Электронный документооборот
1. На рабочем месте должны быть установлены: КриптоПро, Локер. Дистрибутив Локера для 32х, 64х систем в приложении к инструкции. При возникновении сложностей с установкой Локера, обращаться в техподдержку СЭД по тел. 30-63-10.
2. Заполняем реквизиты РКК: в поле «Вид документа» выбираем «Письмо в МЭДО»,
в поле «Адресаты» выбираем из списков рассылки МЭДО-адресата,
Обращаем внимание, что автоматически выбирается организация без конкретного адресата.
Выбрать адресата можно, нажав кнопку «Изменить получателя».
. Файл должен содержать теги [МЕСТО ДЛЯ ШТАМПА], [МЕСТО ДЛЯ ПОДПИСИ]. Пример в приложении 1.
3. Нажимаем кнопку «На подпись». В карточке письма появится надпись: «Идет конвертация\валидация основного файла документа».
Пока процесс конвертации/валидации не завершится, документ нельзя будет подписать или зарегистрировать.
4. После завершения процесса в РКК появится надпись: «Отправлен на подпись».
Документ можно подписать.
5. Для этого нажимаем на кнопку «Подписать» и подтверждаем действие в диалоговом окне.
6. После подписания в документе должна появится соответствующая надпись и значок, показывающий, что документ был подписан ЭЦП.
МСЭД — межведомственная система электронного документооборота Московской области
Для первичного подключения организации к Межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее — МСЭД) необходимо:
1) Направить в адрес Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области официальное письмо за подписью руководителя организации с просьбой о подключении с указанием контактных данных (ФИО, телефон, адрес электронной почты) должностного лица в организации, ответственного за выдачу паролей пользователям.
2) Приложить к письму заявку, заполненную по форме, размещенную по ссылке, с данными о подключаемых пользователях (файл в формате Excel).
3) Направить скан-копию зарегистрированного письма и заявки в формате Excel на адрес электронной почты Службы технической поддержки МСЭД (msed_support@mosreg.ru).
Для последующего подключения (отключения) пользователей или изменения прав пользователей необходимо:
1) Направить по системе МСЭД в адрес Службы технической поддержки письмо за подписью руководителя организации с просьбой о выполнении необходимых изменений.
2) Приложить к письму заявку, заполненную по форме, размещенной по ссылке «Служба технической поддержки» в МСЭД, вкладка «Документация и программы», «Дополнительные справочные материалы», документ: «Формы заявок» (подробная инструкция в Приложении №1).
Срок подключения новой организации (новых пользователей) к МСЭД — 2 рабочих дня. В случае некорректного заполнения заявки срок может быть увеличен на время уточнения информации.
Приложение. Положение о межведомственной системе электронного документооборота
Положение
о межведомственной системе электронного документооборота
(утв. постановлением Правительства Республики Коми от 20 сентября 2011 г. N 396)
С изменениями и дополнениями от:
7 февраля, 20 июля 2012 г., 17 мая 2013 г., 26 января 2016 г.
1.2. В настоящем Положении используются следующие основные термины и определения:
документов, созданных данным пользователем;
документов, по которым данному пользователю направлено поручение;
документов, доступ к которым предоставлен пользователю от других пользователей;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Коми от 26 января 2016 г. N 27 в подпункт 27 внесены изменения, вступающие в силу со дня официального опубликования названного постановления и распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 1 января 2016 г.
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «Об электронной подписи», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и устанавливает порядок обработки документов, не содержащих конфиденциальной информации, а также порядок обмена документами, в том числе защищенными средствами электронной подписи, в межведомственной системе электронного документооборота.
1.4. Положение является обязательным для всех участников и операторов МСЭД.
2. Основные функции сторон МСЭД
2.1. Функции участника МСЭД:
1) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, являющихся пользователями программного продукта СЭД, закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД, предоставление перечня оператору МСЭД;
3) формирование и актуализация перечня сотрудников участника МСЭД, имеющих право заверять бумажные копии электронных документов, закрепление перечня распорядительным документом участника МСЭД;
4) формирование и актуализация нормативно-справочной информации, необходимой для организации делопроизводства, предоставление этой информации оператору МСЭД;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Коми от 7 февраля 2012 г. N 31 в подпункт 5 внесены изменения
5) организация работы с документами в соответствии с настоящим Положением, инструкцией по делопроизводству с использованием МСЭД участника МСЭД и иными нормативными документами.
2.2. Функции оператора МСЭД:
1) организационное и методическое обеспечение МСЭД;
2) организация и обеспечение поддержки пользователей программного продукта СЭД;
3) формирование и актуализация нормативно-справочной информации программного продукта СЭД;
4) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МСЭД;
5) обеспечение работоспособности, ремонт или замена вышедших из строя программно-технических средств, составляющих технико-технологическую инфраструктуру МСЭД;
6) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;
7) обеспечение целостности обрабатываемых данных;
8) обеспечение резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных МСЭД;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Коми от 17 мая 2013 г. N 165 в подпункт 9 внесены изменения
9) обеспечение комплекса мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Коми от 17 мая 2013 г. N 165 пункт 2.2 дополнен подпунктом 10
10) обеспечение технического взаимодействия МСЭД с МЭДО;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Коми от 17 мая 2013 г. N 165 пункт 2.2 дополнен подпунктом 11
11) обеспечение отправки, доставки и хранения электронных сообщений в установленном порядке;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Коми от 17 мая 2013 г. N 165 пункт 2.2 дополнен подпунктом 12
12) техническое обеспечение подготовки уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений участником МЭДО.
2.3. Оператор безопасности МСЭД осуществляет следующие функции удостоверяющего центра:
1) регистрация и изготовление сертификатов ЭП по заявлениям участников МСЭД;
2) обеспечение уникальности сертификатов ЭП и достоверности указанных сведений;
3) ведение и хранение реестра сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД в течение установленного срока;
4) аннулирование, приостановление и возобновление действия сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД;
5) подтверждение ЭП в электронных документах;
6) выдача сертификатов ЭП пользователей участников МСЭД;
а также иные функции:
1) разработка методических рекомендаций, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД, для оператора МСЭД;
2) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;
3) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;
4) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены аппаратно-программные средства МСЭД;
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Коми от 17 мая 2013 г. N 165 в подпункт 5 внесены изменения
5) обеспечение комплекса мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности МСЭД, и защита обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи.
2.4. Условия использования МСЭД определяются Соглашением, разрабатываемым администратором МСЭД.
2.5. Разграничение доступа к электронным документам в МСЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями СЭД.
2.6. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи СЭД. Для обеспечения информационной безопасности МСЭД оператор МСЭД не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролей пользователей СЭД.
2.7. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей СЭД осуществляется оператором МСЭД на основании обращений участников МСЭД с указанием реквизитов соответствующих внутренних приказов участника МСЭД.
3. Порядок обработки документов участниками МСЭД
3.1. Документ независимо от носителя оформляется, как правило, на бланке установленного образца.
3.2. При документировании информации с использованием СЭД необходимо:
1) определить тип документа;
2) определить вид документа;
3) заполнить выбранную УФД;
4) заполнить раздел УФД «Маршрут документа»;
5) сохранить результаты ввода информации;
6) отправить документ по выбранному маршруту.
3.3. Некоторые реквизиты требуют обязательного ввода значений и помечены специальным образом в соответствии с действующей технической документацией по программному продукту. Обязательные реквизиты используются для отображения документов в СЭД и содержат основные данные, по которым осуществляется поиск и фильтрация документов. К обязательным реквизитам относятся:
1) тема документа. Текст этого реквизита используется для краткого отображения документов в СЭД;
4) регистрационные данные:
а) дело по номенклатуре;
б) регистрационный номер;
в) дата регистрации;
г) место регистрации.
3.4. Дополнительные реквизиты не требуют обязательного заполнения. К дополнительным реквизитам относятся:
в) дата создания (только для внутренних и исходящих документов) дата создания документа;
3.5. При оформлении, хранении и совместной работе над документами с использованием средств вычислительной техники необходимо соблюдать следующие дополнительные требования:
4) для хранения комплектов документов большого объема использовать файлы формата «Сжатый файл» с расширением файла ZIP;
5) допускается использование формата документов Open Document для офисных приложений в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v l.0»;
6) при формировании имен файлов следует использовать буквы русского и латинского алфавита и арабские цифры. В качестве разделителей в наименовании файла следует использовать символы «пробел», «точка», «дефис». Имена файлов должны соответствовать шаблону:
б) тема документа и (или) номер документа, и (или) дата документа;
в) ключевое слово («Проект», «Версия»).
3.6. Допускается оформление электронного документа без вложенных файлов. В этом случае содержательная часть документа отражается в реквизите «Краткое содержание».
3.7. Необходимость подписания документов и (или) поручений при помощи ЭП определяется внутренними локальными правовыми актами участников МСЭД и соответствующими настройками СЭД. Порядок подписи электронных документов определяется инструкцией пользователя СЭД.
3.8. Для подписания документа и (или) поручения пользователь СЭД должен выполнить следующие действия:
1) получить приглашение в пользовательском интерфейсе СЭД о необходимости поставить свою ЭП;
2) вставить персональный носитель закрытого ключа подписи в USB-порт компьютера;
3) выполнить функцию подписания в пользовательском интерфейсе СЭД;
4) извлечь персональный носитель закрытого ключа подписи из USB-порта компьютера.
4. Обеспечение информационной безопасности МСЭД
4.1. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:
1) оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;
2) оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;
3) оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;
4) оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;
5) оспаривание целостности электронного документа;
6) оспаривание факта назначения исполнителя или указанного срока исполнения поручения;
7) недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
8) недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;
9) недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;
10) недоверие к уполномоченным сотрудникам удостоверяющего центра;
11) иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.
4.2. Конфликтные ситуации разрешаются (урегулируются) сторонами МСЭД в рабочем порядке и (или) комиссией по разрешению конфликтной ситуации.
4.3. В случае невозможности разрешения конфликтной ситуации в рабочем порядке и (или) комиссией конфликтные ситуации разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.6. Ответчики в срок, указанный в пункте 4.5, извещают инициатора о результатах проверки и о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации, в случае если они предпринимались.
4.7. Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке, в случае если инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с возникшей конфликтной ситуацией.
4.9. Уведомление и предложение о создании комиссии подписываются сотрудниками инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются оператору МСЭД и оператору безопасности МСЭД в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.
4.10. В уведомлении указываются следующие сведения:
а) информация о предмете конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения;
б) информация о должностных лицах инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации, с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации.
4.11. В предложении о создании комиссии указывается:
а) информация о предлагаемом месте, дате и времени заседания комиссии;
б) список предлагаемых для участия в работе комиссии представителей инициатора с указанием их фамилий, имен, отчеств, должностей, их контактных данных (телефоны, факсы, адреса электронной почты).
Оператор безопасности МСЭД не позднее 1 рабочего дня с даты получения от инициатора уведомления и предложения о создании комиссии формирует комиссию.
Заседание комиссии проводится не позднее трех рабочих дней со дня отправления предложения о создании комиссии.
4.12. Состав и порядок работы комиссии определяются оператором безопасности МСЭД.
4.13. ЭП предназначена для подтверждения целостности документа и факта подписания (согласования) документа и (или) выдачи резолюции по нему.
4.14. Персональный идентификатор, содержащий закрытый ключ ЭП, и сертификат открытого ключа ЭП в электронном (на специальном носителе) и бумажном виде выдает оператор безопасности МСЭД на основании:
1) приказа руководителя организации о назначении пользователю СЭД ЭП;
2) результатов подготовки рабочего места пользователя СЭД к эксплуатации со средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) в соответствии с требованиями, определяемыми Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. N 152;
3) акта о готовности к обмену электронными документами, подписанными ЭП;
4) результатов тестирования на получение допуска к самостоятельной работе с СКЗИ пользователя СЭД;
5) заключения о допуске пользователя СЭД к работе с ЭП, выданного оператором безопасности МСЭД.
4.15. Условия использования ЭП в государственных органах Республики Коми, обязательства оператора безопасности МСЭД, выполняющего функции удостоверяющего центра, и уполномоченных сотрудников, в том числе при выдаче сертификатов ЭП, определяются Федеральным законом «Об электронной подписи».
4.16. Сертификат ЭП выдается оператором безопасности МСЭД сотруднику, уполномоченному участником МСЭД для работы с ЭП (далее уполномоченный сотрудник), при плановой и внеплановой смене ключа ЭП, а также при изготовлении нового сертификата ЭП уполномоченного сотрудника.
4.17. Выдача сертификата ЭП осуществляется на основании заявления и распорядительного документа участника МСЭД о назначении лиц, уполномоченных для работы с ЭП.
4.18. При плановой или внеплановой смене ключа ЭП удостоверяющий центр направляет участникам МСЭД уведомление о проведении плановой или внеплановой смены ключа ЭП, в котором указывается срок для направления в удостоверяющий центр заявлений о выдаче сертификатов ЭП.
4.19. Изготовление сертификатов ЭП осуществляется удостоверяющим центром в течение одного рабочего дня с даты получения заявления в электронном виде, а также на бумажном носителе в двух экземплярах в течение тридцати пяти календарных дней с даты получения заявления в порядке, установленном Федеральным законом «Об электронной подписи», на основании исполнения условий пункта 4.14 настоящего Положения.
4.20. Сертификат ЭП в электронной форме пересылается в течение пяти минут с момента создания сертификата по электронной почте на адрес уполномоченного сотрудника участника МСЭД, указанный в обращении участника МСЭД на получение сертификата ключа проверки ЭП.
4.21. Сертификат ЭП на бумажном носителе в двух экземплярах отправляется в течение тридцати пяти календарных дней с даты получения заявления в запечатанном конверте через отделение почтовой связи в адрес участника МСЭД, обратившегося за получением сертификата ЭП. При получении обоих экземпляров сертификата ЭП сотрудник участника МСЭД собственноручно подписывается на них. Один экземпляр сертификата ЭП высылается в течение четырнадцати календарных дней с даты его получения в адрес удостоверяющего центра и хранится в удостоверяющем центре, а второй экземпляр хранится у участника МСЭД.
4.22. В удостоверяющем центре все операции, связанные с обращением с ключами ЭП и сертификатами ЭП, осуществляются в соответствии с регламентом удостоверяющего центра.
4.23. Срок действия ключей ЭП и сертификатов ЭП уполномоченных сотрудников составляет один год со дня его выдачи. Замена ключей ЭП и сертификатов ключей подписей с истекшим сроком действия производится в установленном порядке. Порядок их замены определяется удостоверяющим центром.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.