Как в СБИС настроить ЭДО с контрагентом
Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.
Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС
Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:
Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:
Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.
Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.
Как отправить приглашение в СБИС
Отправлять электронные документы из системы вы сможете абсолютно любой компании даже если она не участвует в ЭДО. В этом случае ваш контрагент получит документацию на электронный адрес, и скачать ее, либо поставить свою ЭП. Если же вам необходимо присоединить контрагента к СБИС, отправьте ему приглашение:
Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее:
Оформить обращение в техподдержку СБИС
Ответ на обращение поступает в течение суток, поэтому используйте этот способ связи, когда вам нужно решить несрочный вопрос или если вы хотите оставить пожелания по работе СБИС.
Создайте обращение одним из способов:
Заполнить форму обращения
Название вашей организации или филиала, почту и телефон СБИС заполнит автоматически данными из карточки сотрудника. По умолчанию это контакты, которые указаны для уведомлений. Если таких данных нет, в обращение попадут подтвержденные контакты, которые открыты для всех пользователей. Также их можно ввести вручную.
У каждого обращения есть номер, по которому можно найти заявку. Чтобы узнать номер, откройте обращение и наведите курсор на дату отправки вопроса.
Контролировать исполнение
Настройте оповещения, чтобы получать информацию по вашему обращению. Уведомления поступят на почту или по смс.
После того как ответ получен и обращение закрыто, оцените работу службы.
Заключить двусторонний договор
Для заключения соглашений используйте в СБИС стандартную операцию «Договор»: заполните карточку документа, прикрепите файл и отправьте. Он подпишется вашей ЭП. Контрагент получит документы и так же сможет подписать их в электронном виде.
Когда он подпишет полученный файл, вы получите сообщение в центре уведомлений, и в разделе «Документы/Договоры» увидите обновление статуса:
| — покупатель принял и подписал договор, можно переходить к исполнению взаимных обязательств; | |
| — покупатель отклонил сделку. В ленте документа вы увидите причину отказа. Также покупатель может прислать свой вариант договора и инициировать новое согласование. |
Вторая сторона, например покупатель, при получении договора от поставщика примет его условия или запросит доработку.
Контрагент получит ответ.
После утверждения у каждой из сторон-участниц появится юридически значимый документ. Его можно изменить или расторгнуть.
Настроить массовую рассылку документов в СБИС Коннекте
Когда необходимо разослать один документ нескольким контрагентам, настройте массовую рассылку. Как правило, это требуется для неформализованных файлов *.doc, *.pdf и прочих. Файлы можно рассылать как в составе пакета документов, так и отдельно.
Массовая рассылка отличается от индивидуальной тем, что исходный файл не должен удаляться или переноситься в архив после отправки контрагенту. Для этого необходимо выполнить два условия:
Рассмотрим, как настроить массовую рассылку одного и того же файла всем организациям, перечисленным в таблице Excel. Для этого необходимо:
Для успешной рассылки на компьютере должен быть установлен пакет MS Office.
Настроить СБИС Коннект
Подготовить файл для рассылки
Файл в формате *.xls состоит из двух листов.
Обратите внимание: в xls-файле со списком получателей нельзя устанавливать какие-либо фильтры. Иначе при отправке такого файла возникнет ошибка «Объект не найден ядром базы данных Microsoft Jet».
Для отправки переместите готовый файл в каталог «Отправляемые». Массовая рассылка запустится автоматически.
Отправить истребуемые документы
При получении «Требования о представлении документов (информации)» (КНД 1165013) плательщик должен отправить ответ в течение срока, указанного в требовании.
В разделе «Отчетность/Требования» или «Учет/Отчетность/Требования» (в зависимости от конфигурации) откройте документ, на который хотите сформировать ответ, и подтвердите его получение.
Сформируйте ответ
В требовании перейдите на вкладку «Ответить» и выберите:
В ответ на требование нельзя отправлять только письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным.
Добавьте документы
В УПБ документы автоматически загрузятся в требование, если файлы были отправлены клиентом по email в ответ на уведомление, и в аккаунте уполномочки настроены правила для входящих писем.
В остальных случаях файлы нужно прикрепить вручную. Для этого нажмите «Загрузить» и добавьте истребуемые документы.
Если они в формате *.xml с электронной подписью, выберите:
Если документы были оформлены в бумажном виде, заверены печатью организации и подписаны вручную, выберите:
Требования к загружаемым файлам
При загрузке файлов, которые не входят в список утвержденных документов, будет сформировано неформализованное письмо.
Для каждого отсканированного документа заполните все обязательные поля. Если у вас включено распознавание ответов на требование, СБИС автоматически укажет их тип и реквизиты. Проверьте данные.
Отправьте документы
Дождитесь квитанции о приеме. Состояние отправленных документов можно определить по статусу в списке файлов или в документе.
Если пришел отказ, измените данные в загруженных документах, например порядковый номер. Отправьте представление еще раз.
Завершите работу с требованием
На документе нажмите «Ответить», затем снова «Ответить» и выберите:
В ответ на требование нельзя отправлять только письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным (п.2 ст.93 НК РФ).
Добавьте документы
В УПБ документы автоматически загрузятся в требование, если файлы были отправлены клиентом по email в ответ на уведомление, и в аккаунте уполномочки настроены правила для входящих писем.
В остальных случаях файлы нужно прикрепить вручную. Для этого добавьте истребуемые документы.
Если они в формате *.xml с электронной подписью, выберите:
Если документы были оформлены в бумажном виде, заверены печатью организации и подписаны вручную, загрузите их сканы. Для этого выберите «С компьютера», отметьте файлы и нажмите «Загрузить». Укажите «В один документ» или «В разные».
Требования к загружаемым файлам
При загрузке файлов, которые не входят в список утвержденных документов, будет сформировано неформализованное письмо.
Заполните обязательные поля
Введите номер документа из требования: 1.ХХ или 2.ХХ, где ХХ — номер по порядку. Указать его можно и в окне загрузки файлов — поле «Порядковый номер».
Для документов формата *.xml остальные поля заполнятся автоматически, для сканированных — введите данные вручную. Если у вас включено распознавание ответов на требование, СБИС автоматически укажет их тип и реквизиты. Проверьте данные.