Как написать объяснительную, почему на работе без маски — образец текста
В связи с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией в стране по коронавирусу, Роспотребнадзором разосланы рекомендательные письма с требованием введения масочного режима с 28.10.20 г. во всех общественных местах. Подобные документы в ряде областей издали власти на региональном уровне.
Многие предприятия попадают под действие ограничительных мер. Чтобы не платить штрафы и не допустить приостановления деятельности компании после проведения проверок, руководители обязывают сотрудников носить СИЗ на рабочих местах. Если в организации введен масочный режим, то работник должен носит маски, при нарушении работодатель может потребовать написать объяснительную, почему на работе без средств защиты.
Может ли работодатель требовать носить маски на работе?
Масочный режим на предприятии организуется по распоряжению руководства. Издаётся письменный приказ, содержащий информацию о введении ограничений, каждый работник должен быть с ним ознакомлен. В соответствии с требованиями охраны труда работодатель обязан обеспечить работников СИЗ: масками, перчатками, антисептиками.
Маски выдаются с расчётом, что их можно использовать 2-3 часа (до 4 шт. за смену). Заводится журнал выдачи средств защиты и назначается ответственный за их распределение. Приказ и инструкция о правилах ношения и утилизации масок должны висеть на стене каждого рабочего помещения. Если все условия не соблюдены, привлечение к ответственности за отсутствие СИЗ неправомерно.
Отказ от ношения маски рассматривается как дисциплинарный проступок (Ст.192-193 ТК РФ). При нарушении администрация вправе наложить на работника взыскание в виде:
Уволить трудящегося после однократного дисциплинарного проступка руководитель не имеет права. Многократное нарушение масочного режима может повлечь за собой увольнение сотрудника.
Работодатель не имеет права за отказ от ношения маски применять санкции: выписывать штраф, лишать премии или уменьшать её размер, отстранять от работы (Ст.76 ТК РФ).
Должен ли работник писать объяснительную о нарушении масочного режима?
Согласно Ст.19 ТК РФ работник может написать объяснительную по указанию руководства, или отказаться это сделать. Обязанность работодателя в случае дисциплинарного проступка потребовать от сотрудника объяснительную, которую он должен написать в течение двух рабочих дней.
Если работник отказывается писать объяснительную записку, составляется акт об отказе. Это не освобождает трудящегося от ответственности. В течение месяца со дня нарушения издаётся приказ о дисциплинарном взыскании.
Правильно составленная объяснительная записка с объяснением причины нарушения масочного режима может смягчить наказание. Отказ от написания документа — вступление в конфронтацию с руководством. Может восприняться как игнорирование указаний начальства, желание продолжать работу без средств индивидуальной защиты без объяснений.
Правила написания
Пишется в свободной форме, единого образца написания объяснительной не предусмотрено. Разрешается использовать чистый белый лист бумаги формата А4 или фирменный бланк организации.
Объяснительная должна содержать:
Документ передаётся работодателю. Изучив его, руководитель принимает решение по поводу наказания сотрудника. Причине нарушения стоит уделить особое внимание, возможно руководитель посчитает её уважительной, что повлечёт смягчение или отмену взыскания.
Образец
Правильно составленный документ выглядит примерно так:
Иванову Ивану Ивановичу директору (название
Я, Сергей Сергеевич Сергеев, сотрудник бухгалтерии, во время работы находился на территории организации без маски по причине того, что не знал о необходимости ношения СИЗ на рабочем месте.
Такой документ имеет смысл составить, если работодатель не подкрепил введение масочного режима письменным указом, не обеспечил работников СИЗ, на стене офиса отсутствует объявление об обязательном ношении масок на рабочем месте.
Описание причины нарушения может быть несколько изменено. Например:
Я, Алексей Алексеевич Алексеев, сотрудник ОТК, находился на рабочем месте без маски, т.к. при её ношении испытываю затруднение дыхания (бронхиальная астма), возникают кожные высыпания на лице (аллергическая реакция). Могут быть указаны другие уважительные причины.
Индивидуальная непереносимость маски или хронические заболевания должны быть обговорены с руководством (желательно предоставление медицинской справки). В этом случае работник переводится на удалённую работу, при обострении патологии имеет право взять больничный лист.
Как составить объяснительную, почему без маски на работе в период коронавируса — пример текста
Масочный режим – одна из эффективных профилактических мер при распространении коронавирусной инфекции. Использование средств индивидуальной защиты может носить как рекомендованный, так и обязательный характер. В каждом случае все зависит от особенностей конкретной ситуации.
Если работодатель ввел на работе обязательноше ношение маски, то работнику, нарушающему данное правило, нужно будет писать объяснительную записку, почему отсутствуют средства защиты в период коронавируса.
Может ли работодатель требовать носить маски на работе?
Весной 2020 года стали вступать в силу различные нормативные акты, вносящие определенные требования к организации рабочего режима компаний, продолжающих работать в период пандемии коронавируса.
Документация разрабатывалась преимущественно по регионам. В зависимости от эпидемиологической ситуации принимались более строгие, или, наоборот, облегченные меры.
Ношение работниками защитных масок обязательно только в том случае, если такая необходимость установлена на законодательном уровне, а также имеются соответствующие распоряжения на предприятии. Также работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будут перечислены профилактические меры, обязательные для соблюдения, в числе которых должен быть обязательный масочный режим на работе.
Важно отметить, что покупка средств индивидуальной защиты должна осуществляться работодателем. Ответственность в данном вопросе возлагается на руководство предприятия.
В организациях, где необходимость ношения масок является обязательным, требование о необходимости использования средств индивидуальной защиты распространяется на всех ее сотрудников. Носить маски на работе в связи с коронавирусом должны как обычные работники, так и директора и прочее начальство.
Отсутствие средств защиты при обязательном масочном режим — это нарушение трудового распорядка, о котором работнику придется написать объяснительную записку.
Должен ли работник объяснять, почему нарушен масочный режим?
Ранее уже было отмечено, что масочный режим определяется региональным или внутренним нормативным актом. За нарушение установленных на документальном уровне правил, работник может быть привлечен к ответственности.
Нахождение на рабочем месте без средства индивидуальной защиты является дисциплинарным проступком.
При выявлении факта его совершения, согласно статьям 192 и 193 ТК РФ, сотрудник должен подготовить объяснительную.
Также в течение месяца с момента совершения проступка работодатель может объявить трудящемуся дисциплинарное взыскание. Основанием для этого служит приказ.
Как написать объяснительную правильно?
После факта выявления нарушения работодатель вправе запросить от сотрудника предоставление объяснительной записки, почему он находился на работе без маски.
Единого образца, которым необходимо пользоваться при оформлении документа, не предусмотрено. По этой причине объяснительная составляется в свободной форме. В качестве основы может использоваться чистый лист формата А4 или фирменный бланк компании.
В объяснительной записке должны присутствовать следующие данные:
Далее документ передается руководителю. Он, после его изучения, принимает решение по поводу наказания для нарушителя.
Штраф не допустимы. Наказать можно замечанием или выговором, при многократных нарушениях — увольнением.
Пример текста об отсутствии СИЗ в период коронавируса
Шапка документа оформляется по стандартным правилам. Содержимое основной части объяснительной может варьироваться, в зависимости от особенностей конкретной ситуации. Допустимы являются следующие варианты.
Примеры текста объяснительной, почему на работе без маски:
Я, сотрудник отдела кадров, Иванова Михаил Сергеевич, во время нахождения на своем рабочем месте находился без маски, по причине того, что не знал о необходимости обязательного ношения данного средства индивидуальной защиты на работе.
Такой текст имеет смысл писать, если работодатель не оповестил письменно работником об обязательном масочном режиме, если нет объявлений на стенах офиса.
Я, сотрудник отдела производственного учета, Власов Семен Петрович, во время рабочего дня находился на территории компании без маски, так как при ее ношении мне трудно дышать (астма). Об обязанности ношения средств индивидуальной защиты на территории компании осведомлен.
Индивидуальные особенности организма, когда человек, действительно, не может носить средства защиты ввиду болезни дыхательной системы, необходимо проговаривать с руководством. В таких ситуациях следует просить перевода на дистанционный режим, а при особо остром периоде распространения коронавируса — уходить на больничный.
За нарушение масочного режима работнику грозит дисциплинарное взыскание, поэтому соблюдать правила, установленные приказом работодателя, очень важно. Это не только позволит избежать неприятных ситуация на работе, но и обезопасит самого сотрудника и его коллег от распространения коронавируса.
Как написать объяснительную, почему на работе без маски — образец текста
В связи с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией в стране по коронавирусу Роспотребнадзор направил рекомендательные письма с призывом ввести с 28.10.2020 режим масок во всех общественных местах. Аналогичные документы по ряду направлений были опубликованы властями на региональном уровне.
Ко многим компаниям применяются ограничительные меры. Чтобы не платить штрафы и не допустить приостановления деятельности компании после проверок, руководители обязывают сотрудников носить СИЗ на рабочем месте. Если в организации введен режим масок, работник должен носить маски; в случае нарушения работодатель может потребовать составить пояснительную записку о том, почему у работника нет средств защиты труда.
Может ли работодатель требовать носить маски на работе?
Маскирующий режим на предприятии организован по распоряжению руководства. Издается письменное распоряжение, содержащее информацию о введении ограничений, об этом должен знать каждый сотрудник. В соответствии с требованиями охраны труда работодатель обязан обеспечить работников средствами индивидуальной защиты: маски, перчатки, антисептики.
Маски выпускаются с расчетом на то, что их можно использовать в течение 2-3 часов (до 4 штук в смену). Создан журнал по выпуску защитных устройств и назначено лицо, ответственное за их распространение. Порядок и инструкции по ношению и утилизации масок должны быть вывешены на стене каждой лаборатории. Если все условия не соблюдены, судебное преследование за отсутствие прав интеллектуальной собственности является незаконным.
Отказ от ношения маски считается дисциплинарным правонарушением (статьи 192–193 ТК РФ). В случае нарушения администрация вправе наложить на работника санкцию в виде:
Менеджер не имеет права увольнять работника после однократного дисциплинарного проступка. Повторное нарушение режима маски может привести к увольнению сотрудника.
Работодатель не вправе применять штрафные санкции за отказ от ношения маски: написать штраф, лишить награды или уменьшить ее размер, отстранить от работы (ст. 76 ТК РФ).
Должен ли работник писать объяснительную о нарушении масочного режима?
Согласно статье 19 ТК РФ, работник может написать пояснительную записку под руководством руководства или отказаться от этого. Обязанность работодателя в случае дисциплинарного проступка потребовать от работника объяснительную, которая должна быть составлена в течение двух рабочих дней.
Если сотрудник отказывается писать пояснительную записку, составляется отказ. Это не освобождает сотрудника от ответственности. Дисциплинарная мера выносится в месячный срок со дня нарушения.
Правильно составленная пояснительная записка, объясняющая причину нарушения режима маски, может смягчить наказание. Отказ написать документ — вступите в конфронтацию с руководством. Это может быть воспринято как игнорирование указаний начальства, желание продолжить работу без средств индивидуальной защиты без объяснения причин.
Правила написания
пишется в произвольной форме, единого образца для написания пояснительного текста нет. Допускается использование чистого листа формата А4 или фирменного бланка.
Пояснительная записка должна содержать:
Документ передается работодателю. Изучив его, менеджер принимает решение о наказании сотрудника. Особое внимание следует уделить причине нарушения, возможно, руководитель сочтет ее действительной, что приведет к смягчению или отмене санкции.
Образец
Хорошо написанный документ выглядит так:
Иванов Иван Иванович Директор (имя
Я, Сергей Сергеевич Сергеев, бухгалтер, во время работы находился на территории организации без маски в связи с тем, что не знал о необходимости ношения СИЗ на рабочем месте.
Такой документ имеет смысл оформлять, если работодатель письменным постановлением не поддержал введение режима масок, не обеспечил работников СИЗ, на стене офиса нет надписи об обязательном использовании масок на рабочем месте.
Описание причины нарушения можно немного изменить. Например:
Я, Алексей Алексеевич Алексеев, сотрудник ОТК, находился на рабочем месте без маски, потому что при ношении у меня затрудняется дыхание (бронхиальная астма), на лице появляются высыпания (аллергическая реакция). Могут быть указаны другие уважительные причины.
Индивидуальную непереносимость маски или хронические заболевания следует обсудить с руководством (желательно, предоставив медицинскую справку). В этом случае сотрудник переводится на удаленную работу, в случае обострения патологии он имеет право взять отпуск по болезни.
Как писать объяснительную на работе
Если пробки, снегопады и соседи затопили
От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.
Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.
А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.
Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.
Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.
Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.
Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.
Зачем пишут объяснительную записку
Допустим, менеджер Петров опоздал на работу. Это заметил начальник и потребовал объяснений.
Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.
На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.
Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.
Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.
Но объяснительная может быть и такой:
11.12.2019 года я действительно явился на рабочее место с опозданием на 1 час. Причина: в моем подъезде прорвало трубу отопления, в результате чего подъезд залило кипятком и выйти в него из квартиры было невозможно.
Поскольку опоздание произошло по независящим от меня причинам, прошу не применять ко мне дисциплинарные взыскания.
Справку из УК о прорыве трубы прилагаю.
В этом случае наказать человека уже сложнее: он опоздал по независящим от него причинам. Работодатель должен проверить информацию: если она подтвердится, работника не накажут, поскольку основания для взысканий нет.
Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника. Писать объяснительную — это право работника. Он может им воспользоваться, а может и отказаться.
А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.
Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.
Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.
Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.
Давать объяснения — это не обязанность работника. Отказаться от дачи объяснений может любой. И у работодателя нет права обязать работника давать письменные пояснения. Работодатель — не следователь, а объяснительная — это не показания на допросе.
Виды объяснительной
На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.
Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.
Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.
Уведомление работника о даче объяснения
Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.
На самом деле наказать работника правильно, по закону и так, чтобы он не смог потом оспорить взыскание в суде, не так-то просто. Хотя процедура наложения взыскания прописана в трудовом кодексе, работодатель должен соблюсти все формальности, чтобы взыскание потом не отменили.
Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.
Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:
Если хотя бы один пункт в этом алгоритме пропущен — шансы оспорить взыскание увеличиваются.
Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.
Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.
Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.
Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.
В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.
Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.
Правила составления объяснительной
Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.
Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:
В результате получится примерно такой документ:
Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:
Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.
Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.
А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.
Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.
Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.
Но в любом случае нужно указать следующее.
Адресат объяснительной — как правило, это руководитель организации или человек, который по своим должностным обязанностям вправе принять решение о наказании.
Адрес — полное наименование организации.
Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.
А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.
А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.
Сроки написания
На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.
Иногда бывает такая ситуация: работник находится в отпуске, а начальник требует срочно явиться, чтобы написать объяснительную. Чтобы все было по закону, работника должны приказом отозвать из отпуска — хотя бы на один день.
Сделать так можно только с письменного согласия работника, а если он не согласится — заставить его нельзя. После этого он пишет объяснительную, а этот день ему либо прибавляют к отпуску, либо предоставляют в другое, удобное для работника время.
Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ разрешает не свидетельствовать против себя. Причем это относится не только к уголовно наказуемым деяниям и административным правонарушениям. В трудовом праве действует тот же самый принцип.
Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.
Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.
Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.
Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.
А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.
Работники должны понимать: их руководство не может знать, что у них происходит, пока они сами об этом не расскажут. Объяснительная — одна из форм такого рассказа. Она официальная, не всегда приятная и часто заканчивается применением мер дисциплинарного характера. Но именно от содержания объяснительной и зависит жесткость этих мер. И разница здесь — от устного замечания до увольнения.
Когда могут уволить. Уволить за то, что работник отказался писать объяснительную, нельзя. Уволить или наказать могут только за сам проступок — то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.
Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.
Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.
Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.
В акте указывают следующее:
Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.
Сроки хранения объяснительной
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.
Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.
Если такая записка содержит информацию о нарушении правил внутреннего трудового распорядка — она хранится не менее 1 года.
Если в записке есть информация о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину, по вопросам служебного поведения или по урегулированию конфликта интересов — такую записку нужно хранить не менее 5 лет.
Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.
Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.
Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.
Но так не получится. Если в течение месяца работника не наказали, потом, даже если он признается, что совершил нарушение, это не поможет его уволить. Считается, что, если руководитель за месяц не воспользовался своим правом наложить взыскание, потом это сделать уже нельзя.
Образцы объяснительных записок
Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.
Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.
Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:
Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.
По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.
Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.
Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.
В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:
Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.
За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.
У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.
Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.
Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.
В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.
За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.
В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:
Например, объяснительная может выглядеть так:
Я допустил ошибку в расчетах заработной платы, поскольку сломался компьютер и мне пришлось считать вручную.
Вины с себя не снимаю, готов понести наказание. Подобное больше не повторится. Если возникнут неисправности в дальнейшем, буду обращаться сразу к системному администратору.
О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.
Если причина объективная — указываем ее. Например:
Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.
Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.
Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.
При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.
Когда человек просто заболел, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа. Если страховой стаж 8 лет и более — выплатят 100% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет — 80% среднего заработка. При страховом стаже меньше 5 лет — только 60% среднего заработка.
При этом размер выплат могут снизить, если заболевание или травма наступили из-за алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением.
С производственной травмой все еще сложнее. Если на производстве произошел несчастный случай — независимо от стажа начислят 100% среднего заработка.
Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.
Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.
Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.
Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:
После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.
В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.
Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:
Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.
В этом случае нужно проводить служебную проверку и выяснять, были ли нарушены какие-нибудь правила. Если выяснится, что нарушены, — устанавливать, кто виноват. Виновного нужно будет наказывать. Не факт, что это будет сам работник, — возможно, накажут того, кто пролил воду на пол.
А есть еще один вариант объяснительной:
Слесарь Иванов А. А., находясь на рабочем месте, поскользнулся и сломал руку. Свидетели Петров и Сидоров пояснили, что Иванов употреблял спиртные напитки на рабочем месте.
После этого Иванов был направлен на медицинское освидетельствование в медучреждение. При проведении медицинского освидетельствования у него установлено алкогольное опьянение. Заключение об установлении состояния алкогольного опьянения прилагается.
А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.
Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.