Как оформить ежедневник: внедряем эффективные техники тайм-менеджмента в свое ежедневное планирование
Сегодня мы разберемся, как оформить ежедневник так, чтобы он способствовал росту продуктивности в несколько раз. Помогать в этом нам будут классические и современные техники управления временем.
Рекомендации по ведению ежедневника
За свою жизнь я начинала вести ежедневник огромное количество раз. И примерно столько же раз забрасывала. Проанализировав все неудачные попытки, я смогла выделить основные ошибки, которые мешали мне внедрить эту полезную привычку в жизнь. Ознакомьтесь со следующими рекомендациями. Они помогут вам не наступить на те же грабли.
Ниже я приведу вам 8 вариантов оформления ежедневника. Все они основаны на известных, простых и эффективных методах тайм-менеджмента. Но это не значит, что нужно мешать их в одну кучу.
Отметьте те варианты, которые вам подойдут больше всего, и под каждый метод выделите отдельный блокнот. Да, у вас должно быть несколько ежедневников, если вы хотите, чтобы все изложенные техники работали. Иначе вместо полезных и удобных инструментов вы получите бессвязную кашу.
Заранее подумайте, как вы будете использовать ежедневник. Если он нужен вам, чтобы напоминать о текущих делах, значит, он должен быть всегда под рукой. Выбирайте блокнот небольшого или среднего формата, чтобы можно было без проблем носить его в сумке.
Если же вы собираетесь заниматься долгосрочным планированием, можно взять широкоформатный объемный блокнот. Носить его вам никуда не придется, а широкие листы откроют дополнительные возможности.
Выбирая ежедневник, отдавайте предпочтение тем вариантам, в которых изначально не прописаны даты. Так вы сможете начать в любой день. И у вас не будет незаполненных страниц.
Признаюсь честно, что у меня аккуратность и прилежание страдают еще со школьных времен. Поэтому большую часть своих записей мне не хочется перечитывать вообще. Мне потребовалось немало времени, чтобы приучить себя писать красиво и аккуратно, соблюдать интервалы, не выходить за рамки и т. п. Только после этого мне удалось подружиться с ежедневником.
Если вы страдаете той же проблемой, постарайтесь справиться с ней усилием воли. Представьте, что ваши записи будет проверять строгая учительница и ставить вам оценки. Иначе всякий раз, как вы будете заглядывать внутрь ежедневника, вам будет хотеться тут же его закрыть.
Постарайтесь выбрать такой ежедневник, где строки не будут слишком узкими. Очень сложно расшифровывать сплошную пелену мелких символов.
Чтобы не пришлось зачеркивать и вырывать страницы, купите ручку, которую можно стирать. Так все страницы вашего ежедневника будут выглядеть аккуратно и эстетично.
Заведите парочку маркеров и выделяйте ими важные моменты. Так вам будет проще ориентироваться в своей писанине. Да и выглядеть страницы будут ярче и веселее.
Даже если ежедневник вам нужен для рабочих целей, это не повод отказываться от индивидуального стиля. Добавьте авторские элементы, которые оживят ваши записи: стикеры, особые символы, печати и т. п.
Идеи по оформлению ежедневника
Далее я расскажу, как приспособить ежедневник к вашим конкретным нуждам и сделать его полноценным инструментом по оптимизации личных и рабочих процессов. Будем внедрять проверенные временем и эффективные техники тайм-менеджмента.
Распределение задач по матрице Эйзенхауэра
Эта техника тайм-менеджмента названа в честь президента США, который регулярно ею пользовался. Суть матрицы Эйзенхауэра в том, что все свои дела нужно разделить на 4 категории:
А затем распределить их в соответствии с приоритетностью.
Известный консультант по организационному управлению и автор бестселлеров Стивен Кови в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей” дал подробные рекомендации по внедрению метода в жизнь. По его мнению, лучше всего матрица Эйзенхауэра подходит для еженедельного планирования.
Как вживить этот метод в свой ежедневник? Подойдет простой блокнот с пустыми страницами без каких-либо меток. Первый разворот страниц выделяем под классификацию дел, а второй – под распределение их по дням недели.
Делим первый разворот на 4 зоны в соответствии с представленной выше классификацией. Распределяем свои текущие дела по зонам в зависимости от их важности и срочности.
Теперь переворачиваем страницу, делим разворот на 7 частей, соответствующих дням недели, и начинаем распределять свои дела. Сначала вписываем важные и срочные дела, затем неважные и срочные, затем важные и несрочные и, наконец, неважные и несрочные, если на них останется время.
Большинство специалистов по управлению временем советуют вообще отказаться от неважных и несрочных, а сэкономленное время посвятить важным и несрочным. Но именно эта категория отвечает за профессиональный и личностный рост.
Плюсы метода:
Минусы:
Bullet Journal
Принцип основан на идее гибкого планирования. Отлично подойдет для ведения личных дел. Bullet Journal представляет собой гибрид ежедневника, списка задач, трекера привычек и много чего еще. Этакая сборная солянка, которая помогает организовать личное время.
Для Bullet Journal вам понадобится тетрадь или блокнот в точку. Желательно, чтобы страницы изначально были пронумерованы, иначе вам придется делать это самостоятельно.
В самом начале должно быть оглавление. Его мы сможем сделать позже, когда окончательно определимся с содержанием. На следующих страницах у нас будет план на полгода. Затем займут свои места планы на месяц, неделю и каждый день. Это основные разделы ежедневника.
Когда разделаетесь с ними, можете включить фантазию и добавить все, что душе угодно: трекер привычек, список книг к прочтению и фильмов к просмотру, цитатник, планировщик питания и тренировок и т. д. Главное – потом не забыть внести все эти разделы в оглавление.
В классическом варианте метода есть и условные обозначения:
Минусы:
Внедрение техники “Автофокус”
Эту технику тайм-менеджмента придумал Марк Форстер специально для творческих людей. В ней нет никаких жестких рамок и строгих правил. Автофокус поможет легко и непринужденно справиться с хаосом накопившихся дел без насилия над самим собой. Поэтому всем начинающим пользователям ежедневника я советую взять ее на вооружение.
Для воплощения метода в жизнь подойдет блокнот в клетку или в линейку. Внесите туда все задачи, которые стоят перед вами. Записывайте их в любом порядке и особо не заморачивайтесь с формулировками. Главное, чтобы вам было понятно.
Срочные задачи и дела, привязанные к конкретной дате, выделите ярким маркером или сделайте пометку. Когда полный список будет готов, можете переходить к выполнению задач. Для начала разделайтесь со срочными. Как вы понимаете, от них никуда не деться.
А затем уже можете перейти в режим свободного поиска и выполнять дела в том порядке, в котором вашей душе угодно. Скользите по списку глазами. Задача, которая привлечет ваше внимание в конкретный момент времени, пусть и будет выполнена.
Плюсы метода:
Минусы:
Техника Помодоро на бумаге
Техника тайм-менеджмента Помодоро предполагает четкое разграничение времени на работу и отдых. Суть ее в том, что вы 50 минут сосредоточенно работаете, а затем 10 минут отдыхаете. Время может варьироваться.
Как можно вживить ее в ежедневник? Каждый день нужно разбить на временные отрезки в соответствии с особенностями ваших когнитивных функций. Измерьте время, в течение которого вы можете удерживать внимание на одной задаче без напряжения. Это будет оптимальный отрезок для работы. А теперь разделите его на 5. Так получится отрезок для отдыха.
Теперь можно составить рабочий распорядок. Запишите четкое время, когда вам нужно приступить к работе, и время, когда нужно отдохнуть. Неплохо бы также расписать, что именно вы будете делать в каждый отрезок. В соответствии с составленным расписанием можете также установить несколько будильников, чтобы не держать время в голове.
Плюсы метода:
Минусы:
Ментальные карты
Отличный способ визуализировать свои дела и планы – это составить ментальную карту. С помощью нее можно разложить по полочкам самые сложные цели и задачи.
Вам понадобится блокнот или альбом как можно более широкого формата. Под каждую задачу выделите отдельный разворот. Отразите на бумаге все нюансы и промежуточные этапы вашей цели или задачи, обозначьте связи между ними. Теперь у вас есть наглядный инструмент, который поможет вам в работе.
Вот вам несколько идей, в каких ситуациях можно использовать ментальные карты:
Плюсы метода:
Минусы:
Ежедневник по методу “1-3-5”
Метод “1-3-5” помогает правильно составлять планы на каждый день. Суть его в распределении дел таким образом, чтобы на один день приходилось по 1 крупному и важному делу, 3 средних и 5 мелких.
Чтобы реализовать этот метод на практике, нужно всего лишь разделить каждую страницу ежедневника на 3 блока в соответствии с важностью дел и каждый день не лениться заполнять их. А по окончании дня подводить итоги: выполненные задачи отмечать галочкой, невыполненные – крестиком. Дела, которые не удалось сделать сегодня, нужно перенести на следующий день.
Минусы:
Внедрение метода “Канбан”
Канбан – один из моих любимых методов тайм-менеджмента. Он помогает эффективно справляться с огромным ворохом дел и отслеживать процесс работы в динамике. На основе метода созданы приложения наподобие Trello, которые значительно облегчают жизнь их пользователям.
“Канбан” в переводе с японского означает “карточка”. Суть метода в том, что каждой задаче присваивается карточка и помещается на доску задач. Самая простая доска задач выглядит следующим образом.
| Нужно сделать | В процессе | Сделано |
В графу “Нужно сделать” вносятся все текущие дела или только те, что касаются какого-то конкретного проекта. Задачи, над которыми вы начинаете работать, переносятся в графу “В процессе”. Как только они будут выполнены, можно отправить их в графу “Сделано”.
Таким образом задачи все время у вас на виду, но при этом не создают хаоса и неразберихи. Стоит также отметить мотивационный и стимулирующий эффект метода. По мере того как заполняется графа “Сделано”, вы чувствуете все большее удовлетворение от работы и прилив уверенности в себе.
Для того чтобы организовать ежедневник в соответствии с методом “Канбан”, понадобится простой блокнот и стирающаяся ручка (можно карандаш). Разделите страницу на блоки. Это будут ваши доски. Можете воспользоваться шаблоном выше или придумать свой вариант. Например, разбить все дела на категории: домашние, личные, рабочие и т. д. Тогда столбцов у вас будет больше.
Запишите все необходимые задачи в соответствующий столбец. Теперь можете начинать работать над ними. Текущие дела стираете из столбца с общим списком и переносите в столбец “В процессе”. И далее по тому же принципу.
Плюсы метода:
Минусы:
Ежедневник по системе Глеба Архангельского
Гуру российского тайм-менеджмента Глеб Архангельский разработал свой концепт ежедневника. В нем объединены несколько популярных техник управления временем.
Как оформляются страницы в ежедневнике по системе Глеба Архангельского? На каждый календарный день выделяется отдельный лист. Сверху указывается одно самое неприятное дело, которое нужно сделать в первую очередь (автор метода называет его “лягушка”), и одно сложное дело, которое нужно разбить на части (такое дело прозвали “слон”).
Затем страница разделяется на 2 графы. Слева указываются дела, которые привязаны к конкретному времени, а справа записываются гибкие задачи, которые можно сделать в любое время. Внизу нужно выделить отдельную строку для маленьких радостей. Например, для похода в кино, встречи с друзьями, просмотра сериала.
Автор предлагает каждый день подводить итоги. Отмечайте все выполненные и невыполненные дела. А самое важное выполненное дело записывайте отдельно внизу страницы.
Вот так выглядят страницы в фирменном ежедневнике Глеба Архангельского.
Заключение
Мы рассмотрели 8 интересных способов ведения ежедневника. Выбирайте те, что лучше всего соответствуют вашим индивидуальным особенностям. Можете устроить своеобразный тест-драйв и опробовать каждую технику в течение недели. Те, что окажутся самыми удобными и эффективными, будете применять на постоянной основе.
Если не хочется самим возиться с оформлением, загляните в нашу подборку лучших готовых ежедневников.
Может у вас есть какие-то свои интересные лайфхаки по оформлению ежедневника? Поделитесь в комментариях.
Дисциплина и структура: как правильно вести ежедневник
Содержание
Чем полезен ежедневник
Еще древнегреческий философ Пифагор говорил: «Просыпаясь утром, спроси себя: «Что я должен сделать?». Вечером, прежде чем заснуть: «Что я сделал?». Ежедневник – инструмент, который нужен именно для этого. С его помощью можно структурировать хаос случайных процессов в работе и частной жизни человека. Он помогает:
Профессор психологии Доминиканского университета в Калифорнии Гейл Мэтьюз, провела исследование, в рамках которого выяснилось, что выполнение целей и задач было на 42% выше, если они были записаны в ежедневнике от руки. Кроме того, регулярное использование ежедневника снижает стресс, так как дает ощущение контроля над ситуацией.
Стратегически важно вести ежедневник всем, у кого задач больше, чем на 10 часов в день, или кому просто дорог сон. Этот инструмент будет полезен и тем, у кого большое количество встреч по долгу службы или по личным вопросам. Он необходим в периоды, когда нужно взять себя и свою жизнь в руки и сделать «марш-бросок» в карьере/личной жизни. Именно когда люди планируют начать жизнь «с чистого листа», они часто начинают вести ежедневник для постановки целей и моральной поддержки.
Бумажный или электронный
Формат еженедельника определяется задачами, а также привычками и удобством. Но все же, еженедельник — это как книга: если вы считаете, что лучшая книга – это электронная книга, то электронный самое то. Если вы тактильный человек, бумага – ваше «все». Плюсы есть у каждого формата.
«Я постоянно обучаю людей работе с заметками в блокнотах и еженедельниках для структурирования мыслей. Они пробуют делать это и на бумаге, и на планшете, и я вижу огромный перекос по предпочтениям в сторону бумаги. Для того чтобы вести еженедельник в электронном виде, нужна предварительная тренировка. Чаще всего люди хотят не думать о сложностях цифровой записи, а полностью расслабиться и отдаться потоку своих спонтанных мыслей», — отмечает Катерина Богина, сооснователь и управляющий партнер группы образовательных компаний Insight Group.
В последнее время появляется все больше исследований, доказывающих, что письмо с помощью ручки и бумаги желательно “оставить” в повседневной практике. Например, норвежские ученые выяснили, что человек лучше запоминает то, что записывает вручную, чем то, что набирает с помощью клавиатуры. Письмо способствует развитию памяти у детей, и поддержанию ее уровня у взрослых.
В свою очередь, электронный ежедневник позволяет быстро записывать и корректировать цели, и в случае переноса достаточно всего пару нажатий, чтобы изменить статус задачи. Минус в том, что из-за этого увеличиваются шансы начать прокрастинировать, так как дела отодвигаются с психологической точки зрения легко, как в режиме «отложенного будильника».
С бумажным ежедневником сложнее с точки зрения смены планов: владелец видит всю историю исправлений, и это дисциплинирует. Но для его ведения необходима мотивация, а еще он занимает место в сумке и на столе. К тому же бумажный ежедневник проще где-то забыть.
Анастасия Жигач, журналист, автор книги «Айкибизнес: как запустить и сохранить свой бизнес» (в соавторстве с Андреем Лушниковым) уже несколько лет пользуется сочетанием бумажного Bullet Journal и заметками в iPhone. Первый помогает ей держать в голове стратегические задачи на неделю, месяц, год вперед и следить за их прогрессом. Второй — быстро записывать новую рабочую и личную информацию, которую важно сразу зафиксировать, чтобы потом использовать в электронном виде.
Принципы оформления
В оформлении ежедневника важно, чтобы каждая задача попадала в одну из типичных/повторяющихся категорий, — тогда распределять время между активностями станет намного проще. Например, Тони Урбан, основатель и CEO сервиса для дизайна презентаций на основе AI DeckRobot, следует такому принципу:
Простой еженедельник может также стать прекрасным инструментом развития, если “прикрутить” к нему эффективные подходы по самоорганизации. Например, можно дробить время на так называемые спринты — недельные, двухнедельные, месячные — в ходе которых внимание сосредоточено на решении тех или иных задач. Задачи планируются на входе в спринт, а на выходе происходит подведение итогов.
Прекрасно работают чек-листы, помогающие отмечать новые еженедельные привычки — например, медитацию или питье воды. Эксперты советуют проводить постоянную внутреннюю сверку: что понравилось за неделю, что расстроило, за что можно себя похвалить, что можно улучшить, а что — изменить. Это как постоянные круги самоулучшения: так еженедельник становится своего рода дэшбордом жизни человека.
Кроме того, когда люди начинают вести визуальные заметки в еженедельнике, они приучаются мыслить более логично и меньше забывают. Ведь можно не только писать текст, но и добавлять небольшие образы, иконки, рисунки, которые стимулируют креативность — и как следствие, запоминаемость.
Самый полезный принцип — постоянно пользоваться ежедневником, чтобы он был единственным местом, где хранится оперативная информация в календарном формате. Иногда такой подход помогает найти нужный телефон спустя годы, просто потому, что человек может примерно вспомнить, когда он его туда записывал и почему.
Как не бросить вести ежедневник
Как и любая другая рутина, ведение ежедневника приживается, если приносит реальную пользу. Если вести его для ритуала, а не для реального выполнения задач, в этом будет мало смысла, а значит и мотивации.
Но не стоит превращать ежедневник в инструмент насилия над собой — например, требовать от себя идеально заполненного документа или достижения всех выписанных целей и задач. Чем меньше требовательности к себе, тем больше вероятность, что нововведение приживется. Тем не менее, любая привычка вырабатывается и закрепляется у человека за 66 дней ежедневной практики, так что про это тоже не стоит забывать.
Это работает примерно так же, как с попытками не бросить делать зарядку или ходить на фитнес: делайте это день за днем. Психологи согласны с «тремя китами», формирующими привычку: стартовый сигнал, шаблон действия, вознаграждение: «Я открываю ежедневник, налив себе утренний кофе, — это триггер, смотрю сначала рабочий календарь, потом личный, сразу вношу изменения – это уже шаблон, допив кофе, съедаю печенье – это мое вознаграждение».
Системы ведения ежедневников
Система Стивена Кови
Ежедневник состоит из основной части и вкладки. В первой располагаются листы для ежедневного планирования: с их помощью можно контролировать приоритетные задачи на каждый день. Внизу каждой страницы есть цитата, посвященная одному из семи навыков, взятая из бестселлера американского консультанта по организационному управлению Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».
В ежедневнике каждый день разделен на три зоны:
В ежедневнике есть страницы планирования, которые выявляют индивидуальные приоритеты. В разделе «Ценности / миссия» есть инструкция, как достичь своих целей и осуществить мечты.
Ежедневник также включает 52 карточки еженедельного компаса. Этот инструмент, как настоящий компас, помогает не сбиться с пути и будет показывать направление в течение недели.
Из минусов — перед началом работы желательно быть знакомым собственно с системой Стивена Кови.
Система Bullet Journal
Bullet Journal — смесь планера и личного дневника. Здесь удобно фиксировать самые разные вещи — от пришедших в голову случайных мыслей до срочных рабочих задач и планов на ближайшее десятилетие, и быстро находить то, что нужно с помощью специальных символов.
По сути, это система знаков для быстрого структурирования информации, воспринимаемой на слух. В дополнение организуется бэклог общих задач на полгода и конкретных активностей на месяц. Как и любой шаблон, Bullet Journal может и помочь, и запутать человека — в зависимости от организации задач.
Bullet Journal хорошо подходит творческим людям: с одной стороны, у него есть хорошая и понятная структура, с другой — его логика ведения позволяет смешивать рабочие и личные пометки. Фанаты любят эту методику за то, что в ней нет строгих рамок, но есть удобные и понятные форматы для записи чего угодно, а также рубрикатор, позволяющий найти информацию, где бы ты ее ни записал.
Отдельная история — трекер привычек: это очень удобный и наглядный инструмент, позволяющий анализировать, что ты запланировал делать, что ты делал на самом деле и почему так произошло.
Система Дуайта Эйзенхауэра
Визуально ежедневник 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра выглядит как квадрант, поделенный на четыре равномерных части, именуемые следующим образом:
Этот ежедневник — просто матрица приоритизации на важно/неважно и срочно/несрочно. Это базовый принцип организации дел, который можно усложнять и дополнять различными категориями.
Система Глеба Архангельского
Ежедневник основан на методике основоположника российской школы тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Он выходит уже много лет, и у него много поклонников. На рынке существуют датированные, недатированные и квартальные недатированные ежедневники.
Все они поддерживают уникальную и в то же время несложную систему планирования, в которой каждый день делится на жесткие, привязанные к конкретному времени события и гибкие задачи, которые можно выполнять в любое время. Планировать ежедневные дела становится легче, на каждой странице есть полезные советы по тайм-менеджменту, расположенные в логическом порядке — в процессе заполнения совершенствуются навыки управления временем.
Отдельно можно выделить квартальный недатированный ежедневник — это формат для занятых людей. В нем не 365 дней, как в классическом варианте ежедневника, а 90 дней. Благодаря этому в нем:
Методов ведения ежедневников масса, но все-таки самое важное — соблюдать привычку вести их постоянно: это 90% пользы, вне зависимости от системы. Если же этот принцип не соблюдать — никакая система не поможет. Кроме того, хотя всяческие шаблоны иногда действительно работают, не стоит воспринимать их как некую религиозную догму.
Интересный факт
Биологу Александру Любищеву не было и 30 лет, когда он поставил перед собой главную цель жизни — разработать естественную систему организмов (наподобие таблицы Менделеева в биологии). Для этого ученый составил план на жизнь, который разбил на пятилетки. Он ежедневно записывал: сколько он посвящает времени разным видам работы, сколько времени потерял и почему, а также составлял отчеты (недели, месяцы, годы, пятилетки). «Чистому» времени биолог дал название «нетто», а поглотителям времени — «брутто».
С помощью отношения «нетто» к «брутто» Александр Любищев вычислял коэффициент целевого использования времени. К сожалению, он не достиг своей непростой задачи, но внес большой вклад во многие науки — генетика, энтомология, зоология, систематика, и прочие, известен как автор работ по применению математических методов в биологии. Ученый также создал систему хронометража, которая, как фотография дня, учитывает все расходы времени. Эта система сейчас вошла в учебники отечественных и зарубежных школ по тайм-менеджменту.
В создании материала также участвовали: