Письмо о задержке поставки товара
Образец письма о задержке поставки товара, доступный для скачивания ниже, иллюстрирует всю важность подобной документации для партнерских отношений компаний. Посредством этого письма один контрагент в приемлемой форме сообщает другому о невозможности поставить товар в оговоренные сроки. Подобного рода бумаги значительно упрощают взаимодействие, предоставляя сторонам возможность вести конструктивный диалог.
Письмо о задержке поставки товара составляется в свободной форме, унифицированных бланков и типовых образцов этого документа не существует. Однако при составлении деловых писем следует соблюдать ряд правил, гарантирующих впоследствии юридическую грамотность предоставления документации.
Оформление письма
Если у организации есть специальные бланки с указанием реквизитов, то всю исходящую документацию лучше составлять на них. Если же таковых нет, то не помешает указать их в заглавии письма. Контрагент имеет право знать, какая из поставок задерживается и от какой организации.
Возможно, при своевременном уведомлении организация-заказчик сумеет организовать работу так, чтобы минимизировать последствия задержки поставки какого-либо товара.
Письмо имеет достаточно простой вид:
Возможные причины задержки
В первой части документа подразумевается обращение к конкретному лицу. Чаще всего это руководитель компании-партнера. Бывает, что письма рассылаются многим мелким клиентам ввиду того, что задерживается крупная поставка, которая должна была удовлетворить спрос многих клиентов. В этом случае бумагу следует разослать на большое количество адресов.
Что же касается конкретной причины задержки, то она должна быть достаточно веской. Все будет зависеть от ситуации. Можно ограничиться общими фразами. Например:
Если же адресат недоволен (что естественно), то можно указать конкретных виновных в ситуации работников. Также в свое оправдание можно рассмотреть меры, которые прилагаются для того, чтобы ускорить поставку товара. Естественно, каждое подобное письмо должно сопровождаться искренними извинениями.
Где регистрируется
Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Если в организации есть такая практика, то ему присваивается собственный номер. Так легче будет восстановить ход переписки.
Кроме того, отметка в журнале (с подписями ответственных за доставку лиц) будет прямым доказательством существования такого документа при возможных судебных разбирательствах.
Возможная реакция
Ни одна из организаций, естественно, не будет рада задержке поставки товара. Различные компании реагируют по-разному. Например:
Если был составлен между сторонами договор о поставках, который предусматривал форс-мажор (и он фактически случился), то поставщик, задержавший товар по уважительным и не зависящим от него причинам, вполне может выиграть суд. При этом он не понесет юридическую ответственность в виде штрафов и пр.
Как бы ни развивались события, уведомить о задержке поставленного товара – необходимо. Так поставщик показывает свою цивилизованность, способность к конструктивному диалогу. Кроме того, ему могут помочь изложить свою позицию дополнения в письмо о задержке поставки товара.
Обоснования
Письмо будет воспринято лучше, если поставщик в нем указывает:
Есть много способов «подсластить пилюлю». Самый действенный метод – выразить откровенно, какие факторы способствовали задержке и какие меры производятся для того, чтобы ускорить поставку товара и не допустить такой ситуации в будущем. Например, можно указать, что:
Срок хранения
Документацию, которая касается поставок, предписано хранить пять лет. Это касается как первичных документов, так и деловой переписки. Однако к письмам о задержке поставок налоговая относится не так строго, так как они могут вообще отсутствовать. Хотя предоставить их необходимо по первому требованию проверяющих, массивом.
Как сообщить клиенту о проблемах с заказом, не потерять его и избежать нервотрепки
От этого не застрахован никто. Подвел поставщик, задержалась доставка в транспортной компании, заболел курьер, и вы понимаете: свой заказ человек не получит в срок. Ситуация сложная, но решаемая. Рассказываем, что делать и как себя вести.
Сообщите покупателю о проблемах
Знаете, что думают покупатели, которых не предупредили? Примерно следующее: “Я все понимаю, конечно. Технические проблемы, пробки, человеческий фактор. Но что мешает просто позвонить и предупредить? Это же дело одной минуты!”.
Как общаться с клиентами в онлайн-чате
Звонок на опережение дает возможность подобрать правильные слова и все объяснить человеку. Кроме того, инициатива здесь в ваших руках. Вы можете все спокойно объяснить, а клиент выслушает, да еще и поблагодарит за предупреждение. Если клиент звонит первым, слушать будете вы. Не факт, что вам дадут слово, чтобы оправдаться. Человек просто выплеснет эмоции и бросит трубку.
Расскажите, почему так произошло
Принесите извинения
Здесь есть фишка: всегда лучше, если извинения приносит не простой менеджер, а руководитель. Если не владелец, то хотя бы директор или старший менеджер. Так вы дадите человеку понять, что он очень важен для компании, раз ему звонит руководство.
Здесь тоже есть тонкий психологический момент. Еще Дейл Карнеги писал о том, как нужно сообщать неприятные новости. Он рекомендовал начинать с хороших новостей, а уж потом переходить к негативу. Так можно нивелировать отрицательные эмоции и снизить градус страстей.
Слева: оправдание. Справа: признание вины компании
“Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович! Вас приветствует старший менеджер интернет-магазина “Название магазина”. Ваш заказ укомплектован и отправлен в транспортную компанию. К сожалению, произошла небольшая задержка на терминале: товар идет сборным грузом, и транспортники не успели собрать полный автомобиль. Наш интернет-магазин и я лично приносим вам свои извинения. Мы сделали выводы из этой ситуации и гарантируем, что это не повторится. Мы можем обсудить варианты дальнейших действий”.
Расскажите о принятых мерах
Так вы дадите понять, что ситуация не повторится в будущем. В причинах мы уже разобрались и озвучили их клиенту. Но этого недостаточно. Чтобы человек заказывал у вас и дальше, нужно убедить его, что такого больше не будет. Например, задержка произошла по вине транспортной компании. Расскажите, что направили в транспортную компанию официальное письмо с просьбой разъяснить ситуацию. А они ответили, мол произошел сбой в программе, который уже устранили.
Пример удачного диалога с клиентом
Предложите человеку варианты
Итак, самое сложное позади. Осталось определить, что делать дальше. Здесь все зависит от самого покупателя. По ходу звонка он может просто отказаться от заказа, если он нужен строго к определенному времени. Это не повод забыть о нем навсегда. Нужно принять меры, чтобы человек остался вашим клиентом.
Загладьте вину
Самый важный шаг, если вы хотите сохранить покупателя. Вариантов здесь множество:
Напишите письмо-извинение
Структура: письмо-извинение клиенту
Это не отменяет звонка менеджера. Просто контрольный выстрел, если можно так назвать. Содержание письма примерно то же, что и озвучил менеджер в телефонном звонке:
Правильно реагируйте на негатив
Допустим, разрулить ситуацию не удалось. Покупатель ушел, хлопнув дверью. И начал изливать свое негодование в социальных сетях, на сайтах отзывов и по другим каналам. С этим тоже нужно что-то делать, иначе возможны серьезные репутационные риски:
Отработка негативного отзыва
Особенности работы в В2В-сегменте
Потеря одного корпоративного клиента может быть куда хуже, чем десяти обычных. Поэтому и подходы будут существенно различаться. Ситуация осложняется строгими договорными отношениями. В документах четко указано, сколько вы должны заплатить за каждый день просрочки.
Вот несколько правил:
Несколько советов напоследок
Чтобы все прошло на высоте, придерживайтесь правил:
Соблюдайте эти нехитрые правила, и результат не заставит себя ждать. Удачи в онлайн-торговле!
Претензия по договору поставки
Формирование претензии по договору поставки происходит в тех случаях, когда одна сторона договора нарушает его условия. Документ относится к разряду официальных и служит способом досудебного урегулирования возникающих разногласий.
Что такое претензия и зачем она нужна
Договоры поставки – документы, которые широко используются в коммерческой деятельности юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Их объектом выступает поставка каких-либо товарно-материальных ценностей в определенном объеме и в установленные сроки.
Если какой-либо пункт договора нарушается, вторая сторона сделки имеет право написать контрагенту претензию. Этот документ позволяет не только озвучить спорные моменты и потребовать их решения, но и не доводить дело до судебной инстанции.
В чем может быть суть претензии
Как правило, претензии касаются различного рода нарушений сделки. Это может быть:
Кроме того, вне зависимости от условий договора допустимо требовать с контрагента выплату неустойки, даже если такого пункта в самом документе нет — это право дает пострадавшей стороне закон.
Когда предъявлять претензию
Порядок и период подачи претензии законодательство не устанавливает, поэтому хорошо, если информация об этом будет включена в основной договор. При отсутствии такого пункта закон говорит о том, что допустимо подавать претензию контрагенту в «разумные сроки», которые, на практике, в большинстве случаев составляют один календарный месяц.
Также не стоит забывать и о сроках исковой давности – в России они длятся три года, – именно в течение этого времени сторона, считающая свои интересы ущемленными, имеет возможность предъявить претензию и обратиться в суд.
Кто составляет претензию
Обычно обязанность по составлению претензий лежит на сотрудниках юридических отделов или специалистах структурных подразделений, ведущих тот или иной договор поставки. В любом случае, это должен быть работник предприятия, обладающих определенными навыками по формированию подобного рода документов и не понаслышке знакомый с законодательством РФ.
Основные нюансы
Как и сами договоры поставки, так и претензии к ним не имеют единых унифицированных форм. Это обозначает, что представители предприятий и организаций могут писать претензии в свободном виде, но при соблюдении в их структуре некоторых стандартов делопроизводства.
Кроме того, существуют сведения, которые в такого рода документах указывать надо обязательно.
В частности, в претензии по договору поставки в «шапку» нужно всегда вносить следующие данные:
Также бланк должен быть озаглавлен и в нем следует обязательно сделать ссылку на основной договор (номер и дату его составления).
Во второй части надо указать суть претензии, в том числе назвать нарушенные пункты и условия договора. Если есть какие-то дополнительные бумаги, фото-видео свидетельства допущенных нарушений, их надо обозначить в документе отдельным пунктом в виде приложения.
После этого следует подытожить все вышесказанное – сюда допустимо не только вписать имеющиеся требования и установить срок для их исполнения, но и предупредить вторую сторону о том, что в случае отказа от выполнения договорных обязательств, заинтересованная сторона оставляет за собой право обратиться в суд (как показывает практика, такая угроза часто оказывается довольно результативной).
Оформление
Как к составлению, так и к оформлению претензии никаких особых критериев не предъявляется – ее можно писать на простом чистом листе бумаги, или на фирменном бланке предприятия, от руки (но только шариковой ручкой) или печатать на компьютере (последний вариант удобен тем, что не нужно «вбивать» реквизиты отправителя).
Единственное непреложное правило, которое надо соблюсти: документ обязательно должен быть подписан директором фирмы или ее представителем, отвечающим за решение конкретных вопросов, в нем обозначенных. При этом подпись должна быть только «живой», использование факсимильных автографов исключено.
Удостоверять претензию при помощи различного рода клише не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право визировать свою документацию печатями и штампами только в том случае, если эта норма прописана в их локальных актах.
Претензия по договору поставки составляется в двух идентичных и равнозначных экземплярах, которые после подписи регистрируются в журнале учета документов, а отправляемый вариант отмечается еще и в журнале исходящей корреспонденции.
Как отправить документ
Переслать претензию можно следующими способами:
После написания претензии
Результат написания претензии может быть разным:
Управление Роспотребнадзора по Республике Марий Эл
Управление Роспотребнадзора по Республике Марий Эл
Защита прав потребителей
Образец претензии в случае нарушения срока передачи товара, приобретенного дистанционным способом
Образец претензии в случае нарушения срока передачи товара, приобретенного дистанционным способом
От кого________________________________
_______________________________________
Адрес:_________________________________
______________________ Тел: ____________
ПРЕТЕНЗИЯ
при нарушении срока передачи товара, приобретенного дистанционным способом
«____» ____________ 20___ года в Вашей организации дистанционным способом
_______________________________________________________ (посредством ознакомления с предложенным описанием товара, содержащимся в каталогах, проспектах, буклетах либо представленным на фотоснимках или посредством средств связи, или иными способами, исключающими возможность непосредственного ознакомления покупателя с товаром либо образцом товара при заключении такого договора – указать нужное)
мной был(а) заказан(а) __________________ стоимостью ________________ рублей ____ копеек.
Оплатив ________, я свои обязанности по договору выполнил(а).
Срок доставки по договору _____ дней.
Однако обязательство по передаче товара Вашей организацией до настоящего момента не исполнено (либо нарушен срок передачи на ____ дней).
В соответствии с п. 23 Правил продажи товаров дистанционным способом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 27 сентября 2007 г. № 612 (далее – Правила), продавец обязан передать товар покупателю в порядке и сроки, которые установлены в договоре.
В соответствии с п. 3 ст. 23.1 Закона РФ от 07.02.1992 г. № 2300-I «О защите прав потребителей» (далее – Закон РФ) в случае нарушения продавцом передачи предварительно оплаченного товара он уплачивает потребителю неустойку за каждый день просрочки в размере половины процента от суммы предварительной оплаты товара.
На основании изложенного, в соответствии со ст. 23.1 Закона РФ и п. 23 Правилами продажи товаров дистанционным способом требую:______________________________, в том числе
(указать одно своих требований)[1]
неустойку в размере _________.
В случае отклонения моей претензии буду вынужден (а) обратиться в суд за защитой своих потребительских прав и, кроме вышеуказанного, буду требовать возмещения причиненных мне убытков и компенсации причиненного мне морального вреда на основании: ст.ст.13, 15 Закона РФ от 07.02.1992г. № 2300-I«О защите прав потребителей»).
Предлагаю спор решить в досудебном порядке.
Претензию прошу рассмотреть в течение 10 дней с момента получения и сообщить о результатах в письменной форме.
Дата _________________ Подпись _____________
ПОРЯДОК ВРУЧЕНИЯ ПРЕТЕНЗИИ
Один экземпляр претензии вручается руководителю (в канцелярию, секретарю) под подпись лица, принявшего документ (с указанием фамилии и должности) с отметкой о дате вручения и заверенную печатью организации на втором экземпляре, который остается у потребителя.
Если это сделать невозможно, один экземпляр направляется в адрес организации заказным письмом с уведомлением о вручении.
[1] В соответствии со ст. 23.1 Закона РФ и п. 23 Правил продажи товаров дистанционным способом, если продавец, получивший сумму предварительной оплаты в определенном договором купли-продажи размере, не исполнил обязанность по передаче товара потребителю в установленный таким договором срок, потребитель по своему выбору вправе потребовать:
Если в договоре срок доставки товара не определен и отсутствуют возможности определить этот срок, товар должен быть передан продавцом в разумный срок.
Обязательство, не исполненное в разумный срок, продавец должен выполнить в 7-дневный срок со дня предъявления покупателем требования о его исполнении.
Как просить об отсрочке платежа
Письмо с просьбой отсрочить платеж — это обращение к контрагенту с предложением отсрочить выполнение обязательства об оплате со ссылкой на уважительные причины просрочки.
Такой документ, как письмо с просьбой отсрочить платеж, законом в документооборот юридического лица не введен. Но он применяется в соответствии с обычаями делового оборота и на основании практики взаимодействий партнеров.
В каких случаях пишется
Обращение составляется в случае невозможности по уважительным причинам выполнить взятые на себя обязательства по оплате уже полученного встречного исполнения. Например, письмо с просьбой об отсрочке платежа поставщику пишется, если товар поставлен, но средств на его оплате у компании нет.
Перечислим уважительные причины для невыполнения условий контракта по переводу денежных средств:
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Шаман»
ИНН 4505413002, г. Курган, ул. Сивкова, 2
Генеральному директору ООО «Некрасов»
Петрову Сидору Олеговичу
Исх. №22 от «30» марта 2020 года
Между нашими организациями подписан договор поставки конфет №222 от 10.03.2020 г. В соответствии с условиями договора ООО «Некрасов» выполнило все условия в полном объеме, товар поставлен в соответствии с накладной от 10.03.2020 г., претензий по качеству нет. Оплату ООО «Шаман» должно было произвести до 20.03.2020 г. К сожалению, из-за финансовых трудностей и иных непредвиденных обстоятельств ООО «Шаман» не может выполнить в срок свои обязательства.
Просим Вас пойти нам навстречу и отсрочить дату платежа на месяц без предъявления штрафных санкций. Гарантируем полностью оплатить долг не позднее 20.04.2020 года.
Директор Константинов Петр Иванович
В любом случае письмо с просьбой предоставить отсрочку платежа составляйте по общепринятым стандартам.
Функции такого обращения
В качестве исходящей от организации инициативы просьба отсрочки платежа по договору выполняет следующие функции:
Далее подробно остановимся на вопросе, как написать просьбу об отсрочке платежа грамотно и профессионально.
См. также: рекомендация от КонсультантПлюс (бесплатный доступ):
Правила составления
Одна из сторон в письменном виде уведомляет другую о возникших финансовых трудностях и невозможности исполнить денежные условия сделки, признавая наличие договора, факт задолженности и сумму. Таким образом, эти реквизиты должны присутствовать в бланке, в противном случае вторая сторона не воспримет всерьез письмо с просьбой отсрочить оплату и проигнорирует его.
Бланк разрабатывается каждой компанией самостоятельно с учетом этих обязательных блоков информации.
Грамотно составленное письмо контрагенту с просьбой отсрочки оплаты должно содержать конкретные реквизиты для идентификации партнера и соглашения:
Эти данные служат идентифицирующими признаками, без них контрагенту сложно определить отправителя и суть обращения.
Структура
Традиционно письмо с просьбой отсрочки платежа по договору состоит из следующих частей:
Рекомендации по заполнению:
Можно указать, что предполагается дальнейшее сотрудничество, такая формулировка вызовет доверие.
Контрагент не обязан положительно отвечать на такое письмо, это необходимо учесть. Взятые на себя обязанности следует неукоснительно выполнять, еще один срыв переводов денежных средств негативно скажется на репутации. Если в контракте указано, как складываются взаимодействия в случае форс-мажора, и есть основания считать обстоятельства таковыми, воспользуйтесь предоставленными соглашением возможностями. Если договоренность о сдвиге срока перечисления денег достигнута, рекомендуется оформить ее в письменном виде.