Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Образец письма о смене реквизитов организации
Письмо о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям, определение которым дается в статье 165.1 ГК РФ. Однако унифицированной формы для этого типа деловой корреспонденции не существует. Поэтому составляются они в произвольной форме. Тем не менее, существуют выработанные на практике рекомендации по написанию таких деловых писем — мы использовали их, составляя образец уведомления о смене реквизитов банка.
Кого необходимо оповещать об изменениях
При заключении различных договоров с предприятиями и предпринимателями указываются платежные данные, по которым необходимо перечислять какие-либо средства. Если эти сведения изменяются, компания должна оповестить:
При этом в налоговую службу образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации направлять не нужно, поскольку банк сам передаст необходимые сведения в ведомство.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации
За подготовку уведомления отвечают уполномоченные сотрудники компании, как правило, работники юридического отдела. Несмотря на то что документ составляется в свободной форме, он обязательно должен содержать следующие сведения:
Документ может быть оформлен на стандартном листе А4 или фирменном бланке компании. Текст может быть написан от руки или напечатан, заверять печатью не обязательно. Образец письма об изменении банковских реквизитов организации представлен ниже.
Чтобы обезопасить компанию от возможных конфликтов с партнерами, лучше всего использовать заказное отправление с уведомлением, а также зафиксировать факт отправки в журнале исходящей корреспонденции.
Образец уведомления об изменении реквизитов организации
У компании в ряде случаев могут меняться и другие характеристики, например:
В этом случае тоже необходимо направить уведомление.
Образец информационного письма о смене реквизитов
В некоторых случаях с контрагентами придется подписать и дополнительное соглашение.
Что будет, если не уведомить контрагентов
Если в кратчайшие сроки не оповестить контрагентов о смене платежных данных, они не смогут обеспечить своевременный перевод необходимых платежей. Более того, получатель переводов не сможет потребовать выплату неустойки и штрафов, поскольку вина за просрочку будет лежать на нем. Это значит, что обращение в суд по этому вопросу не приведет к его положительному решению.
Образец письма о смене реквизитов организации
Письмо о смене реквизитов — это документ, в котором одна сторона уведомляет другую об изменении банковского счета. Если не отправите его вовремя, то контрагент не сможет оплатить поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
| Скачать образец уведомления об изменении реквизитов организации для заполнения |
| Скачать образец уведомления о смене реквизитов банка от контрагента |
| Скачать образец уведомления о смене реквизитов из КонсультантПлюс |
| Скачать образец письма о смене банковских реквизитов организации для контрагента (шаблон для заполнения) |
| Скачать образец информационного письма о смене банковских реквизитов у поставщика |
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации, для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.
Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как изменить банковские реквизиты в договоре. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .
Что относится к реквизитам
В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:
Как составить письмо
Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.
Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:
Как составить уведомление
Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:
Подписывает уведомление руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.
Используйте шаблон уведомления для заполнения:
телефон: ___________, факс: _________,
адрес эл. почты: _____________________
телефон: __________, факс: __________,
адрес эл. почты: _____________________
об изменении реквизитов юридического лица
Направляю в Ваш адрес информацию об изменении реквизитов _____________________________
А это — образец уведомления:
Как уведомить заказчика об изменениях
Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).
При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:
Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).
При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.
Когда уведомление не отправляют
Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.
В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.
Составляем письмо о смене банковских реквизитов организации
Оповещение о том, что платежные данные учреждения изменились, относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированный образец письма о смене реквизитов организации в законодательстве не предусмотрен. Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.
Когда нужно уведомить о смене банковских данных
При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).
В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:
Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.
Составляем письмо правильно
Готовим актуальный образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации. За подготовку такого письма должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако следует указывать обязательные данные:
Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации
Письмо можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк предприятия. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов
Если опоздать с уведомлением
Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Как составить письмо о смене банковских реквизитов организации — образец
Бизнесмены вправе в любой момент поменять банк, в котором у них открыт счет или оформить несколько счетов в разных банках. Кого нужно известить об изменении платежных реквизитов? Как оформить такое сообщение? Ниже вы найдете ответы на эти вопросы и готовый образец письма о смене банковских реквизитов.
Кого известить о смене банковских реквизитов
Если вы открыли или закрыли расчетный счет на территории России, извещать об этом налоговые органы, ПФР и ФСС не нужно: такая обязанность с мая 2014 года снята с бизнесменов и возложена на банки (абз. 2 п. 1 ст. 86 НК РФ, Письмо ФНС от 08.05.2014 № СА-4-14/8901).
Если счет открыт (закрыт) в банках, расположенных за пределами РФ, в течение месяца требуется сообщить об этом в налоговый орган (ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). Форма уведомления утверждена Приказом ФНС от 24.04.2020 № ЕД-7-14/272@.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец уведомления об открытии (закрытии) счета (вклада) в банке, расположенном за пределами России — это бесплатно.
При этом банки не обязаны извещать ваших партнеров (контрагентов, заказчиков и т. д.) об открытии (закрытии) счетов. Это должны сделать вы сами, иначе деньги поступят на нерабочий счет и зависнут на внутрибанковских счетах. И плательщик в этом не виноват, так как свои платежные обязательства он выполнил.
Как оформить письмо партнерам о смене банковских реквизитов, расскажем далее.
Форма письма
Письмо о смене реквизитов банка компании относится к категории писем-извещений официальной деловой переписки. Такое письмо выполняет информационную функцию и не требует ответа от получателей.
Унифицированной формы для письма нет, поэтому оформляется оно по принятым в компании правилам с учетом требований к деловой переписке.
Требования к оформлению документов, в том числе и документов деловой переписки, как на бумажных, так и электронных носителях, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт… Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Как составить текст письма
Письмо о смене банковских реквизитов включает:
Компания может проставить на деловом письме печать, если она применяется и принято заверять деловые письма таким образом.
Образец письма о смене банковских реквизитов
Деловые письма принято оформлять на фирменном бланке компании. Письмо может быть обращено одновременно к нескольким адресатам или к конкретному лицу (контрагенту, заказчику и т.д.).
Образец письма для массовой рассылки:
Если письма о смене банковских реквизитов составляются в индивидуальном порядке (в адрес контрагентов поименно), в заголовочной части письма указывается наименование и адрес получателя. Основной текст письма остается без изменений.