Как вести деловую переписку на английском
Чтобы не показаться грубым и донести свою мысль
Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте
Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».
В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.
Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.
Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.
Структура письма
В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:
Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.
Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.
Обращение
Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».
В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.
Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:
Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;
Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;
Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;
Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;
To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.
Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.
Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.
Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.
Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.
Благодарность за письмо
Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.
В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.
Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:
Деловая переписка на английском. Советы эксперта.
Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.
Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо ( business letter ). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:
В этой части письма формулируется цель его написания.
— Основная часть письма/ Body of the letter
В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.
— Заключительная часть/ Conclusion
В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.
АДРЕСАТ/ ADDRESSEE
Текст начинается с обращения к адресату ( addressee ).
Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:
После имени получателя ставится запятая.
Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:
To whom it may concern,
В этом случае также ставится запятая.
Если ваш адресат – коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:
Dear Marketing Team,
ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER
Основанная часть письма может включать элементы официального стиля ( formal style ), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.
Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:
Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.
ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ / OPENING PARAGRAPH
Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:
I am writing to … — Я пишу, чтобы…
I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…
Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…
With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…
This is to confirm that… — Настоящим подтверждаем, что
БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS
Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:
We are delighted to confirm… — Нам очень приятно подтвердить…
We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…
НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS
Информация негативного характера вводится предельно корректно:
We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…
I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…
I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…
I am afraid that we will not be able to… — Я боюсь, что мы не сможем…
ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION
Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:
Please let us know… — Пожалуйста, сообщите нам…
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP
В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:
ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY
В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:
We must apologize for… — Мы должны извиниться за…
We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…
We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…
ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES
Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:
Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…
I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается… 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS
Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:
Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…
If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.
Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.
I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.
We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.
ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE
Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу « Yours sincerely » (« Sincerely ») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.
В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:
Type
Formal
Semi-formal
Informal
Лайфхак: как написать деловое письмо на английском
Сотрудничество с иностранными коллегами происходит всё чаще. Кем бы вы ни работали и какую бы должность в компании не занимали – рано или поздно можете оказаться в ситуации, где обсудить рабочие процессы нужно будет на английском языке.
Сегодня возможностей для этого у современного профессионала предостаточно: электронная почта, социальные сети, мессенджеры и даже старые добрые факсы и бумажные письма.
Чтобы не прятаться за спинами коллег, свободно владеющих иностранной лексикой, и не пытаться избегать профессионального общения – познакомьтесь с ведением деловой переписки на английском и смело применяйте полученные навыки в построении карьеры и бизнеса.
Правила делового письма на английском
У таких сообщений есть довольно чёткая структура. Если запомнить её основные условия и соблюдать их в каждом последующем сообщении партнёру или коллеге – у вас не возникнет сложностей с их составлением, нужно будет только уделить внимание содержанию и грамотной подаче информации.
Ещё лучше со временем «накопить» несколько личных шаблонов, которые можно будет использовать и адаптировать под каждую новую задачу, внося лишь незначительные изменения.
Фразы на английском для деловой переписки
Пример делового письма на английском
Похожая переписка может произойти между вами и вашими партнёрами.
Mrs Olivia Polson
Office 111, 3d Floor
ALS Agency
Abbington Street
Manchester
Great Britain
Dear Mr Jones,
Thank you for letting me know about the dates of your upcoming vacation.
I discussed the deadlines with my colleagues and we decided to postpone our project to the next month then.
I also decided to ask my partners from design studio to help us. They can create the main idea and produce everything connected with decorations and printed materials, but this will need some extra budget. This is an important question and I want to talk to you about it personally when you return.
Does it suit you if I schedule our meeting on June, 15 (Tuesday) 11am? Please, be kind to confirm the date and time.
With best regards and wishes,
Olivia Polson
Project Manager
А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:
Mr Christopher Jones
Best Productions Company Ltd.
Office 22, Entrance 3D
Hamilton Street
London
Great Britain
Dear Mrs Polson,
I wish to express my appreciation for all your efforts. This is a good idea to set up this project next month. Also I will be out of the coverage during my vacation.
I thought about your proposal. Design studio could really help us to create the unique concept for our project, but I really worry about the extra budget.
Let’s meet and discuss it all in person as soon as I return. June 15 (Tuesday) at 11am works very good to me.
My kind regards to all your colleagues from ALS Agency.
It is a great pleasure to work with you.
Yours sincerely,
Christopher Jones
Head of Marketing Department
Чаще всего, электронное деловое письмо на английском языке ничем не отличается от традиционного «бумажного» послания – справедливы все те же правила.
Переписка хороша тем, что у вас есть время подумать, сочинить грамотный и структурированный ответ, проверить себя.
Но как быть, если в будущем предстоит общаться с иностранными коллегами вживую? Узнать необходимую профессиональную лексику, «разговориться» и научиться грамотно строить коммуникацию по рабочим вопросам помогут бизнес-курсы английского.
Хотите сказать, что в скором времени почувствуете себя совсем уверенно в деловом общении на английском языке? Тогда не пропустите полезную статью «Рабочий момент: как составить резюме на английском?» И смело вперёд: строить международную карьеру!
Деловое письмо на английском: Структура, клише, примеры с переводом
Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма. Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле. И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.
Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.
Структура делового письма на английском
Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:
Конечно, у каждого письма есть своя структура. Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.
Ключевые моменты:
Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.
78 Staroselskaya Street, 54
Moscow, 139293
Russia
Дата может писаться разными способами:
11 January, 2021
January 11th, 2021
January 11, 2021
11th January, 2021
Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.
Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.
34 Oxford Street, 12
London 12893
England
Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):
Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун Dear Customer – Уважаемый покупатель Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор
Это была шапка, которая является началом каждого письма.
Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т.д.).
Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.
Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.
В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.
Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.
Заключаем письмо вежливой фразой:
Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите. И Yours faithfully, – если человек незнакомый.
После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:
Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом
Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can’t, don’t и т.д. Все слова пишутся полностью.
Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij
Образцы деловых писем на английском
Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много. Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:
Готовы? Ух, что сейчас будет!
Письмо-жалоба на английском
Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.
I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.
To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.
Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.
Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water. It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items. After three days I did not want to stay any longer and returned home.
As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.
Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая. Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.
Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.
Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.
В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды. Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.
Как Вы можете себе представить, я очень расстроен. Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.
Письмо-запрос на английском
Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.
I would like to rent a car in your town from 14 September till 24 September.
I need quite a big car for a family of 4 people. We would like to visit some nearby towns, so it would be great if we could use the car there too. I am ready to spend at around £195.
Could you please send me the pictures of the cars and prices? Is the mentioned time available? Could I take the car at the airport?
I am looking forward to you reply.
Уважаемый сэр или мадам,
Я хотел бы арендовать автомобиль в вашем городе с 14 по 24 сентября.
Мне нужна довольно большая машина для семьи из 4 человек. Мы хотели бы посетить несколько близлежащих городов, так что было бы здорово, если бы мы могли воспользоваться машиной и там. Я готов потратить около 195 фунтов.
Не могли бы вы прислать мне фотографии автомобилей и цены? Доступно ли упомянутое время? Могу я взять машину в аэропорту?
C нетерпением жду Вашего ответа.
Благодарственное письмо на английском
Благодарственное письмо – это самое приятное письмо, которое можно получить от кого бы то ни было. Согласны? Выразите благодарность директору компании-партнёра за успешное сотрудничество!
I am writing to thank you for sending the samples of required goods. We would like to order all of the goods in the amount of 5 pieces each. We will appreciate early delivery.
We look forward to a successful working relationship in the future.
The manager of Viva Cosmetics Company.
Дорогой Джеймс Крафт,
Я пишу, чтобы поблагодарить Вас за отправку образцов запрошенных товаров. Мы хотели бы заказать все товары по 5 штук. Мы будем благодарны за быструю доставку.
Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.
Менеджер косметической компании Viva.
Письмо-извинение на английском
Вы – хороший исполнитель, но по какой-то причине не отправили заказ клиенту в указанный срок? Выгодное предложение может помочь снова расположить к себе обиженного заказчика.
Dear Mr Burlington,
Please accept our sincerest apologies for not sending your order in time. We would like to correct the mistake and give you 70% discount on the next order.
We hope you will accept our apologies.
Linsa International Inc.
Уважаемый мистер Берлингтон,
Примите наши искренние извинения за то, что не отправили Ваш заказ вовремя. Мы хотели бы исправить ошибку и предложить Вам скидку 70% на следующий заказ.
Мы надеемся, что Вы примете наши извинения.
С уважением, Linsa International Inc.
Примеры ответа на деловое письмо на английском
Надеемся, у вас получилось разобраться с тем, как составляются формальные письма. Но как правильно отвечать на них? Мы поможем вам составить письма-ответы.
Первый пример связан с ответом на заказ товаров у фирмы.
I am writing with reference to your letter about our sample goods. Thank you for your confidence to our company. We will send you our products as soon as possible. Would you prefer to pay in cash or by a credit card? What day and time is available for you to take the order from a courier?
The manager of Elsa Company.
Уважаемый Сэр / мадам,
Я пишу, ссылаясь на Ваше письмо о наших образцах товаров. Спасибо Вам за доверие к нашей компании. Мы вышлем Вам продукты как можно скорее. Вы предпочитаете платить наличными или кредитной картой? В какой день и в какое время Вы можете принять заказ у курьера?
Менеджер компании Elsa.
Как видите, в ответном письме также можно (и даже нужно!) задавать вопросы менеджеру, если что-то осталось не понятным для вас.
А вот ответ на приглашение на конференцию:
I am honored to be invited to the conference on Ancient Egypt to be held 4th-6th December in London. I found the brochure will all the details, thank you! I have just one question: could anyone meet me at the airport?
I am looking forward to visiting London!
Дорогой мистер Филлипс,
Для меня большая честь быть приглашенной на конференцию по Древнему Египту, которая состоится 4-6 декабря в Лондоне. Я нашла брошюру со всеми подробностями, спасибо! У меня только один вопрос: может ли кто-нибудь встретить меня в аэропорту?
Я с нетерпением жду приезда в Лондон!
Составление грамотных писем – вещь не простая. Как думаете, сколько писем нужно написать, чтобы стать уверенным в себе и больше никогда не бояться этого делать? По опыту учителей нашей школы можем сказать, что много… Да и без наставника сложно. Нужен тот, кто сможет проверить и объяснить, почему так, а не иначе. Записывайтесь к нам на занятие, если пока не решились – мы вас не укусим! Зато вы уже после первого (и, заметьте, бесплатного!) занятия у вас будут ценные знания! После усвоения такого навыка вашему начальнику не останется ничего другого, кроме как дать вам повышение! Что ж, ставьте уведомление о первом уроке и до встречи в Zoom!