Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Поиск по этому блогу
Как оформить правильно утверждение документа
Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.
В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Способы утверждения документа:
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.
Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.
При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75
УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35
Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
Как правильно пишется шапка утверждаю
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Как правильно пишется шапка утверждаю
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Технический директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись К.В. Воробьев
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
решением общего собрания
акционеров от 10.05.2009 № 5
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Как ставится гриф утверждения документа — образец оформления
Гриф утверждения документа является неотъемлемой частью большинства бумаг нормативного характера. Данный элемент позволяет придать документации легитимность и юридическую силу.
Оформление грифа должно соответствовать всем требованиям действующего трудового законодательства РФ.
Что такое гриф утверждения документа и его назначение?
Деятельность каждой компании подразумевает собой оформление множества документов. Каждая бумага несет в себе определенный смысл, делающий ее распорядительной, управленческой, инструктивной или информационной. Вся документация подобного характера должна иметь юридическую силу.
Организационно-распорядительная документация должна оформляться согласно требованиям, установленным на государственном уровне. Статус фирмы, ее организационно-правовая форма, значения в данном случае не имеет. Правила оформления документации упомянутого типа едины для всех организаций.
В делопроизводстве имеют важную роль следующие регламенты:
Оформление документов в едином виде позволяет добиться следующих результатов:
Гриф утверждения является обязательным элементом некоторых бумаг. В ГОСТе данному реквизиту присвоен порядковый номер 16. Описание данного элемента, информация о его необходимости и технология оформления также присутствует в регламенте.
В каждой организации должен быть список документов, подлежащих обязательному утверждению. На бумагах из этого списка должен присутствовать гриф.
Перечень документации, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству. При его составлении необходимо руководствоваться отраслевыми нормативами и соответствующими требованиями.
Точного перечня документов, подлежащих обязательному утверждению, в трудовой документации, действующей на территории РФ, нет. Поэтому в каждом компании данный список определяется в зависимости от необходимости.
Следует отметить, что документы, имеющие распорядительный характер, в большинстве случаев не утверждают. Следовательно, грифа на них быть не должно. Связано это с тем, что приказы и распоряжения подписывают главные руководители фирмы. Их подписи и выступают в качестве утверждения.
Основное назначение грифа утверждения – придание документу юридической силы. Бумаги могут утверждаться двумя способами – должностным лицом или соответствующим распорядительным актом.
Чаще всего гриф проставляется на следующих бумагах:
Где и как ставится?
Информация о расположении грифа утверждения отражена в правилах оформления организационно-правовой документации.
В соответствии с регламентом, место для размещения элемента располагается в правой верхней части титульного листа.
Действующим ГОСТом установлено содержание грифа.
В ситуации, когда документация утверждается одним должностным лицом, он подразумевает собой 4 строки. каждая из них несет определенный смысл и информацию:
Образец
Выводы
Гриф утверждения – обязательный реквизит некоторых документов. Благодаря данному элементу бумаги приобретают юридическую силу. В связи с этим подойти к организации процесса его оформления необходимо с особой важностью.
Согласно ГОСТу, данный реквизит должен располагаться в правой верхней части титульного листа. В стандартном случае элемент имеет 4 строки. При необходимости они могут смещаться к центру листа.
Основы делопроизводства
ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Гриф утверждения
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»
О.И. Бендер 18.12.2005
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)
(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18
протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например:
приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18
-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );
-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);
-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);
-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);
-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);
-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);
-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)
-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);
-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);
-расценки на производство работ;
-структура и штатная численность;
-штатные расписания и изменения к ним;
-смета расходов средств организации;
-смета расходов на содержание специалистов организации.
Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:
Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:
-с организациями, интересы которых затрагивает документ;
-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
-с общественными организациями (при необходимости);
-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);
-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Виза согласования
Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.
Виза согласования включает:
международных связей К.И.Смехов
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:
Последовательность согласования документа
-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;
-общественные организации (при необходимости);
-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;
-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.
Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.
В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.
Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных
целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.
Перечень документов, на которых ставится печать:
Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.