Письмо-напоминание на английском языке — Reminder letter
Напомнить тому или иному человеку о каком-либо обещании или обязательстве не является дурным тоном, когда это сделано в официальной деловой переписке. Для этих целей существует письмо-напоминание на английском языке, призванное уведомить вторую сторону о необходимости выполнения какого-либо вида работы или услуги. Для того чтобы лучше ориентироваться в особенностях такой business корреспонденции, стоит обратиться внимание на некоторые типовые примеры таких документов, изучить возможные клише для написания таких писем, а также прочитать образец письма напоминания.
Основные характеристики письма-напоминания
В основе названия reminder letter лежит английский глагол remind, перевод на русский у которого – «напоминать». Отсюда и появилась тенденция называть такого рода документы reminders.
Основная суть этого письма – любезно сообщить человеку или даже целой организации об обязательстве, которое должно быть выполнено. Безусловно, никакие грубые фразы не должны фигурировать в тексте. Напротив, это скорее kind reminder, где автор вежливо и в деловой форме обращаться к получателю, не используя разговорную лексику и жаргонизмы. В этом и заключается главное отличие деловой корреспонденции от обычной, когда переписка ведется официальным и строгим языком (исключение составляют, пожалуй, лишь поздравления и благодарности).
Типов писем-напоминаний на английском языке может быть несколько, и все они находят свое применение на практике:
Конструкции для писем-напоминаний
Напомнить о той или иной услуге помогают различные шаблоны – фразы, с помощью которых может существенно быстрее написать соответствующее письмо, так как они используются очень часто и, по сути, формируют так называемый каркас подобного документа. К ним относятся:
· May we remind you that… – Можем ли мы вам напомнить, что…
· At the same time, we would like to remind you that… – В то же время, мы бы хотели вам напомнить, что…
· We are taking the opportunity to remind you that… – Пользуясь случаем, напоминаем вам, что…
· You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…
· We hasten to inform you that… – Спешим уведомить вас, что…
Образцы reminder letter
На примере письма напоминания можно увидеть, как реализуются такие ситуации на английском языке.
1) О выплате долга по кредиту:
Thank you for your attention to this issue, we are looking look forward to a pleasant cooperation.
2) Напоминание о выплате по контракту:
3) Финальное напоминание о выплате задолженности
Такие документы лучше всего составлять в соответствии с упомянутой структурой для того, чтобы у получателя не возникло серьезных претензий касательно слишком явных обвинений в той или иной ситуации. Правильное составление писем-напоминаний позволит исключить любые просрочки по выплатам и поможет наладить контакт между двумя сторонами.
Деловая переписка на английском языке
? 11 декабря 2015 ?️ 18464
Как известно, ни одна деловая письменная беседа не обходится без стандартных клише, которые придают письму более официальный и вежливый тон. И сегодня мы разберем самые интересные и распространенные фразы, которые обогатят вашу английскую речь и сделают деловое письмо по-настоящему английским!:)
| Стесняюсь говорить | Отсутствует практика, языковой барьер | 8-дневный курс разговорного английского VICTORY | Тренинг позволяет за короткий срок изучить большой объем информации, расширить словарный запас, попрактиковаться в использовании новых слов, выражений и правил, преодолеть языковой барьер, научиться решать коммуникативные задачи на английском языке |
| Мал словарный запас | Отсутствует практика общения и чтения на английском | 8-дневный интенсивный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный курс интесивного английского PROGRESS | Компьютерная программа дает возможность наполнить пассивные знания студента, занятия в аудитории помогают активизировать необходимые знания. На тренинге развивается навык выражения мысли имеющимися средствами (небольшой словарный запас), а также умение понимать собеседника, уточнять, что собеседник сказал |
| Нужно общаться с на работе по-английски | Отсутствует практика общения и чтения на английском | 8-дневный разговорный тренинг VICTORY с «погружением» в языковую среду, 16-дневный тренинг английского по вечерам PROGRESS, 5-дневный курс делового английского | Для низких уровней тренинги дают возможность существенно сократить скорость обучения. Прописанная программа не дает студентам и преподавателям «сбиваться с пути», долго останавливаться на какой-либо, иногда второстепенной, теме. Это же может вызывать и негатив (см в сложностях), однако, для быстрого достижения результата такой подход отлично работает (правда, можно столкнуться с тем, что мы получим студента, который говорит хорошо, но без грамматики, то есть, индивидуальные занятия нужны для того, чтобы вычищать ошибки). Тренинги дают возможность практиковать новые знания на ситуациях, приближенных к реальным с разными участниками, что является хорошей подготовкой перед выходом на работу, где требуется часто использовать английский. 5-дневный тренинг дает много бизнес лексики и полезных клише, а также помогает развивать коммуникативные навыки, необходимые в современной бизнес среде |
#SPO_TRAININGS# #BLOCK_23510#
Деловая переписка на английском языке
Как вести деловую переписку на английском
Чтобы не показаться грубым и донести свою мысль
Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте
Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».
В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.
Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.
Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.
Структура письма
В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:
Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.
Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.
Обращение
Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».
В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.
Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:
Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;
Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;
Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;
Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;
To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.
Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.
Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.
Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.
Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.
Благодарность за письмо
Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.
В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.
Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:
82 английские фразы для деловых писем: как запросить информацию, принести извинения и сообщить новости
Привет! Меня зовут Марина Могилко, я кофаундер LinguaTrip.com. Живу и работаю в США больше пяти лет. За эти годы я отправила тысячи деловых писем на английском инвесторам, предпринимателям и другим интересным людям, поэтому успела набить в этом деле руку. В статье хочу поделиться списком из 82 фраз, которые ускорят процесс написания емейлов и помогут избежать ошибок.
Ведение деловой переписки на английском — важный навык, который придётся освоить, если вы работаете в иностранной компании или общаетесь с зарубежными партнёрами. Пригодится этот навык и при поступлении в зарубежный университет.
Большинство деловых писем пишут по шаблону. Не нужно бояться использовать клише и стандартные фразы — это признак хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.
В деловых письмах желательно соблюдать структуру:
Что именно писать в каждом из разделов, расскажу далее.
Начало письма значит больше, чем вы думаете. Например, в емейлах при отклике на вакансию неправильное приветствие может выставить вас в плохом свете или даже стоить вам собеседования. Чтобы не показаться некомпетентным, используйте проверенные способы начать письмо.
Формально (к боссу, заказчику, клиенту, партнёру):
Неформально (к коллегам):
Чтобы показать своё уважение и почтение к адресату, используйте формальные приветствия Dear + фамилия. Когда пишете женщине, используйте обращение Ms (Мисс), если не знаете, замужем она или нет.
Когда пол получателя неизвестен или имя сложное (например, человек другой национальности, и неясно, где имя, а где фамилия), обращайтесь к нему по полному имени:
Если письмо менее формальное, используйте конструкцию Hi/Hello + имя. Это просто, дружелюбно и прямо. Знать имя собеседника важно: люди ценят, когда вы обращаетесь к ним по имени, это показывает, что вы разговариваете напрямую с ними. Если начинать письмо с простого Hello, у адресата может сложиться впечатление, что вы отправляете один и тот же емейл нескольким людям.
В английском, как и в русском, после приветствия можно поставить запятую, однако это необязательно. Восклицательный знак ставить не следует — это придаёт письму чрезмерную эмоциональность.
❌ Hey, Mark! Hiya! Aloha! — Эй, Марк! Здорово! Алоха!
Оставьте это для своих друзей и близких коллег. В деловой переписке это приветствие выглядит чересчур неформальным и даже может показаться неуважительным.
❌ To whom it may concern, — Уважаемые дамы и господа, (досл. Всем, кого это касается)
Когда-то с этой фразы начинали письма, если не знали адресата. Теперь это выражение устарело. Не ленитесь и разузнайте информацию. Если пишете HR-менеджеру или кому-то конкретно в компании, постарайтесь найти имя этого человека: погуглите, загляните на сайт. Если не получается, напишите в приветствии:
✅ Dear Hiring Manager, — Уважаемый HR-менеджер,
✅ Dear LinguaTrip Team, — Дорогая команда LinguaTrip,
В Кремниевой долине особая атмосфера: все расслаблены, дружелюбны и не заморачиваются длинными формальными фразами. Знакомишься с человеком и с ходу обращаешься к нему: «Hi Mark. Nice to meet you». Даже если пишете важное письмо в инвестфонд, можно смело использовать Hi, а не начинать его с Dear Sir/Madam. Но всё зависит от индустрии и культуры.
После приветствия вам нужно представиться или напомнить адресату, кто вы, если вы общались ранее. Даже если в графе «От кого» указаны ваши имя и фамилия, вашему собеседнику это может ни о чём не говорить.
Если вы уже ведёте переписку и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:
Спасибо, что связались со службой поддержки Google. Надеемся, мы решили вашу проблему и вы остались довольны.Пожалуйста, найдите несколько минут и пройдите короткий опрос ниже про ваш опыт использования наших продуктов, чтобы мы могли улучшить наш сервис.
А если вы ранее созванивались или встречались с собеседником, пригодятся следующие фразы:
Спасибо, что нашёл время для встречи со мной сегодня. Я почерпнул много из твоих предложений. Я получил удовольствие от нашей встречи и надеюсь увидеться вновь.
В теле письма введите собеседника в курс дела и опишите свою проблему, запрос или предложение. Ниже я привела конкретные ситуации и примеры фраз, которые можно использовать для деловой переписки.
По моим наблюдениям, американцы перешли к более простым фразам в деловых письмах. В емейлах уже редко встретишь трёхэтажные канцеляризмы наподобие «I would like to know whether you…», если это не письмо от налоговой или банка. Часто при ведении деловой переписки можно писать и простыми словами. Однако это зависит от контекста, а в других странах может быть принят совсем иной цифровой этикет.
Расскажите, почему вы пишете это письмо.
Привет [ИМЯ], всего лишь хочу проверить, как вам [продукт/сервис]? Нажмите на «ответить», чтобы дать мне знать, если я могу вам чем-либо помочь.
Боссы и вышестоящее руководство часто просят держать их в курсе дела и с определённой периодичностью сообщать новости по задаче или проекту. Вот полезные фразы, чтобы отчитаться:
Если вам нужно попросить о чём-либо собеседника, используйте модальные глаголы.
Из-за непредвиденных обстоятельств я вынужден отменить нашу встречу, назначенную на четверг. Прошу прощения за предупреждение в последний момент и за возможные неудобства. Буду счастлив назначить другую встречу в удобное для всех время.
Не бойтесь переспрашивать, если вам что-то показалось непонятным. Лучше уточнить, чем, не разобравшись, допустить ошибку.
Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто. Но иногда нужно написать отказ или принять решение не в пользу собеседника, и об этом ему нужно вежливо сообщить.
После этих фраз обязательно объясните причину отказа. Например:
А если вы хотите написать менее формальный отказ и показать, что вы сделали всё возможное, чтобы помочь человеку, используйте следующие фразы:
Спасибо за ваш недавний отклик и за проявленный интерес к карьерным возможностям в команде The Team. Жаль, что мы не можем сообщить новости получше, но после тщательного изучения вашего резюме мы решили продолжить работу с другими кандидатами, чей опыт лучше соответствует требованиям этой должности. Мы желаем вам удачи в поиске работы и в ваших профессиональных начинаниях.
В деловой переписке лучше избегать эмоционального окраса, даже когда сообщаете хорошие новости. Обойдитесь без кучи восклицательных знаковов и смайликов.
Когда вы хотите выразить своё недовольство к ситуации или подать жалобу, также старайтесь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.
Подробно опишите проблему и предоставьте детали, чтобы адресат быстрее сориентировался и смог предоставить вам достойный ответ.
Если вы по какой-либо причине слишком долго отвечали на письмо, не акцентируйте внимание на этой задержке, а поблагодарите собеседника за ожидание.
❌ Sorry for the late response. — Извините за поздний ответ.
✅ Thanks for your patience while I waded through my inbox. — Спасибо, что проявили терпение, пока я разбирал папку со входящими письмами.
Когда необходимо отправить вложения или дополнительную информацию, запомните несколько примеров того, как это сделать:
Привет, Генри. Прикрепляю цены на пакеты фото по вашему запросу!
Предлагаем собеседнику обратиться за дополнительной информацией:
Когда нужна обратная связь от собеседника:
Когда вы хотите, чтобы адресат присылал вам обновления по проекту/задаче:
Иногда адресата нужно поторопить, потому что дедлайн уже скоро или вовсе прошёл, а ответ запаздывает. Тогда напишите:
Тон у этой фразы серьёзный, поэтому учитывайте контекст, чтобы не показаться сердитым без причины.
Будьте осторожны с этими фразами:
❗ Thanks in advance. — Спасибо заранее.
❗ Looking forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.
Они выглядят приветливо и вежливо, но есть подвох — их можно истолковать как «я ожидаю от вас, что вы это выполните» и «не вздумайте оставить сообщение без ответа», то есть как проявление пассивной агрессии. Если не уверены, что эти фразы поймут правильно, используйте призыв к действию:
✅ Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?
✅ Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.
Наконец вам нужно попрощаться. В деловых письмах нельзя просто отправить Bye! (Пока!) или See you later! (Увидимся позже!). Вот несколько вариантов, как закончить формальное и неформальное письмо.
Самое распространённое прощание в деловой среде. Подойдёт для писем заказчикам и клиентам.
Формальное прощание в американском варианте, которое всегда будет к месту.
Прощание в британском английском, которое используют в письмах, когда собеседники знакомы лично.
Ещё одно британское прощание для писем собеседнику, с которым не знакомы лично.
Менее формальные прощания, чем Best regards. Подойдут, если вы уже давно знаете собеседника.
Можно использовать в письмах коллегам, которых хорошо знаете. Подходит также брендам, у которых дружелюбный неформальный стиль общения.
Обращайте внимание, в какое время вы отправляете емейл, и помните о часовых поясах, если переписываетесь с человеком из другой страны.
❌ Love. Hugs. XOXO. — С любовью. Обнимаю. Целую.
Оставь эти прощания для семьи и близких друзей. Они достаточно неформальны и не подходят для деловой переписки.
❌ Thx. Rgrds. — Спасибо. C уважением.
Это формат для мессенджеров, а не для емейлов. Деловая переписка не любит сокращений. Исключения — аббревиатуры вроде ASAP (As soon as possible — Как можно скорее) и FYI (For your information — К вашему сведению).
Меня зовут Майлс Мёрфи. Я новый директор по маркетингу в XYZ в Нью-Йорке. Рад работать с вами. Планирую двухдневный визит в октябре, чтобы встретиться с вами и всей командой в Токио. Когда вам будет удобно? Вот мои свободные даты: 1–2 октября, 8–9 октября, 13–14 октября. Повод: 1. Финализировать февральский выход XYZ Mobile в Японии. 2. Подготовить локализацию на японский. 3. Договориться о рекламных кампаниях в интернете и на ТВ. Жду вашего ответа.
Если вы выучите фразы выше, сможете составлять деловые письма как конструктор и сведёте к минимуму количество неловких моментов, в которые вам придётся краснеть, потому что вы написали что-то не то. Но лучше не просто заучивать фразы, а подтягивать общий уровень владения языком. Так вы сможете сами писать просто, понятно, по делу и с собственными формулировками.
Деловая переписка на английском языке: фразы и советы
Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.
Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.
Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.
Этикет
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.
1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
Аудитория
Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.
Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.
Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.
Языковые принципы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.
Сокращайте
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.
Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:
Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.
Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.
Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
Ограничьтесь пятью предложениями
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.
Используйте короткие слова, предложения и абзацы
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.
Откажитесь от страдательного залога
Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Используйте списки
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.
Поставьте дедлайн
Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.
Структура письма
Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).
Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.
Как открыть сообщение
Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.
| Формально | Полуформально | Нейтрально | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| I am writing to… Пишу, чтобы… | Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, … | Thank you for your mail… Спасибо за письмо… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом… | This is to… Это письмо, чтобы… | Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно … | I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… | In reply to your mail … В ответ на ваше письмо… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| I am writing with regard to… Пишу насчет… | Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от … | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)… | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что … | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| I am writing to enquire about… /in connection with. /to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… Как уточнить дедлайнУкажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание: Как просить и давать деталиДаем детали:
Просим детали:
Как сообщить о проблеме1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»: 2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны». 3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround — выход из ситуации, обходное решение. Как поставить коллег в копию1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me, где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc. От слова Cc образуется причастие cc’ed — обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию». 2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор. 3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так? Как принести извинения
Как просить и предлагать помощьПредлагаем помощь:
Просим помощи:
ПереговорыЧасто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы. Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся: Как приложить к письму дополнительные материалыЕсли вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз: ЗакрытиеПрежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.
Как разобраться в аббревиатурахОбратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля: ПрощаниеДля прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально). ПодписьУкажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали. ШаблоныЕсли вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них. Subject Line: Firstname Lastname — New Position I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list]. [Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation. Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position. Warm Regards, Тема: Имя, фамилия — новая должность Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела). (Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания. Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела). С уважением, Subject line: Congratulations on Your Promotion Dear [Firstname], Тема: Поздравляю с новой должностью (Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности. Subject line: Welcome! You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here. I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day. Best wishes, Тема: Добро пожаловать! (Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать! Dear Staff: So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team. [Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name]. [Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name]. [Firstname] has a passion for [insert name]. I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname]. With excitement, Уважаемые коллеги, Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде. (Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области). (Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета). Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя). С волнением, Dear colleagues, Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career. Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname. Best Regards, Дорогие коллеги, Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес Hi everyone, Всем привет! Dear colleagues, Уважаемые коллеги! Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com. Работа с языкомЭлектронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле? Используйте толковые словариДвуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова. Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно. Строение словарной статьи:
Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами. Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение. Используйте словари-активаторыЭти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.
Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator. Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поискаЕсли в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом. Проверяйте грамматику текстаЕсли вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly. ЗаключениеЕсли вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом: Теперь вы знаете какие однокоренные слова подходят к слову Как написать вежливое напоминание на английском, а так же какой у него корень, приставка, суффикс и окончание. Вы можете дополнить список однокоренных слов к слову "Как написать вежливое напоминание на английском", предложив свой вариант в комментариях ниже, а также выразить свое несогласие проведенным с морфемным разбором. |
