Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.
Кто и кому может предложить сотрудничество
В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому. Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии. Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.
Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.
Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.
Как написать и оформить письмо
Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.
Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:
Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.
Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец
Чтобы не тратить время на написание, возьмите за основу наш шаблон, пример письма о сотрудничестве, и добавьте вашу специфику.
Директору (Ф.И.О.) ________
Предложение о сотрудничестве
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем вам взаимовыгодное партнерство в сфере _____, наше предприятие_________ занимается поставкой оборудования с ______года.
Мы заинтересованы в долгосрочном взаимодействии на взаимовыгодных условиях (суть предложения) _____________________________.
Выгоды совместного проекта _____________________________________.
Надеемся на плодотворное сотрудничество. По вопросам обращайтесь к специалисту по маркетингу (Ф.И.О.). Телефон _____________, e-mail ______.
«__»__________ ____ г.
Это готовый образец послания от организации к заказчику.
А вот пример приглашения к партнерству поставщика.
Как отправить письмо адресату
После старательного оформления важно, чтобы корреспонденция дошла до адресата. Доставка осуществляется разными способами:
Если такие послания поступили в компанию, не на каждое из них необходимо сразу отвечать. Часто корреспонденция попадает в качестве массовой рассылки. Тогда отвечать стоит, только если вас заинтересовало предложение. Другой разговор, если послание принадлежит серьезной известной организации или текущим контрагентам. Тогда решить вопрос, как ответить на письмо о сотрудничестве, не составит труда:
Письмо-предложение о сотрудничестве: образец, пример
Кто и кому пишет
Письмо-предложение о сотрудничестве составляет уполномоченный на это сотрудник, который занимается развитием бизнеса или подобным направлением. Текст подобного письма обязательно должен быть согласован с руководителем организации. Подобные предложения может составлять и сам руководитель компании.
Письмо составляется на имя директора компании, с которой в дальнейшем планируется сотрудничество. Также адресатом может выступать замдиректора или любое лицо, которое занимается подобными вопросами и имеет полномочия принимать решения о возможных сотрудничествах. Но все деловые предложения о сотрудничестве в итоге рассматриваются руководством организации.
Общие правила
Самое главное, что нужно помнить, – предложение является своеобразным крючком, который должен зацепить потенциального партнера. Текст письма должен быть содержательным, интересным и грамотным. Идеальным исходом прочтения подобного письма будет запрос коммерческого предложения или прайса на товары и услуги.
Несмотря на то что предложение о сотрудничестве (образец его будет представлен далее) считается официальным документом, какой-то стандартной формы нет. Составляется письмо в свободной форме или же по шаблону, который разработан в конкретной организации, исходя из поставленных задач и возможностей предприятия.
Составляя предложения, нужно следовать элементарным правилам русского языка, делопроизводства и деловой этики.
Прежде чем писать письмо, следует узнать реквизиты того сотрудника, с кем предполагается общение.
Итак, предложение будет состоять из:
Основная часть
Как написать предложение о сотрудничестве так, чтобы оппонент не рассматривал другие приглашения? Основная часть письма должна содержать суть всего предложения. Здесь неуместны витиеватые высказывания и размытые фразы, долгие и запутанные предложения, а также специальная терминология. Суть письма – четкая, ясная и лаконичная. Акцент ставится на особые черты и выгодное предложение.
В основной части о компании-отправителе нужно упомянуть, но это должен быть только год, с которого она работает и основные виды деятельности. На данном этапе иная информация будет излишней.
Также можно указать действующих партнеров или клиентов организации, которые непременно отзываются только положительно о деятельности компании.
В заключении письма можно дать ссылку на официальный сайт, где содержится более подробная информация об организации, а также другие дополнительные сведения, не указанные в предложении.
В том случае, если текст получается длинным, но вся информация важна для прочтения, его следует разделить на абзацы и выделить важные пункты. Так восприятие будет полным, а большой текст будет восприниматься проще.
Главную мысль письма или важный посыл нужно расположить либо в начале, либо в конце. Весь секрет в том, что данные части больше откладываются в подсознании читающего.
Как показывает практика, тот, кто получает письмо-предложение о сотрудничестве (образец далее), готов тратить на его прочтение не больше 60 секунд, этот факт тоже надо читывать при составлении письма.
Обязательная информация
Составляя предложение, непременно нужно помнить об обязательной информации, содержащейся в нем. Это:
К предложению могут прилагаться дополнительные документы или ссылки на законодательные акты и нормы, имеющие непосредственное отношение к предложению о сотрудничестве.
Оформление
Оформить письмо можно несколькими способами:
Первый вариант, конечно, несколько устаревший, но в некоторых случаях оказывается наиболее эффективным, ведь бывают руководители, которые не приемлют новых технологий и предпочитают общаться и работать «по старинке».
Второй вариант более привычен и удобен. Во-первых, в электронной форме наверняка есть заготовка официального бланка организации с необходимыми реквизитами, а во-вторых, если предложения составляются постоянно, то возможно наличие готового шаблона письма, где нужно только подставить адресата и, возможно, поменять некоторую информацию, корректную в конкретном случае.
Предложение может составляться в любом количестве экземпляров, но вначале оно обязательно содержит обращение, а в конце – подпись отправителя.
Дату нужно ставить только в тех ситуациях, когда предложение содержит акции или специальные условия, активные определенное количество времени.
Регистрировать предложение о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.
Как «заставить» сотрудничать
Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения.
Прежде чем писать письма, нужно хорошо изучить своего оппонента: на что он может согласиться, а что для него неприемлемо. Ведь одним словом или фразой можно моментально испортить представление о целой компании.
Нужна ли благодарность
Еще один немаловажный момент предложения о сотрудничестве – благодарность. В конце подобных писем в обязательном порядке должна стоять благодарность за уделенное время и прочтенное письмо.
Это говорит как о серьезности организации, так и об элементарной вежливости за отнятое время у оппонента.
Подобные письма не будут содержать благодарности по умолчанию, так как это индивидуальный подход каждой организации к своему потенциальному партнеру или клиенту.
Отправление
Итак, каким способом лучше всего отправить письмо-предложение о сотрудничестве (образец представлен ранее)?
Сделать это можно по-разному, каждая организация выбирает для себя более приемлемый и удобный вариант. Рассмотрим самые распространенные:
Итак, теперь вы знаете что такое письмо-предложение о сотрудничестве, как его составить и отправить.
Правила составления предложения о сотрудничестве
В бизнесе часто приходится предлагать сотрудничество другим фирмам. Чтобы заинтересовать другого предпринимателя в партнерстве, необходимо составить соответствующий документ и в нем показать все возможные выгоды от общей работы. Документ, на первый взгляд, похож на компред для продаж, однако имеет другие правила составления.
Зачем составлять предложение о сотрудничестве?
Когда речь идет о нескольких отдельных компаниях, совместная работа представляет собой сделку. Каждый партнер вкладывает в проект свои ресурсы – деньги, идеи, специалистов для того, чтобы получить что-то взамен – известность, лояльность клиентов, дополнительную прибыль. Но, как известно, сделка начинается с оферты, то есть с документа, в котором описываются условия сделки, выгоды и обязанности.
Предложение о сотрудничестве тоже можно сравнить с офертой. Это одна из разновидностей деловой документации, в которой содержатся классические элементы делового письма, УТП и рекламное описание совместного проекта. По сути, единственная цель документа – убедить потенциального партнера в выгоде от общего проекта.
Составлением документа занимается работник из отдела развития или лично руководитель компании, если потенциальный партнер – крупный и важный игрок рынка. Отправляется документ директору другой фирмы или также в отдел развития, если его работники имеют право принимать решения. Есть сложность при составлении: не существует стандартов оформления и содержания. Оно может составляться в свободной форме или по шаблонам, принятым в компании.
Структура документа
Хоть стандартов содержания нет, но можно выделить смысловые блоки, которые усилят предложение о сотрудничестве.
Приветствие
Любое деловое письмо начинается с приветствия. Его адресуют либо конкретному работнику, с которым ведется обсуждение проекта, либо организации в целом. В обоих случаях письмо может составляться индивидуально для конкретного потенциального партнера, так и универсальный вариант, который рассылается массово.
Приветствие необходимо визуально отделить от остальной части письма. Например, можно использовать иной шрифт, курсив, паттерн в фирменных оттенках или графический декор.
В зависимости от типа адресата, выбирается форма приветствия. Партнер, как и клиент, может быть знаком или не знаком с продукцией компании. Если потенциальный партнер не знает о компании-отправителе письма, он считается холодным. Если он хоть что-то знает или уже сотрудничал в прошлом, то такой потенциальный партнер считается теплым или горячим. Вот какие есть нюансы при обращении к адресату:
К блоку приветствия можно отнести и шапку письма, в котором прописывается название фирмы-отправителя и его логотип. Однако в шапке не желательно использовать флаг или герб страны. Даже если у компании есть на это право, наличие таких символов может отпугнуть некоторых предпринимателей.
Заголовок письма
Заголовок письма – это то, на что обращает внимание адресат, когда открывает свою электронную почту и видит список непрочитанных писем. Здесь необходимо прописывать суть сообщения. Например, указать прямо: «Совместный проект: предложение от компании N».
Второй заголовок пишется в письме после шапки и приветствия. Здесь допустимы вольности, ведь этот заголовок должен выделять письмо из массы аналогичных. Вот что можно написать в заголовке:
Однако стоит избегать клишированных фраз и слишком длинных предложений. Иначе читатель не сможет уловить суть заголовка и не захочет изучать письмо дальше.
Суть предложения
После заголовка необходимо перейти к основному тексту. Необходим перечень товаров и услуг, которые компания предлагает клиентам. Это необходимо прописать, чтобы партнер сразу определил, есть ли пересечения целевых аудиторий. Если такого пересечения не обнаружится, то и в коллаборации компания заинтересована не будет.
Но, описывая свою продукцию, следует ориентироваться, прежде всего, на планируемый сценарий сотрудничества. Например, если компания хочет открыть еще один филиал в соседнем регионе, следует описать свою историю в нынешнем городе, сделать акцент на стабильный спрос. Если компания хочет получить в свое пользование новое оборудование, можно рассказать о количестве заводов на территории региона или страны, о количестве производимой продукции. Но если компания хочет запустить новую линейку продукции и привлечь новый сегмент ЦА, то и рассказывать следует о своих продажах и о своих действующих клиентах.
Однако слишком подробно описывать предложение тоже не стоит. Суть нужно изложить кратко и емко, чтобы все детали потенциальный партнер узнал при созвоне или во время личной встречи. Главная цель этого смыслового блока – показать, что две организации могут быть друг другу полезны, и заинтересовать получателя письма.
Завлечение
Задача следующего смыслового блока – убедить потенциального партнера в том, что ему выгодно ответить на письмо с предложением. Для убеждения можно использовать все доступные средства. Например, пообещать гарантии, компенсацию затрат в случае неудачи совместного проекта, скидки на приобретения товара. Важно давать такие обещания, которые компания точно сможет выполнить.
Блок завлечения должен заканчиваться призывом к действию. Например, сначала необходимо указать все выгодные условия сотрудничества для партнеров, а потом призвать позвонить или ответить на письмо для получения подробностей.
Контактные данные
Чтобы потенциальный партнер мог связаться с компанией, необходимо после призыва к действию указать контактные данные. Желательно указать несколько вариантов связи, например, мобильный и городской номер отправителя, номера разных подразделений компании, ссылки на страницы в соцсетях (компании и того работника, который пишет письмо), а также юридический адрес и электронную почту. Чем больше способов связи получит потенциальный партнер, тем выше вероятность, что он ответит на предложение сотрудничества.
Благодарность
В конце письма важно поблагодарить адресата, ведь он уделил внимание письму и изучил его. Для этого смыслового блока подходят стандартные фразы, например:
Как составить идеальное предложение: советы новичкам
Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:
После отправки предложения можно выждать несколько дней, убедившись, что письмо открыто. Затем допускается перезвонить адресату самостоятельно и узнать, заинтересовало ли предложение. Если нет, то можно уточнить причины этого. Такой подход позволит вносить изменения в структуру документа, добавлять больше выгод для партнеров. Тогда в будущем адресаты охотнее согласятся на совместный проект.
Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить
Развитие бизнеса невозможно без новых партнеров. Первый шаг успешных переговоров и возможность составить благоприятное мнение о компании — предложение о сотрудничестве. Если правильно предложить сотрудничество, составить и оформить письмо, можно рассчитывать на успех.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это обращение к компании, которое содержит приглашение к партнерству, условия работы, рекламу и другую коммерческую информацию.
Главная задача письма – привлечь внимание получателя, побудить его заключить сделку, купить товары или услуги. Это не просто, ведь партнеры ежедневно получают десятки писем о сотрудничестве, большая часть которых отправляются в корзину непрочитанными.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Предложение составляют, если появилась перспектива выгодных совместных проектов, и нужно наладить деловые отношения. Иногда предложение отправляют бывшим партнерам, с которыми нужно возобновить сотрудничество.
Учитывая бэкграунд отношений с партнерами и клиентами, выделяют три вида предложений:
Обращаются к компаниям, которые никогда не слышали об отправителе. Часто это шаблонные письма. Их цель – привлечь внимание адресата и побудить его вступить в переписку или узнать о деталях.
Это письма к аудитории, которая заинтересована в сотрудничестве, например, клиенты, которые оставляли заявку на сайте. Такие письма уже частично персонифицированы: при составлении учитывают всю известную информацию об адресате. Цель теплых предложений о сотрудничестве – добиться дальнейшего общения: созвона, встречи для обсуждения деталей.
Отправляются партнерам и клиентам, с которыми на встрече или в переписке уже оговаривалось сотрудничество. Предложение о сотрудничестве в этом случае — способ детализировать и закрепить информацию об условиях и выгодах партнерства. Здесь уже не идет речь о шаблонах: сообщение должно быть полностью персонифицировано.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Алгоритмы составления такого письма различаются в зависимости от управления и размера организации. Обычно «скелет» письма прорабатывают маркетологи или секретари, знакомые с этикой делового общения. Они же могут создавать письма для рассылки, где не требуется персонификация.
Горячие сообщения составляют менеджеры по продажам, которые знают о потребностях клиентов и партнеров и могут их заинтересовать. Иногда к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.
Письмо о сотрудничестве согласовывает руководство компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.
На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве
Если предложение адресовано компании в целом, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. Сообщение обращают и к конкретным отделам или направлению. Тогда указывают имя начальника этого отдела.
Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.
Структура письма
Письмо с предложением о сотрудничестве можно составить по шаблону, используя типичную структуру. Этот подход подойдет для холодных обращений. Но понимание логики составления предложения пригодится и тем, кому нужно написать сложное персонифицированное письмо. Рассмотрим пункты подробнее.
Приветствие
Задает тон письму, на него обращают внимание в первую очередь. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.
Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Письмо можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают в шапке документа и не используют в письме.
Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.
Заголовок
По заголовку должно быть понятно, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам, и само содержание письма. Есть универсальные правила для создания эффектного заголовка :
Нет требований к длине заголовка: он может быть длинным, но цепляющим, или коротким, но информативным.
Смысл предложения
Опишите суть, важные детали. Главное – это оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, что получит партнер, за что он должен платить. Посмотрите на предложение глазами клиента: почему он должен заключить сделку с вами или купить ваши товары?
Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.
Завлечение адресата
Приведите дополнительные логические или эмоциональные аргументы, намекните на срочность предложения или укажите причину для оформления заказа у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите заказ до первого марта и получите скидку 25%».
Контакты
Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все возможные варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.
Чтобы собирать заявки из всех источников даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.
Виджет обратного звонка для сайта
Благодарность
В правилах делового этикета принято выражать благодарность адресату за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.
Общие правила написания
При написании важно следовать правилам, эффективность которых доказана практикой. Расскажем о самых важных.
Основная часть
Предложения о сотрудничестве нужно писать простым языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. Придерживайтесь главных принципов:
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании в первый раз. А вот теплые и горячие могут быть очень подробными.
Хороший язык и соблюдение правил деловой переписки увеличат шансы на получение обратной связи от адресата.
Обязательная информация
При создании письма:
Конкурентные преимущества
Чтобы определить, какие преимущества имеет компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории: естественные и искусственные.
Естественные – особенности компании, которые позволяют ей выделяться среди конкурентов: сроки доставки, цена, репутация. Это объективные факты, описывать их легко: для многих клиентов быстрая доставка, низкая цена или надежность партнера принципиальны.
Если естественных преимуществ нет, то заинтересовать клиента помогут искусственные: акции и бонусы, гарантии, личный бренд, отзывы и кейсы. Чтобы убедить клиентов, используйте цифры и факты из рабочей практики.
Правила оформления
Формальных правил для таких писем не существует. Если речь о бумажном письме, то их можно оформлять на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.
Образец письма
Пример предложения о сотрудничестве может быть таким:
Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании «NNN».
Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook, Instagram. В услугу входит:
Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.
Кто мы? Компания «NNN» 6 лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. У нас все серьезно: не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали более 400 SMM-проектов, которые ежедневно приносят новых клиентов.
Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.
С уважением, Николай Иванов, +7 901 111 11, skype: nik_ivanov».
Отличительные признаки хорошего письма о сотрудничестве
Стиль письма можно оценить по следующим признакам:
А красивое оформление сделает письмо о сотрудничестве еще более привлекательным.
Что недопустимо при составлении предложения о сотрудничестве
Потенциального партнера или клиента гарантированно оттолкнут:
Поэтому перед отправкой стоит еще раз проверить качество составления документа.
Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологий речевой аналитики Предикт Calltouch. С помощью сервиса вы выясните, что действительно интересует клиентов и какие звонки приводят к продажам, а также проконтролируете работу менеджеров.
Предикт
Когда ждать ответа на письмо
Это зависит от ценности обращения. Если отправляете бумажное письмо, учтите время доставки. Намного быстрее получатели реагируют на получение е-мейла : на горячие предложения в среднем отвечают в течение 4 часов.
Заключение
Поиск новых возможностей для сотрудничества полезен бизнесу на разных этапах развития. Эффективные письма с предложениями о сотрудничестве приведут потенциальных партнеров и увеличат клиентскую базу. При составлении нужно учитывать правила и критерии эффективности, а также накопленный опыт.
Теперь вы знаете какие однокоренные слова подходят к слову Как написать письмо о партнерском сотрудничестве, а так же какой у него корень, приставка, суффикс и окончание. Вы можете дополнить список однокоренных слов к слову "Как написать письмо о партнерском сотрудничестве", предложив свой вариант в комментариях ниже, а также выразить свое несогласие проведенным с морфемным разбором.
| Директор ______________ | _______________ |