Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.
Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».
Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.
Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.
Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.
Образец письма-напоминания о выполнении обязательств
Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001
№18/16 от 24.11.2016 г.
НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11
В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.
Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88
«Напоминание» или «упоминание»: как пишется?
Возникли сомнения в том, как пишется «напоминание» или «упоминание»? Обратимся к правилам русского языка и ответим на этот вопрос.
Как правильно пишется?
В словарях русского языка приводятся два слова – «напоминание» и «упоминание».
Однако у существительных разные лексические значения, поэтому они не могут взаимно заменяться. Определим, какую из лексем уместно использовать в том или ином предложении, если проанализируем контекст.
Морфемный разбор слов «напоминание» и «упоминание»
Разберём анализируемые слова по составу, чтобы понять, какими морфемами они различаются.
Выполним морфемный разбор существительного «напоминание»:
Выделим основу – «напоминани».
Вычленим морфемы в существительном «упоминание»:
Выделим основу – «напоминани».
Укажем, что у интересующих нас лексем различаются только префиксы – «на» и «по».
В каких случаях пишут «напоминание»
Напишем «напоминание», если в предложении слово выражает значение «обращение, напоминающее о чём-н.» или «слова, которые говорят, чтобы о чём-либо напомнить».
Примеры предложений
Посмотрим, в каких предложениях уместно использовать существительное «напоминание»:
В каких случаях пишут «упоминание»
Напишем «упоминание», если в предложении лексема выражает значение «слова, касающиеся кого-то, сказанные не специально, а вскользь».
Примеры предложений
Рассмотрим примеры контекстов, в которых употребляется существительное «упоминание»:
Ошибочное написание слов «напоминание» и «упоминание»
Неверно заменять существительные друг другом, не учитывая их лексические значения. Также неправильно – «напаминание», «упаминание», «напоменание», «упоменание».
Заключение
Итак, обе лексемы «напоминание» и «упоминание» соответствуют норме русского языка.
Однако они имеют разные лексические значения, поэтому употреблять их необходимо в подходящем контексте. Проверять правописание и значение рекомендуется в орфографических и толковых словарях.
«Напоминание» или «упоминание»: как пишется?
Возникли сомнения в том, как пишется «напоминание» или «упоминание»? Обратимся к правилам русского языка и ответим на этот вопрос.
Как правильно пишется?
В словарях русского языка приводятся два слова – «напоминание» и «упоминание».
Однако у существительных разные лексические значения, поэтому они не могут взаимно заменяться. Определим, какую из лексем уместно использовать в том или ином предложении, если проанализируем контекст.
Морфемный разбор слов «напоминание» и «упоминание»
Разберём анализируемые слова по составу, чтобы понять, какими морфемами они различаются.
Выполним морфемный разбор существительного «напоминание»:
Выделим основу – «напоминани».
Вычленим морфемы в существительном «упоминание»:
Выделим основу – «напоминани».
Укажем, что у интересующих нас лексем различаются только префиксы – «на» и «по».
В каких случаях пишут «напоминание»
Напишем «напоминание», если в предложении слово выражает значение «обращение, напоминающее о чём-н.» или «слова, которые говорят, чтобы о чём-либо напомнить».
Примеры предложений
Посмотрим, в каких предложениях уместно использовать существительное «напоминание»:
В каких случаях пишут «упоминание»
Напишем «упоминание», если в предложении лексема выражает значение «слова, касающиеся кого-то, сказанные не специально, а вскользь».
Примеры предложений
Рассмотрим примеры контекстов, в которых употребляется существительное «упоминание»:
Ошибочное написание слов «напоминание» и «упоминание»
Неверно заменять существительные друг другом, не учитывая их лексические значения. Также неправильно – «напаминание», «упаминание», «напоменание», «упоменание».
Похожая статья «Вытерпишь» или «вытерпешь»: как правильно?
Заключение
Итак, обе лексемы «напоминание» и «упоминание» соответствуют норме русского языка.
Однако они имеют разные лексические значения, поэтому употреблять их необходимо в подходящем контексте. Проверять правописание и значение рекомендуется в орфографических и толковых словарях.
Письмо напоминание образец.
Письмо-напоминание (образец ниже) — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств.
Письмо напоминание (образец ниже) может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.
Наиболее часто письма напоминания пишут, когда нарушаются обязательства и не соблюдаются нормативные правила.Такие письма составляют, когда не получается получить ответ с помощью переговоров или устных запросов.
Письмо напоминание часто предшествует письму требованию или письму претензии https://delovoe-pismo.com/reklamatsiya-pismo-pretenziya/. В нем не должно быть требований и угроз. Вы должны деликатно указать адресату на необходимость выполнения обязательств или соблюдения законодательных норм.
Когда вы пишите письмо напоминание, то оно должно состоять только из одного напоминания. Также иногда оно может содержать дополнительную информацию, которая разъясняет позицию автора письма. Очень редко и только в исключительных случаях вы можете предупредить адресата о применении законодательных мер, если он не выполнит свои обязательства.
Фразы, используемые в письмах напоминаниях:
«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».
Письмо напоминание (образец) по поставке оборудования
Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаем Вам о поставке оборудования по производству шин и просим подтвердить Ваше согласие или отказ от приобретения данного оборудования в срок до 29.01.2018 года.
Напоминание об оплате услуг
Уважаемый Имя Отчество,
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 111-1 от 23.02.2018 года Ваша компания должна оплатить обучение курсов повышения квалификации бухгалтеров в количестве пяти человек до 25.03.2018 года.
Письмо напоминание (образец) об отгрузке изделий
Уважаемый Имя Отчество,
В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
Генеральный директор А.Н. Кондратьев
Письмо напоминание (образец) в случае отсутствия ответа на письмо
Уважаемый Имя Отчество,
12.06.2018 года мы направили Вам письмо с просьбой оплатить задолженность Вашей компании (лицевой счет № ХХХХ8) по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность за май 2018 г. составила 5000 руб.
К сожалению, в АО «Коммуникационные связи» до сих пор не поступил платеж за указанную задолженность. А также мы не получили от Вас никакого ответа.
Пример письма напоминания о соблюдении правил в компании
Просим обратить ваше внимание, что согласно «Правил трудового распорядка компании» №3 от 21.02.2021 года разделу «Внутреннее время», рабочее время должно соблюдаться строго в соответствии со временем, указанным в трудовом договоре сотрудника.
Просим руководителей подразделений (ответственных работников) сообщать нам по электронной почте об отсутствии работника на рабочем месте с указанием причин.
с уважением, Отдел HR
Как писать слово напомнить?
Пишется «напомнить» или «нопомнить»
Чтобы узнать как пишется то или иное слово, необходимо определить какой частью речи оно является. Далее найти правило русского языка, которое определяет правописание необходимого слова.
Правильно писать:
«НАПОМНИТЬ»
Каким правилом проверить
Гласные и согласные в приставках, кроме приставок на -з (-с)
Мало кто может пройти этот тест по русскому с первого раза! Попробуйте свои силы!
Это правило звучит так:
Гласные и согласные в приставках, кроме приставок на -з (-с) и приставок пре- и при-, пишутся одинаково независимо от произношения.
Их можно проверить, подобрав другие слова с данной приставкой, гласные и согласные в которых находятся в сильной позиции.
Неправильно писать
«НОПОМНИТЬ»
Употребление слова в цитатах «напомнить»
Следует напомнить читателю, что города имеют, прежде всего, торгово-промышленное значение, т. е. как пункты сосредоточения торговых рынков и ремёсел.
Константин Пензев, Русский Царь Батый, 2007
– Я рассказала тебе всю правду, – тихо напомнила я. – Перед зеркалом.
Марина Эльденберт, Мой лорд из другого мира, 2017
Да вот и недавно, года два назад, случилось в селе загадочное происшествие, опять напомнило былую тайну.
Валерий Гусев, Сокровища старой церкви, 1999