Как написать факс на английском
За последние 60 дней ни разу не выходила
Статистика
Английский для бизнеса (юристам,экономистам,менеджерам) Выпуск 1. Как написать записку и факс
Здравствуйте, уважаемые подписчики!
Вы читаете 1-й выпуск рассылки «Английский для бизнеса (юристам, экономистам, менеджерам)” и, как Вы помните из аннотации к рассылке, ее основная задача – помочь Вам в совершенствовании навыков делового общения на английском языке, и в том числе, навыка подготовки деловых документов. Имея под рукой в компьютере стандартную форму, можно достаточно быстро подготовить необходимый Вам документ.
Сегодня начнем с простейших документов: записки и факса
Простая и памятная записки
Простая записка (a note) носит полуофициальный характер и может быть написана от руки. Вместе с тем, это все-таки документ, в котором дается краткая информация о событиях, планах или действиях, например, сообщается о чьем-нибудь звонке, оперативном совещании или изменениях в планах. Простая записка отличается краткостью и отсутствием лингвистических изысков, поскольку ее назначение – поставить в известность.
Boss asked to bring him the report as soon as you finish with the figures.
Сall Emma Dell to confirm meeting time with Coca-Cola representative next Monday at 11 a.m. Phone number 533 26 17.
Памятная записка ( a memo ) печатается на чистом листе бумаги или на специальных бланках внутреннего обращения и имеет постоянные разделы: кому ( to ), от кого ( from ), дата ( date ), о чем записка или тема ( subject ). Соблюдаются все грамматические и лексические правила.
To: Heads of Departments
Subject: New company logo
As you know, the Public Relations Department has been looking into ways to make our company logo more attractive and easily recognizable by customers. Could you please take the following actions in your departments:
1. Encourage staff to share their personal vision of a new logo, which will be used on all our products and in ads.
2. Ask staff to put their drawings or descriptions in the box placed in the lobby downstairs.
3. Inform staff that the best drafts will get special gifts.
Please contact the PR Department if you or anyone in your department has any further suggestions.
В зависимости от адресата и затрагиваемой темы стиль факса может быть официальным, неофициальным или нейтральным. Официальный факс – это, по сути, письмо, которое оперативно попадает к адресату.
EED Bern, 28 July, 2000
I have the pleasure to inform you that X-Council is organizing in Warsaw, on 19 and 20 September 2000, the fourth colloquy in its series of European events. This meeting follows the previous three colloquies organized in 1997, 1998 and 1999.
The Warsaw colloquy is organized in co-operation with the National Institute. It will be followed by a two-day study tour.
I should be grateful if you could attend this event personally or be represented. I must however state that travel and subsistence expenses incurred by attendance at this event will not be borne by the X-Council.
The colloquy’s provisional program together with a registration and hotel booking form are enclosed.
UNIVERSITY OF CAMBRIDGE
It looks as if the Foundation will fund your attendance at the Conference. Have you still enough time to acquire a visa? If there is anything I can do to help, please let me know.
PS. I have your fax. It arrived after your phone call.
PPS. Do you have an e-mail address? If so, please let me know, I can be contacted on х x@cam.ac.uk
No of pages (including this one) 1
We look forward to meeting you soon.
В последующих выпусках Вы узнаете, как составляются электронное сообщение, письмо, резюме, отчет, повестка дня совещания, протокол и контракт.
Составление факса на английском языке
Деловая переписка на английском языке ведётся по бумажной почте, факсу и э-почте (в порядке растущего использования). Факс – консервативное и солидное средство связи, обеспечивающее подлинность писем, хотя бы потому что факсом пользуются лишь серьёзные компании. Факсы пишут формальный языком – это официальные письма между управленцами или для установления контакта.
Структура факса
1. Фирменный бланк
2. Получатель
3. Послание
4. Прощание
Обращения
женщинам без явного семейного положения
Американцы ставят точку после первых 3 обращений.
Сокращения, применяемые при составлении факса
(=per pro=от имени) при подписании писем за других
(=copies) параллельные получатели
Правила составления факса
Перед написанием прочтите типовой текст. Проверьте черновик на типичные ошибки и лже-друзей. Пишите чётко по плану с заглавиями. Не забывайте пользоваться проверкой орфографии. Мысли лучше доносить по одной на предложение. Перед написанием чистовика отдохните. Перед отправкой сверьтесь у знатока.
Образец факса
McEwan Training Solutions
Tel: 01799 597 3442
International University of Nice
6 Prince Albert ave.
With reference to your letter of 3 June, I would like to thank you for inviting me to speak at the networking conference organised by the International Business Women’s Association in Nice this October.
It will be my pleasure to attend, and I am planning to talk on the following topic: Networking for Women Starting up New Business. Please find enclosed a brief outline of the proposal for my talk as requested. Could you confirm how many people you expect to attend the talk?
As I am planning to book my flight in the next few weeks, I would also appreciate it if you could confirm travel details and accommodation arrangements. Finally, I would like to confirm that I will be attending the conference dinner on the Friday evening.
I look forward to hearing from you.
Encl. Presentation Proposal
English Joke
The housewife gave the tramp a large piece of pie on condition that he should saw some wood. The tramp retired to the woodshed, but presently he reappeared at the back door of the house with the piece of pie still intact save for one mouthful bitten from the end.
«Madam,» he said respectfully to the wondering woman, «if it’s all the same to you, I’ll eat the wood, and saw the pie.»
В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.
СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ
Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.
При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:
Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).
Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.
Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).
To: Igor Ivanov/Игорь Иванов
From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева
Vice-president Communications ZAO Funny Cats/
Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс»
Attached: Advance report #08/2011/
Авансовый отчет № 8/2011
OAL (copy)/Выписка со счета (копия)
I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost).
Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян.
_________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева
To: Marketing Department ZAO Funny Cats/
Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс»
From: Igor Ivanov/Игорь Иванов
Managing director Funny Cats, ZAO/
Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
Subject: Customer Presentation/
Презентация для заказчика
The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional!
Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner.
Thank you for your outstanding work and dedication!
My congratulations to all of you!
Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна!
Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером.
Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании!
Мои поздравления всем вам!
Sincerely yours,/С уважением,
Igor Ivanov/Игорь Иванов
Заявление об увольнении
Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.
Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.
В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).
Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.
Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).
083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083
Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432
To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк
Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade
Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011.
I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time.
I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position.
Уважаемая миссис Кларк,
Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г.
Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения.
Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность.
Very sincerely yours,/С искренним уважением,
Juliet Pratt/Джульет Пратт
Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade
Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/
Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом
Электронная переписка
Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.
Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений
Кафедра иностранных языков
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
Деловая переписка на английском языке: учебное пособие / Сост. Н.В. Маврина; Ур. соц.-эк. ин-т АТиСО. – Челябинск, 2007. – 88 с.
Учебное пособие «Деловая переписка на английском языке» предназначено для студентов 2-3 курсов экономических специальностей и 3-4 курсов специальности «Прикладная информатика (в экономике)», изучающих деловой английский язык. Пособие нацелено на обучение студентов составлению различных видов деловой корреспонденции, развитие навыков ее восприятия, актуализацию и расширение словарного запаса. Может использоваться на аудиторных занятиях, а также для самостоятельной работы студентов.
иностранных языков Челябинского института (филиала) РГТЭУ
Утверждено ученым советом Уральского социально-экономического института Академии труда и социальных отношений
© Уральский социально-экономический институт Академии труда и социальных отношений, 2007
Активный процесс установления связей между регионами земного шара ведет к расширению деловой коммуникации, культурному и информационному обмену, усилению взаимодействия и взаимовлияния социумов в различных сферах жизни, в том числе и профессиональной. В условиях развития официальных контактов, совместных предприятий и частного бизнеса потребность в специалистах в области экономики, менеджмента, финансов,
информационных технологий, владеющих умениями устного делового общения и ведения деловой переписки на иностранном языке, постоянно растет.
Данное учебное пособие составлено на основе требований Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования с учетом современных исследований в области иноязычного делового общения и межкультурной коммуникации и предназначено для развития у студентов экономических специальностей вуза умений и навыков ведения деловой переписки на английском языке. В задачи данного пособия входит актуализация и расширение словарного запаса, развитие толерантного отношения к деловым партнерам, принадлежащим к другим культурам,
стимулирование мотивационно-ценностного отношения студентов к деловой переписке.
Учебное пособие состоит из двух частей. В первую часть, состоящую из четырех уроков, включен теоретический материал о правилах ведения деловой переписки, большое количество образцов деловой корреспонденции и разнообразные упражнения, позволяющие осуществлять разные методические формы работы со студентами.
В Уроке 1 изучаются особенности официально-делового стиля речи,
отличия корреспонденции, составленной на британском и американском вариантах английского языка, а также правила составления трех видов деловой корреспонденции, с которыми студенты вероятнее всего будут иметь дело в своей профессиональной деятельности – делового письма, факса и электронного сообщения. Они рассматриваются с точки зрения структурно-
композиционных, стилистических особенностей оформления и содержательного наполнения.
Уроки 2, 3, 4 нацелены на развитие у обучаемых навыков и умений,
необходимых для ведения деловой переписки в трех наиболее профессионально значимых коммуникативно-речевых ситуациях – зарубежной командировке,
при устройстве на работу и при заключении сделки по продаже товара. В
начале каждого из этих уроков дан теоретический комментарий о правилах составления и образцы деловой корреспонденции, используемой в данной коммуникативно-речевой ситуации. Затем предлагаются различные языковые упражнения, целью которых является овладение лексикой и клишированными фразами, а также повторение некоторых грамматических правил, необходимых для ведения переписки. За ними следуют речевые упражнения, развивающие умения и навыки составления и восприятия данных видов деловой корреспонденции. Упражнения расположены в порядке возрастания их сложности. Каждый урок завершает ролевая игра, нацеленная на обобщение приобретенных студентами знаний и умений.
Кроме того, в первую часть пособия включены тексты для чтения,
которые помогут студентам лучше понять современные тенденции в области иноязычной деловой переписки.
Вторая часть учебного пособия содержит наиболее частотные клишированные фразы и сокращения, характерные для деловой и электронной переписки, необходимые для эффективного ведения деловой переписки на английском языке.
В пособие также включен тест, который позволит осуществить контроль приобретенных студентами знаний, умений и навыков, и ключи к заданиям,
которыми они смогут пользоваться в процессе самостоятельной работы.
Урок 1 ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями,
фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредством деловой корреспонденции –
различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных,
телеграфных, телексных и т.д.).
1.1. Особенности официально-делового стиля
Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем,
является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями:
— подчеркнутая официальность и вежливость;
— адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата
— тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса;
— нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов);
— композиционное и лексическое единообразие содержания;
— точность и ясность выражения мысли;
— лаконичность и краткость;
— широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов
— использование специальной терминологии;
— использование средств логической связи.
58 Jalan Thamrin ∙ Jakarta
I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture.
Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund
We look forward to hearing from you.
Encl.: Copy of invoice 11
Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит
следующие обязательные части:
Шапка (включающая место написания письма)
The Reference Line
Дата отправления письма
The Inside (Reader’s) Address
The Greeting / Salutation
The Body of the Letter
The Complimentary Close
Заключительная формула вежливости
The Signature Block
К необязательным частям письма относятся:
The Attention Line
Указание на конкретного адресата
Указание на общее содержание письма
Указание на приложения
Основные правила составления деловых писем следующие:
1) Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма.
3) Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) –
4) Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с
вежливым обращением (Mr./Miss/Mrs./Ms. ), должность, отдел, название
фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение.
5) Возможные варианты обращений:
К мужчине, имя которого вы знаете
К мужчине, имя которого вы не знаете
К женщине, имя которой вы знаете
Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,
К женщине, имя которой вы не знаете
В компанию, должностному лицу
В компанию или организацию
6) Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В
деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.
Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam,
Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,
Yours sincerely, (BE)
Respectfully yours (AE)
фразы “Best wishes”или “With best regards”.
8) Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку
(полное имя и должность, при необходимости – название отдела).
9) При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо,
10) Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом.
11) При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность.
12) В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “cc” и указываются их имена.
Существует несколько стилей расположения частей делового письма
(layout), наиболее распространенными являются следующие:
1.3. Электронное сообщение
Электронное сообщение (e-mail) пишется в специальных программах. В
шапку входят следующие элементы: адрес отправителя (появляется автоматически); адрес получателя (должен указываться обязательно); адреса лиц, которым отправляются копии письма; указание на тему сообщения. Дата указывается программой автоматически. Далее следует текст письма и подпись.
Стиль текста менее официален по сравнению с деловым письмом, а правила оформления – менее строгие.
Subject: fulfilling your order
Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot.
I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.
Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.
С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них. Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.
Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.
В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.
Структура письма на английском языке
Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).
Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:
Разберем каждый пункт более подробно
1. Адрес отправителя (sender»s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA
2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:
3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.
4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.
К незнакомым людям применяются выражения:
(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
(Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,
Gentlemen, — Господа,
К мало знакомым людям:
Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)
Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)
В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:
Dear Colleague, — Уважаемый коллега,
Dear Editor, — Уважаемый редактор,
Dear Reader, — Уважаемый читатель,
Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.
5. Вступление (opening sentence) это своего рода вводное предложение:
We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).
6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.
В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
I would be delighted to …- Я был бы рад …
I would be happy to… — Я был бы счастлив…
I would be glad to… — Я был бы рад…
7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.
Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,
Для незнакомого человека: Yours faithfully,
9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.
10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».
Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.
Образец письма на английском языке:
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556
Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA
Ведётся по бумажной почте, факсу и э-почте (в порядке растущего использования). Факс – консервативное и солидное средство связи, обеспечивающее подлинность писем, хотя бы потому что факсом пользуются лишь серьёзные компании. Факсы пишут формальный языком – это официальные письма между управленцами или для установления контакта.
Структура факса
1. Фирменный бланк
2. Получатель
3. Послание
4. Прощание
Обращения
Американцы ставят точку после первых 3 обращений.
Сокращения, применяемые при составлении факса
Правила составления факса
Образец факса
McEwan Training Solutions
International University of Nice
6 Prince Albert ave.
With reference to your letter of 3 June, I would like to thank you for inviting me to speak at the networking conference organised by the International Business Women’s Association in Nice this October.
It will be my pleasure to attend, and I am planning to talk on the following topic: Networking for Women Starting up New Business. Please find enclosed a brief outline of the proposal for my talk as requested. Could you confirm how many people you expect to attend the talk?
As I am planning to book my flight in the next few weeks, I would also appreciate it if you could confirm travel details and accommodation arrangements. Finally, I would like to confirm that I will be attending the conference dinner on the Friday evening.
I look forward to hearing from you.
The housewife gave the tramp a large piece of pie on condition that he should saw some wood. The tramp retired to the woodshed, but presently he reappeared at the back door of the house with the piece of pie still intact save for one mouthful bitten from the end.
«Madam,» he said respectfully to the wondering woman, «if it’s all the same to you, I’ll eat the wood, and saw the pie.»
Приветствую всех и каждого, заглянувшего на эту страничку!
Здесь вы найдете примеры писем-запросов на английском языке (Enquiry letters). Перевод на русский приведен.
Письмо 1
I»d like to book a single room in your hotel from August 1 till August 10. Could you please tell me the price per night including breakfast and dinner if possible? Do you have airport transfer and car rent service?
I am looking forward to you reply,
9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345
Кому: Отель ПаркИнн
7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида
Уважаемый(-ая) г-н (г-жа)
Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля?
С нетерпением жду Вашего ответа,
Письмо 2
Travel With Us Ltd
I saw your commercial on TV about weekend tours to Disneyland, Orlando, Florida. I would like to reserve a tour for my family. Could you please send me the details and additional information such as price per person (adult/child), accommodation, meals and so on. Thank you for your quick reply.
Письмо 3
I booked a room in your hotel last week. My booking is for the period of September 16 to October 1. Could you please send me confirmation of this reservation? I need it to be provided to get my visa. I am looking forward to your reply.
9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,
9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство,
Я забронировала номер в Вашем отеле на прошлой неделе. Моя бронь сделана на период с 16 сентября по 1 октября. Не могли бы Вы выслать мне подтверждение этой брони? Мне нужно предоставить его для получения визы. С нетерпением жду Вашего ответа.
Письмо 4
We are going to open a new shop and need office stationery at reasonable prices. Could you please send us your price list or some catalog with your offers? Thank you for a quick reply
От: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд
4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния
Кому: Офис Плюс Инк.
9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345
Мы собираемся открыть новый магазин, и нам нужны канцелярские принадлежности по разумным ценам. Не могли бы Вы выслать нам Ваш прайс-лист или каталог товаров? Заранее благодарю за быстрый ответ.
Письмо 5
9034 Orland park Street
I am planning a trip to Chicago for a week and I need to rent a car. Could you please tell me the price for renting a budget car including insurance? Do you have an office in Chicago airport? Thank you for your reply
4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния
9034 Орланд Парк стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345
Я планирую поездку в Чикаго на неделю и мне нужна машина. Не могли бы вы сообщить мне стоимость аренды бюджетного автомобиля, включая страховку? Есть ли у Вас офис в аэропорту Чикаго? Спасибо за ответ.
В жизни иногда возникают обстоятельства, решить которые можно только с помощью материальных средств. Некоторым людям в нашей стране знакомы ситуации, когда требуется довольно крупная сумма денег, а.
Благотворительность в мире