Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Коллективное письмо в защиту работника
Коллективное письмо в защиту работника может быть составлено по разными причинам и в пользу любого из сотрудников организации. Документ может повлиять на принятие решения по принципиально важным вопросам. Особенность документа – в выражении точки зрения целой группы лиц.
Правила составления
Прежде всего, коллективное письмо – это деловой документ. В нем в вежливой форме должны высказываться просьбы учесть некоторые нюансы дела, проявить к работнику сострадание либо учесть его положительные качества.
Ни в коем случае нельзя пользоваться просторечными выражениями, сбиваться на грубость, угрожать либо хамить. Это не будет способствовать принятию конструктивного решения по какому бы то ни было вопросу.
Самые эффективные коллективные письма в защиту работника составлены грамотно, аргументировано, с конкретным изложением проблемы и вежливой просьбой. Прикрепленный образец и бланк письма, естественно, не являются единственно в возможной формой изложения. Они лишь намечают линию изложения.
Адресат
Коллективное письмо в чью-либо защиту может быть адресовано как юридическому, так и физическому. Его могут составлять как сотрудники ИП, так и ООО. Более того, коллективное письмо может объединять сотрудников разных отделов одной организации.
Любой гражданин нашей страны имеет право высказать свое мнение относительно каких-либо действий либо намерений другого. Поэтому коллективное письмо в защиту работника может быть составлено любой группой лиц, которые имеют одинаковую позицию по данному вопросу. Что же касается численности, то для коллективного письма достаточно двух подписей.
Единственное требование – это точность и конкретность. Эмоциональные ремарки и отступления в официальном документе ни к чему.
Направить бумагу можно и органам власти (конкретному должностному лицу в этой организации), руководителям разного ранга и уровня.
Элементы письма
Документ оформляется так же, как и большинство деловых писем. В шапке указывается обращение: от кого и кому посылается письмо. Если фигурирует организация (например, письмо адресуется начальнику), то обязательно указание ее наименования.
Формулировка
В основной части высказывается просьба, кратко описываются заслуги работника, его положительные качества. Для того чтобы письмо обладало необходимым эффектом, нужно придерживаться определенных принципов:
Стоит иметь в виду, что даже при большом желании защитить, спасти товарища по службе от увольнения результат такого заверения не гарантирован. Ведь если работодатель решил прибегнуть к увольнению за грубое нарушение трудовых обязанностей, то он вправе это сделать, не считаясь с мнением сотрудников.
О такой возможности четко говорится в 81 статье Трудового кодекса (конкретно – в шестом ее пункте).
Время
При деловой переписке особое значение приобретают сроки, в которые предпринимаются те или иные действия. Для того чтобы не допустить, например, подписания приказа об увольнении, просители могут в вежливой форме попросить ответить на коллективное письмо в конкретный срок.
Можно указать в качестве ориентира «ближайшее время» либо «незамедлительно». Прелесть составления подобных писем в том, что свободная форма изложения не накладывает значительных ограничений на автора.
Подписи
В конце письма в защиту работника обязательно должны располагаться подписи всех лиц, которые разделяют представленную на бумаге точку зрения. Причем они должны быть названы как в общем (например, «сотрудники склада»), так и поименно.
После основного содержания документа обычно располагается специальный список или, для удобства, таблица. В ней перечисляются:
Приведение этих данных необходимо для того, чтобы избежать голословности составленной документации.
Бывают случаи, когда одно коллективное письмо не приносит желаемого результата. Если это так и принято решение писать новое, то удобнее бывает иметь уже готовый список подписей.
Для того чтобы не собирать подписи несколько раз, удобнее будет разместить таблицу с «автографами» на отдельном листе и назвать его «Приложение 1».
В тексте письма дается ссылка на сформированное приложение.
Если подписи оформляются на отдельном листе, то при формировании следующего письма другому лицу (например, в вышестоящую, контролирующую организацию) собирать их заново не придется.
Регистрация
Для того чтобы бумага имела юридическую силу, достаточно лишь сбора подписей всех участвующих в защите сотрудника лиц. Однако для страховки, чтобы впоследствии возможно было доказать факт существования письма, его регистрируют. Хорошо, если в компании есть должность секретаря, а письмо адресуется руководителю. Тогда можно отметить факт существования документа у секретаря.
При желании можно назначить одного работника в качестве уполномоченного, для того чтобы он точно отразил общее мнение.
Собственно, так всегда и делается. Самый инициативный, поощряемый большим количеством работников с совпадающей точкой зрения формирует документ, собирает подписи и пр.
Дополнения
В нашей стране было принято брать кого-то на поруки. В коллективном письме бывают случаи того, что сотрудники поручаются за кого-либо. Это значит, что они несут ответственность в случае, если дисциплинарный проступок работника повторится.
Это может послужить дополнительной мотивацией для адресата совершить нужное для составителей документа действие.
Коллективная жалоба на руководителя
Если руководитель ущемляет права работников, превышает полномочия или грубит, то работники вправе подать на него коллективную жалобу. Документ подается вышестоящему начальству или в какой-либо контролирующий орган, в зависимости от иерархии подчинения. Целью обращения служит привлечение руководителя к ответственности или его увольнение.
Когда и кому работники могут пожаловаться
Работники могут составить жалобу на руководство в таких ситуациях:
В списке представлены не все ситуации, а лишь наиболее частые.
Пожаловаться на руководство сотрудники могут вышестоящему начальству, в полицию, суд, налоговую, прокуратуру, инспекцию по труду.
Особенности подачи некоторых жалоб
Коллективную жалобу на непосредственного начальника пишут на имя руководителя организации. И только потом уже, если цель не будет достигнута, обращаются в контролирующие государственные органы и т.п. Если в организации есть комиссия по трудовым спорам или профсоюз, можно обратиться и туда.
На основании ст. 356 ТК РФ работники с коллективной жалобой могут обратиться в трудинспекцию. Документы отправляют в территориальное отделение почтой или относят лично.
Подача жалобы в прокуратуру установлена ст. 10 ФЗ № 2202 от 17 января 1991 года. Прокуратура, получив жалобу, инициирует проверку в отношении организации. Если им удастся найти подтверждение перечисленным в жалобе фактам, то руководство привлекут к ответственности. Действия могут быть такими: штрафы, увольнение, привлечение к административной или уголовной ответственности. Наказание зависит от конкретной ситуации.
При желании трудового коллектива взыскать с начальства материальный ущерб они могут обратиться в судебную инстанцию с исковым заявлением.
К сведению! Срок рассмотрения жалобы не может превышать 30 дней с момента ее получения. Это правило касается только различных ведомств.
Как подать жалобу
Способы подачи коллективной жалобы таковы:
В письменной форме жалобу можно напечатать на компьютере или составить от руки.
Как составить жалобу
Унифицированного бланка законодательством не предусмотрено, поэтому жалобу составляют в произвольной форме с соблюдением структуры, характерной для подобного рода документов.
Что нужно указать в коллективной жалобе на руководителя:
К сведению! Документ необходимо распечатывать в 2 экземплярах. Один отправляют руководству, в прокуратуру или трудинспекцию и т.п., а второй представитель коллектива оставляет у себя.
Мы составили образец коллективной жалобы на непосредственного начальника, адресованной руководителю организации.
Образец коллективной жалобы на руководителя
Генеральному директору ООО «Гамма»
Лопухову Евгению Константиновичу
от коллектива работников отдела печати
тел. ответственного лица: 8 (909)123-45-67
(Русланов К.С.)
Коллективная жалоба на руководителя отдела печати Николаева М.И.
Мы, коллектив отдела печати ООО «Гамма», обращаемся к Вам по поводу неисполнения своих прямых обязанностей и грубого отношения к подчиненным руководителя отдела печати Михаила Ивановича Николаева.
Михаил Иванович систематически грубит подчиненным, используя нецензурные выражения и личные оскорбления. Мы предлагали ему решать рабочие вопросы в более уважительной манере, однако на наши просьбы он не реагирует. Нередко заставляет подчиненных работать сверхурочно, угрожая штрафами. Переработки не мотивированы какими-либо приказами или распоряжениями вышестоящего начальства.
1 ноября 2020 года работники отдела печати Саратов А.В., Кузнецова С.П., Архипов Г.Р. были вынуждены прибыть на работу для подготовки ежемесячного отчета, несмотря на то что это входит в обязанности руководителя отдела печати. На просьбу оплатить сверхурочную работу данные работники получили отказ в грубой форме, а выход на работу в этот день не был зафиксирован согласно Трудовому кодексу.
Также руководитель отдела печати допускает грубости по отношению к заказчикам ООО «Гамма», что плохо отражается на репутации организации.
В связи с изложенным просим разобраться в ситуации и принять необходимые меры. Считаем, что необходимо снять Михаила Ивановича Николаева с должности.
Русланов / К.С. Русланов
Саратов / А.В. Саратов
Кузнецова / С.П. Кузнецова
Архипов / Г.Р. Архипов
Уткина / М.С. Уткина
Коллективная жалоба на руководителя: основания и правила подачи
Конфликты в коллективе возникают достаточно часто. Подчиненные могут выразить свое недовольство сложившейся ситуацией в виде коллективного обращения к руководству или в другой уполномоченный орган. Под коллективной жалобой подразумевается письменное заявление от имени всего коллектива организации или определенной его части, в котором они отражают имеющиеся нарушения со стороны руководства, а также выдвигают ряд требований.
Причины обращения сотрудников с жалобой могут заключаться в нарушении их трудовых прав, а также в возникновении межличностных конфликтов. Нарушение трудовых прав, как правило, заключается в следующем:
Внутренние конфликты между подчиненными и руководством также негативно отражаются на общем результате работы организации. В большинстве случаев такие ситуации не требуют вмешательства со стороны вышестоящего руководства, но иногда конфликт без принятия дополнительных мер решить не удается. Основаниями для написания коллективной жалобы могут послужить:
Все вышеперечисленные действия руководства могут выступать в качестве основания для подачи письменной жалобы одним работником, а также всем коллективом.
Правила и особенности составления коллективной жалобы
При составлении и индивидуальных, и коллективных обращений необходимо учитывать определенные особенности:
Форма обращения
Хотя коллективная жалоба и составляется в произвольной форме, но в документ потребуется включить все важные сведения:
Также к жалобе могут быть приложены фотографии или письменные показания свидетелей.
Куда подается
Жалоба на должностное лицо, нарушившее права работников, направляется вышестоящему руководству вплоть до собственника предприятия. Первичное обращение, как правило, всегда начинается со следующей иерархической ступени.
Если на этом этапе не были выполнены требования, указанные в обращении, то дальнейшим шагом будет обращение в такие органы:
После письменного обращения сотрудники трудовой инспекции отправляются на предприятие с проверкой. При выявлении нарушений выписывается ряд предписаний для их устранения, которые являются обязательными для выполнения.
Если результат проверки, проведенной представителями трудовой инспекции, коллектив не устроил, то они вправе обратиться с жалобой в прокуратуру. Также причиной обращения в органы прокуратуры часто становятся длительные задержки в выплате заработной платы, отказ работодателя в официальном оформлении трудовых отношений с сотрудниками.
Каждый сотрудник от своего имени подает исковое заявление о нарушении его прав руководителем. В таких случаях суд может объединить рассмотрение исков по наличию схожих обстоятельств.
Сроки рассмотрения обращения
Жалоба, поступившая в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, должна быть рассмотрена в течение 30 дней с момента ее получения (п. 1 ст. 12 Закона от 02.05.2006 №59-ФЗ). Срок отсчитывается с момента регистрации письменного обращения. В некоторых случаях срок рассмотрения жалобы может быть увеличен до 30 дней, о чем заявитель обязательно должен быть уведомлен.
В ответе на жалобу должно содержаться не только решение проблемы, но и сроки выполнения указанных требований. Если в требованиях, указанных в обращении, заявителям отказано, то такой ответ должен быть законодательно обоснован.
Последствия после подачи коллективной жалобы
Последствия для лица, которое нарушило права работников, зависят от того, куда была подана жалоба и от характера самих нарушений:
Необоснованное обращение не только не даст никаких результатов, но и негативно отразится на самих заявителях, так как такая жалоба может быть воспринята как клевета на руководство.
Образец коллективной жалобы на сотрудника
Из статьи вы узнаете:
Мирно сосуществовать с коллегами получается не всегда. Бывает, что один из сотрудников не выполняет свои должностные обязанности, и из-за этого страдают остальные работники. Случается, что сотрудник передает конфиденциальную информацию третьим лицам, и об этом знают все, кроме руководства. Иногда работник распространяет в коллективе слухи и сплетни, из-за которых страдает рабочий процесс. Бороться с подобными явлениями в одиночку не стоит – лучше объединиться с несколькими коллегами и совместными усилиями описать ситуацию руководителю. Образец коллективной жалобы на сотрудника вы найдете в нашей статье.
Коллективная жалоба: что это, и когда она составляется
Групповое обращение имеет больший вес, чем индивидуальное, и привлекает к себе существенное внимание, поэтому в случае возникновения серьезных проблем бороться с ними лучше всем коллективом.
Без коллективной жалобы не обойтись, если работник:
Вам также будет интересно:
Как составить жалобу: основные правила
Коллективное письмо с просьбой об увольнении за конфликты, за неисполнение служебных обязанностей и прочее законодательно регламентированного образца не имеет, поэтому его можно составить самостоятельно.
При подготовке документа стоит руководствоваться следующими правилами:
Коллективная жалоба на сотрудника: содержание и образец
Важно правильно оформить жалобу – это такой же документ, который поступит на рассмотрение вашему руководству, поэтому постарайтесь, чтобы он соответствовал правилам документооборота, действующим внутри компании.
В документе стоит указать:
К жалобе можно приложить перечень документов (фотографий, аудио- и видеозаписей), подтверждающих обоснованность претензий, предъявляемых сотруднику.
Скачать заполненный образец жалобы вы можете на нашем сайте. Изучив предложенный пример, вы поймете, как пишется коллективная жалоба на сотрудника, и сможете составить на его основании собственную жалобу.
Как подать жалобу?
Подать жалобу можно любым из следующих способов:
Вам также будет интересно:
Как накажут сотрудника?
Если обращение увенчается успехом, нерадивого сотрудника организации накажут.
Наказание может быть разным:
Что делать, если работодатель не реагирует на жалобу?
Если жалоба написана, руководитель ее получил, но никак не отреагировал, нужно действовать дальше. Порядок действия зависит от того, какие именно действия работника стали причиной для подачи жалобы.
Если у вашего руководителя есть вышестоящее руководство (например, вы жаловались начальнику отдела, который подчиняется генеральному директору), можете подать жалобу ему. В документе укажите, что вы уже обращались к непосредственному руководителю, который не смог (или не захотел) помочь в решении проблемы.
Если сотрудник нарушает ваши трудовые права (например, предметом жалобы было неправомерное отношение начальника, который заставлял вас работать сверхурочно без оплаты), вы можете обратиться в трудовую инспекцию. Эта организация создана специально для того, чтобы защищать права работников, нарушенные работодателем. Если и трудовая инспекция не помогает, можете обратиться в прокуратуру – она проведет проверку законности действий работодателя.
Если нарушения касаются личностей работников, подающих жалобу (например, причиной обращения стало хамство или рукоприкладство), можно обратиться в полицию. Заявление будет зафиксировано, а на основании изложенных в нем фактов – проведена проверка.
Если ни одна из перечисленных инстанций не помогла, обращайтесь в суд. Лучше всего сделать это коллективно – иск, поданный от имени нескольких работников, будет рассматриваться внимательнее, да и защищать права с поддержкой коллег гораздо проще, чем в одиночку.
Итак, коллективная жалоба не имеет установленной законодателем формы; требований к ее содержанию законодательство также не содержит, поэтому можно составить ее самостоятельно. Главное, доходчиво и кратко изложить в ней все обстоятельства сложившейся ситуации и описать суть жалобы. Подписать такое обращение должны все работники, у которых есть претензии к сотруднику, на которого подается жалоба.