Оформляем в учете разовые выплаты и подарки
Крупные холдинги и сети разрабатывают систему поощрения, нередко проводят активную социальную политику: материально помогают сотрудникам, дарят подарки к праздникам, дням рождения.
То же самое происходит в малом бизнесе, только с разницей в масштабе и подходе. Принципы же учета одинаковы везде. Если грамотно его организовать, уменьшится налогооблагаемая база или хотя бы удастся избежать последующих проблем при проверке.
К разовым выплатам в частности относятся:
Пишем учетную политику и положения
Некоторых специалистов, особенно в творческой сфере, высококлассных профессионалов, имеющих выбор предложений, привлекает социальный пакет.
Чтобы сотрудники видели, что они получат от работы в компании, помимо зарплаты, стоит четко расписать варианты поощрения и определить, на что вы готовы потратиться. Затем собрать данные в отдельном положении, которое станет частью учетной политики. В ней же указываются нюансы бухгалтерского и налогового учета.
Обратите внимание! Каждого сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись.
Если кому-то устанавливаются личные бонусы (обычно это руководители), они прописываются в отдельном пункте трудового договора. В остальных случаях в тексте просто ссылаются на положение (незачем раздувать документ).
Можно также указать общие формулировки. Например, «организация вправе поощрять сотрудника за труд, достижение профессиональных результатов и по иным основаниям». Однако подобный вариант не поддерживается налоговыми органами, они требуют конкретики и четких определений – когда и за что работник получает поощрение.
В качестве примера положения о премировании вы можете воспользоваться нашим образцом.
Как выглядит налоговый учет и начисление взносов с поощрений
Формируя учетную политику и локальные положения, помните следующие принципы:
Обратите внимание! Премии из целевых средств, за счет профсоюзов, вознаграждения работникам и руководителям за пределами упомянутых в заключенных договорах не попадут в расходы. Основание — п. 21 и 22 статьи 270 НК.
Кстати! Другого мнения относительно НДС придерживаются некоторые налогоплательщики и даже судьи. По альтернативному варианту можно учесть подарки, которые прописаны во внутренних документах компании как часть Фонда оплаты труда, и не рассчитывать НДС. На практике безопаснее, конечно, не спорить с проверяющими органами, особенно если речь о редких и небольших презентах.
Грань между награждением за трудовые достижения и желанием порадовать работников «просто так» тонка, так что придется обороняться и железно обосновывать собственную точку зрения (разумеется, документально). Пенсионный фонд и Фонд социального страхования тоже интересуют необлагаемые выплаты, они особенно внимательны к ним при выездной проверке.
Разбираемся с удержанием и расчетом НДФЛ
Премии придется обложить налогом полностью, для них нет исключений.
Перечислим некоторые исключения из облагаемой базы, список неполный, другие можно посмотреть в статье 217 НК, в скобках указаны ссылки на пункты именно из нее.
Кстати! Вы можете одарить ребенка и другого родственника работника, а не только его самого. Для каждого человека будет действовать предел в 4000 в год. Главное, оформлять договор дарения на соответствующее лицо.
Кто заплатит налог?
НДФЛ удерживаем из дохода сотрудника. Если выдаем деньги, то непосредственно из них. Если вознаграждение в натуральной форме — оплата СПА, бассейна, каких-то товаров, то из других доходов.
Представим себе щедрого работодателя и сотрудника-счастливчика, получившего в дар что-то ценное: квартиру, автомобиль, дорогое ювелирное украшение. Стоимость таких вещей высока, значит, и налог получится немаленьким.
Несмотря на безвозмездную основу договора дарения, не забудьте указать стоимость дара, иначе невозможно определить доход. Если размер доходов сотрудника не позволит удержать НДФЛ до конца года, то налоговый агент не обязан выполнять свои обязанности до бесконечности. Необходимо просто сообщить в ИФНС справкой 2-НДФЛ (признак «2») до 1 марта следующего года, что имеется остаток невзысканного налога, она вышлет налогоплательщику уведомление о размере долга и сроках уплаты.
Разъясните сотруднику нюансы налогообложения, чтобы избежать разногласий в будущем.
Сроки перечисления НДФЛ зависят от того, в какой форме сделана выплата.
Проводки по бухгалтерскому учету
В разных случаях методы учета похожи, но имеются особенности по видам выплат и других поощрений. Дарим подарки, выдаем материальную помощь или премию, не связанные с работой, используя нижеуказанные проводки.
Вариант 1. Товары, приобретенные у поставщика с НДС. Организация — плательщик НДС:
Обратите внимание! ПБУ 18/02 не применяется теми, кто не уплачивает налог на прибыль (к примеру, организациями на УСН, ЕНВД, ЕСХН) и по желанию применяется компаниями, ведущими упрощенный учет (например, субъектами малого предпринимательства).
Аналогичные проводки делаются, когда организация «расплачивается» товарами, которыми обычно торгует (счет 10 заменит другой — 41 «Товары») или передает собственную продукцию (вместо 10 «Материалы» счет 43 «Готовая продукция» и нет первых 4-х проводок).
Вариант 2. Сертификаты, билеты, подарочные карты и другие денежные документы, по которым в дальнейшем оказываются услуги или приобретаются товары:
Здесь все в точности так же, как в Варианте 1, только счет 10 меняется на 50.3 «Денежные документы».
Вариант 3. Деньги:
Вариант 4. Натуральную форму поощрения. Оплачиваем в пользу работника услуги или товары:
Особенности учета материальной помощи
Для выплаты можно использовать различные источники. В том числе прибыль компании, оставшуюся после налогообложения и не распределенную ранее. Допустим, что организация решила выдать материальную помощь из нераспределенной прибыли прошлых лет (счет 84). Как провести такую хозяйственную операцию? Подчеркну, что Минфин против подобных манипуляций, по его мнению, выражение «нераспределенная прибыль» подразумевает, что по этим средствам еще не принято решение учредителей.
Чтобы не нервировать Минфин, нужно провести собрание и составить протокол с решением о направлении части нераспределенной прибыли на такие расходы. Это будет проще сделать, если в организации один участник, тогда достаточно его единоличного решения. Проводки будут аналогичны проводкам выше, но счет 91 заменит счет 84.
Премирование
Если в организации практикуются разовые поощрения работников за рабочие достижения, то их учет не отличается от простой зарплаты:
Разовые премии выдают на основе приказа руководителя и указывают на особые достижения.
Отчетность
Иногда возникает путаница при отражении необлагаемых выплат. Кто-то вообще не включает их в отчеты и справку 2-НДФЛ, кто-то показывает везде. Как согласно правилам и законодательству правильно заполнить отчетность?
В первую очередь смотрите инструкции к формам, они достаточно подробные, и там можно найти ответы на большинство вопросов. Во-вторых, отметьте для себя разницу между выплатами, не относящимися к облагаемым согласно законодательству, и теми, что не облагаются налогом или взносами условно. К примеру, дивиденды не относятся к облагаемым суммам и в отчете РСВ-1 не показываются совсем. В то же время материальная помощь в общем случае облагается взносами и освобождена от них только в виде отдельных исключений, значит, в отчете фигурировать должна.
Как оформить и оплатить работу сотрудникам в новогодние праздники
В этот раз для большинства россиян новогодние праздники будут длиться с 31 декабря 2021 по 9 января 2022 года. Что делать, если в это время сотрудник должен выйти на работу или планирует уйти в отпуск, рассказывает эксперт Контура Ирина Савельева.
Из статьи вы узнаете, как оплачивать работу в новогодние праздники:
В Трудовом кодексе новогодние праздники прописаны следующим образом (ст. 112 ТК РФ):
Так как 9 января 2022 года выпадает на воскресенье, а 3 января 2021 года Постановлением Правительства от 10.10.2020 № 1648 перенесли на 31 декабря 2021 года, то эти дни выходные, но не праздничные.
Работа в выходные или праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ):
Важно! При расчете оплаты за выходные и праздничные дни нужно учитывать компенсационные и стимулирующие выплаты, районные коэффициенты, процентные надбавки (Постановление от 28.06.2018 № 26-П).
Сотрудник на окладной системе оплаты
Оплата в новогодние праздники может рассчитываться по часовой или дневной ставке. Это зависит от того, отработал сотрудник полный рабочий день или несколько часов.
Также важно учитывать месячную норму часов или дней. Если сотрудник трудился в пределах месячной нормы, сверх оклада начисляется одна ставка, если больше — две.
За полностью отработанный праздничный день рассчитывают дневную ставку:
Дневная ставка = (Оклад работника + Стимулирующие и компенсационные доплаты и надбавки) / Месячная норма рабочего времени
Доплата за смену рассчитывается по формуле:
Доплата за работу в новогодние праздники = Дневная ставка × 2
Пример оплаты по дневной ставке. Оклад Иванова — 33 000 рублей. В январе 2022 года он отработает все 16 рабочих дней и дополнительно сверх нормы выйдет на работу 4 января 2022 года на целый день. А значит ему положена доплата в размере двойной ставки сверх оклада.
Расчет будет выглядеть вот так:
1. Дневная ставка = 33 000 рублей / 16 рабочих дней в январе = 2 062,5 рубля;
2. Доплата за работу 4 января = 2 062,5 рубля × 2 = 4 125 рублей.
За часть отработанного праздничного дня рассчитывается часовая ставка:
Часовая ставка = (Оклад работника + Стимулирующие и компенсационные доплаты и надбавки) / Количество рабочих часов в месяце, за который рассчитывается доплата
Доплата за несколько часов в смену рассчитывается так:
Доплата за работу в новогодние праздники = Часовая ставка × 2 × Количество отработанных часов.
Пример оплаты по часовой ставке. Кислов 4 января вышел на работу на 6 часов. Его оклад — 33 000 рублей. Каждую неделю он должен отрабатывать 40 часов. В январе 2022 года его норма рабочего времени — 128 рабочих часов, но он отработал на 8 часов меньше, значит сверх оклада ему положена только одна ставка.
Расчет для Кислова будет выглядеть следующим образом:
1. Часовая ставка = 33 000 рублей / 128 рабочих часов в январе = 257,81 рубля;
2. Оплата за работу 4 января = 257,81 рубля × 6 часов = 1 546, 8 рубля
Если Кислов отработает все 128 часов в январе, то 6 часов 4 января будут оплачены по двойной ставке сверх оклада.
Доплата к окладу за работу 4 января составит: 257,81 рубля × 2 × 6 часов = 3 093,75 рубля.
Сотрудник на сдельной оплате
Сотрудникам-сдельщикам работа в выходные и праздники оплачивается минимум по двойным сдельным расценкам. Расчет для такой категории сотрудников выполняется по формуле:
Оплата за нерабочий праздничный день = Сдельная расценка × Количество произведенной продукции × 2
Пример расчета для сотрудника на сдельной оплате. Гончар получает за каждое изделие по 150 рублей. За январь 2022 года он изготовил 100 изделий, из них 10 штук 1 января. А значит за работу 1 января он получит 3 000 рублей (150 рублей × 2 × 10).
Сотрудник со сменным графиком
Если сотрудник трудится посменно, то его рабочие дни по графику, попадающие на новогодние праздники, нужно оплатить в двойном размере, а попадающие на выходные — в стандартном. Так, смена 9 января должна быть оплачена в обычном размере. Но дни 1 и 2 января — в двойном, так как в ТК РФ они значатся как праздничные. Если же такой сотрудник привлекается к работе в свой законный выходной по графику, то такой день должен быть оплачен в двойном размере.
Сменщики с почасовой оплатой, у которых часть смены выпадает на праздничный период, а часть — нет, получают оплату в двойном размере только за часы работы в праздничный день. Это касается смен с 31 декабря на 1 января, а также с 8 на 9 января.
Смена перед нерабочим праздничным днем сокращается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ), но оплачивается за полностью отработанный день. Работнику, которому невозможно уменьшить продолжительность смены в предпраздничный день, нужно выделить дополнительное время отдыха или заменить его денежной компенсацией, если он согласен.
Работа в новогоднюю ночь
Сотруднику, который трудится в праздничную ночь, положено две доплаты:
Ночным временем считается время с 22:00 до 6:00. Размер доплаты за работу в этот период прописывают в коллективном и трудовом договорах (ст. 149 ТК РФ). Он не может быть ниже 20 % от зарплаты (Постановление от 22.07.2008 № 554).
Пример оплаты новогодней ночи. Токарь со сменным графиком встретит новый 2022 год на работе. Его смена по графику начинается 31 декабря в 20:00, а заканчивается 1 января в 8:00. Часовая тарифная ставка составляет 250 рублей.
Оплата за отработанное время будет складываться следующим образом:
| Период оплаты | Пояснение | Расчеты |
|---|---|---|
| 31 декабря с 20.00 до 24.00 | 31 декабря 2021 года — выходной день (Постановление правительства РФ от 10 октября 2020 г. № 1648), но не праздничный. В сменном графике он оплачивается стандартно | 4 часа × 250 = 1000 рублей |
| С 31 декабря 22.00 до 1 января 6.00 | Работа в ночное время — 8 часов. Доплата 20 % от тарифной ставки | 8 часов × 250 рублей × 20 % = 400 рублей |
| 1 января с 00.00 до 08.00 | Работа в праздничный день составила 8 часов | 8 часов × 250 рублей × 2 = 4 000 рублей |
| Итого за смену с 31 декабря на 1 января оплата составит 1000 рублей + 400 рублей + 4000 рублей = 5400 рублей | ||
Отгул вместо двойной оплаты за работу в новогодние праздники
Вместо оплаты в двойном размере сотрудник может взять отгул. Тогда его работу в праздник нужно оплатить, как за обычный рабочий день.
Отгул дается на целый день независимо от того, сколько часов проработал сотрудник в выходной или праздник (Письмо Роструда от 17.03.2010 № 731-6-1). День, в который он решит отдохнуть, должен быть оплачен в полном размере.
Но отгул могут взять не все сотрудники. Исключение:
Несмотря на то, что этим сотрудникам отгул не положен, работодатель обязан оплатить работу в праздничный день в двойном размере.
Как оформить работу в новогодние праздники
Привлечь сотрудника к работе в новогодние праздники можно только с его согласия. Для этого понадобится два документа:
1. Письменное согласие сотрудника.
2. Приказ о привлечении работника с его подписью.
Некоторых сотрудников можно привлекать к работе с письменного согласия, только если им не запрещено это по состоянию здоровья и есть специальное медицинское заключение (ст. 259 ТК РФ). Сюда относятся женщины, у которых есть дети до трех лет, работники с детьми-инвалидами, работники, которые ухаживают за больными родственниками по заключению врача и другие. Работодатель должен ознакомить их с правом отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день.
Беременных и несовершеннолетних привлекать к работе в праздники нельзя даже с их письменного согласия.
Не нужно оформлять приказ и получать письменное согласие у сотрудников, которые заняты в непрерывно действующих организациях, при производстве работ по обслуживанию населения, а также на неотложных, ремонтных и погрузочно-разгрузочных работах. Их дни труда прописаны в производственном графике.
Как отразить работу в праздники в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени работа в праздничный день отражается буквенным кодом «РВ» в верхней части ячейки. В нижней части указывается точное количество часов, отработанных сотрудником в праздничный день.
Если сотрудник за работу в праздники решил взять отгул, то в табеле учета рабочего времени нужно отразить этот период буквенным обозначением «ОВ».
Как оплачивать новогодние праздники сотруднику, который отдыхал в это время
Это зависит от условий, на которых трудится работник.
Сотрудник получает оклад. Нерабочие праздничные дни с 31 по 9 января не причина снижать зарплату за месяц (ст. 112 ТК РФ). Если сотрудник отработает все 16 рабочих дней в январе 2022 года, то должен получить заработную плату в полном объеме. Сверх оклада за новогодние каникулы платить не нужно.
Сотрудник с почасовой или сдельной оплатой. Работники, которые трудятся на сдельных условиях или получают зарплату за количество отработанных часов, за отдых в новогодние праздники должны получить сумму, которая прописана в локальном нормативном акте организации (ст. 112 ТК РФ).
Автор: Ирина Савельева, эксперт Контура по управлению персоналом
Подготовила Елена Яркина, редактор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Налогообложение подарков, предназначающихся детям сотрудников бюджетного учреждения
Автор: Иванова И. Е., аудитор консалтинговой группы «Аюдар»
Источник: Информационно-справочная система «Аюдар Инфо»
Многие работодатели передают детям сотрудников подарки к Новому году, приобретают билеты на новогоднюю елку, в театр и на другие развлекательные мероприятия. Рассмотрим в данной консультации налогообложение таких подарков, если они приобретены за счет доходов от приносящей доход деятельности.
Передача подарков детям сотрудников учреждения регулируется гл. 32 «Дарение» ГК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.
В контексте нашей статьи дарителем выступает работодатель, а одаряемым – сотрудник. Передача подарка осуществляется на основе договора дарения. При этом должен быть составлен договор дарения движимого имущества в письменной форме, если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 тыс. руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Бюджетное учреждение вправе осуществлять приносящую доходы деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, причем соответствующую этим целям, при условии, что такая деятельность указана в его учредительных документах. Доходы, полученные от нее, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного учреждения (п. 3 ст. 298 ГК РФ).
НДФЛ: с чего и как удерживать?
Переданные в подарок ребенку сотрудника предметы, билеты на развлекательные мероприятия признаются доходом физического лица в натуральной форме.
Пунктом 1 ст. 210 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются:
все доходы налогоплательщика, которые получены им в денежной или натуральной форме или право на распоряжение которыми, у него возникло;
доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Доходом физических лиц согласно ст. 41 НК РФ признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и в отношении доходов физических лиц определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
Доходы физических лиц, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от него), перечислены в ст. 217 НК РФ. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению, в частности, доходы в виде стоимости подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, не превышающей 4 тыс. руб. за налоговый период. Сумма указанного дохода в размере, превышающем 4 тыс. руб., подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке. Данная норма применяется к доходу работника без учета количества его детей.
Обратите внимание: поскольку наступление обязанности организации по удержанию НДФЛ с доходов в виде подарков, предусмотренных п. 28 ст. 217 НК РФ, связано с превышением установленного размера дохода, получаемого от этой организации (4 тыс. руб.), следует вести персонифицированный учет таких доходов, полученных от нее физическими лицами, считает Минфин (см. Письмо Минфина РФ от 20.01.2017 № 03-04-06/2650). Данный вывод подтверждает и ФНС (см. Письмо ФНС РФ от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@).
Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у него и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ, с учетом особенностей, предусмотренных ст. 226 НК РФ. Пунктом 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление сумм и уплата налога в соответствии с этой статьей производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога (за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм налога производится в порядке ст. 214.7 НК РФ), а в случаях и порядке, предусмотренных ст. 227.1 НК РФ, также с учетом уменьшения на суммы фиксированных авансовых платежей, внесенных налогоплательщиком.
За налоговый период стоимость доходов в натуральной форме составила 7 000 руб.
Налоговый агент исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ в бюджет в размере 3 90 руб. ((7 000 руб. – 4 000 руб.) х 13%).
Напомним, что для нерезидентов ставка налога составляет 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ. Соответственно, если работник является нерезидентом, что отражено в регистре налогового учета (налоговая карточка), налог составит 900 руб. ((7 000 руб. – 4 000 руб.) х 30%).
Но если нерезидент трудится в организации в качестве высококвалифицированного специалиста, то все же применяется ставка 13% (ст. 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», п. 1 и абз. 4 п. 3 ст. 224 НК РФ).
В статье 223 НК РФ установлено, что дата фактического получения дохода при получении физическим лицом доходов в натуральной форме определяется как день передачи таких доходов физлицу.
Для исчисления налоговой базы и суммы НДФЛ датой фактического получения дохода в виде подаренного имущества является день передачи имущества одаряемому.
Стоимость подарков, переданных за год одному лицу, в том числе сотруднику, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 тыс. руб., включая НДС (Письма Минфина РФ от 18.11.2016 № 03-04-06/67922, ФНС РФ от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@).
Подчеркнем: по мнению налоговой службы (Письмо ФНС РФ от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@), организации следует вести персонифицированный учет доходов в регистрах налогового учета.
Обратите внимание на то, что НДФЛ со стоимости подарка нужно удержать при выплате сотруднику очередной заработной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ), а перечислить НДФЛ в бюджет – не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы: начислять или нет?
Если учреждение дарит подарки детям своих работников либо иным лицам, с которыми у него не заключен трудовой договор (гражданско-правовой договор о выполнении работ (оказании услуг)), начислять со стоимости таких подарков взносы не нужно. Это Минтруд разъяснил в письмах от 08.07.2015 № 17-3/В-335, от 27.10.2014 № 17-3/В-507.
Страховые взносы не начисляются, поскольку нет объекта обложения (п. 1 ст. 572 ГК РФ, п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо Минфина РФ от 20.01.2017 № 03-15-06/2437).
НДС: особенности начисления
Передача имущества на безвозмездной основе является реализацией и признается объектом обложения НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). НДС с детских подарков следует начислить в день вручения подарка (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ) по ставке 20%.
Начисление НДС производится:
на всю стоимость приобретенного подарка, если продавец применяет специальный налоговый режим (УСНО, ЕНВД) и по этой причине не предъявил сумму НДС к оплате (отсутствует счет-фактура);
на стоимость приобретенного подарка без учета НДС (общий режим налогообложения). В общем случае стоимость товара и будет рыночной ценой.
Обратите внимание на то, что:
по мнению Минфина, НДС, уплаченный при покупке подарков, можно принять к вычету (Письмо от 18.08.2017 № 03-07-11/53088);
НДС, который начислен при передаче подарков, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ);
если в соответствии с НК РФ учреждение освобождено от уплаты НДС, сумма налога, предъявляемая учреждению при приобретении подарка, к вычету не принимается. Входной НДС учитывается в стоимости подарка (пп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).
Счет-фактура, оформляемый дарителем
Согласно пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения (за исключением, в частности, операций по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, не являющимся плательщиками налога на добавленную стоимость, по письменному согласию сторон сделки на несоставление налогоплательщиком счетов-фактур).
Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС и, соответственно, этот налог к вычету не принимают, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (сотрудникам, детям сотрудников) счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. Для отражения таких операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по указанным операциям. В случае составления в изложенной ситуации счета-фактуры его можно выписать в одном экземпляре для учета продавцом операций по итогам налогового периода. На основании норм Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в таком счете-фактуре в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН/КПП покупателя» проставляются прочерки (Письмо Минфина РФ от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).
Оформляем передачу подарков детям сотрудников
Подарки детям сотрудником могут передаваться на основании договора дарения или распоряжения руководителя бюджетного учреждения.
В первом случае заключается договор дарения в письменной или устной форме и при передаче подарка составляется акт приема-передачи.
Во втором случае необходимо оформить:
приказ (распоряжение) руководителя учреждения (в приказе отражаются лица, ответственные за приобретение и выдачу подарков, примерная стоимость одного подарка, источники финансового обеспечения расходов, сроки выдачи подарков);
список сотрудников и детей, получающих подарки (может быть приложением к приказу или отдельным документом);
ведомость, в которой работники учреждения будут расписываться за получение подарков, или акт приема-передачи подарков.
Отметим, что и приказ (распоряжение), и ведомость (акт приема-передачи) на выдачу детских подарков составляются в произвольной форме. Но любая форма, в том числе ведомость на выдачу подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа:
дату его составления;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Соответствующие требования к «первичке» установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обратите внимание на то, что поступление подарков в учреждение должно быть подтверждено первичными учетными документами: товарными накладными (продавца), кассовыми, товарными чеками (при оплате наличными деньгами), а также иными документами, подтверждающими факт приобретения подарков. А в течение всего периода нахождения подарков в учреждении они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции № 157н). Аналитический учет по этому счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции № 157н).
На наш взгляд, лучший вариант, исключающий все возможные разногласия с проверяющими органами, – это составление в письменной форме договора дарения между учреждением и работником.