Требование о предоставлении письменного объяснения
При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.
Когда необходимо такое требование и почему
Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:
Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.
Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.
Как написать требование
Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.
Документ должен содержать такую информацию:
Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.
К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».
Образец требования о предоставлении письменного объяснения
системному администратору
Егорову К.П.
Требование
о предоставлении письменного объяснения
24 марта 2019 года Вы появились на рабочем месте только в 10 ч. 20 мин. В соответствии с трудовым договором от 12 января 2019 года №34, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Афродита» рабочий день в названной организации начинается в 8 ч. 00 мин. Следовательно, Вас не было на своем рабочем месте без уважительной причины и уведомления руководства в течение 2 ч. 20 мин.
Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ, до того как применить дисциплинарное взыскание, руководитель должен потребовать от подчиненного объяснение в письменном виде. Если по окончании 2 рабочих дней оно не будет предоставлено, то формируют соответствующий акт.
На основании вышеуказанного и ч. 1 ст. 193 ТК РФ прошу предоставить в срок до 27 марта менеджеру по кадрам ООО «Афродита» письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте в течение 2 ч. 20 мин.
Приложение: служебная записка менеджера по кадрам Серпуховой М.А. от 24 марта 2019 года.
25 марта 2019 года
Гендиректор: Трефилов / Р.П. Трефилов
С требованием ознакомлен: Егоров / К.П. Егоров
Не вышел на работу. Когда за прогул нельзя уволить?
Прогул это один из самых распространённых видов увольнения сотрудников. И зачастую с точки зрения работодателя ситуация выглядит как прогул, но не всегда мотивом сотрудника, отсутствующего на рабочем месте, является именно его желание прогулять. Да, конечно, если сотрудник отсутствует на рабочем месте в течение рабочего дня (в течение его рабочего времени), то это можно признать нарушением трудовой дисциплины. Однако, не следует принимать поспешных решений, а прежде всего правильно квалифицировать такое нарушение — установить, является ли отсутствие работника на рабочем месте прогулом.
Что же считается прогулом? В том случае, если сотрудник отсутствует на рабочем месте более четырёх часов подряд без уважительной причины, то это является прогулом. За совершение данного дисциплинарного проступка работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание: замечание, выговор или увольнение.
В Трудовом кодексе нет документально закреплённых уважительных причин отсутствия сотрудников на работе, поэтому основным ориентиром является судебная практика.
Давайте же разбираться, какие причины можно считать уважительными?
Отсутствие по причине болезни, но подтверждающих документов нет
Не всегда можно с точностью определить день заболевания сотрудника, т.к. он может обратиться за медицинской помощью лишь на следующий день после начала болезни.
На это счёт мнение Верховного суда РФ заключается в том, что оправдывающий отсутствие сотрудника на работе документ — больничный лист, подтверждает нетрудоспособность работника, но не момент её наступления, т.е. час и минуту. И если даже сотруднику нездоровится, и он ушел с работы до окончания рабочего дня (смены, дежурства), а вот сам листок нетрудоспособности получил только на следующий день, то в данном случае увольнение за прогул будет незаконно.
Но необходимо учесть, что до получения больничного листа, сотруднику необходимо получить иной документ, подтверждающий его заболевание, например, справку об обращении за медицинской помощью или справку о состоянии здоровья. Потому как не только листок нетрудоспособности, но и справка или заключение врача могут быть доказательствами плохого самочувствия сотрудника.
Но если сотрудник длительно отсутствовал на рабочем месте и в качестве доказательства уважительной причины предоставил справку об оказании медицинской помощи стоматолога, то такая причина не будет являться уважительной, т.к. в данном случае она подтверждает лишь кратковременный визит к врачу.
Отсутствие по причине дорожно-транспортного происшествия
Сотрудник попал в ДТП, и как его участнику ему необходимо дожидаться прибытия сотрудников ГИБДД. В данном случае причина отсутствия является уважительной, а подтверждающим документом будет справка о ДТП, где будут указаны дата и время происшествия. Увольнение в такой ситуации за прогул будет незаконным.
Но вот если в такой ситуации сотрудник и на следующий день будет отсутствовать на работе, к примеру, по случаю ремонта автомобиля или его транспортировки из другого города, не проинформировав об этом работодателя или руководителя, то это отсутствие можно трактовать как прогул.
Необходимо учитывать, что во всех ситуациях сотруднику необходимо договариваться о своём отсутствии с работодателем, получать от него согласие и лучше всего, если оно будет в форме приказа или резолюции на поданное заявление.
Отправился в отпуск за свой счёт без согласования с начальством
Есть случаи, когда работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без оплаты, к примеру, до пяти дней при смерти близкого родственника, регистрации брака, рождении ребенка. С работодателем нужно договариваться, если речь идёт не о подобных исключениях.
Не согласовав с руководством организации, сотрудник не имеет права уходить в отпуск. Помимо этого, по письменному заявлению сотрудника отпуск должен быть оформлен кадровым приказом с указанием его продолжительности и вида, с ознакомлением под роспись.
Однако из любого правила возможны исключения. В случае невозможности соблюсти порядок оформления отпуска за свой счёт работник может прибегнуть к любым доступным ему способам уведомления работодателя о своём возможном отсутствии на рабочем месте. При соблюдении этого условия суды обычно встают на сторону работника и признают увольнение чрезмерным наказанием, не соответствующим тяжести проступка. Но оценка ситуации в суде будет зависеть от обстоятельств и добросовестности действий работника.
Ушёл в ежегодный отпуск без разрешения
В том случае, если работник отправился в ежегодный отпуск без положенного оформления и без согласования с начальством, то можно быть готовым к тому, что это может быть определено как прогул. Решение судов, доказывающих правомерность в данном случае основано на том, что нет доказательств предоставления очередного отпуска, не согласован его период, работник не имеет отношения к той категории, кому в удобное время можно использовать отпуск.
В данном случае следует обратить внимание на то, что если сотрудник уходит в отпуск по своему основному месту работы, то это вовсе не означает, что по совместительству он может уйти в отпуск без согласования и оформления в соответствующем порядке. Что подтверждается судебной практикой городского суда Санкт-Петербурга, где было признано, что совершенно законно в аналогичной ситуации работодатель уволил совместителя за прогул.
Отправился в отпуск по уходу за ребёнком без разрешения
Законом установлено, что матери предоставляется отпуск по уходу за ребенком. Но, если в отпуск по уходу за ребенком отправляется отец, то он сначала должен доказать на это своё право. И в случае, если сотрудник ушёл в отпуск, а подтверждающих документов не подал, то увольнение за прогул в данном случае будет правомерным.
Отсутствие по причине плохих погодных условий
В том случае, если причиной отсутствия сотрудника на работе послужили плохие метеоусловия, и они не имеют отношение к чрезвычайным ситуациям, то это может быть расценено как прогул. Это объясняется тем, что при данных обстоятельствах есть возможность добраться до работы или проинформировать работодателя.
Однако Верховный суд РФ по делу от 12.09.2019 постановил, что отсутствие сотрудника на работе по причине плохих метеоусловий может являться уважительной причиной.
Взял отгул, не договорившись с начальником
Если работник использует дополнительный день отдыха без согласия своего начальства и оформления надлежащим образом, то работодатель имеет основания уволить его за прогул. К примеру, это отгул, который предоставляется за работу в выходные или праздничные дни, донорские дни.
Причиной увольнения стала свадьба сотрудника
В организации, где работал работник, коллективным договором предусматривалось предоставление отпуска работникам по случаю регистрации брака сроком до пяти календарных дней, один из которых предусматривался с выплатой в размере тарифной ставки (оклада), а остальные — без сохранения заработной платы.
Работник заранее уведомил своего непосредственного руководителя о своём отсутствии на работе в связи с регистрацией брака в устной форме. Тем не менее, при выходе на работу, с сотрудника стали требовать объяснения причин его отсутствия в письменном виде, после чего он был уволен за прогул.
Поскольку сотрудник считал, что его уволили незаконно, он обратился в суд города Хабаровска (дело № 2-1303 / 2015 от 01.04.15). Его требованиями были: компенсация зарплаты за вынужденный прогул, восстановить его на рабочем месте и компенсировать моральный ущерб.
Суд первой инстанции, отказывая в удовлетворении иска и вставая на сторону работодателя, обосновал, что причина отсутствия сотрудника на рабочем месте не была уважительной, т.к. он не уведомил в письменном виде о своей необходимости взять отгул в связи с регистрацией брака.
Апелляционное решение Судебной коллегии по гражданским делам Хабаровского краевого суда было диаметрально противоположным (дело № 33-3783 / 2015 от 24.06.2015). Согласно коллективному договору истцу в предоставлении отпуска по случаю бракосочетания не может быть отказано.
Факт отсутствия письменного заявления о предоставлении отгула по личным обстоятельствам не является поводом для привлечения к дисциплинарной ответственности. Данное нарушение не исключает того, что у сотрудника может быть уважительная причина для отсутствия. Поскольку никаких неблагоприятных последствий в результате этого не возникло, ранее работник не был привлечён к дисциплинарной ответственности, суд пришел к выводу, что при увольнении сотрудника не была учтена причина его отсутствия на работе и тяжесть проступка.
В конечном итоге суд признал увольнение незаконным, работник восстановлен в должности, а работодателю поручено выплатить работнику среднюю заработную плату за время вынужденного прогула, а также возместить причиненный моральный вред.
Если всё-таки сотрудника уволили.
Увольнение — самая суровая дисциплинарная мера за прогулы. Работодатель может применять его только при соблюдении порядка, предусмотренного статьей 193 Трудового кодекса Российской Федерации.
Перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан запросить у работника письменное объяснение. Если оно не предоставляется по истечении двух рабочих дней, составляется протокол, в котором фиксируется данный факт. В этом случае отсутствие объяснения не будет препятствием для увольнения.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая периода болезни работника, его пребывания в отпуске, а также времени, необходимого для учёта мнения представительного органа работников.
Только одно взыскание можно применить за каждый проступок.
До сведения сотрудника в течении трёх рабочих дней необходимо довести приказ о применении дисциплинарного взыскания под роспись. В случае отказа составляется соответствующий акт.
Если работодатель не соблюдает процедуру увольнения, у работника есть шанс добиться признания расторжения трудового договора незаконным и восстановления на работе.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в Государственную инспекцию труда и органы, ответственные за рассмотрение индивидуальных трудовых споров. Работник вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении на работе в течение месяца со дня вручения копии приказа об увольнении или выдачи трудовой книжки (статья 392 Трудового кодекса Российской Федерации). Ему не придется платить пошлину, это же относится и к судебным издержкам (статья 393 Трудового кодекса РФ).
В заключении хочется отметить, что несмотря на кажущуюся прозрачность положений Трудового кодекса, работодатели, а иногда и суды, всё ещё находятся в тупике при решении вопроса о том, являются ли те или иные действия работника прогулом. И часто выводы, к которым они приходят, поспешны.
И следует помнить: сотрудники должны стараться договариваться с руководителями предприятий и работниками администраций, оповещать их о возможном отсутствии на работе всеми возможными способами. Только такое поведение работника позволит суду разобраться в ситуации и принять справедливое решение.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Как писать объяснительную на работе
Если пробки, снегопады и соседи затопили
От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.
Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.
А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.
Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.
Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.
Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.
Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.
Зачем пишут объяснительную записку
Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.
Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.
На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.
Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.
Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.
Но объяснительная может быть и такой:
11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.
Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.
Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.
В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.
Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.
А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.
Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.
Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.
Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.
Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.
Виды объяснительной
На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.
Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.
Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.
Уведомление работника о даче объяснения
Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.
На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Хотя процедура наложения взыскания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности, чтобы взыскание потом не отменили.
Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.
Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:
Если хотя бы один пункт в этом алгоритме пропущен — шансы оспорить взыскание увеличиваются.
Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.
Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.
Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.
Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.
В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.
Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.
Правила составления объяснительной
Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.
Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:
В результате получится примерно такой документ:
Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:
Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.
Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.
А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.
Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.
Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.
Но в любом случае нужно указать следующее.
Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.
Адрес — полное наименование организации.
Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.
А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.
А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.
Сроки написания
На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.
Иногда бывает такая ситуация: работник находится в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.
Сделать так можно только с письменного согласия работника, а если он не согласится — заставить его нельзя. После этого он пишет объяснительную, а этот день ему либо прибавляют к отпуску, либо предоставляют в другое, удобное для работника время.
Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ разрешает не свидетельствовать против себя. Причем это относится не только к уголовно наказуемым деяниям и административным правонарушениям. В трудовом праве действует тот же самый принцип.
Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.
Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.
Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.
Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.
А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.
Работники должны понимать: их руководство не может знать, что у них происходит, пока они сами об этом не расскажут. Объяснительная — одна из форм такого рассказа. Она официальная, не всегда приятная и часто заканчивается применением мер дисциплинарного характера. Но именно от содержания объяснительной и зависит жесткость этих мер. И разница здесь — от устного замечания до увольнения.
Когда могут уволить. Уволить за то, что работник отказался писать объяснительную, нельзя. Уволить или наказать могут только за сам проступок — то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.
Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.
Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.
Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.
В акте указывают следующее:
Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.
Сроки хранения объяснительной
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.
Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.
Если такая записка содержит информацию о нарушении правил внутреннего трудового распорядка — она хранится не менее 1 года.
Если в записке есть информация о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину, по вопросам служебного поведения или по урегулированию конфликта интересов — такую записку нужно хранить не менее 5 лет.
Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.
Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.
Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.
Но так не получится. Если в течение месяца работника не наказали, потом, даже если он признается, что совершил нарушение, это не поможет его уволить. Считается, что, если руководитель за месяц не воспользовался своим правом наложить взыскание, потом это сделать уже нельзя.
Образцы объяснительных записок
Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.
Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.
Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:
Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.
По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.
Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.
Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.
В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:
Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.
За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.
У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.
Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.
Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.
В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.
За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.
В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:
Например, объяснительная может выглядеть так:
Я допустил ошибку в расчетах заработной платы, поскольку сломался компьютер и мне пришлось считать вручную.
Вины с себя не снимаю, готов понести наказание. Подобное больше не повторится. Если возникнут неисправности в дальнейшем, буду обращаться сразу к системному администратору.
О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.
Если причина объективная — указываем ее. Например:
Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.
Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.
Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.
При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.
Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа. Если страховой стаж 8 лет и более — выплатят 100% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка. При страховом стаже меньше 5 лет — только 60% среднего заработка.
При этом размер выплат могут снизить, если заболевание или травма наступили из-за алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.
С производственной травмой все еще сложнее. Если на производстве произошел несчастный случай — независимо от стажа начислят 100% среднего заработка.
Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.
Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.
Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.
Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:
После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.
В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.
Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:
Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.
В этом случае нужно проводить служебную проверку и выяснять, были ли нарушены какие-нибудь правила. Если выяснится, что нарушены, — устанавливать, кто виноват. Виновного нужно будет наказывать. Не факт, что это будет сам работник, — возможно, накажут того, кто пролил воду на пол.
А есть еще один вариант объяснительной:
Слесарь Иванов А. А., находясь на рабочем месте, поскользнулся и сломал руку. Свидетели Петров и Сидоров пояснили, что Иванов употреблял спиртные напитки на рабочем месте.
После этого Иванов был направлен на медицинское освидетельствование в медучреждение. При проведении медицинского освидетельствования у него установлено алкогольное опьянение. Заключение об установлении состояния алкогольного опьянения прилагается.
А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.
Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.