Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.
В каких случаях используется письмо-подтверждение
С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:
Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.
Зачем писать письмо
Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?
Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.
В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).
Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.
Непосредственный составитель
В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.
Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.
Основные особенности формирования письма
Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.
Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.
Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).
При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.
Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.
Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.
Как составить письмо-подтверждение
Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:
Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).
После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:
В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
Как отправить письмо
Способов отправки письма-подтверждения несколько:
Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры
Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».
Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.
Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо
У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.
Среди популярных тематик:
Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.
Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.
Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.
Структура и правила написания письма-подтверждения
Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.
В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.
Приветственная часть
Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.
Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.
И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.
Основная часть письма-подтверждения
Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.
Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:
Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.
Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.
Заключительная часть
Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.
Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.
Ошибки при написании письма
Образцы подтвердительных писем
Универсальный шаблон письма-подтверждения
Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.
_______ (адрес)
Уважаемый _________,
Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.
Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).
В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.
С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.
Подтверждение бронирования туристических услуг
Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.
Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.
В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.
Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.
Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.
С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.
Пример письма, подтверждающего деловую встречу
Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).
Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.
В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).
С уважением,
ФИО, должность, компания.
Глубокий мир автоответов почты, и что там водится
Если вам интересно погрузиться в абсолютно бесполезный мир того, что люди могут в принципе поставить себе на автоответ — добро пожаловать. Например, первое моё открытие — довольно значимая часть населения не знает про форварды и просит переслать письмо на другой ящик.
Когда у вас ответы на рассылку настроены на рабочую почту, всё более-менее ровно примерно до полумиллиона человек в базе. А вот потом начинается подтопление автоответами. Среди них начинают теряться правильные письма. Наша база отправки — несколько миллионов человек, поэтому это представляло проблему.
Параллельно мы начали делать две вещи: вручную собирать почты для правила, убирающего автоответы в подпапку и думать, как это автоматизировать. Автоматическое решение, конечно, нашлось, но и автоответы собрать тоже удалось. Ниже распределение типов автоответов с одного из писем в мае про то, что происходит с границами.
Мой фаворит, конечно, некто Андрей, установивший автоответ: «Спасибо! Ваше письмо доставлено, если вопрос не терпит отлагательств пожалуйста продублируйте его еще раз. С Уважением к Вашему делу!».
Встречаются и более богатые сюжетом письма по экрану текста. Сейчас покажу.
Confirmation receipt
Итак, отправка, которая собрала 1484 автоответа. Аудитория примерно соответствует аудитории Рунета, но чуть сдвинута в сторону тех, кто ездит в командировки и просто путешествует по стране. Целых 823 из автоответов (55% писем) были подтверждением получения.
Самые простые выглядят так:
Ваше письмо получено и в ближайшее время будет прочитано. Спасибо.
Здравствуйте! Спасибо за письмо. Я обязательно его прочту и отвечу Вам! С уважением, Татьяна!
Несколько вводящие в заблуждение автоответы:
Спасибо большое за письмо. Всего самого хорошего
Ваше письмо получено, спасибо, правда, не факт, что я его читала)))
Поскольку хороший тон — информировать собеседника о следующем шаге (да, даже в автоответе), то стоит хотя бы ставить границы:
Здравствуйте!
Ваше письмо дошло до нас.
Вам ответят в течение трёх рабочих дней!
Хорошего дня!
Здравствуйте.
Ваше письмо доставлено по указанному Вами электронному адресу.
Отвечу при очередном подключении к Интернету.
С уважением, ***
Здравствуйте!
Благодарю Вас за интерес к моей персоне.
В настоящее время я живу полной жизнью, поэтому проверяю и отвечаю на электронную почту один раз в неделю, по вторникам в 19:00.
Если Вам срочно необходимо в чём-то помочь (очень прошу – убедитесь в том, что это действительно срочно), что не
может ждать до назначенного срока, то пожалуйста свяжитесь со мной по телефону +7912***
Спасибо за понимание моего решения, которое увеличит мою продуктивность и производительность. Это поможет
достигнуть мне большего, чтобы помогать Вам лучше.
С уважением,
***
Если вы получили это письмо, значит я сейчас не на почте, и как только прочту Ваше письмо, то отвечу незамедлительно.
Здравстуйте! Ваша письмо получено, оно будет рассмотрено в течение 24 часов. Пока Вам нужно перейти по этой ссылке: *** Прямо сейчас сделайте это. С уважением к Вам и Вашему делу!
Ваше письмо получено. Письма обрабатываются в порядке очереди. И мы сделаем все возможное, чтобы как можно быстрее ответить на Ваше письмо.
Если Вы прислали заявку на участие в проекте «***», то Ваша заявка рассматриваются в течении суток. Ожидайте, ответ Вам обязательно придет на Вашу почту и нечего не предпринимайте.
И, главное, всегда помните, где ваше полотенце.
Ну и вот победитель номинации с лучшей подписью в автоответе:
Благодарим Вас за направленное письмо.
Мы обязательно ответим Вам в течение одного рабочего дня.
В рабочие дни Вы можете связаться с нами с 8.00 — 22.00 (по московскому времени) по телефонам:
+7 800 *** (бесплатно по РФ и Крыму)
+7 978 ***
Круглосуточно с дежурным администратором:
+7 978 ***
ЭТО СООБЩЕНИЕ ОТПРАВЛЕНО АВТОМАТИЧЕСКИ И НЕ ПРЕДПОЛАГАЕТ ОТВЕТА ОТ ВАС.
С уважением,
отдел бронирования
пансионат у моря
***, Алушта
частный пансионат
на берегу моря
тел 8 800 *** ( бесплатно по РФ и Крыму)
тел +7 495 ***
тел +7 978 ***
отдел бронирования
*** п. Чайка
Алушта, ***
*** Крым, РФ
skype: ***
почта :***
https:// ***.com/
Пансионат *** в Вконтакте Facebook
А вот просто и ёмко с приветом от интроверта:
Адресат выбыл
25% сообщают, что адрес не работает по тем или иным причинам. У 9 с небольшим процентов причина временная — отпуск. Уволенных всего 6,5%, что говорит о том, что почты за ними всё же подчищают достаточно часто.
Хотя, конечно, если ты в отпуске или без связи, странно не добавить в автоответ момент, когда можно будет снова связаться. Но тут есть и обратная сторона — я когда ставил свои автоответы на время долгих поездок без связи, то уже со второго раза понял, что нужно начинать письмо со слов «С вами говорит автоответчик» и уже дальше переходить к сути, поскольку люди часто думали, что я им из отпуска пишу с объяснением, почему отвечу позже.
Но вернёмся к автоответам. Вот философский вариант:
Этого почтового ящика не существует.
Ваше сообщение никем не будет прочтено
Данный сотрудник больше не работает в компании ООО «***». Просим удалить этот адрес.
Спасибо за Ваше письмо, с 09.01.2020 нахожусь в декретном отпуске. Ваши вопросы прошу адресовать Руководителю отдела инсталляции и сервиса — *** ***@***.ru
Здравствуйте! Я временно нахожусь в отпуске. Ваше письмо перенаправлено нашему менеджеру.
Здравствуйте!
Вы отправили письмо на почту, с которой другого ответа не дождетесь =)
С 18.08.18 я не работаю в АО «***».
Видимо, следы переноса почты, и админ не знает, что бывают форварды со старой на новую:
Неверно указан почтовый адрес. Почтовый сервер @***.ru
C 1 мая Компания *** перешла на корпоративную почту, просьба направлять письма по адресу ***
Обращаем Ваше внимание, что в связи с переездом сайта на новый домен — изменился адрес корпоративной почты. Новый адрес: ***
Здравствуйте!
Вы пишите на нерабочую электронную почту.
Если Вам необходимо связаться с отделом логистики, позвоните по номеру +7 4012 ***
К сожалению данный сотрудник уволился, в дальнейшем просим писать на ***
Данный почтовый ящик заблокирован. Ваше письмо перенаправлено руководителю.
Здравствуйте, *** более не работает в компании ***. Ваше письмо будет перенаправлено соответствующему специалисту.
Добрый день!
В связи со счастливым замужеством мои контактные данные изменились – Иванова Мария ***.
Актуальная почта: maria.ivanova@***.ru
Пожалуйста, используйте новую.
С улыбкой и пожеланием счастья, Мария Иванова
Видимо, муж очень настаивал, чтобы фамилия была его везде. Он сказал ВЕЗДЕ.
А вот прекрасные люди из бухгалтерии одной компании, которые, возможно, перепроверяют Excel на счётах:
В связи с техническими проблемами на сервере, просим Вас перезвонить по телефону *** и убедиться в получении Вашей корреспонденции.
Этим почтовым ящиком я больше не пользуюсь из-за большого количества спама! Ваше письмо удалено. Пользуйтесь другими известными Вам моими адресами.
Если Вы все же хотите, чтобы я получил письмо, отправленное на данный адрес, его тема должна в точности совпадать с моим именем, написанным по-русски с заглавной буквы
Добрый день! Данную почту взломали. Новая почта ***. Прошу писать туда.
Лохотрон закрыт. Спасибо за ваше время и деньги!
Реклама
Хочу спросить у Вас: Вы спасены?
Если нет, то пользуясь случаем, хочу напомнить Вам о том, что, если Вы ещё не покаялись в грехах перед Богом Отцом Небесным и не уверовали в Его Сына Иисуса Христа и в Евангелие и не стремитесь жить по нему, то у Вас есть возможность примириться с Ним сейчас, потому что не знаем ни дня ни часа, когда умрём.
«Вот, теперь время благоприятное; вот, теперь день спасения», как написано в Библии.
«Исполнилось время и приблизилось Царствие Божие: покайтесь и веруйте в Евангелие», сказал Иисус Христос.
Да благословит Вас Господь Бог во имя Иисуса Христа! Аминь!
Здравствуйте!
Скорее всего Вы ошиблись электронным адресом при написании письма.
— Мгновенные кредиты с оформлением через интернет.
Моментальные переводы на банковскую карту.
http://***
Актуальные новости о нашей работе и туризме мы публикуем в наш телеграм канал — ***. Вступайте!
АКЦИЯ
ЗАКАЖИТЕ НА САЙТЕ НОЧЬЮ с 18-7 утра, получите доп. скидку в 3%!
Закрытое акционерное общество «*** *** *** ***»
Услуги:
1. Оценка имущества всех видов, оценка ущербов;
2. Журнал «Вестник ***» — публикация сообщений о фактах ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала и проч. в соответствии с законодательством..
3. Оформление недвижимости, консультации по недвижимости;
4. Создание, ликвидация и реорганизация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
5.Консультации по хозяйственному праву и финансам, налогам;
6. Международный научный журнал «***», ***.
[адрес]
[телефон]
[факс]
[контакт]
(консультации для клиентов компании бесплатные)
Представительство в Карачаево-Черкессии: [адрес и телефон]
Наше качество работы лучшее в Ставропольском крае. Компания работает с *** года. Приглашаем к посредничеству риэлторов, адвокатов, юристов. Комиссионное вознаграждение гарантируем.
Другое
Прямо отдельно в этой категории отмечу постмортем-автоответчик, который человек успел настроить перед смертью. Чтобы транслировать набор своих мировоззрений (там настолько трешово, что я не буду портить вам психику). Правда, заканчивается всё это на позитивной ноте: «Удачи вам!». Думаю, его ящик скоро удалит почтовый сервис из-за того, что к нему никто не обращается. Поэтому памятник не получится. Иначе бы все соцсети со временем становились бы всё больше и больше похожи на кладбища.
Бывает алгоритм самого частого процесса для одарённых:
Добрый день! Спасибо за внимание к нашему предложению. Чтобы пригласить вас на собеседование, сначала нужно заполнить небольшое резюме на сайте, после чего с вами созвонятся по указанному контактному телефону, согласуют с вами время и место собеседования. Заполнить нужно по этой ссылке: ***. В случае успеха, вы будете приняты на работу. Работодатель находится на хорошем счету и гарантирует соц пакет, хорошие условия труда, расширенную мед. страховку, прохождение обучения по высшим стандартам, помощь в переезде (если необходимо), премии, бонусы и интересную и хорошо оплачиваемую работу. Еще раз, спасибо за уделённое время и внимание.
Ваше письмо не доставлено, так как одному или нескольким адресатам запрещено получать от Вас почту (По причине усиления информационной безопасности ООО «***»).
Для решения проблемы просим связаться с системным администратором (admin@***)
При удалении всех писем надо проверить нужно оно тебе для других действий: Пароль от любой странице, важная информация для пользователя и т.д.
Добрый день, уважаемые туристы!
Сотрудники нашей компании находятся в отпуске.
Просим все ваши вопросы направлять на почту nostress@***.ru
ВНИМАНИЕ. ПИСЬМА ПО ДАННОМУ АДРЕСУ НЕ ОБРАБЫТЫВАЮТСЯ.
Как всё это фильтровать
Когда я брал себе почту noreply@ (кстати, сейчас noreply@tutu.ru, а не noreply@mosigra.ru), то заметил, что нет аналогов land-атаки из-за петли автоответов. То есть у писем, возможно, есть некий признак, который позволяет понимать, что они автоматические. Не факт, что внутри письма, но поковырять вопрос стоит. Выяснилось, что Exchange делает очень тупую вещь: не больше одного автоответа на каждый конкретный ящик в сутки. Плюс есть заголовки x-auto-response-suppress:all и x-ms-exchange-inbox-rules-loop.
Наш админ Сергей Окунев, очевидно, знал это давно, поэтому собрал систему из следующих фильтров:
Заголовок «Auto-Submitted: auto-replied» или «Auto-Submitted: auto-generated» является самым популярным признаком, который отфильтрует половину подобных писем. В первом случае это, как правило, установленный автоответчик. «Я в отпуске», «письмо принято, отвечу как смогу», и прочие подобные сообщения. Во втором случае это может быть, например, письмо, сгенерированное при принятии события календаря. Еще один стандартизированный заголовок Precedence: указывает на принадлежность письма к массовой рассылке. Все остальные признаки — это нестандартные заголовки, начинающие с X-, и не только:
В целом, если у вас так настроено, заглянуть в автоответы один раз полезно. Там дивный новый мир, который точно сделает вас ближе к вашим пользователям и заодно ещё раз напомнит, что стоит рассказать отделу кадров про установку форварда у уволенных сотрудников. Ну и просто иногда за парой слов скрывается офигенный сюжет.