Как осуществляется возврат денег за пройденный сотрудником медосмотр при приеме на работу?
В некоторых случаях работник обязан пройти медицинское обследование перед трудоустройством. Перечень таких ситуаций прописан в 214 статье Трудового кодекса.
Целью такого осмотра является определение профессиональной пригодности соискателя для занятия данной должности.
Какими способами работодатель может оплатить медосмотр
Перечень работников, которые обязаны проходить медосмотр, прописаны в ст. 213 Трудового кодекса. Помимо этого, в обязанности работодателя должна входить организация осмотров для иных категорий сотрудников, если упоминание об этом содержится в федеральных и региональных законах.
Поэтому, если сотрудник сам прошел медосмотр, работодатель обязан компенсировать ему все понесенные расходы на прохождение врачебной комиссии. Это подтверждает многочисленная судебная практика.
При этом обязанность по компенсации этих затрат возникает независимо от того, сколько времени в дальнейшем сотрудник отработает. Трудовое законодательство не содержит особых исключений по данному поводу.
Наниматели вправе оплачивать сотрудникам медицинские осмотры одним из перечисленных способов:
Последний вариант наиболее предпочтителен для работодателя, так как соискатели не смогут выбрать для осмотра чрезмерно дорогие клиники. А договор с медцентром позволит получать работодателю скидки за данный вид услуг.
Порядок и сроки выплаты компенсации
Действующее законодательство не содержит указание на сроки выплаты работнику возмещения за прохождение обязательного медосмотра. То есть выплата компенсации является бессрочной.
Порядок получения выплаты будет таким:
Документы для возврата денежных средств
Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:
К заявлению на возврат нужно приложить:
За прием и обработку подобного рода заявлений в компании может отвечать секретариат, отдел кадров или бухгалтерия.
Куда подавать жалобу на отказ выплатить компенсацию
При отказе работодателя компенсировать сотруднику расходы в добровольном порядке тот вправе обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса, срок исковой давности по подобным делам установлен в течение 3 месяцев с того момента, как работник узнал о нарушении своих прав.
Помимо суда, работник вправе обжаловать действия работодателя на комиссии по трудовым спорам или в профсоюзе (если его работа организована на базе компании) либо в трудовой инспекции. Трудовая инспекция на основании рассмотрения жалобы на работодателя может вынести предписание об обязательном устранении им недочетов и выплате сотруднику компенсации. Это предписание будет обязательно для рассмотрения.
Таким образом, работодатель обязан компенсировать сотруднику понесенные им расходы на прохождение медицинского осмотра при трудоустройстве. Эта обязанность закрепляется за ними независимо от времени работы в компании. Компенсация платится на основании заявления, поступившего от сотрудника и прилагаемых им подтверждающих документов. При отказе работодателя выполнить законное требование работника тот может пожаловаться в трудовую инспекцию или суд. Это грозит привлечением работодателя к административной ответственности.
Тема: Компенсация работнику расходов на прохождение предварительного медицинского осмотра
Ситуация:
Работник был принят на должность повара в столовую. При приеме на работу он за свой счет прошел медицинский осмотр. Работник написал заявление с требованием возместить расходы, понесенные им на прохождение предварительного медицинского осмотра. Работодатель отказался возмещать расходы работника, мотивировав это тем, что, устраиваясь на работу в организацию общественного питания, работник должен представить медицинское заключение об отсутствии заболеваний, препятствующих выполнению работы.
Анализируем ситуацию
Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Согласно ч. 7 ст. 213 ТК РФ предусмотренные для указанной категории работников предварительные медицинские осмотры осуществляются за счет средств работодателя (см. также абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).
Следовательно, если в данной ситуации расходы на предварительный медосмотр вместо работодателя понес работник, он имеет право на их возмещение со стороны работодателя в полном объеме.
При этом работник должен представить документы, подтверждающие размер понесенных им при прохождении медицинского осмотра расходов.
Таким образом, поскольку обязанность по организации необходимых медицинских осмотров работников (в том числе и их оплата) возложена на работодателя, отказ работодателя возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, подтвержденные документально, является нарушением трудового законодательства.
Если работодатель отказывается возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда того субъекта Российской Федерации, на территории которого зарегистрирован работодатель. Подать жалобу можно путем личного обращения в инспекцию, а также посредством электронного ресурса Онлайнинспекция.рф.
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
1) на должностное лицо в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
2) на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
3) на юридическое лицо – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Правильный порядок действий в данной ситуации:
1. Работник должен направить работодателю письменное заявление о компенсации расходов на медицинский осмотр и приложить документы, подтверждающие эти расходы.
2. При получении заявления от работника работодатель должен возместить понесенные работником расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра.
Возмещение работнику средств за прохождение медосмотра
Как в бухгалтерском и налоговом учете организации отразить понесенные работником расходы на обязательный периодический медосмотр, если они возмещаются путем перечисления средств на его личную карточку?
Ситуация
Работник по направлению организации прошел периодический медицинский осмотр. Стоимость медосмотра согласно акту учреждения здравоохранения от 31.08.2021 составила 65 руб. (без НДС).
Работник самостоятельно оплатил стоимость медосмотра и предоставил в бухгалтерию организации авансовый отчет от 31.08.2021 с приложением всех необходимых документов. Организация компенсировала понесенные работником расходы с расчетного счета путем зачисления на его личную карточку 03.09.2021.
Общие положения
Периодические медосмотры в течение трудовой деятельности проходят работники организаций для обеспечения безопасности труда и предупреждения профессиональных заболеваний. Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или на работах, где в соответствии с законодательством есть необходимость в оценке состояния здоровья работающего на предмет его годности (негодности) к выполнению отдельных видов работ, проходят такие медосмотры в целях охраны здоровья (ч. 1 ст. 27 Закона N 356-З).
Порядок проведения обязательных и внеочередных медицинских осмотров работающих устанавливается Минздравом по согласованию с Минтруда и соцзащиты (ч. 2 ст. 27 Закона N 356-З).
В частности, порядок проведения периодических медосмотров предусмотрен Инструкцией N 74.
Медосмотры, в том числе периодические, проводятся при выполнении работ во вредных и (или) опасных условиях труда в зависимости от вредных и (или) опасных производственных факторов в соответствии с приложением 1 к Инструкции N 74, а также при работах во вредных и (или) опасных условиях труда в зависимости от вредных и (или) опасных производственных факторов (состояний) в соответствии с приложением 2 к Инструкции N 74. Кроме этого, такие медосмотры проходят работники при работах, где в соответствии с законодательством есть необходимость в оценке состояния здоровья работающего на предмет его годности (негодности) к выполнению отдельных видов работ в соответствии с приложением 3 к Инструкции N 74 (п. 4 Инструкции N 74, ч. 1 ст. 27 Закона N 356-З).
Медосмотры проводят специальные медкомиссии. Они создаются в госорганизациях здравоохранения, а также организациях, содержащихся в перечне, установленном в приложении 4 к Инструкции N 74 (п. 5, 6 Инструкции N 74).
При необходимости проведения медосмотра наниматель должен оформить и выдать работнику направление по установленной форме (приложение 5 к Инструкции N 74). При проведении периодического медосмотра направления оформляются только в отношении работников, не включенных в список профессий (должностей) работников, подлежащих обязательным периодическим медосмотрам (п. 19 и 34 Инструкции N 74).
На время прохождения предусмотренных законодательством медосмотров за работником сохраняются его место работы и средний заработок (ст. 228 ТК).
По результатам проведения периодического медосмотра организация здравоохранения оформляет справку или акт (п. 15 Инструкции N 74).
Расходы по проведению медосмотров работников несет наниматель (ч. 6 ст. 27 Закона N 356-З).
Порядок возмещения работнику расходов на медосмотр
Как уже говорилось ранее, расходы по проведению медосмотров, в том числе и периодических, несет наниматель (ч. 6 ст. 27 Закона N 356-З).
В нашем случае работник сам оплатил медосмотр личными денежными средствами, а организация компенсирует ему эти расходы на основании предоставленного отчета.
Так, законодательство нашей страны допускает выдачу работнику под отчет наличных белорусских рублей. Организации независимо от наличия текущего (расчетного) банковского счета осуществляют расчеты наличными белорусскими рублями с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, в том числе путем внесения наличных белорусских рублей непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей, в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией N 117 и иными актами законодательства. При этом в фактический размер расчетов включаются в том числе суммы личных денежных средств работников в белорусских рублях, израсходованные в интересах организации (ч. 1 п. 76, ч. 1 п. 97, п. 101 Инструкции N 117).
Предоставление работником отчета об израсходованных суммах белорусских рублей по каждой текущей операции предусмотрено в сроки, установленные п. 90 Инструкции N 117. Таким образом, для возмещения расходов на медосмотр в нашем случае работник должен представить отчет об израсходованных суммах не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения услуги (исключая день приобретения) (ч. 1 п. 76, п. 90 Инструкции N 117).
Бухгалтерский учет
В рассматриваемой ситуации работник оплатил периодический медосмотр собственными денежными средствами. Израсходованные работником в интересах организации суммы отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счетов, на которых отражаются в организации затраты по прохождению работниками обязательных медосмотров (ч. 2 п. 56 Инструкции N 50).
И поскольку затраты на обязательный периодический медосмотр работников организации предусмотрены законодательством (ч. 1 ст. 27 Закона N 356-З), эти затраты включаются организацией в расходы по текущей деятельности.
В зависимости от вида деятельности организации, а также от того, к какому персоналу (производственному, обслуживающему и т.д.) относится работник, в бухгалтерском учете делается проводка по дебету счетов 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 27, 28, 35 Инструкции N 50).
При возмещении работнику понесенных расходов путем перечисления денежных средств с расчетного счета организации на его личную карточку отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (ч. 2 п. 40, ч. 2 п. 56 Инструкции N 50).
Подоходный налог
Подоходным налогом не облагаются суммы в размере стоимости медицинских услуг, оказываемых организациями здравоохранения или иными организациями, осуществляющими медицинскую деятельность в порядке, установленном законодательством, и содержащимися за счет средств организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся для такого плательщика местом основной работы (службы, учебы) (подп. 2.11 ст. 196 НК).
Следовательно, при возмещении работнику средств, потраченных в данном случае на прохождение медосмотра, подоходный налог не удерживается.
Обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах
Анализируя ст. 2 Закона N 138-XIII и п. 2 Положения N 1297, а также абз. 1 и 5 п. 4 Перечня выплат N 115, делаем вывод, что суммы средств организации, направленные на медицинские осмотры работников, предусмотренные законодательством, относятся к выплатам, на которые не начисляются страховые взносы в ФСЗН и в Белгосстрах.
Таким образом, на сумму затрат, связанных с проведением обязательного периодического медосмотра работника, страховые взносы в ФСЗН и в Белгосстрах не начисляются.
Таблица бухгалтерских записей
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Первичный документ |
| Отражены расходы на проведение периодического медосмотра | 25 (26, 44) | 71 | 65 | Приказ руководителя, отчет об израсходованных суммах, чек КСА, акт учреждения здравоохранения, справка о состоянии здоровья |
| Возмещены работнику денежные средства путем перечисления на личную карточку | 71 | 51 | 65 | Платежное поручение, банковская выписка по расчетному счету |
| ——————————— Учитывается в составе затрат при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170). | ||||
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Скачать образец бесплатно. Заявление сотрудника о возмещении расходов на медосмотр
ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований) работников. На период прохождения медосмотров (обследований) работникам полагаются компенсационные выплаты. К компенсационным выплатам, связанным с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, можно отнести расходы по проведению обязательных предварительных (при поступлении на работу, в случае приема на работу) и периодических (в течение действия трудового договора) медосмотров (обследований) работников, оплаченные организацией в случаях, предусмотренных ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами (включая медосмотры работников, занятых на тяжелых работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта)).
В данной статье рассмотрим правовые основы проведения медосмотров (обследований) работников организации и их гарантий, порядок отражения расходов на прохождение медосмотров в бухгалтерском учете организации и особенности налогообложения, а также ответственность работодателя при невыплате компенсаций работникам, направляемым на медосмотр (обследование).
Статья 185 ТК РФ предусматривает гарантии работникам, направляемым на медосмотр (обследование), согласно которой на время прохождения медосмотра (обследования) за работниками, обязанными в соответствии с ТК РФ проходить такой осмотр (обследование), сохраняется средний заработок по месту работы.
Правила исчисления среднего заработка для расчета выплат, предусмотренных ТК РФ, регламентируются Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, которое утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 г. N 922. В этом документе приведены перечни выплат, принимаемых в расчет и исключаемых из расчета среднего заработка, установлены правила учета премий и вознаграждений при исчислении среднего заработка, определены особенности исчисления среднего заработка для выплаты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
расходы на проведение медосмотра учтены в составе расходов на продажу
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
включена в состав расходов на продажу сумма среднего заработка, начисленного работникам за время прохождения медосмотра
Дебет 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж» Кредит 44 «Расходы на продажу»
расходы организации на прохождение медосмотра списаны на себестоимость проданных товаров
Если же работник самостоятельно прошел медосмотр при поступлении на работу, то работодатель, компенсируя расходы на медосмотр работнику (при наличии подтверждающих документов), отражает их в составе расходов в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
ООО «Медицина» заключило договор с медицинским учреждением на проведение медосмотров.
В августе текущего года был проведен периодический медосмотр работников организации, стоимость которого составила 30 000 руб.
Кроме этого, организация приняла на работу новых сотрудников, которые прошли предварительный медосмотр самостоятельно, при этом она компенсировала им расходы в размере 5 000 руб.
В сентябре текущего года организация направила на предварительный медосмотр соискателей, которые не были приняты на работу. Расходы по такому медосмотру составили 3 000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Медицина» данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
— в августе текущего года:
— в сентябре текущего года:
Рассмотрим порядок возмещения расходов на медосмотр работникам, если прохождение медосмотра не предусмотрено трудовым законодательством.
В этом случае расходы, связанные с возмещением работнику стоимости медосмотра, можно отнести к прочим расходам на основании пункта 11 ПБУ 10/99.
В бухгалтерском учете, согласно Плану счетов, затраты, произведенные за счет прибыли, относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».
По инициативе работодателя сотрудники ООО «Медицина» прошли медосмотр. Прохождение медосмотра не предусмотрено трудовым законодательством. Стоимость медосмотра составила 20 000 руб.
Время прохождения медосмотра было компенсировано сотрудникам из расчета среднего заработка в размере 10 000 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Медицина» данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 02.03.2000 г. N 184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» данные выплаты не облагаются взносами по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
О порядке налогообложения налогом на прибыль расходов на проведение обязательных медосмотров даны разъяснения в Письмах Минфина Российской Федерации от 05.10.2009 г. N 03-03-06/1/638, от 07.08.2007 г. N 03-03-06/1/543, от 05.03.2005 г. N 03-03-01-04/1/100.
Согласно разъяснениям Минфина Российской Федерации расходы на проведение обязательных медосмотров, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами Минздравсоцразвития Российской Федерации или Минздрава Российской Федерации, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом указанные затраты должны быть документально подтверждены, экономически обоснованны и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).
Аналогичные выводы были сделаны и судебными органами в Постановлении ФАС Поволжского округа от 17.02.2005 г. по делу N А55-10635/04-34.
Отметим, что сумма среднего заработка, сохраняемого за работником в период прохождения медосмотра, может быть учтена налогоплательщиком, как в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ, так и в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ. Если некоторые расходы, произведенные налогоплательщиком, с равными основаниями могут быть отнесены к нескольким группам расходов, то в этом случае налогоплательщик вправе самостоятельно определить в составе каких расходов он будет учитывать данные расходы (пункта 4 статьи 252 НК РФ).
Расходы на проведение обязательных предварительных медосмотров работников, принимаемых на работу, могут быть отнесены к прочим расходам. На это указывает Письмо Минфина Российской Федерации от 06.10.2009 г. N 03-03-06/1/648, в котором также сказано, что затраты на предварительный медицинский осмотр лиц, которые по результатам осмотра или по иным основаниям не были приняты на работу, также учитываются для целей налогообложения прибыли.
Вместе с тем, если прохождение медосмотров (обследований) не является для работников обязательным, то такие расходы не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не могут быть признаны обоснованными. Такое мнение высказано в Письмах Минфина Российской Федерации от 05.10.2009 г. N 03-03-06/1/638, от 05.03.2005 г. N 03-03-01-04/1/100, а также а Письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 04.08.2006 г. N 09-14/069136. Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.01.2007 г. N А33-32437/05-Ф02-7147/06-С1 по делу N А33-32437/05. Так, в нем сказано, поскольку для работников бухгалтерии не предусмотрено обязательное проведение медосмотров, то расходы на их проведение по инициативе работодателя не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Ответственность работодателя при невыплате компенсаций работникам, направляемым на медосмотр (обследование).
Статьей 236 ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику. Согласно данной статье при нарушении работодателем:
— установленного срока выплаты заработной платы;
— оплаты отпуска;
— выплат при увольнении;
— других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.
Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты денежной компенсации возникает у работодателя независимо от наличия его вины.
При этом согласно статье 233 ТК РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора должна доказать размер причиненного ей ущерба.
Более того, статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение морального вреда, причиненного работнику. Моральный вред, причиненный работнику работодателем (неправомерными действиями или бездействием), возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.
В случае же возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения устанавливаются судом.