Объяснительная по недостаче товара
В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.
Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:
Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации. Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.
Объяснительная записка по недостаче на складе
Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству.
Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:
Объяснительная при недостаче после инвентаризации
Работодатель должен проводить инвентаризацию материальных и денежных средств на своём предприятии. Если за денежные средства отвечает бухгалтерия, то товарные ценности хранятся на складе. Отвечает за них кладовщик и заведующий складом.
Если по итогам инвентаризации на складе была обнаружена недостача товаров, то работник склада и заведующий должны писать объяснительную записку.
Пишется она точно так же, как и при обнаружении недостачи на складе.
Примеры объяснительных записок о недостаче
Генеральному директору
ООО «Невасилёк»
Погребенному К.Е.
10.07.2018 года №41
Об обнаружении недостачи товара при приёмке
Я, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик». Мною была обнаружена недостача товара. Количество привезённого товара не соответствовало документам. Мною были заполнены все необходимые документы и в одном экземпляре переданы поставщику. Они обещали довезти товар в течение 2-ух рабочих дней.
Все необходимые документы прилагаю.
подпись и расшифровка
Генеральному директору
ООО «Невасилёк»
Погребенному К.Е.
10.07.2017 года №41
Об обнаружении недостачи товара при приёмке
Я, Кругляшков Шамир Николаевич, провёл на складе инвентаризацию по приказу генерального директора. В ходе инвентаризации была обнаружена недостача товара. Все необходимые акты мною были заполнены.
Из письменных объяснений работника склада, на чьём участке была недостача, он не считает себя виновным. Также он считает, что виноват разнорабочий Небылицин, так как он в ночь предполагаемой пропажи был в состоянии алкогольного опьянения, о чём генеральному директору было своевременно доложено.
Прошу провести внутреннее расследование случившегося. Все документы о недостаче прилагаю.
подпись и расшифровка
Образец объяснительной по поводу излишек на складе
Во время недостачи могут быть обнаружены излишки товара. В этом случае, также нужно писать объяснительную записку, а излишки приходовать, согласно бухгалтерскому учёту. Работник склада, также как и заведующий, должны написать объяснительную записку о том, откуда мог появиться этот излишек.
Скачать
Пересортица, недостача, излишки в аптеке
В идеале фактическое наличие товара должно совпадать с документальными данными. Но достаточно часто в аптеке случаются несоответствия: отсутствует то, что должно быть в наличии или, наоборот, имеется товар, которого быть не должно. Обнаруживаются недостача, излишки или и то, и другое одновременно, как правило, на инвентаризации. Однако подобные «сюрпризы» могут выявиться и случайно, в ходе повседневной работы.
Как образуется недостача и откуда берутся излишки
Причины недостач и излишков в аптеке
Сбои в программном обеспечении
Наиболее частая причина расхождений – непреднамеренные ошибки при операциях с товаром. Фармацевтические работники каждый день выполняют огромное количество операций с товаром в условиях большой номенклатуры, внушительного товарооборота и непрерывного потока покупателей. Ошибки по невнимательности зачастую происходят вследствие усталости из-за большой загруженности аптечных сотрудников. Они могут допускаться на любых этапах работы с товаром:
1) При приемке
Например, поставщик не доложил или переложил какую-то позицию, а фармацевт при приемке не заметил. Сейчас, когда каждую упаковку маркированных препаратов необходимо сканировать, такие случаи практически исключены. Тем не менее такое может случаться с немаркированными аптечными товарами.
2) При перемещении товаров из одной аптеки в другую внутри аптечной сети
Отсканировали товар, но не положили или наоборот. Скорректировали позиции, удалили строчку, а упаковку не убрали. А в пункте назначения не проверили должным образом, положившись на коллег.
3) При отпуске на кассе
Допустить ошибку особенно легко, когда у посетителя большой список, он берет по нескольку упаковок, меняет решение, а за ним стоит очередь из нетерпеливых покупателей. Например, фармацевт собрал по списку несколько наименований, покупатель отказывается от одного из препаратов: «Этот не надо, уберите пожалуйста». И тут же что-нибудь спрашивает. Фармацевт убирает строчку на компьютере, отвлекается и забывает убрать из уже подготовленного пакета.
Другой вариант: просят, например, четыре пачки цитрамона. Фармацевт сканирует, покупатель просит убрать одну. Фармацевт торопится, нервничает, убирает, как ему кажется, последнюю соштрихованную упаковку и не сканирует оставшиеся 3 блистера заново. В итоге получается, что осталась не та, которая числится по факту в программе.
Еще один вариант возникает при неправильно поделенной упаковке, когда доли вносятся вручную.
4) При инвентаризации
Например, был списан в недостачу препарат, который впоследствии нашелся.
Отдельно можно выделить следующие причины недостач или излишков:
Работники аптек поделились с нами несколькими историями:
« За 25 лет заплатила один раз — не могли найти “Виагру”, посмеялись: хоть кому-то было хорошо и бесплатно ».
«Работала в сети, текучка кадров, отсюда и недостача, минус 1,5-2 тысячи. И в частных аптеках работаю, есть недобросовестные первостольники минус большой был…»
Если в аптеке выявлены недостача или излишки
Как правило, в аптеках установлена коллективная материальная ответственность сотрудников. Если конкретное виновное лицо не установлено, общая сумма недостачи распределяется на всех членов коллектива и погашается за их счет. Излишки товара ставятся на приход. В случае пересортицы допустим взаимозачет. Это касается только немаркированного товара, поскольку ввести заново в оборот маркированные лекарственные препараты невозможно.
Что такое пересортица и применимо ли это понятие в аптеке?
Пересортица – это одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта товаров одного и того же наименования. Иными словами, пересортить можно похожий товар. Пересортицей можно назвать различие по производителю. Например, в наличии имеются таблетки Лоратадин 10 мг №10 производства «Татхимфармпрепараты», а в системе числятся таблетки Лоратадин 10 мг №10 завода «Биосинтез». Или пастилки «Доктор Мом» с клубничным вкусом вместо одноименных лимонных пастилок – пересортица налицо. Несоответствие по QR- коду — тоже вариант пересортицы. При приемке маркированных лекарств пересортица выявляется сразу, а вот при продаже ее возможно не заметить.
Сразу оговоримся, для маркированных товаров понятие пересортицы применимо только теоретически. На практике она будет расцениваться как недостача и излишки. Более того, в системе МДЛП отсутствует функция ввода в оборот выведенного из товарооборота лекарства, поскольку даже два ЛП, одинаковых по всем параметрам (лекарственная форма, наименование, производитель, дозировка, количество), но с разными, уникальными QR-кодами считаются двумя разными объектами.
В отношении недостач и излишков немаркированных товаров при пересортице возможен взаимозачет по решению руководителя аптечной организации. Взаимозачет производится при условии, что пересортица выявлена в одном и том же проверяемом периоде, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении товара одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Например, при инвентаризации обнаружено два лишних бинта 7х14 см одного производителя и не хватает двух бинтов такого же размера другого производителя. Если их стоимость эквивалентна — излишки перекрывают недостачу в полном объеме. Если сумма недостачи больше суммы излишков, разница списывается за счет виновных лиц. Если же виновные лица не установлены, недостающая сумма списывается на финансовые расходы аптеки.
Как избежать недостачи и необходимости возмещения ущерба
Меры предотвращения недостач и пересортиц вытекают из их причин, и многое зависит от того, как поставлена руководством работа в аптеке. Чтобы не пришлось оплачивать из собственного кармана сумму, обнаруженную в ходе инвентаризации, нужно:
Совсем избежать недостач и пересортиц, к сожалению, невозможно. Но задача свести их к минимуму – цель, к которой надо стремиться. Добиваться точного соответствия товара и бухгалтерских документов — в интересах и собственников аптечной организации, и ее работников, а значит, эта работа должна вестись совместно.
Расскажите, какая самая крупная недостача или излишек были в вашей аптеке?
Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю
На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все — и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.
Основания для проведения описи имущества
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Последствия для материально ответственного лица
Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.
На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Порядок удержания
В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.
Оформление сличительных ведомостей
Это бумага, имеющая один из предложенных видов:
Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.
Что делать в случае недостачи при инвентаризации в 2019 году
Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание.
Инвентаризация
Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:
Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.
Что такое недостача
Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.
Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:
Недостача при инвентаризации: что делать
Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.
Выявление недостачи в торговой точке
При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:
Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.
Действия работодателя при выявлении недостачи
При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:
Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу
В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:
Как оформить
Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:
После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:
Списание недостачи
Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:
При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:
| Порядок действий | Что в себя включает |
| Издание приказа | Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное) |
| Списание | Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета |
| Покрытие расходов | Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму |
| Сопоставление данных | Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание. |
| Восстановление НДС | НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету. |
Недостача при инвентаризации: проводки
Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.
Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:
Основные проводки при списании недостачи:
| Списание | Проводки | |
| Д | К | |
| По ТМЦ | 94 | 10 |
| По основным средствам | 94 | 01 |
| По готовой продукции | 94 | 41 (43) |
| По естественной убыли | 20 (25,44) | 94 |
| За счет виновных лиц | 73 | 94 |
| На прочие расходы | 91.2 | 94 |
Взыскание недостачи с виновных лиц
Для того, чтобы с виновных лиц было возможно списать недостачу, должны соблюдаться некоторые правила:
В некоторых случаях взыскать с виновного лица денежные средства можно только через суд. К ним относят следующие:
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.