Постановка задач для начинающих тимлидов
Когда люди говорят о постановке задач — они очень любят вспоминать про SMART.
Ну, дескать, цель должна быть Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound.
И есть даже удивительные люди, которые пытаются это пихать программистам.
Но есть задачи, а есть задачи. И между ними большая разница!
Разработчик — существо потоковое, драйвовое. В отличие от проджект-менеджеров, тимлидов и прочих замечательных людей, которым неизбежно приходится переключать фокус внимания раз в 10 минут. И здорово, если процессы позволяют разработчику находиться в этом потоке и создавать код без отвлечения на точки согласований и ошибки коммуникации. Для этого есть модель TOTE. И есть мнение, что именно от неё нужно отталкиваться при формулировке таска разработчику. Поясню сначала, что за модель, а потом — как её применить.
T1 — Test — желаемое состояние, к которому мы стремимся, какое оно?
О — Operation — какие действия мы должны делать, чтобы достигнуть результата?
T2 — Test2 — по каким признакам мы поймём, что продвинулись в сторону результата?
E — Exit — по каким критериям мы поймём, что результат окончательно достигнут?
Эта модель очень алгоритмична и хорошо подходит для задач до 20 часов (я надеюсь, вам не нужно объяснять, почему линейным разработчикам не нужно ставить задачи больше 4..8 часов? 🙂 ).
Приведу пример, как это ложится на постановку тасков при плановой разработке. Конечно, приведённый рецепт не подходит в случае работы в стиле Research and Development, организации работ по эксплуатации или работы по срочному затыканию дыр.
Сперва (T1) идёт краткое описание, что мы делаем (не путайте с заголовком задачи!). Одно предложение, обобщающее, что и зачем мы делаем.
Вообще говоря нет смысла браться за задачу, если вы не можете это сформулировать. Это может выглядеть вот так: «Сделать стандартное REST API профиля пользователя, чтобы с ним работали фронтэнд приложения», «Учим метод создания брони принимать параметр gender и сохранять его», «Необходимо написать миграции, которые расставят ключи в соответствии со схемами из merge request (uml диаграммы таблиц)».
В качестве Operation и чуть-чуть T2 выступает глава «какие действия нужно сделать для достижения результата».
Это нумерованный список тех конкретных действий, что нужно сделать линейному разработчику. Возможно с оценкой по времени. Например:
1. Создать миграцию (30 минут)
2. Прописать модель с валидацией (2 часа)
3. Прописать контроллер (2 часа)
Важно, что он нумерованный и вы понимаете, сколько времени должно занять выполнение каждого шага. Особенно это важно — если вы работаете с джуниорами и миддлами. Ибо как только ваш разработчик «закопается», данный список — хороший способ быстро понять, на чём он застопорился и какие дальнейшие у него должны быть шаги.
Ну и в завершение глава «Ожидаемый результат» выступает в качестве правил Exit и немножко T2. «Ожидаемый результат» — это ненумерованный чек-лист проверки задачи. Фактически мы формулируем сценарии тестирования задачи, языком QA. То есть, они в идеале должны содержать как позитивные, так и негативные сценарии и не должны содержать отсылок к коду в стиле «написан класс такой-то». Только функциональные проверки.
Например:
— При создании пользователя через API, он появляется в БД
— Ответы API при создании пользователя соответствуют документации
— Пользователя можно создать только администратору
— Не-администратор при попытке создания пользователя получает 403 ошибку
К слову, высокий процент багов в сделанных задачах — это как раз повод уделить больше внимания «ожидаемому результату» при формулировке, чего вы хотите от разработчиков.
А не слишком ли много буков?
Конечно, на практике может быть не рентабельно прописывать все задачи таким образом. Нужно найти баланс, и об этом тоже хочется немного сказать.
Постановка задач через TOTE полезна как временная мера при подключении новичков, джуниоров и миддлов, пока они не освоятся с новой для них системой и подходами, принятыми в коллективе.
Можно смело упрощать постановку задач квалифицированным, проактивным и продвинутым сотрудникам. Можно смело урезать формулировки, если у вас один человек берёт один блок работ и безотрывно, без отпусков и болезней решает его с гарантированным результатом. Если с людьми приходится «играть в шашечки», перекидывать с задачи на задачу и тасовать их между командами, если блоки работ «ставятся на холд» — ТОТЕ необходим.
5 способов ставить задачи, чтобы их понимали и выполняли в срок
Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.
Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.
SMART
Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.
Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:
Time bound – ограниченная во времени.
Важно, чтобы задача отвечала всем пяти критериям
Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – с июня по август. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:
Увеличить трафик с контекстной рекламы на 20% к 1.06.2020 за счет запуска РСЯ, Google Ads и YouTube.
В такой формулировке задача:
конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;
измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;
достижимая – учитывая, что РСЯ, Google Ads и YouTube еще даже не запускали;
значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;
ограниченная во времени – указан срок.
Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.
В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:
Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;
Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;
Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;
Exit – как мы поймем, что достигли результата.
Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.
Четкий алгоритм постановки задачи по TOTE
Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:
Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье
T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.
O: Чек-лист задачи:
1. Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;
2. Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;
3. Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;
T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.
E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс.Директ.
HD-RW-RM
Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.
Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:
Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;
Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;
Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;
Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;
Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;
Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.
Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.
Шаблон для постановки таких задач может выглядеть так
Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.
Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:
Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директе
Описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе
Нам нужно стандартизировать все процессы работы над проектами. Начать решили с настройки кампаний в Директе, так как таких задач сейчас в работе больше всего. Нужен четкий алгоритм, по которому смогут работать и опытные сотрудники, и новички.
Результатом станет пошаговая инструкция в Google Docs и чек-лист, который мы сможем прикладывать к таким задачам в таск-менеджере.
Начни со своего опыта – опиши алгоритм, по которому настраиваешь сам. Собери все моменты, в которых можно ошибиться. Потом обсуди с парой опытных ребят. Возможно, они подскажут, как сделать эффективнее какие-то этапы. Покажи 2-3 новичкам, чтобы собрать их вопросы. Доработай и согласуем.
У задачи первый приоритет после клиентских проектов. Будет здорово, если сможем запустить работу по новому процессу через месяц, 25 июля.
Мы продолжаем расти. Этот алгоритм поможет делать кампании быстрее без потери качества и не упускать важных деталей. А значит, мы сможем взять дополнительные проекты и все вместе будем зарабатывать больше.
Задача важная, поскольку влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому ему можно не расписывать весь процесс по шагам.
Кстати, получать больше прибыли от ведения контекстной рекламы можно не только за счет роста клиентской базы, но и с помощью партнерских программ. Например, участники партнерской программы Click.ru получают до 18% от рекламного оборота клиентов.
CLEAR
Методику разработал канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик в качестве альтернативы модели SMART. В отличие от нее, CLEAR позволяет ставить более гибкие задачи, которые могут изменяться в зависимости от обстоятельств.
Буквы аббревиатуры обозначают критерии, которым должна соответствовать правильно поставленная задача:
Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе;
Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени;
Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям;
Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи;
Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.
Первый критерий подразумевает, что метод лучше использовать, когда нужно поставить задачу нескольким сотрудникам или группе исполнителей, иначе в нем теряется смысл.
Критерии другие, принцип тот же
Пример. Системы контекстной рекламы регулярно выпускают обновления и новые инструменты. Чтобы оставаться в тренде и не растерять клиентов, в отделе контекстной рекламы решили поставить регулярную задачу для всех специалистов: ежемесячно изучать обновления, проверять, на каких проектах они могут быть полезны, и направлять предложения по оптимизации клиентам.
Вот как можно сформулировать эту задачу по CLEAR:
Направлять клиентам предложения по подключению новых инструментов рекламных систем до 10 числа каждого месяца.
Так она соответствует методике:
командная – задачу поставили всему отделу, сотрудники могут помочь друг другу разобраться в обновлениях и составить предложения;
ограниченная – она достижима и имеет сроки (до 10 числа);
эмоциональная – выходит за рамки стандартных процессов и позволяет проявить свои навыки и знания в маркетинге;
доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;
гибкая – в один месяц Яндекс.Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.
Еще одна альтернатива методу SMART, разработанная Массачусетским технологическим институтом. Эта методика также ориентирована на командную работу и амбиции исполнителей, поэтому вряд ли подойдет для рядовых задач вроде сбора семантики или анализа площадок в РСЯ.
Так же как в SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры обозначают критерии задачи:
Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду;
Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего;
Specific – конкретная, по аналогии со SMART;
Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.
Методика помогает ставить и работать с важными для компании или проекта задачами так, чтобы они оставались в фокусе и выполнялись качественно.
Пожалуй, выбирать между SMART, CLEAR и FAST можно в зависимости от типа и важности задачи, а также от того, кому она адресована
Пример. В агентстве решили повысить уровень клиентского сервиса за счет более прозрачных и понятных отчетов по контекстной рекламе. Перед отделом стоит глобальная задача: подобрать подходящий инструмент и перенести в него всю клиентскую отчетность.
По FAST задачу можно сформулировать так:
Подобрать и внедрить до 1 июня систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать отчетность быстрее для специалистов и понятнее для клиентов.
Пройдемся по критериям:
часто обсуждаемая – задача затрагивает всех сотрудников отдела, поэтому ее будут обсуждать;
амбициозная – она непростая, потому что глобальная, но выполнима;
прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать отчеты понятнее).
7 полезных инструментов для постановки задач
Выбрать какой-то один метод и оттачивать его или использовать разные способы для постановки задач разной сложности сотрудникам разного уровня – решать вам. В любом случае все задачи нужно где-то фиксировать. Поэтому делимся подборкой таск-менеджеров, в которых можно ставить задачи по любой из этих методологий. Выбирайте, исходя из потребностей и размеров вашей команды:
Как научиться правильно ставить задачи разработчикам и ускорить процессы в 2 раза
Одна из основных проблем в ИТ проектах — взаимопонимание двух миров: бизнеса и разработки. Одни хотят быстро и красиво, другие хотят получить исчерпывающее описание хотелки. Переговоры занимают много времени, но еще больше — исправление ошибок. Как эффективно выстроить процесс, рассказывает зам технического директора музыкального сервиса «Звук» Кирилл Ларин.
Так как разработка (+тестирование) — самое дорогое звено в создании ИТ-решения, то необходимо экономить время разработчика любым способом.
Если задача поступает в разработку с неполным описанием, то есть в ней нет всех Use cases и Corner cases, то разработчик тратит массу времени на выяснение нюансов. Или не хочет вступать в полемику и делает все, опираясь на свою картину мира, по принципу “художник так видит”.
Если в компании ограничены ресурсы, нет системного аналитика, либо он не покрывает весь бэклог, то необходимо найти другой выход, который позволит эффективно решить проблему.
Одно из решений — выработка стандарта описания задач. Лучше больше продумывать их до реализации, чем додумывать в процессе исполнения. Здесь необходимо найти баланс между заказчиком и разработкой.
Основа баланса — смещение большей части работы на постановщика/представителя бизнеса. Чем лучше он проработает фичу, тем вернее будет результат на выходе.
Однако часто бизнес не знает, что требуется разработчику, чтобы сделать задачу верно и в срок. Как найти общий язык?
Сквозь слёзы и пот мы в Звуке сформировали стандарт, который позволяет получить 90% информации, необходимой для решения любой it-задачи.
Главная цель — реализовать именно то, что хотел заказчик. Так как любую информацию можно трактовать по-разному, то следует использовать утвержденный формат постановки задачи. Такой формат, который уменьшит вероятность разночтений.
Для этого заказчику необходимо описать следующие аспекты задачи:
Рассмотрим подробно каждый аспект.
Для точного определения, что требуется сделать в постановке задачи используется принцип SMART:
Какую проблему заказчик пытается решить?
Какие метрики будут оцениваться, какие показатели будут достигнуты в ходе решения задачи?
Какие технологические требования и ограничения предъявляет заказчик к функционалу?
Какая функциональность ожидается?
Несмотря на то, что US в огромной степени играют роль, ранее принадлежавшую спецификациям требований, сценариям использования и т.п., они все же ощутимо отличаются рядом тонких, но критических нюансов:
Текст самой US должен объяснять роль/действия пользователя в системе, его потребность и выгоду, которые пользователь получит после того как история случится.
US можно оценить по критериям INVEST:
Какой сценарий необходимо пройти, чтобы достичь цель?
Что UC включают в себя:
Что UC не включают в себя:
В зависимости от глубины и сложности того, что вы хотите или должны достичь, UC описывают комбинацию следующих элементов:
Для написания UC используются следующие шаги:
Чтобы описать CC нужно определить, какие факторы влияют на фичу и описать результат/сценарий при всевозможных комбинациях этих факторов.
Для этого целесообразно использовать таблицу, в которой на пересечении факторов будет описан результат/сценарий.
С теорией всё понятно, но как дело обстоит на практике? Разберем упрощенное описание задачи на примере сохранения настроек приложения.
Сохранять настройки приложения
В ходе опроса было выявлено, что пользователь ожидает, что приложение запоминает его последнее состояние (настройки). По аналогии с другими сервисами.
Использовать распространенный UX для реализации решения
Сохранять настройки приложения на серверной стороне в связке с данными пользователя
Как пользователь, я хочу, чтобы приложение запоминало мои настройки, чтобы мне не приходилось указывать их каждый раз при авторизации
— Пользователь открывает приложение.
— Пользователь входит в учетную запись в приложении.
— Пользователь устанавливает настройки приложения.
— Система сохраняет настройки.
— Пользователь выходит из учетной записи в приложении.
— Пользователь входит в учетную запись в приложении (+ на другом устройстве).
— Система передает сохраненные настройки в приложение.
— Приложение отображает сохраненные настройки пользователя.
Обеспечить обратную совместимость со старыми клиентами.
Первое. Объяснить команде боль. Как известно, если вы указываете причину внедрения, конверсия увеличивается.
Второе. Показать пример, поставить некоторое количество задач для начала по стандарту, показать заказчикам, как это надо делать, как оно работает.
Третье. При внедрении обязательно собрать обратную связь по стандарту. Ответить на все вопросы, внести корректировки. Тогда будет коллективный труд, порог вхождения ниже.
Четвертое. Воспринимать все нововведения, как эксперимент. Если он удался (были достигнуты цели), он приживется сам собой, так как мотивация у людей будет осознанной. Если не удался, можно вернуться к прежнему состоянию.
Пятое. Закрепить нововведения фактами в виде цифр — сравните с периодом до внедрения. Производительность увеличилась на столько-то, количество ошибок упало на столько-то.
Каждая система, находящаяся в покое, противиться изменению. При внедрении подобных стандартов/изменении процессов вы столкнетесь с сопротивлением. Но игра стоит свеч. Лучший аргумент — это метрики. Если они пошли вверх, значит, вы на верном пути.
В «Звуке» после внедрения стандарта скорость и качество работы увеличилось в 2 раза. Мы получили положительные отзывы от всех участников команды и решили основную проблему.
Правильная постановка задач сотрудникам для эффективного выполнения
От постановки задач напрямую зависит эффективность ее выполнения подчиненными, поэтому это одно из важнейших рабочих навыков руководителя. Компетенции начальства заключаются в том, чтобы четко определить цели компании и задачи на определенный период, а также указать способы их выполнения. Если этого не происходит, сотрудники неправильно толкуют поставленную задачу, что подрывает рабочий процесс.
Почему важна постановка задач сотрудникам
Как в правильно поставленном вопросе есть половина ответа, так и в правильной постановке задач подчиненным присутствует половина решения.
Организация любого процесса строится на постановке и выполнении задач. Когда деятельность спонтанна и хаотична, результат может быть достигнут, но либо краткосрочный, либо некачественный, либо вообще практически не значимый.
В экстренных ситуациях молниеносная реакция и действия по обстановке оказываются самым эффективным средством. Но даже в подобных обстоятельствах зачастую остаётся время на координацию. А если так, то им лучше воспользоваться, потому что спланированные действия лучше необдуманных. Тем более, это актуально при групповом решении задач.
Разрозненные действия группы людей могут нанести ущерб процессу. В то же время, командная работа способна усилить эффект от трудозатрат каждого участника.
Постановка задач организует не только коллективный труд, но и деятельность конкретного человека. Сбросить вес после зимы — это только цель. А вот для того чтобы её достичь, следует поставить задачу регулярно делать физические упражнения и соблюдать меру в питании.
Итак, персональной мотивации посвятим отдельный материал, а здесь уделим внимание именно вопросу о том, как ставить задачи в коллективной работе.
Какие бывают задачи
Все задачи делят по статусам срочности и их приоритетности. Они бывают:
Как правильно ставить задачи
Распределение ролей
Прежде чем ставить задачи, необходимо определиться с ролями, которые исполняют все участники коллектива.
Идеальный процесс подбора команды для выполнения стратегического плана выглядит следующим образом:
К сожалению, на практике далеко не всегда руководитель наделён полномочиями по подбору персонала и корректировке состава подопечного ему коллектива. Поэтому во многих случаях приведённый план организации командной работы оказывается весьма ограниченным.
Тем не менее, необходимо по максимуму использовать все доступные возможности по распределению ролей в коллективе. Во-первых, следует начать с оценки навыков каждого подчинённого. После этого — построить такую структуру ответственности и коммуникаций, при которой существующий состав специалистов покажет наибольшую эффективность.
Каждый должен ясно понимать свою роль в общем деле, границы возможностей и ответственности. Расстановка игроков на поле поможет:
Конкретизация действия и результата
Далее следует упаковать стратегию или цели на ближайшую перспективу в набор конкретных действий, выполняя которые ваши сотрудники достигнут намеченного результата.
Ошибка руководителей заключается в том, что многие привыкли использовать абстрактные формулировки. Например, задачи они ставят в форме наименования — в именительном падеже.
— Отгрузка керамогранита.
Такие формулировки не подталкивают к действию, ассоциируются с пассивной констатацией. Вместе с тем, в данной постановке нет деталей, которые помогут разобраться в том, как приступить к задаче и какой результат получить.
— Отгрузить 2 тонны керамогранита 60х60 на склад в Одинцово, отзвониться в офис и отметиться в ведомости.
Здесь, как видно, процесс расписан намного подробнее. Вместо ничего не значащего «наименования» задачи, ровным счётом ничего не сообщающего сотруднику, подобная развёрнутая формулировка даёт инструкцию к действию.
Это может показаться элементарным или не заслуживающим внимания, но смена существительных на глаголы в формулировке задачи:
Назначение ответственных
Сформулированная задача немедленно адресуется конкретному исполнителю.
Как уже было обозначено ранее, сами задачи во многом проистекают из возможностей и компетенций коллектива. В связи с этим каждая задача отчасти ставится под заранее определённых исполнителей и немедленно им адресуется.
Назначая тех ответственных, которые по-вашему лучше других справятся с порученным, вы обеспечиваете наилучший возможный результат работы.
Наличие ответственных позволяет всегда держать процесс под контролем. Вы точно знаете, какой сотрудник в данный момент занят той или иной задачей. Это позволяет в любой момент запросить статус, внести корректировки, дать обратную связь.
По окончании выполнения работ подчинённый предоставляет готовые материалы, качество которых — исключительно его зона ответственности. Таким образом, при наличии недочётов всегда ясно, кому направлять вопросы и замечания.
Ограничение по срокам
Не менее важны ограниченные сроки выполнения задания.
Если сроки не установлены, исполнителю может показаться, что они не ограничены, а потому можно совершенно спокойно предаваться прокрастинации.
Чтобы исключить неразбериху и простой в работе, сразу после назначения ответственных необходимо ставить дедлайны. Даже если невозможно точно оценить масштаб работ, следует назначить промежуточную контрольную точку. Вплоть до этой даты сотрудник должен сделать максимум возможного в рамках выполнения поставленной задачи.
В день сдачи промежуточного результата вы вместе с подчинённым должны:
Трекинг задач
Чтобы не только ставить задачи, но и получать качественный результат, необходимо владеть инструментами, которые позволяют контролировать ход работ и все нюансы процесса.
Вместо того, чтобы пытаться по памяти восстанавливать все задачи и их аспекты, лучше изначально документировать эту информацию.
Но не все инструменты улучшают наглядность процессов и вашу производительность как контролёра.
Например, обычный блокнот может показаться подходящим решением, но на самом деле вы, скорее, запутаетесь, фиксируя ход работ ручкой на бумаге. Обычно при трекинге задач необходимо намного больше места, чем может предоставить стандартная страница записной книжки, а постоянная корректировка и добавление статусов в ней вовсе невозможны.
Лучше применять электронные инструменты — тем более, что сейчас мы всегда имеем под рукой гаджет, но нередко не способны найти ручку. Все программные решения имеют адаптированные мобильные версии и приложения, поэтому полный набор данных по задачам всегда доступен в смартфоне, на планшете и на персональном компьютере.
В зависимости от масштаба проекта, может применяться программное обеспечение различной мощности.
Интеграции Calltouch
Корпоративные решения, безусловно, следует внедрять с должной осмотрительностью и после тщательного анализа пула ресурсов компании. Обычно для подобного привлекают интеграторов, чья специализация — именно установка систем трекинга процессов.
Для начала можно опробовать простые решения из первого пункта. Иногда могут подойти даже боты для Telegram и Slack, но только в случае небольшого объёма исполнителей и конкретики по задачам. Бот сможет фиксировать информацию, оповещать и уведомлять участников команды об обновлениях в статусах.
Решения из коробки — Trello, Basecamp, Wunderlist — обладают продуманным интерфейсом и продвинутым функционалом. В них предусмотрена категоризация задач, наглядная система статусов, удобное перетаскивание задач между этапами, комментарии, исполнители и оповещения. Они отлично подходят для стандартных задач с линейной этапностью.
Тем, кому необходимо пространство для творчества ввиду не очевидной логики процесса, не вписывающегося в рамки таск-трекеров, подойдёт Google Spreadsheets. В онлайн-таблицах вы сможете выстраивать свою собственную структуру этапов, комментариев и взаимосвязей, наиболее точно отвечающую потребностям проекта.
Сквозная аналитика
Примеры правильной постановки задач
В качестве примеров правильной постановки задач можно привести такой список:
Какие ошибки совершают руководители при постановке задач
Главные проблемы руководителей при постановке задач сотрудникам связаны со следующими ошибками.
Нереалистичные цели и задачи
Иногда процесс постановки задачи не учитывает реальные сроки, необходимые на выполнение задания. Руководители переоценивают допустимые сроки и ставят космические цели, которых невозможно достичь. В результате у сотрудников нулевая мотивация к их выполнению, так как они понимают, что выполнить поставленные задачи им не по силам. Чтобы этого не произошло, объемные цели нужно разделять на несколько небольших и контролировать их выполнение с помощью дедлайнов. Тогда подчиненные почувствуют, что они могут повлиять на результат и будут прикладывать все силы для решения проблемы.
Узкий фокус внимания
Руководители иногда могут сосредоточивать внимание только на одной сфере. При полном погружении в одну тему теряется общая картина, что может повлиять на результат. Например, в отделе нужно вдвое повысить продажи. Руководитель организует для этого ежедневные собрания подчиненных, создает мотивационную систему, новые скрипты продаж. Но это не помогает работе, из-за чего руководство злиться, а сотрудники пребывают в стрессе. В этой ситуации важно посмотреть, что именно неправильно, как построен маркетинг, как распределяются внутренние ресурсы. Это поможет увидеть объективную картину и устранить ошибки.
Руководители не отслеживают процесс
У других руководителей, напротив, может быть слишком глобальное мышление, предполагающее постановку масштабных задач. Они жаждут быстрого идеального результата, но не обращают внимания на то, что уже было достигнуто. В результате у сотрудников падает мотивация, и фокус внимания смещается на выполнение глобальной задачи. Руководителю важно проявлять внимательность к отслеживанию даже небольшого прогресса.
Негативные цели
Чем более четко будет сформулирована мысль, тем быстрее она будет способствовать достижению цели. Негативные цели отрезают путь к решению любой проблемы. Они звучат как «не опаздывать», «не забывать о…», и в результате становятся дополнительной головной болью сотрудников. Лучше ставить задачу не как «не опаздывать в офис», а как «приходить за 5 минут до начала работы». Второй вариант звучит продуктивнее, в то время как первый не способствует достижению поставленной задачи.
Слишком много целей
Иногда сотрудники или подчиненные стремятся быстро достичь всех целей одновременно. Из-за этого теряется степень приоритетности выполнения поставленных задач. В такой ситуации появляется стресс и желание бросить работу, которая не приносит результата. Реализация задач кажется неподъемной, из-за чего нет никакой мотивации ее продолжать.
Важно понимать, что значимо не количество сделанных задач, а их качество и приоритетность. Значимые задачи должны делегироваться сотрудникам, которые в полной мере понимают ответственность за их выполнение.
Заключение
Ставить задачи сотрудникам следует с учетом их приоритетности. Важно отслеживать и поощрять даже мелкие достижения. Это способствует мотивированию сотрудников на дальнейшую работу и помогает корректировать рабочие планы.