Как написать сопроводительное письмо
Зачем его составлять?
Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:
Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).
Сопроводительное письмо: пример
Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы. Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003 (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое).
Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:
В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью. В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме.
Как отслеживается маршрут обращения
Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:
Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.
Как пишется сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов
Сопроводительное письмо к требованию о предоставлении документов в ИФНС — это пояснительный документ, который налогоплательщик готовит и передает налоговикам. Некоторые такие разъяснения составляют исключительно в электронном формате при обмене налоговыми сведениями через телекоммуникационные каналы связи.
Сопроводительные письма: что это и зачем их просит ИФНС
Сопроводительное письмо представляет собой бумагу, в которой перечисляются направленные материалы и пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками, поскольку:
Существующим законодательством не установлена унифицированная форма сопроводительного письма. Но существуют нормативные акты, на которые необходимо опираться при осуществлении документооборота с ИФНС. Это приказ ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@ и «Методические рекомендации по организации электронного документооборота. », утвержденные приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013.
Помимо этого, есть форматы, утвержденные исключительно для обмена сообщениями через телекоммуникационные каналы связи. Приложением № 5 к приказу ФНС от 19.10.2018 № ММВ-7-6/602@ утвержден образец сопроводительного письма в налоговую к доверенности на сдачу электронной отчетности, который автоматически передается при сдаче налоговых деклараций по доверенности через ЭДО. Найти такое информационное сообщение в традиционном письменном формате не удастся, но оно и не нужно, поскольку разработано для проверки полномочий лиц, передающих отчетность за налогоплательщиков онлайн (см. письмо ФНС от 10.08.2016 № ГД-4-11/14578@).
Еще один пример исключительно электронного вида пояснений — образец сопроводительного письма к аудиторскому заключению в налоговую инспекцию, формат которого утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Как уточняет Минфин в информационном сообщении от 25.12.2019 № ИС-учет-21, аудиторское заключение в онлайн-виде направляется вместе с сопроводительным документом, но если вы сдаете его на бумаге, дополнительно уточнения по утвержденному формату не понадобятся.
Какие документы нуждаются в письменном сопровождении
По общему правилу, письмо прикладывают к тем бумагам для ИФНС, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.
Но существуют и такие документы, которые разрешено отправлять без пояснений. Среди них первичные налоговые декларации без приложений. Предоставление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Кроме того, в них содержатся сведения об отправителе и получателе. Если первичная декларация содержит какие-либо приложения, сопровождение прикреплять обязательно.
Без письменного сопровождения направляют и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.
Сопровод к уточненной налоговой декларации
Сопроводительное письмо обязательно составляется при подаче уточненной налоговой декларации. В КонсультантПлюс есть подробное руководство, которое поможет оформить и сдать ее. Используйте его бесплатно.
Правила составления
Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. В шапке оно должно содержать следующие реквизиты:
Предлагаем разработанный с экспертами образец шапки письма в налоговую, соответствующий правилам подготовки деловой документации.
Ниже представлен образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую в ответ на требование, с учетом требований ИФНС.
В ИФНС России № 27 по г. Москве
от Общества с ограниченной
ИНН 1234567890, КПП 121001001
456789, Россия, Субъект РФ,
просп. Замечательный, д. 1
на № 123/20-Т от 08.06.2020
Общество с ограниченной ответственностью «PPT.ru» в ответ на требование ИФНС России № 27 по г. Москве от 08.06.2020 № 123/20-Т направляет следующие документы:
Договор подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)
Акт о приемке выполненных работ № 1 от 30.03.2020 к договору подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)
Счет-фактура от 05.03.2020 № 45 (копия)
Счет-фактура от 16.03.2020 № 60 (копия)
Счет-фактура от 19.03.2020 № 64 (копия)
Счет-фактура от 23.03.2020 № 67 (копия)
Счет-фактура от 25.03.2020 № 71 (копия)
Счет-фактура от 27.03.2020 № 86 (копия)
Общее количество листов документов
Копии документов, предоставляемых по требованию от 08.06.2020 № 123/20-Т, на 14 листах.
Генеральный директор ООО «PPT.ru» Петров /П.П. Петров/
Текст послания составляется в зависимости от того, с какой целью оно готовится. Например, если в нем содержится опись документов, рекомендуется начать его с фраз: «По вашему запросу направляем …», «Направляем в ваш адрес…» и т. п.
Если обращение направляют конкретному сотруднику налоговой службы, слова «Вам», «Вашему» пишутся с заглавной буквы. Если направляется уточненная декларация, то в послании стоит пояснить причину уточнений. Например, ошибка в расчетах.
В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.
В каком виде предоставить сопровождение
Сопровождение составляют в бумажном или электронном виде. В электронном формате послания обычно направляют вместе с остальной документацией по ТКС. В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС.
Скачать образец сопроводительного письма о подтверждении достоверности сведений в ЕГРЮЛ
Скачать образец письма в налоговую о предоставлении документов по требованию
Сопроводительное письмо к акту выполненных работ
Компания-подрядчик к акту выполненных работ может также приложить сопроводительное письмо. Такие письма являются требованием делового этикета. Их отправляют с документами не только контрагентам, но и в различные ведомства: ФНС, ПФР и т.д. Какие функции выполняет сопроводительное письмо к акту приема-передачи и как правильно его написать, рассмотрим в статье.
Для чего необходимо сопроводительное письмо
В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо. Но его отправка может решить сразу несколько задач:
Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно обезопасив интересы собственной компании, получив отметку на собственном экземпляре сопроводительного письма.
Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ
Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.
В шапке указывают такие данные, как:
Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:
Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.
В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.
Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.
Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.
Формулировки, которые можно использовать в письме
Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.
Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».
Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».
Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889
Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу
Исх. №134
27.11.2019 г.
Уважаемый Роман Романович!
Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.
Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.
С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич
Как написать правильное сопроводительное письмо
Если вы отсылаете резюме без сопроводительных писем, ваши шансы ниже, чем у конкурентов. Как написать эффективное сопроводительное письмо и почему это особенно важно, если работу вам нужно найти как можно быстрее?
Кому можно не писать сопроводительное письмо?
Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.
Что писать в письме, если в резюме и так все написано?
Сформулируйте ответ на этот вопрос как можно короче. Только не дублируйте информацию из резюме: задача сопроводительного письма — продемонстрировать свою высокую мотивацию и ценность для компании. Заинтересуете рекрутера — он сам откроет ваше резюме и получит подробности.
Имеет ли соискатель в сопроводительном письме право на креатив?
Если вы пишете электронное письмо, важно указать вакансию, на которую претендуете. Если откликаетесь на нашем сайте, делать этого не нужно.
В конце письма выразите готовность встретиться с менеджером по подбору персонала лично. Еще раз укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.
Пример эффективного сопроводительного письма
Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM. Так, в результате моей работы с одним из ключевых клиентов агентства посещаемость сайта этой организации за несколько месяцев выросла вдвое.
Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.
Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.
С уважением, Елена Иванова,
Что еще важно помнить при составлении сопроводительного письма?
Сопроводительное письмо показывает рекрутеру вашу общую культуру, грамотность и реальный уровень образования. Так что перед отправкой еще раз проверьте, нет ли в тексте грамматических ошибок.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Как написать сопроводительное письмо к резюме
Без лишней информации и по делу
Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.
Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.
Что такое сопроводительное письмо
Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.
В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.
Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.
Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.
Цель составления
Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.
Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.
Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.
Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.
Требования к письму
Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.
Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».
Структура и содержание
Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.
С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.
Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.
Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.
Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания
| В вакансии | В сопроводительном письме |
|---|---|
| Высшее юридическое образование | Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года |
| Английский язык | Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced |
| Отличное знание гражданского законодательства РФ | Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет |
Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.
Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии
| В вакансии | В сопроводительном письме |
|---|---|
| Опыт работы юристом в рекламном агентстве | У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле |
| Опыт разработки юридических документов | Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству |
Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.
Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.
В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».
Ошибки при составлении
Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.
Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.
Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.
Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.
Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.
Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.
Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.
Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.
Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.
Почему нужно писать сопроводительное письмо
Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.
Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.
Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.
В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:
Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.
Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.
Рекомендации по улучшению
Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.
Не оценивайте результаты своей работы, а приводите конкретные доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.