Письмо-требование об оплате задолженности
Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.
Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.
Функционал
Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:
На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.
Возможные санкции
Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.
Ответ
В ответ на письмо-требование от должника может поступить:
Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.
Элементы письма
Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.
Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.
Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.
В основной части документа в большинстве случаев прописывается:
При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.
В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.
Заключение
Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.
Сроки рассмотрения
Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.
Письмо с просьбой оплатить задолженность
Письмо-просьба об оплате задолженности — это письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить на счет или внести в кассу сумму долга по договору или иному обязательству.
При неисполнении контрагентом обязательства по оплате выполненной работы или оказанных услуг формируется просьба оплатить задолженность, которая направляется адресату. Рассмотрим, как правильно составить документ, чтобы достичь цели и мотивировать партнера на соблюдение условий договора.
Когда надо отправлять
Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:
Функции
Обращение не всегда носит характер претензии, достаточно часто его целью является:
Как составить
При написании используются общие правила делопроизводства, просьба оплатить долг включает следующие блоки:
Образец
В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк.
Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1
Директору ООО «Атос»
640000, г. Курган, ул. Красина, 7
Исх. №9 от 12 мая 2020 года
По договору подряда №3 от 07.04.2020 г. у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.
Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).
Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на:
Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.
В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга.
Сроки реагирования
В документе высказывается просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть запас времени для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаями делового оборота, судебной практикой, на ответ дается на менее месяца, если иной срок не установлен в претензии или соглашении. Уплата долга — это один из вариантов ответа, чаще адресант получает гарантийное письмо или обращение с предложением отложить сроки исполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.
Оплата третьим лицом
В соответствии со ст. 313 ГК РФ оплату услуг вправе произвести третье лицо, в этом случае составляется письмо в адрес исполнителя о том, что оплата возложена на третье лицо.
Претензия на оплату задолженности по договору поставки
Претензия за непоставку товара, неоплату задолженности и т. д.
Согласно статье 506 ГК РФ, договор поставки предполагает передачу товара поставщиком покупателю, который может использовать полученную продукцию исключительно в предпринимательских целях. Покупатель при этом, в соответствии со статьей 516 ГК РФ, обязуется перечислить поставщику деньги за полученную продукцию. Таким образом, основные обязанности поставщика и покупателя при исполнении договора поставки включают поставку и последующую оплату полученного товара соответственно.
Помимо основных обязанностей сторон договор может включать и дополнительные — например, об отгрузке товаров:
Поскольку предпринимательская деятельность носит заведомо рисковый характер, ни одна из сторон договора не может быть полностью уверена в исполнении контрагентом своих обязательств в полном объеме. Следовательно, в любой момент может возникнуть ситуация, когда товар не отгружен (отгружен не полностью), его оплата не произведена (произведена лишь частично), не исполнены условия о качестве, комплектности или ассортименте переданной продукции, сроках поставки и т. д.
При обнаружении перечисленных нарушений предприниматель может обратиться в суд, что требует временных и финансовых затрат и зачастую перечеркивает возможность дальнейшего сотрудничества. Во избежание подобных осложнений законом предусматривается и другой вариант решения спорного вопроса — проведение переговоров путем направления сторонами претензий друг другу.
Претензионный порядок разрешения споров
Следует помнить, что обязательность направления претензий сторонами при исполнении договора поставки законом не предусмотрена. Тем не менее это не мешает предусмотреть в договоре как подобную обязанность в случае выявления нарушений со стороны контрагента, так и срок рассмотрения претензий.
ВАЖНО! Арбитражный суд, согласно части 5 статьи 4 АПК РФ, вправе принять иск только в случае соблюдения претензионного (досудебного) порядка разрешения возникших разногласий, который может быть предусмотрен как законом, так и договором между сторонами.
Порядок и срок предъявления претензии в случаях, когда товар не поставлен или не произведена его оплата
Наиболее надежный вариант установления досудебной процедуры разрешения спорных ситуаций — это указание в договоре условий:
В ситуациях, когда претензионный порядок урегулирования разногласий в договоре закреплен, но перечисленные выше детали не расписаны, можно руководствоваться сложившийся практикой. Например, способ направления претензии должен предусматривать последующую возможность доказать, что претензия контрагентом получена. Выполнить данное условие можно посредством направления письменной претензии по почте с уведомлением о вручении адресату и описью вложения. Срок направления претензии с момента выявления нарушений законом не определяется, однако затягивание времени явно не в интересах лица, чьи права нарушаются. Кроме того, пунктом 5 статьи 4 АПК РФ определен максимальный срок рассмотрения претензии (30 дней), хотя в договоре можно установить и иной.
Нужно ли предъявлять претензию должнику, требование к которому получено по договору цессии? Ответ на этот вопрос узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Требования к содержанию претензии о погашении задолженности
В современном гражданском обороте часто возникает необходимость составления разнообразных претензий, при составлении которых необходимо учитывать определенные требования, так как речь идет об официальных документах организации. В частности, к претензии на оплату задолженности по договору поставки, должна отвечать следующим требованиям:
Для большей наглядности представляем вам образец претензии, который может стать хорошим подспорьем для практических работников.
Образец претензии
Петровой Елене Максимовне,
254781, г. Южный, ул. Восточная, д. 26,
254763, Южный, ул. Речная, д. 7
по договору поставки № 14с от 12.05.20ХХ
12 мая 20ХХ года между ООО «Сладкоежка» и ИП Петровой Е. М. был заключен договор № 14с, согласно пункту 1.2 которого ООО «Сладкоежка» обязалось поставить для ИП Петровой Е. М. кондитерские изделия в ассортименте согласно приложению 1 к обозначенному договору.
ИП Петрова Е. М., согласно пункту 1.4 упомянутого договора, обязалась оплатить поставленные кондитерские изделия в течение 3 дней с момента фактической отгрузки.
Факт исполнения обязательств по упомянутому выше договору со стороны ООО «Сладкоежка» подтверждается товарно-транспортными накладными № 171н от 18.05.20ХХ и № 176н от 19.05.20ХХ, согласно которым кондитерские изделия в ассортименте согласно приложению 1 к указанному соглашению получены в полном объеме. Замечаний к качеству, количеству и ассортименту поставленной продукции у покупателя не имеется.
Общая стоимость кондитерских изделий, согласно пункту 1.4 указанного договора, составляет 42 236 руб. 00 коп., которые должны были быть перечислены до 22 мая 20ХХ года. Однако фактически на счет ООО «Сладкоежка» было переведено только 14 500 руб. 00 коп., что подтверждается справкой, выданной ПАО «Наш Банк» № 125/4 от 23.05.20ХХ.
Таким образом, сумма задолженности ИП Петровой Е. М. по договору поставки № 14с от 12 мая 20ХХ года составляет 27 736 руб. 00 коп.
РАСЧЕТ СУММЫ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Согласно требованиям части 1 статьи 395 ГК РФ, в случае просрочки исполнения денежного обязательства должник обязан уплачивать проценты за каждый день просрочки. Порядок начисления процентов установлен пунктом 4.2 упомянутого договора, согласно которому за каждый день просрочки должник обязан уплатить денежные средства в размере 0,2 процента от суммы задолженности.
Таким образом, по состоянию на 27.05.20ХХ общая сумма задолженности составляет:
27 736 + (27 736 / 100 × 0,2 × 5) = 28 013 руб. 36 коп.
На основании изложенного прошу погасить задолженность по договору поставки № 14с от 12 мая 20ХХ года и сумму неустойки по состоянию на 27 мая 20ХХ года в общей сумме 28 013 руб. 36 коп.
Директор ООО «Сладкоежка»: (подпись) Крутов Н. Е.
Итоги
Претензия на оплату задолженности оформляется в досудебном порядке урегулирования споров с кредитором. Документ оформляется в свободной форме по правилам делового документооборота. Если не соблюсти досудебный порядок урегулирования споров, арбитражный суд не примет исковое заявление к должнику.
Как правильно подать досудебную претензию
Какие есть способы подачи претензии
В некоторых случаях претензионный порядок урегулирования спора обязателен, а если его не соблюсти, суд откажется рассматривать иск.
О том, когда досудебный (претензионный) порядок урегулирования споров обязателен, читайте в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Пример претензии можно скачать ниже, кликнув по картинке ниже:
Существует несколько способов подачи претензии — все они имеют одинаковые правовые последствия: если получатель откажется исполнять изложенные в ней требования, суд сочтет, что досудебный порядок урегулирования спора соблюден, и примет иск к рассмотрению.
Подать претензию можно:
Подробнее расскажем о каждом из перечисленных способов подачи документа.
Как отправить претензию почтой
Как соблюсти претензионный порядок урегулирования спора, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Чтобы обращение ко второй стороне спора увенчалось успехом, нужно знать, как отправить досудебную претензию по почте — если сделать это неправильно, можно потратить время на ожидание ответа, но так его и не дождаться.
Чтобы отправить претензию по почте, достаточно одного экземпляра документа — того, который будет вложен в конверт. Отправить документ можно:
Простым письмом
Закон не запрещает направить претензию обычным письмом — заплатить придется только за конверт и за марки. Однако этот способ передачи документов не оставляет отправителю никаких доказательств того, что претензия действительно была направлена адресату.
После отправки обычного письма на руках остается только чек об оплате почтовых услуг — доказать, что именно и кому вы отправляли, не получится. Именно поэтому претензию стоит отправлять не простым, а заказным письмом — этот способ чуть дороже, но при этом более эффективен.
Заказным письмом
Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении адресату — оптимальный вариант, если вы хотите отправить претензию по почте. У отправителя будет доказательство того, что адресат действительно получил письмо, а опись вложения подтвердит, что в этом письме была именно претензия, а не другой документ.
Чтобы отправить заказное письмо, потребуется:
Один экземпляр бланка описи вкладывается в конверт с отправляемыми документами, а второй остается у отправителя.
Письмо нужно отправить на юридический адрес компании — его можно найти на ее официальном сайте, в имеющихся у вас документах (например, в договоре) или на сайте налоговой (для этого потребуется ИНН компании).
Что делать, если направили претензию по прежнему адресу в случае, когда контрагент сменил юридический адрес и не уведомил об этом? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите в материал.
Как лично вручить претензию
Претензию можно подать лично — не придется тратить деньги на оформление заказного письма и время на ожидание его доставки до адресата. Недостаток только один — придется самостоятельно идти в организацию.
Чтобы лично вручить претензию, потребуется:
Второй экземпляр претензии с отметкой о получении в суде станет доказательством того, что претензионный порядок разрешения спора был соблюден.
Подача претензии через интернет
Для начала определим, можно ли отправить претензию по электронной почте? Да, можно.
ВАЖНО! Отправляя документы, удостоверьтесь, что адрес, по которому вы их пересылаете, действительно принадлежит той компании, в которую вы обращаетесь. Подтверждением этого могут быть визитки, рекламные баннеры, сайт в интернете — в общем, любой общедоступный материал, распространяемый от имени компании.
Для отправки понадобится:
Отправить претензию можно и через сайт компании, если на нем есть форма обратной связи. Не забудьте указать свои контактные данные и сделать скриншот экрана с отправленным письмом — далеко не на всех сайтах сохраняется история обращений, отправленных таким образом.
Итоги
Итак, претензию можно отправить тремя способами — по почте, лично или по интернету. Вне зависимости от того, какой из этих способов выберете вы, помните о том, что у вас должен сохраниться документ, подтверждающий факт подачи претензии — опись письма и уведомление о вручении адресату, второй экземпляр обращения или распечатка отправленного письма из электронного почтового ящика.
Как правильно написать претензию?
В отличие от искового заявления и жалобы, претензия является инструментом для урегулирования конфликта между сторонами до обращения в органы государственной власти.
Если нарушены ваши права или задеты законные интересы, вы можете направить свои претензии виновному лицу, пытаясь решить проблему мирным путем. Такой способ применим в самых разных ситуациях: при покупке бракованного товара, оказания услуги ненадлежащего качества, получении страховки, отношениях с кредитными учреждениями и многими другими. Во всех случаях вы имеете право уведомить нарушителя о своих требованиях, надеясь, что он признает свою неправоту и согласится решить вопрос в досудебном порядке.
Досудебная претензия ваша воля или обязанность?
Желание пострадавшего урегулировать конфликт мирным способом вполне понятно, поскольку в таком случае:
Вы всегда имеете возможность попытаться разобраться с нарушителем, обозначив свои требования в претензии.
Если в обращении вы сошлетесь на доказательства вашей правоты, второй стороне будет выгоднее урегулировать ситуацию мирно, без лишнего шума
Если раньше претензионный порядок разрешения споров оставался на усмотрение пострадавшего лица, то с 2016 года в ГК РФ были внесены изменения, сделавшие процедуру обязательной при определенных обстоятельствах. В ст. 4 АПК РФ говорится, что гражданско-правовые дела принимаются на рассмотрение судом только по прошествии 30 календарных дней после направления нарушителю претензии. Это касается экономических споров, когда результатом удовлетворения требований является передача денежных средств или материальных ценностей.
Претензионный порядок не обязательно соблюдать, если суть вопроса заключается:
Также претензионный порядок не нужен, если в арбитраж обращаются представители федеральных и органов местного самоуправления с целью защиты общественных интересов людей и организаций.
Если в случаях, обозначенных в законодательстве, вы не прошли обязательную процедуру мирного урегулирования конфликта, в принятии искового заявления откажут.
Претензия как доказательство в гражданском деле
Этот документ подтверждает тот факт, что вы пытались урегулировать конфликт, не задействовав инструменты принудительного решения вопроса. Чтобы он был принят на рассмотрение судом, необходимо соблюсти ряд правил при его составлении.
Претензия оформляется в письменном виде. Законодательство РФ не предусматривает конкретного образца документа. За основу берется форма обычного делового письма, которое содержит:
Практика показывает, что благосклонность суда обеспечена, если истец предпринял попытку мирного разрешения спора, даже в тех случаях, когда процедура не обязательна
Требования в претензии должны иметь четкую формулировку и точный срок исполнения. Вы должны отдавать себе отчет, что любое из них должно подкрепляться доказательствами. Если нет письменных оснований, то подойдут устные показания свидетелей. Срок удовлетворения притязаний необходимо устанавливать реальный, не слишком обременительный для ответчика.
Важно обозначить точную сумму и привести ее расчет. Он отличается в разных ситуациях. Как правило, за основу берется цена неисполненных обязательств должника, которая подлежит возврату. Также указываются: компенсация издержек, связанных с составлением и отправкой претензии, размеры пени и иных выплат, обозначенных в договоре или законодательстве.
При составлении бумаги нужно ориентироваться на возможное обращение в суд. Содержание требований и размеры денежной компенсации должны совпадать с теми, что будут указаны в исковом заявлении. В противном случае орган государственной власти откажет в рассмотрении дела или удовлетворит иск только частично.
Если ответчик не отреагировал на претензию в течение 30 дней смело обращайтесь в суд, приложив копию документа к исковому заявлению. При этом еще потребуется доказать, что вы действительно отправляли требования.
Отослать сообщение можно тремя способами:
Если к претензии приложены какие-либо документы по сути предъявляемых требований, необходимо в тексте документа указать, что они являются приложениями
В случае отправки пакета бумаг почтой следует оформить опись вложений в письмо.
Как составить ответ на претензию?
Если вам пришла претензия, необходимо дать на нее ответ. В противном случае ваше бездействие можно трактовать как нежелание решать вопрос в мирном порядке. Письменное послание не понадобится, если выполнены все требования предъявителя по присланному документу: перечислены денежные средства, передано имущество, исправлены недостатки в обслуживании и так далее. Но это идеальный вариант.
В большинстве случаев граждане не согласны с претензиями или пытаются смягчить условия исполнения требований. В такой ситуации при написании ответа следует указать:
Законодательство РФ не определяет порядок дальнейших действий после получения ответа на претензию. Если предложенный вариант не устроил пострадавшее лицо, оно может продолжить переписку, добиваясь наиболее приемлемых условий, а может сразу обратиться в суд для полного удовлетворения своих требований.
Как правильно написать претензию на возврат товара в магазин?
В случае обнаружения недостатков в качестве приобретенного продукта вы имеете право потребовать от продавца возврата бракованной вещи или ее обмена на аналогичную. Претензия в таком случае должна содержать:
При оформлении претензионного документа обязательно выясните правильное название организации, которой принадлежит торговая точка. Иначе вы неверно укажете адресата, и документ не будут рассматривать на законных основаниях.
Как правильно составить претензию по договору оказания услуг?
Ее форма ничем не отличается от подобного документа, написанного по любому другому случаю. Главное точно указать свои требования:
Если в соглашении по предоставлению услуги не было указано никаких санкций за неисполнение обязательств, вы имеете право потребовать уплаты неустойки.
Претензия к страховой компании по ОСАГО: образец заполнения
Она подается тогда, когда гражданин не удовлетворен размером выплаты за ущерб по ДТП, или ее перечисление не было произведено своевременно.
При спорах по ОСАГО претензионный порядок является обязательной процедурой
Форма документа такая же, как и в предыдущих случаях. Существенно отличается перечень бумаг, прикладываемых к нему. Среди них:
Если один из вышеперечисленных документов ранее предоставлялся в страховую компанию, повторно подавать его не следует.
Резюме
Претензия является эффективным инструментом досудебного урегулирования конфликтных ситуаций. Она может применяться в сферах торговли, предоставления услуг, банковской и страховой деятельности. В спорах, связанных с экономическими отношениями, законодательством регламентирован обязательный претензионный порядок.
Суд не примет к рассмотрению исковое заявление, если процедура мирного урегулирования не была осуществлена должным образом
Форма претензии нормативными актами РФ не определена. Она должна составляться в письменном виде и содержать ясное изложение ваших требований и сроки их исполнения виновным лицом, точное указание суммы к перечислению и ее расчет. К бумаге прилагаются документы, доказывающие вашу правоту.
Направлять обращение следует почтовым отправлением с уведомлением и описью вложений или электронной почтой. Самым надежным вариантом является личное вручение адресату с получением расписки. Если все эти правила соблюдены, претензия будет иметь законную силу и поспособствует решению проблемы мирным путем. Это позволит сэкономить время и раньше добиться желаемого результата.