драгметаллсбыт» │
│ Высылаю замечания к предложениям по совершенствованию системы│
│информационной безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г.│
│Предлагаю учесть их содержание при разработке плана по обеспечению│
│ 1. «Замечания. «, на 6 листах, только адресату, конфиденциально. │
│ 2. Образец оформления «Плана. «, на 2 листах, только адресату. │
│ Заместитель начальника управления │
│ собственной безопасности компании «Драгметаллсбыт» │
Для разработки писем-сообщений, как и для подготовки других видов деловой переписки, можно использовать фразы-клише и трафаретные формы (табл. 1). Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма являются своеобразным итогом стандартизации языка делового письма.
Основные и вспомогательные формулировки, рекомендуемые
для разработки текстов писем-сообщений
│ А. Основные формулировки: │ Б. Вспомогательные формулировки: │
│- о (том-то и том-то). │- Направляем для использования │
│- об имевшем место. │в работе. │
│- об изменениях в. │- Высылаю для руководства │
│- о необходимости. │в повседневной деятельности. │
│- о фактах. │- Представляю во исполнение ваших │
│- о предпринятых нами мерах по. │указаний. │
│- о предварительных результатах. │- Доводим до сведения руководства │
│- о достижении окончательной │вашей компании. │
│договоренности с. │- К сведению вашего руководства │
│Представляю. │- Считаем своим долгом сообщить. │
│- сведения о. │- Полагаем необходимым направить │
│- проект (плана, программы). │в ваш адрес. │
│- предложения о. │- Имеем честь представить. │
│- перечень. │- Нам доставляет особое удовольствие│
│- материалы. │сообщить вам. │
│- отчет о. │- Мы исходим из настоятельной │
│- акт. │необходимости предоставить в ваше │
│ │- Я изыскал возможность для того, │
│Направляю. │чтобы незамедлительно выслать вам. │
Узнай, какой образец «Довожу до вашего сведения»
Ежедневно на работе, на любом предприятии или компании приходится составлять много документов. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.
Особенности деловой корреспонденции
Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.
Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:
Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.
Что это такое, и в каких случаях используется?
Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.
Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.
Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.
Цели написания могут быть следующими:
Виды служебных записок
Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:
Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:
А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.
Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»
По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.
То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.
Структура докладной
Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:
Важно! Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.
Стоит ли ждать реакции?
В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:
Вывод
Написание докладной записки с формулировкой «довожу до вашего сведения» проводится чаще всего на крупных предприятиях. В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.
Значительный опыт работы в качестве адвоката, юриста
Поиск ответа
| Вопрос № 295663 |
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как сейчас правильно пишется обращение к одному человеку, например «Прошу Вас», » Довожу до В ашего сведения» с заглавной или строчной буквы. Многие говорят, что в деловом письме нужно писать все строчными буквами. Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Если это обращение к одному конкретному лицу, Вы следует писать с большой буквы. Подробнее см. в «Письмовнике».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужны ли в этом случае запятые? Если да, то почему? Довожу до в ашего сведения, что ученик 8 класса (?) Иванов Иван (?) постоянно прогуливает уроки.
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не нужны. Имя ученика не несет на себе пояснительного оттенка значения, при котором оно должно обособляться. Ср. с примером из свода «Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник» (под ред. В. В. Лопатина. М., 2006) : Четвертой бригады дежурный бригадир Зырянский дежурство по колонне принял.
Довожу до в ашего сведения, что соразмерность взыскиваемой задолженности можно рассчитать (,) только при наличии заявления о выдаче судебного приказа и (,) прикрепленного к нему (,) расчетУ (?) задолженности. 1. Правильно ли расставлены запятые и какие правила пунктуации здесь действуют? 2. расчетУ или расчетА задолженности? Спасибо)
Ответ справочной службы русского языка
Верно: Довожу до в ашего сведения, что соразмерность взыскиваемой задолженности можно рассчитать только при наличии заявления о выдаче судебного приказа и прикрепленного к нему расчета задолженности.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в письме: «Повторно довожу до В ашего сведения, что Вами не выполнены. » или «Повторно довожу, что Вами не выполнены. «, я считаю, что первый вариант является правильным, а директор настаивает на втором, кто прав?
Ответ справочной службы русского языка
В значении «уведомляю» верно довожу до В ашего сведения.
С прописной или строчной буквы писать слово «Вашего» в » Довожу до В ашего сведения»?
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не нужны. Обратите внимание: во втором предложении слова о том лишние. Правильно: довожу до в ашего сведения, что на сегодняшний день. (вот здесь перед что запятая нужна).
Скажите, пожалуйста, в каких случаях при обращении к руководству можно говорить » довожу до В ашего сведения» или «сообщаю Вам»?
Ответ справочной службы русского языка
Обе конструкции употребительны. Выбор за Вами.
Здравствуйте. Нужно ли выделять запятыми фамилию и имя:
Довожу до В ашего сведения, что я (,) Иванов Иван (,) проживаю по адресу.
Ответ справочной службы русского языка
Правильно ли расставлены запятые: » Довожу до В ашего сведения, что несмотря на направленное в Ваш адрес письмо «О сборе и отправке расчетно-финансовых документов» имеют место нарушения в отправке расчетно-финансовых документов в адрес. «
Ответ справочной службы русского языка
Лучше поставить запятые перед _несмотря_ и _имеют_.
1. » Довожу до В ашего сведения следующее, несмотря на достигнутые на совещании договоренности, вопрос о заключении договора между __ и __ до настоящего времени не решен». Как правильно сформулировать данное предложение и правильно расставить знаки препинания? 2. Предлагаю разместить ГОСТ Р 6.30 на сайте или хотя бы упоминание о нем (вышлю почтой)
Ответ справочной службы русского языка
1. Предложение составлено верно, после слова _следующее_ вместо запятой лучше поставить двоеточие. 2. Пожалуйста, перешлите Ваше предложение на portal.gramota.ru.
Ответ справочной службы русского языка
См. http://spravka.gramota.ru/blang.html?id=171 [«Письмовник»].
Добрый день! Ответье, пожалуйста, как провильно: Довожу до В ашего сведения о существенных нарушениях в работе системы. Довожу до В ашего сведения существенные нарушения в работе системы. Объясните, как верно использовать конструкцию » Довожу до В ашего сведения» Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Верное употребление: _ Довожу до В ашего сведения, что. _
Ответ на вопрос № 219412 не совсем то, что я хотел уточнить. «Настоящим довожу до В ашего сведенИя (в смысле «я Вас информирую»), что. » или «Настоящим довожу до В ашего сведенЬя, что. » Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Уважаемые! Как правильно: «. довожу до В ашего сведенИя. » или «. довожу до В ашего сведенЬя. «? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
можно ли так писать: Довожу до В ашего сведения, о том, что.
Ответ справочной службы русского языка
Предложение некорректно. Верно: _ Довожу до В ашего сведения, что. _
Как правильно писать “принять к сведенью” или “сведению”
Часто возникает вопрос о выражении, к примеру, приму к сведенью или сведению как правильно писать? Многим при оформлении документов, выдаче распоряжений, наложении резолюций или предупреждений встречались слова, выражения, которые вызывали сомнения в написании. Часто ошибки в орфографии и стилистике можно встретить при написании и прочтении объявлений, объяснений. Чтобы избежать ошибок, надо заглянуть в словарь, чтобы точно знать значение понятия и не ошибиться в правильности написания и применения.
Как правильно пишется словосочетание
Какое правило применяется
Морфологические и синтаксические свойства
Если выражение встречается в неофициальной лексике, тогда слова выступают второстепенными членами предложения с обычными нормами написания. В деловой, официальной лексике словосочетание выступает стойким выражением и в предложении будет в качестве дополнения.
Примеры предложений
Как неправильно писать
Ошибочно написать лексему с мягким знаком.
Значение выражения
Чтобы правильно дать ответ на вопрос, как правильно пишется слово сведения и как правильно применять это выражение в общении, в деловой документации, надо обратиться за разъяснением к словарям. Если рассматривать только лексему сведения, то это значит, что идет речь о каких-то вестях, поступает какая-то информация, новости, сообщения. Если рассматривать, как фразу, лексическую группу, то она употребляется, когда надо обязательно запомнить, руководствоваться какими-то указаниями. Чаще это сочетание встречается в деловой лексике. Такими рекомендациями сопровождаются распоряжения, приказы руководителей организаций и заведений.
Синонимы
Синонимами могут быть слова и словосочетания, например: запомнить, прислушаться, учесть, обдумать, обсудить, не забывать, принять во внимание, иметь в виду. В народе существует фраза: “намотать на ус”.
Заключение
Мы рассмотрели правописание словосочетания, которое часто вызывает вопросы, сомнения. Сомнения возникают из-за его этимологии. Происходит оно от церковного славянского понятия знать, ведать. Поэтому лучше запомнить, как правильно употреблять и писать.
Поиск ответа
| Вопрос № 295663 |
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как сейчас правильно пишется обращение к одному человеку, например «Прошу Вас», » Довожу до В ашего сведения» с заглавной или строчной буквы. Многие говорят, что в деловом письме нужно писать все строчными буквами. Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Если это обращение к одному конкретному лицу, Вы следует писать с большой буквы. Подробнее см. в «Письмовнике».
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужны ли в этом случае запятые? Если да, то почему? Довожу до в ашего сведения, что ученик 8 класса (?) Иванов Иван (?) постоянно прогуливает уроки.
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не нужны. Имя ученика не несет на себе пояснительного оттенка значения, при котором оно должно обособляться. Ср. с примером из свода «Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник» (под ред. В. В. Лопатина. М., 2006) : Четвертой бригады дежурный бригадир Зырянский дежурство по колонне принял.
Довожу до в ашего сведения, что соразмерность взыскиваемой задолженности можно рассчитать (,) только при наличии заявления о выдаче судебного приказа и (,) прикрепленного к нему (,) расчетУ (?) задолженности. 1. Правильно ли расставлены запятые и какие правила пунктуации здесь действуют? 2. расчетУ или расчетА задолженности? Спасибо)
Ответ справочной службы русского языка
Верно: Довожу до в ашего сведения, что соразмерность взыскиваемой задолженности можно рассчитать только при наличии заявления о выдаче судебного приказа и прикрепленного к нему расчета задолженности.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в письме: «Повторно довожу до В ашего сведения, что Вами не выполнены. » или «Повторно довожу, что Вами не выполнены. «, я считаю, что первый вариант является правильным, а директор настаивает на втором, кто прав?
Ответ справочной службы русского языка
В значении «уведомляю» верно довожу до В ашего сведения.
С прописной или строчной буквы писать слово «Вашего» в » Довожу до В ашего сведения»?
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Запятые не нужны. Обратите внимание: во втором предложении слова о том лишние. Правильно: довожу до в ашего сведения, что на сегодняшний день. (вот здесь перед что запятая нужна).
Скажите, пожалуйста, в каких случаях при обращении к руководству можно говорить » довожу до В ашего сведения» или «сообщаю Вам»?
Ответ справочной службы русского языка
Обе конструкции употребительны. Выбор за Вами.
Здравствуйте. Нужно ли выделять запятыми фамилию и имя:
Довожу до В ашего сведения, что я (,) Иванов Иван (,) проживаю по адресу.
Ответ справочной службы русского языка
Правильно ли расставлены запятые: » Довожу до В ашего сведения, что несмотря на направленное в Ваш адрес письмо «О сборе и отправке расчетно-финансовых документов» имеют место нарушения в отправке расчетно-финансовых документов в адрес. «
Ответ справочной службы русского языка
Лучше поставить запятые перед _несмотря_ и _имеют_.
1. » Довожу до В ашего сведения следующее, несмотря на достигнутые на совещании договоренности, вопрос о заключении договора между __ и __ до настоящего времени не решен». Как правильно сформулировать данное предложение и правильно расставить знаки препинания? 2. Предлагаю разместить ГОСТ Р 6.30 на сайте или хотя бы упоминание о нем (вышлю почтой)
Ответ справочной службы русского языка
1. Предложение составлено верно, после слова _следующее_ вместо запятой лучше поставить двоеточие. 2. Пожалуйста, перешлите Ваше предложение на portal.gramota.ru.
Ответ справочной службы русского языка
См. http://spravka.gramota.ru/blang.html?id=171 [«Письмовник»].
Добрый день! Ответье, пожалуйста, как провильно: Довожу до В ашего сведения о существенных нарушениях в работе системы. Довожу до В ашего сведения существенные нарушения в работе системы. Объясните, как верно использовать конструкцию » Довожу до В ашего сведения» Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Верное употребление: _ Довожу до В ашего сведения, что. _
Ответ на вопрос № 219412 не совсем то, что я хотел уточнить. «Настоящим довожу до В ашего сведенИя (в смысле «я Вас информирую»), что. » или «Настоящим довожу до В ашего сведенЬя, что. » Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Уважаемые! Как правильно: «. довожу до В ашего сведенИя. » или «. довожу до В ашего сведенЬя. «? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
можно ли так писать: Довожу до В ашего сведения, о том, что.
Ответ справочной службы русского языка
Предложение некорректно. Верно: _ Довожу до В ашего сведения, что. _