Загадки в оформлении приложений
Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер.
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?
В пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 сказано, что отметку о наличии приложения оформляют в письме. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.). См. Пример 1.
Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа. См. Пример 2.
См. статью «Оформление приказа»
Где располагают отметку о наличии приложения?
Если точно следовать схеме расположения реквизитов (Рисунок 1), то отметку о наличии приложения и подпись мы должны были бы размещать не выше 8 см от нижней границы листа. Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.
В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1. Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение – места не хватит.
Теперь следующий вопрос. В п. 3.21 обсуждаемого ГОСТа в нескольких примерах показано, что отметка о наличии приложения располагается с абзацным отступом, а на схеме из Рисунка 1 видно, что реквизиты 21, 22 и 25 размещаются без оного. Причем в п. 3.22 приведено несколько примеров оформления подписи, и там она везде размещается сразу от границы левого поля документа без абзацного отступа. Так вот, на практике так же поступают и с реквизитом 21 «Отметка о наличии приложения» – см. Пример 1.
Зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в реквизите 21?
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см. второй пример в нашей цитате пункта 3.21 из этого ГОСТа.
Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.
Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.
Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.
С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте?
Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа (см. оранжевую заливку в Примерах 2, 3, 4, 5 и 6). Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно.
Поиск ответа
| Вопрос № 304024 |
Анкета, с указанием произошедших изменений и сведений о лице, заполнившем Анкету, прилагается к настоящему Уведомлению. Нужно ли ставить запятую после первого слова Анкета?
Ответ справочной службы русского языка
Запятая после первого слова анкета не нужна.
Скажите, пожалуйста, как правильно: Фото №1 (до и после) прилагается или прилагаются?
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Вы абсолютно правы в том, что в этом предложении возможно двоякое толкование сочетания так(же). Однако при таком порядке слов более удачным представляется вариант с раздельным написанием.
День добрый!
Очередной вопрос со скобками и запятыми. Как правильно их расставить в нижеуказанном предложении, при условии, что менять текст нельзя.
В настоящее время запущено 100 объектов общей стоимостью 100 млрд руб., построенных в 2014 году, (перечень прилагается ).
Ответ справочной службы русского языка
Запятую перед скобками нужно убрать, остальное верно.
Ответ справочной службы русского языка
В тексте документа инициалы имени и отчества предшествуют фамилии.
Добрый день!
Я хочу задать вопрос.
Части речи.
Существительное или прилагательное?
Слово «знакомый» в предложении «У меня нет знакомых в Испании», это существительное или прилагательное?
Anastasia Ananina
Ответ справочной службы русского языка
Здесь знакомый – это существительное. Ср.: У меня нет знакомых бизнесменов в Испании – здесь знакомый – прилагательное (оно « прилагается » к существительному).
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: прилагается (=является приложением к письму).
Ответ справочной службы русского языка
Как правильно пишется?
1. Копия страниц инструкции прилагается к ответу на замечания.
2. Копии страниц инструкции прилагаются к ответу на замечания.
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно ставить ударение в словах вроде «собрались» (совершенная форма глагола). Я попробовал искать в словарях, но нашёл лишь «собираться». К этой форме прилагается всего лишь две другие формы. Также меня очень интересует, как правильно произносить слова вроде «звонит». Где можно узнавать это, не задавая лишьний раз вопрос здесь? Благодарю за уделённое внимание.
Ответ справочной службы русского языка
Предпочтительно: _собралИсь_, но допустимо и _собрАлись_. Проверять ударение Вы можете в электронных словарях нашего портала (окошко «Проверка слова»). Обратите внимание, что слово надо искать по начальной форме, т. е., если Вы хотите узнать, как ставить ударение в форме _собрались_, надо вводить слово _собраться_.
Правильно: _звонИт_ во всех значениях и контекстах.
Помогите, пожалуйста, со знаками препинания: 1) В посуде линии FF (?) так же (?) как и в других линейках, преобладают антипригарные материалы. 2) К костюму прилагается вешалка, воспользовавшись которой (?) вы сделаете свой шкаф вместительным. Спасибо за помощь! С уважением, С.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: 1. _В посуде линии FF, так же как и в других линейках, преобладают антипригарные материалы._ 2. Правильно без запятой в скобках.
Ответ справочной службы русского языка
Рекомендуем _сверхновая_ со строчной (маленькой) буквы при обозначении разновидности звезды: _Что происходит при вспышке новых и сверхновых звезд?_ При обозначении наименования сверхновой звезды уместно написание с прописной: _Результатом вспышки Сверхновой 1054 стало. _
Ответ справочной службы русского языка
1. К сожалению, список сокращений есть только в печатном варианте. 2. Конструкции с _согласно_ и _в соответствии_ обособляются факультативно, в зависимости от наличия добавочных оттенков значения, близости к основной части предложения, стилистической задачи и т. д.
Ответ справочной службы русского языка
Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»
Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»
111. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам, договорам и другим документам.
112. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма выше реквизита «Подпись» через 2 межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатается от левого поля с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.
113. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:
Приложение: на 18 л. в 1 экз.
114. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров они нумеруются. Наименование приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.
1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.
2. Справка о результатах проверки на 3 л. в 1 экз.
115. В том случае, если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
заключение Экспертно-проверочной комиссии от 22.02.2013 N 14 и приложение к нему, всего на 15 л.
116. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.
117. В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Как правильно написать приложение в письме если их несколько
1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
2. Лист должен иметь поля не менее:
Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»
Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
5. Ссылка на входящее письмо
Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
ООО «Компания «Название»
Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:
ООО «Компания «Название»
ООО «Компания «Название»
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО «Компания «Название»
Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001
При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ул. Свободы, д. 5, кв. 12,
г. Ярославль, 150000
Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
В письме используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
| Директор ООО «Компания «Название» | А.А. Иванов |
| Директор | А.А. Иванов |
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Директор ООО «Компания «Название» | А.А. Иванов |
| Главный бухгалтер | М.В. Петров |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель директора по продажам | Заместитель директора по покупкам |
| А.А. Иванов | М.В. Петров |
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Как правильно написать приложение в письме если их несколько
Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметку о наличии приложения ( реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Приложение:
Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение:
письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
| Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25 |
Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
| Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25 |
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25 |
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Схема его расположения реквизита «Отметка о наличии приложения» приведена на рисунке 1.
