Как вести деловую переписку на английском
Чтобы не показаться грубым и донести свою мысль
Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте
Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».
В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.
Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.
Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.
Структура письма
В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:
Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.
Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.
Обращение
Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».
В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.
Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:
Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;
Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;
Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;
Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;
To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.
Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.
Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.
Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.
Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.
Благодарность за письмо
Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.
В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.
Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:
Как написать личное электронное письмо на ОГЭ по английскому языку в 2021 году?
Задание № 35 на ОГЭ по английскому языку – написание личного письма.
В 2021 году формат личного письма на ОГЭ по английскому языку изменился – давайте научимся писать новый вариант!
В демонстрационной версии ФИПИ на 2021 год нам предлагается следующее письмо-стимул:
Требуется написать ЭЛЕКТРОННОЕ письмо другу, в данном случае – Бену, при этом в письме нужно полно ответить на заданные вопросы (я подчеркнула их в задании синим цветом).
Количество слов: 90 – 132 (так как допускается отклонение в 10% от указанных границ в 100-120 слов). Если Вы пишете меньше 90 слов, то письмо проверяться не будет. Если Вы пишете больше 132 слов, то эксперт будет проверять первые 120 слов, поэтому укладывайтесь в заданные рамки!
Считаем все слова, начиная с обращения, артикли, предлоги и другие служебные слова также считаются.
При этом за одно слово считаются:
Далее мы рассмотрим, что должно быть в содержании Вашего личного электронного письма.
ПЛАН ПИСЬМА:
Обратите внимание, что в новом формате адрес указывать НЕ НУЖНО!
КРИТЕРИИ ОЦЕНИВАНИЯ ПИСЬМА:
Максимальное количество баллов – 10
Давайте рассмотрим следующий образец письма:
Обратите внимание! Вместо слова letter лучше использовать email/message.
В данном письме 108 слов.
В обращении должно быть имя, после имени не забываем ставить запятую!
В двух предложениях должна быть следующая информация: благодарность за полученное письмо и ссылка на предыдущие контакты:
Thank you for your recent letter! I was happy to hear from you again!
В следующем предложении желательно написать о том, почему мы не могли ответить ранее и извиниться за задержку:
I’m sorry I couldn’t answer earlier because I was busy with my exams.
Переходим к ответам на вопросы при помощи такого соединительного предложения:
In your letter you asked me about films.
Отвечаем на каждый вопрос одним сложным или двумя простыми предложениями. Одно простое предложение в качестве ответа на вопрос считается как неполный ответ.
As for me, I like different kinds of films, but my favourite genre is adventure. Well, I prefer watching films in the cinema. It is so exciting to watch them on a large screen! You know, if I had a chance, I would make a film about friendship.
Завершаем письмо, указывая причину:
I have to go now because I’ve got a lot of homework to do.
Указываем ссылку на будущие контакты:
Hope to hear from you soon!
Пишем завершающую фразу и Ваше имя на отдельной строке, точки в конце не ставим:
Для осуществления логической связи между предложениями Вам необходимо использовать в тексте письма вводные слова и выражения, а также личные местоимения.
В данном примере были использованы:
As for me, – что касается меня
Well, – имеет значение “ну / что ж / хорошо”, но часто не переводится на русский язык.
You know, – ты знаешь
В письме достаточно 2-3 таких выражений, но не более, не перегружайте ими письмо.
Надеюсь, данный вариант написания личного письма Вам пригодится на экзамене!
Как написать письмо по английскому языку фразы
Одним из заданий в ЕГЭ по английскому языку является написание личного письма в ответ на письмо «англоговорящего друга по переписке». Написание письма на иностранном языке является несложным заданием, которое необходимо выполнить максимально быстро, чтобы оставить время на выполнение других заданий. Итак, рассмотрим единые правила написания личного письма.
Данная инструкция актуальна для ЕГЭ, но ей можно пользоваться и на ОГЭ с учётом того, что:
● на ЕГЭ просят задать 3 вопроса, а на ОГЭ – нет;
● объём письма на ЕГЭ составляет 100-140 слов, а на ОГЭ 100-120.
В правом верхнем углу укажите адрес в следующем порядке:
номер дома, название улицы
город
страна
Допускается указывать адрес в кратком виде, например:
Moscow
Russia
Под адресом, пропустив строку, необходимо написать дату письма:
June 4th, 2019
4 June 2019
или менее формально:
04/06/19
Письмо начинается с неофициального обращения. Если в задании имя вашего собеседника не указано, его следует придумать:
Dear Tim,
Dear Rebecca,
После обращения обязательно ставится запятая!
Разделите текст письма на несколько логических абзацев, каждый из которых начните с красной строки.
1. В первом абзаце вам следует поблагодарить своего друга за его письмо:
Thanks (a lot) for your (last) letter.
Your last letter was a real surprise.
I was glad to get your letter.
It was great to hear from you! / It was great to hear that… / I was happy to hear…
Вы можете также извиниться за то, что не писали раньше:
Sorry I haven’t written for so long but …/ Sorry I haven’t been in touch for so long.
I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.
и/или упомянуть какой-либо факт из полученного письма:
I’m glad you passed your History test!
Sounds like you had a great time in London!
Great news about your…!
2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны раскрыть все аспекты, указанные в задании. Не забудьте задать необходимые вопросы.
Предполагается, что письмо должно быть написано в неформальном стиле, поэтому Вы можете использовать неформальные слова-связки, такие как well, by the way, anyway, so, разговорные выражения типа Guess what? Или Wish me luck! а также восклицательные знаки.
3. В последнем параграфе следует объяснить, почему вы заканчиваете письмо:
Well, I’d better go now as I have to do my homework.
Anyway, I have to go now because my Mum asked me to help her with the washing up.
I’ve got to go now! It’s time for my favourite TV show.
и упомянуть о дальнейших контактах:
Write (back) soon!
Take care and keep in touch!
Drop me a letter when you can.
Hope to hear from you soon.
I can’t wait to hear from you!
В конце письма на отдельной строке указывается завершающая фраза-клише, которая зависит от близости автора и адресата. После неё всегда ставится запятая! Ниже приводятся возможные варианты от наименее формального (1) к более формальному (7):
1) Love,
2) Lots of love,
3) All my love,
4) All the best,
5) Best wishes,
6) With best wishes,
7) Yours,
На следующей строке под завершающей фразой указывается имя автора (без фамилии!). Например:
Andy или Kate
Таким образом, письмо к другу имеет следующий вид:
Итак, приведем некоторые удачные примеры выполнения задания по английскому языку. Для удобства мы не будем указывать адрес и дату справа.
You have received a letter from your English-speaking pen-friend Mary who writes
. It was great to hear that you went to Italy during your spring holidays. I have always wanted to visit this wonderful country. Did you enjoy your journey? What places of interest did you visit? What impressed you most of all? Did you like your hotel?
As for me, I am awfully tired because we’ve got too many tests at school. Can’t wait for the summer break.
Write a letter to Mary.
In your letter
• tell her about your journey to Italy
• ask 3 questions about her plans for the summer
Dear Mary,
Thanks a lot for your letter. I hope you passed all your tests!
First of all, let me tell you about my one-week package holiday to Rome. Everything was OK, but we didn’t like our hotel. It was too noisy and the food was awful. We even had a stomachache and consulted a doctor. However, all the excursions were extremely interesting. We visited the Vatican and were impressed by the famous St. Peter’s Cathedral. I also enjoyed the Colosseum and other sights of Rome. All in all, we enjoyed our holiday.
And what about you? What are your plans for the summer? Will you come to visit us? Russia is a unique country and I’ll show you lots of interesting things. If you make up your mind, let me know what cities you would like to visit.
Hope to hear from you soon.
Lots of love,
Lucy
This is part of a letter from your English-speaking pen-friend.
. Do you often have arguments with your parents? I do. My mother thinks that I spend too much time hanging around with my friends. Do you often meet your friends?
What do you usually do together? And what do you do when you disagree with your parents about how you spend your free time?
Write back soon.
Love,
Ann
Write back to Ann.
In your letter
• answer her questions
• ask 3 questions about her relations with her younger sister
Dear Ann,
Thanks for your letter. I’m glad you passed your History test!
I’m sorry you don’t get on well with your parents. As for me, I have practically no problems with mine, although we do quarrel sometimes because I spend too much time playing computer games. In this case I try to talk to them and find the way out. Unfortunately, I can meet my friends only at weekends and we usually play football together. It’s our favourite game.
And how do you get on with your sister? Do you play together? Do you help her with her homework? I wish I had a sister or a brother!
Anyway, keep smiling whatever happens! I’d better go now as I’ve got loads of homework to do (as always).
Write back soon!
Lots of love,
Kate
You have received a letter from your English-speaking pen-friend who writes
. We moved to a new house a few weeks ago and I changed school. At first I was a bit afraid but I made new friends sooner than I expected. The teachers are nice and everything seems to be working out well. And what about you? Have you made any friends in your new school? Do you enjoy studying there? Have you got any new subjects this year?
I’ve got to go now! It’s time for my music lesson. Drop me a line when you can.
Lots of love,
Emily
Write a letter to Emily.
In your letter
• answer her questions and tell her about your new school
• ask 3 questions about her preferences in music
Dear Emily,
Thank you for your letter. It was great to hear about your new house!
As for my new school, it’s very big! It has three computer rooms and wonderful sports facilities. Actually, it seems a nice place and I enjoy studying there. The kids in my class are very friendly. I’ve already made some new friends and we often meet after classes. I’ve got only one new subject this year. It’s Economics and I’m beginning to think that it’s not difficult, after all!
By the way, what music styles do you enjoy? Have you got any favourite bands? Would you like to go to their concert? As for me, I prefer Radiohead. They are cool!
I’d better go now. Mum wants me to help with the housework. Take care and stay in touch!
Lots of love,
Ann
This is part of a letter from Harry, your English pen-friend.
. I’m fine but I’ve got a very busy week ahead. I’m a member of the school team and we are preparing for an important match in the National Championship. Are you fond of football? Do you watch football matches on TV? What other sports do you enjoy?
Well, I’d better go now. I’ve got to do some more training — I don’t want to lose this match.
Take care and write back soon.
Write back to Harry.
In your letter
• answer his questions
• ask 3 questions about his preparation for the match
Dear Harry,
Hi! How’s it going? Thanks for your last letter. I’m glad you are in your school football team now!
In your letter you asked me about football. Well, I’m really fond of it. It’s a great game and I’m always happy when my team wins. But I don’t watch football matches on TV because it’s rather boring. I prefer playing to watching as it’s more exciting. I’m also keen on roller-skating. It’s fun to take part in street competitions and to perform different tricks.
Anyway, what about your preparation for the National Championship? Do you work hard? How many times a week do you train? Do you get on well with your team-mates?
Well, I’d better go now as I have to tidy up my room. Write back soon!
All the best,
Ivan
You have received a letter from your English- speaking pen-friend George who writes
. At school we are doing projects on famous singers from different countries. Could you telI me about any famous Russian singer? What is he or she famous for? How long has he/she been singing? Do you enjoy his/her songs? Have you ever been to his/her concerts?
As for my school trip to London last week, it was really wonderful.
Write a letter to George.
In your letter
• tell him about the singer you admire most of all
• ask 3 questions about his trip to London
Dear George,
Thanks a lot for your letter. Sounds like you had a great time in London! What impressed you most of all? Did you take any pictures? Were you tired?
I’m glad I can help you with your project on famous singers. Well, my favourite singer is Dima Bilan. He made his debut at the festival ‘New Wave’ in 2002 so he has already been singing for 10 years. Now Dima is a famous pop singer known for his songs like ‘Never Let You Go’ and ‘Believe’. I enjoy his songs because of his beautiful voice. Un-fortunately, I’ve never been to his concerts but I’d love to.
Anyway, let me know if you have any other questions. I’d better go now as I have to take my dog for a walk. Write soon!
Yours,
Alex
This is part of a letter from your English-speaking pen-friend.
. So you see that I enjoy films based on true historic facts whereas most of my friends are fond of soap operas. Do you agree that soaps don’t show life realistically? What kind of films do you like watching? Do you prefer watching films in the cinema or at home? Why?
We all miss you, too. Everybody sends their love. Can’t wait to see you in the summer. Write back soon.
All my love,
Tina
Write back to Tina.
In your letter
• answer her questions
• ask 3 questions about her family
Dear Tina,
Thanks for your letter. I’m glad you liked the postcard I sent you!
In your letter you asked me about my attitude to soaps. Well, I agree that soaps don’t show life realistically because their plots are rather unbelievable and all emotions are exaggerated. As for me, I prefer whodunits, which keep me in suspense till the very end. I usually watch films at home but I never miss a chance to go to the cinema with friends. It’s much more exciting to watch films together.
I miss you greatly! Write back soon and tell me all your latest news. How is your sister? Has she passed her driving test? And what about your mother? Has she got over the flu?
I’d better go now as I promised mum to help her with the washing.
Love,
Ann
You have received a letter from your English- speaking pen-friend Rob who writes
. and then there’s this chess tournament on Saturday. If I win, I’ll be the champion of our school. Who knows?
Oh, yeah. I wanted to ask you something. We have to write a report on technology for school. Could you tell me a few things about how you use technology in your life? You know, computers, mobiles, TV, that sort of things. Oh, and tell me something about the other members of your family, too, and how they use technology.
Anyway, I was talking to Sam the other day and he says that.
Write back to Rob.
In your letter
• answer his questions
• ask 3 questions about playing chess
Dear Rob,
It was great to hear from you! I’m glad you managed to talk to Sam. Please give my best regards to him.
You asked me about technology. Well, I’ve got a new mobile. It’s got a camera so I’m taking lots of pictures at the moment. I’ve also got a computer but I use it mainly for surfing the Net. Of course we’ve got things like a TV, a DVD player and a music centre. My parents usually watch TV whereas my brother spends hours playing computer games.
Anyway, I’m glad you’ve made such progress in chess. Is it difficult to learn how to play it? Will I be able to do it on my own? How can I get started?
I’ve got to go now as I’m helping my Dad in the garage.
All the best,
Andrew
This is part of a letter from Jane, your English pen-friend.
. My home town is rather small but I like it. The people here are very friendly and they try and keep our town clean and beautiful. And do you enjoy living in a big city? How do you spend your spare time there?
Anyway, I’m thinking of travelling around Russia next summer. Could you tell me what weather to expect? Should I take warm clothes with me.
Write a letter to Jane.
In your letter
• answer her questions
• ask 3 questions about her home town
Dear Jane,
Thanks for your letter. I’m glad you’re going to visit Russia. The weather in summer is usually hot so I don’t think you’ll need lots of warm clothes. However, you’d better take a jacket as nights can be quite cool.
In your letter you asked me about the life in a big city. As for me, I enjoy living in Moscow as there are lots of parks and cosy cafes, museums and galleries. In the evenings I usually go for a walk with my friends and at the weekend we go to the theatre or visit a museum. Have you got any museums in your town? Are they free for students? Are there any sports facilities?
I’d better go now as I’ve got to do my homework — boring! Can’t wait to see you!
Lots of love,
Rita
This is part of a letter from your German pen-friend.
. I find it a bit difficult to understand English grammar. What about you? Do you do grammar exercises? Do you think that it’s necessary to remember all grammar rules?
Have you got any plans for the summer? I was thinking of going to a language school in the UK to improve my English. It would be a lot more fun if we went together. What do you think?
Anyway, I have to go now as I’m helping my Dad in the shop.
Hope to hear from you soon.
All the best,
Kerstin
Write back to Kerstin.
In your letter
• answer her questions
• ask 3 questions about the trip to the UK
Dear Kerstin,
Thanks for your letter. I’m glad your arm is out of plaster now!
I agree with you that English grammar is rather difficult so I think it’s necessary to learn grammar rules and to do exercises. As for me, I do it on a regular basis.
Going to a language school together is a great idea! We could practise our English and visit lots of places of interest. I’m absolutely free this summer so I can go whenever you like.
Write and tell me what dates suit you best. Which course would you like to do? What level do you think we are? Where would you prefer to stay? Meanwhile, I’ll make some enquiries about language schools in the UK. I’ll get in touch soon. I hope it all works out!
Lots of love,
Helen
This is part of a letter from Adam, your English pen-friend, whom you’re going to visit in summer.
. As for me, I’m crazy about skateboarding and I love rock and pop music. I think my favourite band at the moment is Radiohead. Do you know them? What kind of things do you like doing and what music do you enjoy?
Is there anything you particularly want to do while you’re here? / guess you’ll be busy at the language school during the day, but we can do something in the evenings and at weekends. Also, let me know if there are any kinds of food you don’t like.
Write back to Adam.
In your letter
• answer his questions
• ask 3 questions about his family and the language school
Dear Adam,
Thanks for your letter. It was great to hear from you. I can’t wait to meet you and your parents in July!
Well, we’ve obviously got a lot in common. I’m also crazy about rock music and my favourite band is Radiohead, too! I’ve never done skateboarding, though, but I’d love to try. I enjoy basketball and I love playing computer games. Do you?
I’m a bit worried about the language school. Is it far from your house? Should I bring any books with me? Will I have to do much homework? If I have, I’m afraid I’ll be busy in the evenings. Actually, I wouldn’t mind any activity. It will be fun just to be in another country.
Anyway, I know we’re going to be really good friends. Please write back soon.
All the best,
Sasha
Будет очень полезно перед сдачей экзаменов написать шаблон письма, по которому вы будете выполнять задание на экзамене.
В нашей подборке материалов помимо множества полезных материалов Вы можете найти 31 готовое письмо, а также шаблон для написания письма:
Материалы по английскому языку (ЕГЭ)
Материалы по английскому языку (ОГЭ)