Образец уведомления о сокращении должности
Составление уведомления о сокращении должности происходит в случаях упразднения «лишних» рабочих мест на предприятиях и организациях. Документ носит обязательный характер, поскольку работодателю необходимо заранее известить сотрудника о грядущем увольнении.
Порядок действий при сокращении должности
Увольнение в связи с сокращением должности происходит тогда, когда компания исключает какую-либо должность из своего штатного расписания. Причины для такого действия могут быть самые различные, в том числе материальные трудности предприятия, неэффективность сотрудников, реорганизация фирмы и т.д.
Существует определенный, основанный на законе и проверенный временем алгоритм действий при сокращении штата.
Однако, прежде чем их уволить, компания обязана предложить им свободные вакансии, соответствующие их квалификации и уровню образования. Если таких вакансий нет или же работник в письменном виде отказался от предложенных ему вариантов, тогда происходит процедура увольнения. Предварительно о ней должен быть извещен профсоюзный комитет (если таковой имеется на предприятии) и центр занятости населения.
Сроки отправки уведомления
По закону уведомление об увольнении в связи с сокращением должности должно быть передано работнику как минимум за два месяца до даты сокращения. При этом сотрудник обязан расписаться о том, что уведомление получено.
Если сроки отправки уведомления будут нарушены, то в будущем работник может оспорить свое увольнение, и суд наверняка примет его сторону.
Следует отметить, что если увольняется сразу большое количество персонала, что определяется в зависимости от сферы или местности, в которой осуществляет деятельность компания, работодатель обязан известить сотрудников за три месяца до даты увольнения (равнозначной вступлению в силу нового штатного расписания).
Если уволить раньше, чем пройдет два месяца
Уволить раньше, чем пройдет два месяца — такая возможность предусмотрена законодателем, но только в том случае, если работник в письменной форме даст на это согласие. При этом работодатель будет обязан выплатить сотруднику компенсацию, равную среднему месячному заработку.
Кого запрещено затрагивать при сокращении
Есть категории работников, которые не могут быть уволены по сокращению. К ним относятся:
Они могут быть уволены только в случае полной ликвидации компании.
Несовершеннолетних сотрудников уволить по сокращению штата можно, но на это потребуется отдельное разрешение специальной комиссии по защите прав работников, не достигших 18-летия.
Кто пишет уведомление
Уведомление всегда пишется от лица директора предприятия, однако непосредственно его составлением занимается
В любом случае это должен быть специалист, обладающий необходимым уровнем знаний для грамотного составления документа, а также имеющий представление об основах трудового и гражданского законодательства.
Правила составления уведомления о сокращении должности
Стандартного унифицированного образца уведомления нет, поэтому компании могут выбрать один из двух вариантов: либо писать его в свободной форме, либо разработать собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей. Во втором случае бланк уведомления должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы.
Уведомление должно включать в себя ряд необходимых сведений:
Правила по оформлению документа
Документ может быть написан сотрудником организации как от руки, так и напечатан на компьютере (удобно, когда требуется большое количество копий). Он может быть оформлен как на фирменном бланке организации (в этом случае нет необходимости вносить реквизиты компании вручную), так и на обычном листа формата А4.
Уведомление оставляется в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан руководителем организации. Затем один из них отправляется работнику, а второй регистрируется в журнале учета внутренних документов и в дальнейшем передается в архив предприятия.
Пример составления уведомления о сокращении должности
Как передать уведомление
Довести уведомление до сведения работника можно несколькими способами.
В этом случае пересылать его нужно заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма отправки гарантирует то, что адресат получил послание.
Оптимизация кадров: 13 шагов при увольнении по сокращению численности или штата
Сокращение численности или штата работников компании – одно из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Перед тем, как приступать к самой процедуре, следует уточнить, будет это сокращение численности или все-таки штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В трудовом законодательстве официального разъяснения этих понятий нет. По нашему мнению, основная разница заключается в следующем. При сокращении численности уменьшается количество штатных единиц по конкретной должности, хотя сама должность не упраздняется. А вот при сокращении штата из штатного расписания полностью исключается определенная должность.
Алгоритм увольнения работника как при сокращении численности, так и при сокращении штата работников, общий – разберем его пошагово.
Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата
Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.
БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ
Приказ о сокращении численности или штата
Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей
Акт об отказе от подписания документа
Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников
Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)
Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года
Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года
Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)
Шаг 2. Учесть преимущественное право на оставление на работе
Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных (ст. 179 ТК РФ).
При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:
Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).
Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 261 ТК РФ).
Шаг 3. Уведомить работника о сокращении
О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.
Шаг 4. Предложить работнику вакантные должности
Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.
Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.
При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1).
Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.
Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости
В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.
В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.
К каждому уведомлению следует приложить:
Шаг 6. Издать приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а)
Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, в последний день его работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
Шаг 7. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению
К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.
Шаг 8. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника
В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.
Шаг 9. Внести запись в личную карточку (форма № Т-2)
Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку (форма № Т-2).
В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» нужно прописать причину увольнения: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
В строке «Дата увольнения» – указать последний день работы.
Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер.
После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.
Шаг 10. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)
В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты.
Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.
Шаг 11. Произвести с работником расчет
В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).
Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.
Шаг 12. Сделать запись в трудовую книжку и выдать ее
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:
Эта запись должна быть заверена подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Шаг 13. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).Например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).
Екатерина Добрикова,
редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ
Последняя актуализация: 15 марта 2017 г.
Документы по теме:
Читайте также:
Без собственного желания
В связи с ухудшением экономической ситуации многие россияне начинают опасаться потери работы. Как избежать этого или уменьшить негативные последствия?
Планируется ввести чек-листы при проверках предпринимателей
Сначала они будут апробированы при проведении отдельных контрольных мероприятий.
Прогул или не прогул – вот в чем вопрос
Судебная практика подтверждает, что работодатели не всегда правы, когда относят те или иные обстоятельства отсутствия сотрудников на работе к причинам для увольнения за прогул.
Тонкости и нюансы составления заявления на увольнение в связи с сокращением численности или штата работников
Сокращение численности или штата работников – основание увольнения по инициативе работодателя, предусмотренное ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
При реализации данной процедуры, нередко, возникает дилемма: а необходимо ли сотруднику подавать заявление на увольнение? Как его правильно написать? Ответы на эти и другие вопросы найдете в данной статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Нужно ли писать?
Сокращение численности или штата работников – процедура, которая должна проходить по определенным правилам:
В законе не идет речь о том, что работнику необходимо написать заявление на увольнение. Но иногда это делать необходимо. А бывает, что и принуждают.
Начнем с того случая, когда лицо, подпадающее под сокращение вынуждают написать заявление по собственному желанию. Зачем это нужно? Все очень просто: если сотрудник уходит из организации по собственной инициативе, то ему не нужно платить пособие, причитающееся в связи с сокращением.
Такие действия работодателя можно обжаловать в следующие органы:
Второй вариант: сотрудник не хочет отрабатывать два месяца, желает, чтобы его сократили поскорее. Действительно, зачем держать на работе человека, который утратил мотивацию. Он знает, что ему придется уйти. Соответственно, не будет выкладываться максимально. Этого не делают и те работники, которым увольнение не грозит. Что уж говорить о том, кого планируют сократить?!
Но, в описанной ситуации есть несколько нюансов:
Все это необходимо учитывать, чтобы не потерять ни в зарплате, ни в статусе. Все же, когда человека сократили – это одно дело. Все ясно: не повезло. Если он уволился сам, то появляются определенные вопросы: почему, что произошло?
Как правильно составить?
Несколько важных правил:
Довольно часто возникает вопрос, о том, какую дату ставить в заявлении. Под самим заявлением ставится дата его написания. В тексте же должна фигурировать иная дата, с которой сотрудник желает перестать быть работником организации. Её можно выбрать по своему усмотрению. главное – чтобы работодателя она устроила.
Приведем пример
«Генеральному директору ООО «Мотор Плюс»
Смирнову Николаю Константиновичу
старшего механика цеха № 3
«28 февраля 2018 года мною было получено уведомление № 11 от ООО «Мотор Плюс» о том, что планируется мое увольнение в связи с сокращением численности работников.
Как подать бумагу в связи с уменьшением численности работников или штата?
Есть целых три варианта:
Отметим, что, в любом случае, нужно получить доказательства, которые, в случае чего, помогут доказать, что обращение к начальству имело место.
Аналогичную просьбу может озвучить представитель, имеющий нотариальную доверенность.
Письмо с заявлением должно быть:
Как оформляется документ сотрудниками отдела кадров?
Вообще, в действующем трудовом законодательстве не установлено четких правил фиксации факта принятия заявления об увольнении. Может быть, это пробел, который еще не восполнили, но факт остается фактом.
Во многих организациях действует такое правило: все заявления регистрируются в журнале входящей корреспонденции. Это имеет логику и не противоречит законодательству. Иные компании просто делают соответствующую отметку на копии документа, и вручают её заявителю. Представляется, что более правильно делать записи в журнале. С другой стороны, где гарантия, что журнал не подменят? А вот если копия с отметкой находится на руках у сотрудника, то ему можно чувствовать себя спокойно.
Таким образом, если сотрудник не желает дожидаться истечения двух месяцев, отведенных на процедуру сокращения численности или штата работников, то он может попросить руководство уволить его раньше. Окончательное решение принимает глава организации.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)
Уведомление о сокращении штата работников
Каждый работодатель, принявший решение сократить штат работников, должен известить об этом всех тех сотрудников, которых это действие коснется напрямую.
При этом оповещение должно в производиться индивидуальном порядке. т.е. уведомление должно быть доставлено каждому сотруднику в отдельности.
Причина сокращения штата
Как правило сокращение штата происходит по причине:
Процедура сокращения штата
В законодательстве четко прописан регламент проведения процедуры по сокращению штата.
Сроки направления уведомления о сокращении штата
В большинстве случаев работодатель обязан известить работника о грядущем сокращении штата как минимум за два месяца до самого события.
Этого времени должно хватить для того, чтобы сотрудник мог определиться с тем, что делать дальше или найти новую работу.
Однако, в некоторых ситуациях, сроки извещения могут меняться: например, для тех, кто занят на сезонных работах, срок уведомления уменьшается до семи дней, а для работников на временных работах, не превышающих двух месяцев, и вовсе составляет всего три дня.
Как передать уведомление
Довести информацию о сокращении штата попавшим под увольнение работникам можно одним из двух наиболее распространенных способов:
При этом в обоих случаях сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомился с данным документом.
Что будет, если не подписать уведомление
В случае отказа подписывать уведомление о сокращении штата, необходимо составить об этом соответствующий акт и прикрепить его к личному делу сотрудника. Оформленный в таком порядке отказ будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя вся процедура по увольнению работника была выполнена в полном объеме.
Точно также если работник отказывается получать письмо с уведомлением о сокращении штата у почтового работника, и оно возвращается к отправителю, его необходимо прикрепить к делу.
Даже неполученное послание тоже послужит доказательством соблюдения закона работодателем.
А вот если работодатель не удосужился получить на уведомлении подпись работника или не составил акт об отказе его подписать, в дальнейшем подчиненный легко сможет оспорить его действия, обратившись в трудовую инспекцию или суд.
Кто занимается составлением уведомления
Обычно задача по составлению и передаче уведомления о сокращении штата работников лежит на юрисконсульте, специалисте кадрового отдела либо секретаре организации. Иногда этим занимается и сам руководитель.
В любом случае, вне зависимости от должности, это должен быть человек, обладающий необходимыми знаниями Трудового и Гражданского кодексов РФ, а также хотя бы минимальным представлением о том, как писать подобного рода послания.
Как правильно составить уведомление
На сегодняшний день не существует законодательно установленного образца уведомления о сокращении штата работников. Так что представители предприятий и организаций могут писать данный документ в произвольном виде или по шаблону, действующему в компании.
При этом есть ряд сведений, которые следует указывать в уведомлении обязательно:
Все прочая информация может вноситься в зависимости от причин сокращения штата и по усмотрению работодателя.
Как правильно оформить уведомление
Как и к содержанию документа, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований. Иными словами, уведомление может быть написано как от руки, так и напечатано на компьютере на простом чистом листе А4 или А5 формата или на фирменном бланке.
Существует только одно непременное условие: вся информация, изложенная в уведомлении, должна быть заверена руководителем предприятия или иным работником, уполномоченным на подписание подобного рода документов.
Проштамповывать бланк строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП, освобождены от обязательства удостоверять свою документацию при помощи печатей и штампов.
Уведомление нужно делать в двух идентичных экземплярах, оба они должны быть подписаны составителем и адресатом. Далее один бланк остается у работника, а второй передается в кадровый отдел предприятия, где прикрепляется к личному делу сотрудника.
После этого он, в составе прочей кадровой документации должен храниться в архиве на протяжении срока, установленного законодательством или внутренними локально-правовыми актами (но не менее трех лет).