Образец письма нескольким адресатам
Как правильно писать и оформлять деловые письма
Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» – партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.
Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов.
В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.
Бланк письма и оформление
Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».
В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:
Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.
Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:
Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.
Общие правила написания
Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:
Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.
Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.
Язык письма
Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.
«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.
Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.
Несколько практических советов:
Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.
Особенности обращения к адресату
Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.
В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:
Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.
Этика делового письма
Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.
Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ.
Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали.
Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:
В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?
Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.
Составление электронных писем
Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.
Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.
Предлагаем вам образец делового письма.
Подводя итоги
Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.
Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:
Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.
Письмо нескольким адресатам, образец
Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.
Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.
Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
Реквизит «Адресат»
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.
Но в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.
При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ.
Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
Деловая переписка напрямую связана с управлением. Деловыми (официальными) письмами обмениваются организации, учреждения, должностные и частные лица. По стилю составления и оформления писем можно судить о положении дел в фирме, компании, на предприятии, о деловых качествах человека и т. п. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку.
1.1. Этические нормы деловой переписки. Деловая переписка основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «корректность и уважение к партнеру». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть партнера.
Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:
· начинать послание с констатации отказа. В первую очередь
следует изложить мотивацию принятого решения, а затем дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
· навязывать адресату ожидаемый исход решения вопроса,
например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
· побуждать адресата к спешке при вынесении решений
словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользоваться этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
· намекать адресату на его невнимательность,
некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить …».
Получателю деловых писем обязательно знать следующее:
· необходимо отказаться от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
· ответ организации-отправителю должен быть оперативным и четким. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
Соблюдение перечисленных выше этических норм поможет обеспечить деловому человеку отличную репутацию и научит его превращать оппонентов в союзников.
1.2. Виды деловых писем.
По тематическому признаку деловые письма делятся на: коммерческие, которые используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, при выполнении условий договоров, и некоммерческие (собственно деловые письма), которые используются при решении различных организационных, правовых вопросов, установлении экономических взаимоотношений. К коммерческим письмам относятся:
а) оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
б) письмо-запрос – обращение одной стороны к другой с целью выразить желание заключить сделку, как правило, без указания условий сделки;
в) рекламация (письмо-претензия) – претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков;
К некоммерческим письмам относятся:
а) благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-либо поводу;
б) гарантийное письмо – содержит подтверждение определенных обязательств;
в) информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) – информирует о каких-либо событиях, фактах, представляющих интерес для адресата;
г) письмо-напоминание – содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств или о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения;
д) письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, ознакомления с какой-либо информацией и т. п.;
е) письмо-поздравление – содержит официальное поздравление по какому-либо поводу;
ж) письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-либо мероприятие;
з) письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т. п.;
и) письмо-соболезнование – содержит выражение сочувствия по какому-либо поводу;
к) сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей и т. п.
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение);
письма-ответы – ответы на инициативные письма.
По признаку получателя деловые письма делят на:
циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку различают деловые письма:
одноаспектные– рассматривающие один вопрос;
многоаспектные– затрагивающие несколько вопросов одновременно.
По структуре выделяют следующие деловые письма:
регламентированные – составляемые по определенному установленному образцу;
нерегламентированные – содержащие авторский текст, составленный в свободной форме, без учета установленного образца.
По форме отправления деловые письма могут быть:
конвертными – отправленными по почте в конверте;
электронными– отправленными в электронном виде на
факсовыми – отправленными по факсу.
1.3. Структура делового письма. Ясная структура письма способствует экономии времени партнеров, гарантирует прочтение письма адресатом и правильное понимание его сути, а также получение вразумительного и четкого ответа.
Поэтому стандартное деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру.
Вступление необходимо для того, чтобы адресат сразу получил возможность четко представить намерения адресанта. Вступление включает в себя:
Заголовок, в краткой форме определяющий тему письма. Например: «Об изменении цен на продукцию», «Касательно заказа на поставку запчастей».
Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постараться узнать и указать фамилию, имя и отчество либо должность адресата. Например:»Уважаемый господин Волков!», «!», «Уважаемые партнеры!» В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.
Цель письма – краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например: «Обращаюсь с письмом в связи с …», «Согласно совместно принятому решению …», «Доводим до Вашего сведения, что …».
Основная часть – изложение сути делового письма. Эта часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой предложений, в которых излагаются факты, события, а также содержатся личная оценка ситуации, мысли и чувства по данному поводу, формулируется просьба, предложение и т. п.
Заключение необходимо для краткого подведения итогов написанного в основной части и логического завершения письма. В зависимости от содержания письма в заключении выражается надежда, уверенность, извинение и т. п.
Подпись. Письмо завершается подписью (должность + инициалы и фамилия) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением, …»,»Искренне Ваш …». Если адресант достаточно хорошо знаком с адресатом, можно использовать выражения: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.
При подписании письма важно учесть ранг адресанта и адресата. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
1.4. Оформление делового письма. Еще одной важной составляющей делового письма является его аккуратное оформление.
Бланк.Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
— физический адрес организации;
Также на бланке организации могут быть отражены реквизиты организации и ее логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трех сантиметров, справа – около полутора. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный номерписьма, который включает в себя дату подписания письма руководителем, необходим для отслеживания судьбы послания. Особенно это актуально для государственных учреждений.
В письме-ответе, помимо собственного исходящего номера, нужно также указывать номер входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма.
В любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться в специальном журнале. Пример:
Образец письма нескольким адресатам
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:
- адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа; реквизит документа – элемент оформления документа.
Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут, который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа.
Служебное письмо (образец)
0 0 Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения.
Обычно для этого используется служебное письмо.Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:
Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности.
Переписка сторон
Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк».
Важно не только, что написано, но и как это сделано.
Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.
Существуют различные определения письма как документа.
Так или иначе служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо),
Деловое письмо: как правильно составить
Деловое письмо – это основополагающая часть деловой переписки.
Существует множество поводов для написания делового письма:
Коммерческие письма Деловые
Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах. Сегодня вы узнаете:
Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета.
Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители.
Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.
Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. Основные отличия состоят в следующем:
Правила оформления делового письма
фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФпомещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Следует помнить, что сокращать названия
Образец делового письма
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем. ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.
отправка письма в несколько адресов
RSS Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое Ответов: 13 Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
Karina Oguryan[e-mail скрыт] Россия, Там,где тепло. Написал 1817 сообщений Написать личное сообщение Репутация:
#1[22512] 10 ноября 2008, 13:30
Как правильно писать и оформлять деловые письма
- Бланк письма и оформлениеОбщие правила написанияСоставление электронных писемПодводя итоги Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос.
Оформление реквизита «Адресат»
Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).
Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационносправочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).
Реквизит «Адресат» включает в себя:
Получателем письма могут быть:
Адресат – должностное лицо
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:
Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:
Адресат – организация
Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
Адресат – структурное подразделение
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
Адресат – физическое лицо
Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений
Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.
Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.
Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного подразделения.
Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:
Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:
Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.
В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.
Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.
Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).
Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.972016? Ничего.
Размещение реквизита «адресат» на бланке
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.
Технические вопросы
Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.
Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.972016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:
Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:
В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент
12 заповедей деловой email переписки
1. Обращайтесь к получателю по имени
Если получателей 2-3, то необходимо в обращении перечислить имена каждого, а в тексте письма разделить информацию, которая относится к каждому из получателей. Каждый блок необходимо начинать с имени получателя, к которому относится информация. Имя выделить фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма, а быстро увидел свой блок.
Блоки информации, относящиеся ко всем получателям, необходимо размещать в начале письма. Адресованную информацию лучше писать последовательно в порядке обращения к получателям.
При отправке письма 4-м и более адресатам лучше обратиться обезличено, выделив нужных получателей в теле письма.
Если в получателях есть женщина, обратиться к ней следует в первую очередь.
2. Тему письма начинайте с адреса сайта, если вопрос касается непосредственно сайта или рекламы сайта, или названия компании получателя
После пишется краткая суть письма с ключевыми словами, по которым потом вы или получатель сможете найти это письмо при необходимости. Лучше всего использовать 2-3 общих слова и привязку к чему-то конкретному.
Заголовок «Согласование печатных материалов» ни о чем не говорит, правильнее написать «Согласование листовки для конференции Нефть и Газ 2017». Если письмо не просто информационное, а призывает к действию, лучше сказать об этом прямо в теме: companydomain.ru: необходимо продлить домен, счет на оплату.
3. Пишите суть письма в первой строке, расшифровывайте и призыв к действию в конце
Задача письма в 80% случаев – ответная реакция получателя. Получатель должен быстро понять цель письма и то действие, которое вы от него ожидаете. Если это необходимо, можно объяснять, расшифровывать, пояснять, но в конце повествовательного блока с явным визуальным отступом от него должен идти вопрос, требующий ответа или согласования, или же указание на ожидаемое действие.
Ответственные, сроки и требуемые от получателя действия необходимо визуально выделять. Чем больше общий текст письма, тем очевиднее должно быть выделение.
4. Форматируйте текст, чтобы читать было удобно и быстро
Списки больше 5-7 пунктов лучше делать 2-х уровневыми, чтобы разделить на смысловые блоки.
5. Лучше не писать письмо больше 1 листа А4
Огромные письма чаще всего говорят о наличии большого кол-ва нерешенных вопросов. Возможно имеет смысл провести скайп-конференцию или личную встречу, чем писать очень длинное письмо. Чем больше текста, тем выше шансы, что письмо не дочитают до конца или не вникнут должным образом.
6. Проверяйте текст перед отправкой
Ошибки и опечатки – если письмо создается в редакторе без встроенной проверки орфографии, необходимо прогнать письмо через проверку (//orfogrammka.ru/ //www.artlebedev.ru/tools/orfograf/ )
Если письмо большое и на написание ушло много времени, необходимо прочитать его от начала до конца. Всегда найдутся слишком длинные фразы или неясные переходы, которые нужно упростить и исправить.
7. Вложенные файлы
Если письмо должно содержать вложенные файлы, то сначала необходимо прикрепить сами файлы, а потом писать письмо. Отсутствие вложения – самая частая ошибка и пустая трата вашего времени и собеседника.
Названия файлов необходимо делать на латинице без пробелов. Называть файл нужно по той же логике, по которой пишется тема письма – по названию должно бы просто понять суть содержимого и быстро найти по ключевым словам при необходимости.
Формат файла должен быть распространенным и вы должны точно понимать, что получатель сможет его открыть. Если вы отправляете исходник, то необходимо также прикладывать превью. Если архив с паролем, то в тексте письма должен быть пароль.
Из текста письма должно быть очевидно понятно, зачем вы приложили файл и что с ним делать получателю.
8. Будьте вежливы и корректны
Вы всегда должны быть вежливы и корректны в своих словах по отношению к собеседнику, вне зависимости от его стиля общения, должности или иных факторов.
Вы представляете компанию, и получатель воспринимает ваши слова как позицию компании, некорректность в данном вопросе недопустима.
Переписка может быть донесена до руководства любого уровня, опубликована в интернете или использоваться в суде. Без согласия или уведомления, а значит необходимо изначально не допускать возможности для использования писем против Вас или компании.
9. Имя и подпись
Имя в настройках почтового ящика должно соответствовать реальному имени. Никаких ников, прозвищ и т.п. Также лучше не использовать название компании при указании имени в настройках почтового адреса.
Например «Кирилл MINISOL ». Название компании можно использовать только для общего ящика info@ или для ящиков отделов, например hr@ или moscow@.
Для личных ящиков должны быть указаны Имя и Фамилия или ФИО полностью.
Подпись в письме должна быть стандартной в соответствии с шаблоном:
8 999 123-45-67 мобильный
8 495 765-43-21 офис
Адрес компании, дом, номер офиса
По желанию: Слоган, ссылки на соцсети или текущее спецпредложение
10. Вы или вы
В личных письмах, адресованных 1 получателю, допускаются оба варианта – Вы и Ваш с прописной (большой) буквы или вы и ваш со строчной (маленькой) буквы. При обращении к нескольким людям вы пишется всегда строчными (маленькими) буквами.
В официальных письмах (гос.структуры, высшее руководство) при обращении к одному лицу лучше написать Вы.
Ответ на письмо
11. Отвечать на письмо необходимо всегда через «Ответить всем»
Даже если получатель в копии вам не известен, даже если по вашему мнению вопрос касается только отправителя и никого более.
12. Цитирование
Цитирование вопросов исходного письма должно быть оформлено с помощью отступов, знаков > или | в начале строки. Ответы необходимо писать сразу после вопроса, текст ответа можно выделять другим цветом даже при наличии встроенной функции цитирования автора.
Пример письма
Кому: Мария Иванова
Копия: Иван Петров
Скрытая копия: Сергей Сергеев
Тема: Minisol.ru: файл презентации и макет листовки на РИФ+КИБ
Мария, Иван, добрый день!
Нам необходимо подготовить материалы для участия в конференции до конца недели,
Мария,
Прошу прислать файл презентации.
Иван,
Необходимо поставить задачу по доработке листовки Марии и после согласования прислать итоговый макет. Дедлайн по листовке – 29.12 16:00
8 123 123-45-67 мобильный
8 495 966-38-59 офис
Шабловка 34, офис MINISOL
Minisol – результативное агентство
Развиваем ваши интернет-продажи. Каждый день.