Как заверить трудовую книжку в 2021 году
kak_zaverit_trudovuyu_knizhku_v_2021_godu.jpg
Похожие публикации
Заверение трудовой книжки в 2021 году осуществляется по нормам ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст). Работник вправе получить от работодателя копию трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ для любых целей. Для реализации такого права достаточно обратиться к работодателю с заявлением произвольной формы. Наниматель не может требовать от сотрудника расшифровки причин запроса копии трудовой (это делается заявителем по собственному желанию). В трехдневный срок требуемые копии должны быть оформлены соответствующим образом и выданы заявителю.
Как заверить трудовую книжку (2021) – образец
Визировать копии кадровых документов вправе руководитель предприятия или назначенный ответственным за кадровое делопроизводство сотрудник. В последнем случае необходимо, чтобы соответствующие обязанности были возложены приказом руководителя.
Порядок действий при подготовке документов зависит от формата ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.
Как заверить ЭТК
Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:
Заверение копии бумажной трудовой
Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:
1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.
2. Далее возможны два варианта:
Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.
Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец:
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, что сотрудник работает по настоящее время
Как правило, при заверке копии трудовой необходимо записать «работает по настоящее время». Это необходимо для того, чтобы, например, оформить ссуду или кредит. Для этого нужно знать, как правильно сделать запись в трудовой книжке «работает по настоящее время». В таком случае работники банка обязаны принять данную копию.
Запись «работает по настоящее время» при заверке копии трудовой
Если человек временно не работает, копию его трудовой книжки, которая находится в это время при нем, можно заверить, обратившись к нотариусу. Он без труда оформит все как надо. Но если владелец трудовой где-то работает, и его книжка лежит в это время в отделе кадров, ее выдача даже в случае оформления письменного заявления запрещена. Получить можно лишь копию, где и ставится запись «работает по настоящее время». Заверить ее можно у работодателя. Срок выдачи копии после заявления не должен превышать трех дней.
Запись «работает по настоящее время» в трудовой книжке не ставится. Она присутствует только на копии документа. Выполняется копия двумя способами: ручным способом (написать на листе бумаги либо напечатать на компьютере) или при помощи ксерокса – более предпочтительный вариант.
Для начала необходимо сделать следующие записи:
Далее необходимо поставить печать организации, достаточно и печати кадровой службы. Затем листы копии нумеруются и сшиваются, после чего они заверяются отдельно печатью предприятия.
И лишь в конце, когда готова копия трудовой книжки, запись «работает по настоящее время» ставится в отдельной графе, где также указывается и дата заверки. Здесь необходимо написать должность и расшифровать подпись.
Процесс заверки книжки при отсутствии работы
Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.
Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Правила копирования
Правильно заверить копию трудовой книжки нужно следующим образом. Текст оригинала набирают на компьютере, сканируют либо копируют при помощи ксерокса. Дублированию подлежат абсолютно все без исключения страницы, на которых имеются какие-либо записи. Это относится и к первой, то есть титульной, странице.
Согласно правилам, каждая продублированная страница содержит фразу «Копия верна», а также печать последней организации, где человек работал. В ином случае достаточно и печати нотариуса. Таким образом, о том, как правильно написать в трудовой книжке «работает по настоящее время», не нужно беспокоиться. Вся процедура у нотариуса, как правило, занимает не более часа.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки
Все документы имеют определенный срок действия. Не являются исключением и копии трудовых книжек. Нужно помнить тот факт, что заверенная копия книжки действует на протяжении месяца после того, как ее оформили. После этого она теряет свою актуальность. В редких случаях банки отказывают в выдаче своему клиенту кредита на очень большую сумму, даже если срок действия заверенной копии не истек, но с момента ее заверения прошло больше недели.
Кстати, если человек решил сменить работу, то копия автоматически теряет свою силу. Таким образом, уже на новом месте специалист отдела кадров обязан знать, как написать в трудовой книжке «работает по настоящее время». Также копию нужно делать и заверять заново, если сотрудник уволился.
Важный момент
Иногда возникает путаница между двумя понятиями: выпиской и копией книжки. Выпиской называют копию только первой и необходимой работнику страниц. Поэтому она не может действовать так, как заверенная вся копия трудовой книжки, поскольку она не дает полного представления о документе. Правда, выписка тоже должна быть оформлена согласно закону и правильно заверена, иначе она не будет иметь юридической силы.
Заверение копии трудовой книжки: образец внесения записи «работает по настоящее время»
Трудовая книжка по праву своему является официальным документом. Именно в ней сосредоточена вся основная информация о трудовой деятельности конкретно взятого гражданина.
Этот документ впервые заводится работодателем при приеме работника на работу и хранится все время либо у работодателей, у которых гражданин осуществляет трудовую функцию, либо у работника, на чье имя трудовая, собственно, и заведена.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
На основании трудовой книжки гражданин может рассчитывать на установленную законом пенсию, которую обязуется уплачивать государство по достижению работником пенсионного возраста.
Конечно, трудовая книжка очень важный документ, но особую важность она приобретает в связи с тем, что она может поспособствовать получению гражданином определенных благ, как гарантированных государством, так и частными юридическими лицами.
Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка. И если справку о доходах можно взять в любой организации, и ее не так сложно подделать, то вот записи в трудовой книге работника подделать никак нельзя.
Именно для того, чтобы установить факт того, что работник законно осуществляет свою трудовую деятельность, ряд кредиторов требует предоставления если не оригинала трудовой, то хотя бы ее копии, но обязательно, грамотно заверенную.
О том, как правильно заверить трудовую, мы расскажем в нашей статье.
Общая информация
Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.
Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.
Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.
Как заверить трудовую книжку работодателем?
Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.
Однако прежде чем требовать заверенные копии, необходимо некоторым образом подготовиться и в следующем пункте мы расскажем как это сделать, соблюдая по этапность данной процедуры, что поможет вам достичь положительного результата.
Прежде всего, вам необходимо составить заявление. Обычно оно составляется в произвольной форме, но в некоторых организациях действуют установленные в уставе правила о написании заявлений. Поэтому заранее уточните эту информацию у сотрудника отдела кадров или же вашего работодателя.
Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.
В середине строки вы пишите слово «заявление» и уже потом пишите основания, на которых вам понадобилась заверенная копия.
По возможности, приобщите документы к заявлению. Обязательно поставьте в конце дату и подпись.
Подать заявления вы должны непосредственно сотруднику отдела кадров или работодателю. Помните о том, что на рассмотрение заявления у вышеперечисленных персон есть три дня, после чего вам вынесут мотивированный ответ.
Если поданное вами заявление одобрили, на него ставится печать, и оно благополучно отправляется в ваше личное дело.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:
Кадровик или работодатель снимает копии всех страниц, а точнее разворотов вашей трудовой книги и скрепляет их вместе путем сшивания или степлера.
На каждой страничке копии проставляется печать таким образом, чтобы она захватывала отпечатанный документ, но не закрывала записи. Печать должна быть поставлена общая по организации, а не для пакетов.
Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию.
На последнем листе, в случае если работник еще выполняет трудовую функцию, пишется информация о том, что работник и по сегодняшний день работает в определенной должности. Также ставится печать и подпись.
Также на последней странице ставится подпись работника. Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна. Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель.
Кто имеет право заверять копию трудовой книги?
В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели. Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.
А вот сам работник заверить себе трудовую не может.
Пример заверения трудовой книжки:
Может ли это сделать главный бухгалтер?
В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги.
Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?
Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия.
Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?
Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.
Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.
Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.
О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут.
Заверения последней страницы трудовой книги
Последняя страница трудовой книги должна содержать некоторые записи, которых нет на других страницах трудовой.
Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.
Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.
Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.
Запись «работает по настоящее время»
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.
Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».
Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».
Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.
Образец (фото) записи в трудовой книжке «работает по настоящее время»:
Срок выдачи копии трудовой книжки
Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок.
К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров.
Сколько действует заверенная копия трудовой книги?
Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц, который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.
Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?
Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.
С помощью нотариуса
Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.
Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.
На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.
Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.
Как правильно заверить копию трудовой книжки для пенсионного фонда?
Подача копии трудовой в пенсионный фонд имеет свои особенности не столько по оформлению, сколько по внешнему виду.
Нумеруются, подписываются и ставятся печати на страницы копии в том же порядке, что и мы рассмотрели несколькими пунктами выше.
Последние штрихи
Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.
Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.
Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.
На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.
Заполнение трудовой книжки: основные правила
Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.
До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.
Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.
Какой документ установил новые правила ведения трудовых
С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.
В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.
Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.
Когда использовать новую форму трудовой книжки
Ответственный за ведение трудовых книжек
Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.
Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.
У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.
Учет трудовых книжек
На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.
Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.
В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.
Оформление трудовой: как делать записи
Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.
Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:
Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.
Запись в трудовой путем переноса красителей
Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.
В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.
Запись в трудовой с помощью печати
Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?
До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.
С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.
Как заполнить титульный лист трудовой
ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.
Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».
В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.
Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.
Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:
Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.
Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.
Сведения о работе в трудовой книжке
Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).
Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.
Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».
Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.
В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».
На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.
Что делать, если сотрудник сменил фамилию?
Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:
Как вносить изменения об образовании и профессии
Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.
В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.
Заполнение сведений по дистанционному сотруднику
В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:
Сведения о переводах
Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.
В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.
Следует руководствоваться следующим алгоритмом:
В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.
В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.
В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».
В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).
Запись о времени военной службы
Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.
Запись об увольнении
В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.
Работник уволен или трудовой договор расторгнут?
Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.
При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.
По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».
Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».
«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.
При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.
Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.
Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.