Заявление на выдачу трудовой книжки
Главный документ в подтверждении стажа работы хранится у работодателя, поэтому в ситуациях необходимости предъявить его в какие-либо органы или организации сначала подайте по месту работы заявление на выдачу трудовой книжки.
Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при оформлении пенсии, получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда. Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.
Заявление на выдачу трудовой книжки
Пример заявления на выдачу трудовой книжки
Заявление на выдачу трудовой книжки
В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ прошу в срок до 05.08.2017 г. выдать мне оригинал трудовой книжки для предъявления в Пенсионном фонде РФ по месту жительства в целях оформления трудовой пенсии по старости. Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в ООО «ЭкоСистемЛаунж» в течение 3 рабочих дней с даты возвращения органом обязательного социального страхования (обеспечения) – ПФР – уведомлен.
02.08.2017 г. Георгинов А.Б.
Трудовую книжку получил на руки 03.08.2017 г. Георгинов А.Б.
Когда составлять заявление на выдачу трудовой книжки
До 2015 г. получить оригинал трудовой книжки можно было только по одному основанию – увольнение. И по собственному желанию, и по другим основаниям ТК РФ. В последний день работы работодатель обязан выдать на руки оригинал данного документа и причитающуюся заработную плату. А нарушение такой обязанности влечет ответственность (жалоба в трудовую инспекцию, исковое заявление о взыскании заработной платы), в т.ч. с выплатой неустойки независимо от вины такого работодателя.
Сейчас к такому основанию, как увольнение, добавилась еще одна возможность получить трудовую книжку – для оформления любого вида пенсии и подтверждения стажа для пенсии. Это правило прямо закреплено ТК РФ. При этом работодатель не вправе отказать работнику в выдаче документа. Правда на работника возлагается обязанность в течение 3 рабочих дней с даты возвращения отделением ПФР вернуть ее работодателю.
Во всех остальных случаях трудовая книжка на руки работнику не выдается. Это касается и работы по совместительству. Запись о дополнительной работе по неосновному месту вносится по другим правилам. А сведения из трудовой книжки могут понадобиться. Например, для оформления кредита, загранпаспорта, визы в зарубежные страны, получения субсидий. В таких случаях подготовьте заявление о документах, связанных с работой, и просите предоставить выписку из трудовой книжки. Такой документ должен быть выдан в течение 3 дней с даты поступления письменной просьбы работника.
Содержание заявления
Заявление на выдачу трудовой книжки составляется всегда в письменной форме. И это, в первую очередь, необходимо работодателю для правильного ведения кадровой документации. Форма документа не утверждена, поэтому если в организации нет утвержденных локальными актами образца или бланка, рекомендуем воспользоваться размещенным на сайте примером.
В заявлении отражается:
Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, то в тексте заявления рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, или оформить расписку о получении.
Третье лицо вправе получить трудовую книжку в отношении работника только при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности на подписание документов (для заявления на выдачу трудовой книжки) и на получение документов или генеральной доверенности.
14 вопросов по теме
Каким образом выдается трудовая книжка на руки? заявление какого образца нужно?
Как правильно писать заявление на выдачу трудовой книжки для оформления пенсии: образец
Многие граждане, прошедшие длительный трудовой путь ожидают момента достижения пенсионного возраста с надеждой на заслуженный отдых.
Однако достигнув его, принимают решение получать заслуженную ими пенсию, не расставаясь с местом работы.
Возможность увеличить, таким образом, доходы, раскрывает диапазон их внутренних сил.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
В подобных ситуациях работодатели ведут себя по-разному. Некоторые уговаривают ценного специалиста поработать ещё, а другие – просто не могут избавиться.
В любом случае, этот момент не может отражаться на отношении к документам.
Работодатель обязан правильно их оформить и выдать трудовую книжку в соответствии с требованиями.
Нужно ли подтверждать стаж для начислений в ПФ?
До настоящего года работодатель не был обязан собирать пакет документов для выходящих на пенсию сотрудников, и выдавал трудовую книжку при увольнении. С 1 января ситуация изменилась.
В соответствии с этим документом, работодатель в течение трёх дней после достижения пенсионного возраста обязан обеспечить работника требующимися документами, в том числе – и трудовой. На основании выше обозначенного документа, внесены изменения в трудовое законодательство, в том числе – в статью 62 ТК РФ.
Имеется ли у пенсионного фонда своя база данных?
Фонд пенсионного страхования граждан имеет в своём арсенале достаточно полный набор сведений о работнике. Он пополняется новыми сведениями в соответствии с тем, что тот или иной работник, добровольно и непосредственно отчисляет из заработанных им средств, определённую законодательными нормативами, сумму.
Эти данные являются достоянием пенсионных фондов. Однако этого недостаточно. Последние законодательные требования завершили возникающую по данному вопросу полемику. Подтверждение трудового стажа в соответствии с записями в ТК, признано необходимым элементом выхода каждого работника на пенсию.
Это говорит о том, что государственная система намерена упредить возможность возникновения ситуаций, в которых выявится неучтённый стаж, или он будет утерян, что поставит под сомнение выполнение конституционных прав каждого работающего гражданина.
В тех случаях, когда они вызывают сомнение или не надлежаще оформлены работодателем – работнику придётся их подтверждать, представляя дополнительные документы.
Порядок действий по выдаче ТК на руки
Выдать ТК работнику можно только под расписку и по его письменному заявлению, ссылаясь на приведённый выше, законодательный документ. Нужно иметь в виду, что в случае порчи или утери трудовой, работодатель будет нести ответственность вместе с работником, если не подтвердит, что выдача ТК была оформлена в соответствии с нормативами.
Некоторые особо бдительные работодатели при выдаче ТК требуют расписку и на её основании делают запись в журнале учёта движения трудовых книжек.
После того как работник уточняет стаж в пенсионном фонде, он возвращает ТК, а работодатель вынужден делать новую запись.
Возможно этот метод будет достаточно актуален в случае потери трудовой. Но при её возвращении, внесённая запись окажется нецелесообразной, так как она будет не соответствовать требованиям Правил и Инструкций, которые допускают необходимость внесения учётной записи только при приёме на работу.
Поэтому данный вопрос может рассматриваться работодателем индивидуально.
Но основные положения, гарантирующие правильность выдачи трудовой, это:
Только на их основании можно произвести выдачу документа.
Как получить трудовую для оформления пенсии?
Приходя к работодателю за трудовой книжкой, работник должен понимать свою ответственность за получение документа, к которому применяются формы повышенной отчётности.
Соответственно он обязан предоставить гарантии того, что документ будет возвращён в указанный срок. Кроме этого ему необходимо взять документ на руки непосредственно перед его представлением в страховой пенсионный фонд. А сразу же после этого – вернуть его работодателю.
Для получения трудовой на руки нужно будет написать заявление, а взамен документа оставить кадровику расписку в её получении.
Образец написания заявления
Заявление на выдачу трудовой пишется на имя руководителя, так как именно он отвечает за их хранение и безопасность, а так же берёт на себя ответственность за возвращение документа при увольнении в надлежащем виде.
В верхнем правом углу указывается:
По середине указывается наименование документа, а далее основной текст, который состоит из нижеследующего:
Нужна ли расписка о получении?
Кроме заверенного руководителем заявления, которое служит разрешением на выдачу книжки, потребуется написать расписку. Расписка оставляется вместо трудовой владельца у кадровика или работодателя. Она констатирует факт выдачи документа владельцу.
Составляется она просто, лаконично излагая следующие моменты:
После возвращения, работник обязательно должен получить на руки расписку.
Если за это время расписка была утеряна или подверглась порче, работнику необходимо потребовать от работодателя расписки в том, что он получил от работника трудовую книжку, с указанием его фамилии, инициалов и должности, а также – серии и номера трудовой.
Заключение
Выход на пенсию – хлопотная, но достаточно приятная процедура.
Для того чтобы она не была омрачена непредвиденными обстоятельствами, лучше всего предоставить в пенсионный фонд все документы заблаговременно.
Ведь в случае малейших недочётов, которые могли допустить во внесённых сведениях малограмотные работодатели, придётся их исправлять и собирать подтверждающие документы.
При условии отказа работодателя в выдаче на руки трудовой книжки, для подтверждения стажа в пенсионном фонде, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию. Она сможет вменить работодателю не только обязанность выдачи ТК, но и штраф за нарушение установленных нормативов.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).
Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).
Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
Как оформить выход работника на пенсию
Выход работника на пенсию – это дело не только работника, но и его работодателя. Последний должен документально оформить выход на пенсию, сделать все требуемые выплаты. Руководитель фирмы не должен добиваться получения пенсии трудящимся. Но при этом у него остается ряд обязанностей.
Вопрос: Должен ли работник предупреждать работодателя об увольнении по собственному желанию за две недели, если причиной увольнения является выход на пенсию?
Посмотреть ответ
Основная информация
Оформление пенсии – это дело сотрудника. Именно работник идет в ПФР с соответствующим заявлением. Основание – пункт 1 статья 18 ФЗ №173 «О пенсиях» от 17 декабря 2001 года.
Вопрос: Следует ли в отношении работника, уволившегося в связи с выходом на пенсию, представлять форму СЗВ-СТАЖ по окончании года, если ранее форма уже была представлена?
Посмотреть ответ
Различают пенсию по возрасту и досрочные пенсии. В первом случае на пенсию выходят женщины, достигшие 55 лет, и мужчины, достигшие 60 лет. Пока этот возраст таков. Но с 2018 года он будет постепенно повышаться. Если сотрудник работал на вредном производстве, он получает привилегию: досрочный выход на пенсию.
Вопрос: Как отразить в учете организации начисление и выплату материальной помощи бывшему работнику, уволившемуся в связи с выходом на пенсию по возрасту?
Сумма единовременной материальной помощи бывшему работнику составила 20 000 руб. Иная материальная помощь в текущем году бывшему работнику не выплачивалась. Выплата производится на основании приказа руководителя из кассы организации.
Посмотреть ответ
Иногда пособие оформляется за выслугу лет. Получить пособие могут эти лица:
Все эти лица должны пробыть на службе не меньше 15 лет. Для гослужащих этот срок составляет 12 лет. Другие лица, имеющие право на досрочную пенсию:
Существует стандартный возраст выхода на пенсию. Однако во многих случаях работники могут получать пособие досрочно.
Что делать работодателю
Пенсия – личное дело сотрудника. Но занимается ее оформлением в том числе работодатель. Он должен проводить сотрудника на пенсию, выдать ему все необходимые документы. Рассмотрим ключевые действия со стороны работодателя.
Выдача трудовой книжки
Трудовая книжка – это главная бумага, подтверждающая стаж сотрудника (статья 66 ТК РФ). А стаж, в свою очередь, является основанием для начисления пенсии. Бумага находится у работодателя. То есть последний должен выдать сотруднику оригинал документа. Рекомендуется выдать именно оригинал, а не копию, так как оригинал может быть затребован при оформлении пенсии на основании письма ПФР №25-19/14554 от 29 декабря 2005 года.
Но здесь есть подводные камни. По закону оригинал книжки выдается работнику только при его увольнении. Основание – раздел 4 Правил №225 от 16 апреля 2003 года. Если сотрудник потеряет оригинал книжки, ответственность за это возлагается именно на работодателя. Связано это с тем, что именно последний отвечает за хранение и ведение трудовых книжек (основание – письмо Роструда №656-6-0 от 18 марта 2008 года).
Следовательно, оригинал может быть выдан руководителем, но это крайне рискованное решение.
1 января 2015 года были внесены изменения в статью 62 ТК РФ, которые определили порядок выдачи книжки. Теперь работодатель должен выдать оригинал по заявлению сотрудника. Работник должен вернуть бумагу в течение 3 суток после подачи книжки в ПФР.
Создание справки о заработке
Для определения размера пенсии нужны сведения о средней ЗП сотрудника. Пенсионный фонд может получать требуемые сведения из собственной базы персонифицированного учета. Это стандартный порядок. Однако иногда его невозможно воплотить в жизнь. В этом случае в целях подтверждения средней ЗП используется справка. Она охватывает заработок за последние 5 лет. Справка предоставляется работодателем при наличии этих обстоятельств:
Вовсе не обязательно, чтобы трудящийся работал в течение 5 лет в одной и той же компании. Если он менял службы, придется просто обращаться к нескольким фирмам.
ВАЖНО! Если сотрудник запросил у работодателя справку, она должна быть предоставлена в течение 3 суток с даты получения соответствующей заявки от работника (статья 62 ТК РФ). Справка оформляется в свободной форме. Но в ней должны быть все обязательные сведения.
Предоставление персонифицированных данных
Работодатель также по письменному запросу сотрудника обязан предоставить персонифицированные данные. Форма заявления сотрудника не оговорена нормативными актами. То есть запрос может быть составлен в свободном виде. Однако работодателю рекомендуется попросить сотрудника указать в заявлении планируемую дату выхода на пенсии.
После того как работодатель получил заявление от работника, он должен в течение 10 суток подать в ПФР:
Соответствующий порядок действий работодателя оговорен пунктом 36 Инструкции №987н от 14 декабря 2009 года. Копию документа, составленного по форме СПВ-2, нужно предоставить сотруднику в течение 10 суток со дня подачи заявления.
Другие важные моменты
При оформлении пенсии нужно помнить также о следующих моментах:
Достижение почтенного возраста не предполагает увольнения. Уход из компании – это дело работника. Однако, если сотрудник решит уволиться по достижении возраста, руководитель не может ему препятствовать в этом. Представители отдела компании обязаны расторгнуть трудовое соглашение в сроки, прописанные в заявлении сотрудника (основание –статья 80 ТК РФ). Если работник увольняется в связи с пенсией, он не обязан уведомлять работодателя о своем увольнении за 2 недели.
Выплаты, полагающиеся сотруднику
Работодатель обязан рассчитать трудящегося при его увольнении. Это следующие обязательные выплаты:
Работодатель может по своему желанию выплатить сотруднику единовременное поощрение. Размер этой выплаты устанавливается руководителем компании. Размер поощрения входит в расходы на оплату труда. С выплаты нужно уплатить налог на прибыль. С поощрения уплачиваются также страховые взносы.
Однако работодатель может оформить поощрение как материальную помощь. Такие суммы в пределах 4 000 рублей страховыми взносами не облагаются. Кроме того, по закону выплаты сотруднику, уходящему на пенсию, не будут облагаться НДФЛ, если они не превышают трехкратный объем месячной ЗП.
Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?
Как выдать трудовую книжку в 2021 году
В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.
Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?
Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.
Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?
В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:
Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.
А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».
О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.
Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?
Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.
Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.
Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.
Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?
Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.
Формулировка может быть такой:
Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.
Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.
ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.
Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.
Итоги
С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете. При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.