Штатная расстановка — скачать образец
Штатная расстановка — документ, необязательный для составления, но он может быть очень полезным работодателю. Подробнее о его сути, содержании, форме и применении — в нашем материале.
Сущность штатной расстановки
Штатная расстановка (другие ее названия — штатное замещение и штатный список) представляет собой аналог штатного расписания.
Иные отличия этих документов:
| Параметр для сравнения | Штатное расписание | Штатная расстановка |
| Обязательность наличия у работодателя | Обязателен | Не обязателен |
| Необходимость утверждения приказом | Обязательно | Не нужно |
| Обязательные требования к содержанию | Есть | Нет |
| Наличие определенного бланка | Есть | Нет |
Общими для них чертами являются такие:
Однако в штатном расписании сведения о кадровом составе обобщены. Детализация данных в нем ограничивается отражением количества лиц, занимающих одну и ту же должность в подразделении, и структуры их заработка, позволяющей оценить фонд зарплаты, приходящийся на должность и на подразделение.
Данные для штатной расстановки
В сравнении со штатным расписанием штатная расстановка содержит очень подробную информацию о распределении кадров по подразделениям и должностям, приводя сведения о конкретных лицах, занимающих должности в каждом из подразделений. При этом базовые ее данные остаются такими же, что и приводимые в штатном расписании:
Дополняющими эти сведения данными для штатной расстановки становятся:
Включение в штатную расстановку всех вышеперечисленных сведений позволяет увидеть объемную легко прочитываемую картину реальной расстановки кадров с основными ее особенностями применительно к конкретной дате и периоду, в течение которого эта картина не меняется.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Не следует забывать, что штатная расстановка является документом вспомогательным, а первичным, определяющим структуру работодателя, безусловно, выступает штатное расписание. Штатная расстановка не подменяет и не заменяет его. Такой вывод прослеживается и в судебной практике (см., например, кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 24.08.2011 по делу N 33-3035). Читать далее…
Легкость прочтения информации делает штатную расстановку очень удобным для кадровой службы документом, из которого можно быстро получить данные для ответа на запрос руководства, сведения для составления статистической и любой иной отчетности.
Конечно, попадающая в этот документ информация должна своевременно актуализироваться. Обычно это делается по факту возникновения кадровых событий.
Формировать штатную расстановку из-за ее объемности лучше в электронном виде. Каждый созданный документ необходимо распечатывать, подписывать и сохранять. Срок хранения штатной расстановки составляет (ст. 42 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236):
Длительность срока связана с использованием в этом документе персональных данных, подлежащих долгому хранению.
Бланк штатной расстановки
Определенного бланка у штатной расстановки нет. Обычно этот документ создается на той же форме, которую имеет штатное расписание, что обусловлено преемственностью базовых показателей, включаемых в штатную расстановку.
Бланк штатного расписания работодатель может разработать сам, но, как правило, используется его унифицированная форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и предусматривающая отражение в этом документе всех необходимых для него данных. Соответственно, и в основе штатной расстановки чаще всего оказывается форма Т-3, которая обязательно дополняется графами, необходимыми для отражения информации, не предусмотренной штатным расписанием.
Формировать штатную расстановку можно двумя способами:
Конкретный способ выбирает лицо, ответственное за ведение штатной расстановки. Оно же будет подписывать каждый созданный документ. Чаще всего таким лицом оказывается руководитель кадровой службы. Сформированная штатная расстановка не подлежит утверждению работодателем, поскольку она основана на имеющих место фактах, а не на решениях, принимаемых работодателем.
Набор данных, попадающих в штатную расстановку, тоже обычно определяет лицо, ответственное за ее ведение. Но участие в этом может принять и руководитель работодателя.
В связи с тем, что у штатной расстановки нет законодательно утвержденной формы, эта форма может быть индивидуальной у каждого из работодателей. Утверждения ее бланка внутренним организационно-распорядительным документом не требуется, но такое утверждение может иметь место в случае значимости для работодателя преемственности в системе отражения попадающих в эту форму сведений вне зависимости от того, кто именно ее заполняет.
С примером заполнения штатной расстановки можно ознакомиться на нашем сайте:
Использование штатной расстановки
Попавшие в штатную расстановку сведения используются не только для составления отчетов и оперативных ответов на вопросы руководства. Она также позволяет:
Кроме того, штатная расстановка может служить документом, предъявляемым в суд для обоснования, например, отсутствия у работодателя вакансий, которые он мог бы предложить попавшему под сокращение сотруднику. Особую роль в этом сыграет наличие бумажных экземпляров этого документа, подписанных составляющим его лицом, которое на момент судебного разбирательства может уже не работать у работодателя, через суд выясняющего отношения с сокращенным им работником.
Таким образом, штатная расстановка является очень эффективным инструментом, позволяющим работодателю не только анализировать имеющее место положение с кадрами, но и управлять кадровыми процессами. Наиболее востребована она у работодателей с большой численностью персонала и там, где высока текучесть кадров.
Как пишется штатная расстановка
В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.
Для чего нужна штатная расстановка
Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.
Ведение штатной расстановки
Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.
Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.
Образец и бланк штатной расстановки
Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.
Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так: 
Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).
Срок хранения штатной расстановки
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.
Штатная расстановка: образец заполнения
shtatnaya_rasstanovka.jpg
Похожие публикации
Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Штатная расстановка
Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.
Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.
Какие сведения содержит документ:
Перечень структурных подразделений.
Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
Дополнительные сведения или примечания.
Какие задачи помогает решить штатная расстановка
Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:
определить наличие вакантных мест;
установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
проанализировать «вилку» окладов и т.д.
В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.
Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?
Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.
Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.
Ведение документа
Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.
Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.
Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.
Как заполнить штатную расстановку
Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:
В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.
Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.
Что такое штатная расстановка?
В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.
Что это такое?
Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.
В частности, в расстановке отражаются следующие данные:
То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.
Нормативная база
Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.
Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.
Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.
То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.
Для чего нужна?
Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.
В частности:
Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.
И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.
То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.
Обязательный ли документ?
Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.
Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.
Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.
Чем отличается от штатного расписания?
И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.
Основные моменты
Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:
| Расписание | Расстановка |
| Обязательно к ведению в компании | Не обязательна |
| Содержит количественное наименование должностей | Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности |
| Имеет утвержденную форму Т-3 | Составляется в произвольном порядке |
| Отражает только утвержденные законом данные | Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении |
Цели составления
Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:
Различия на примерах
Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.
Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.
Штатная расстановка в 2020 году
В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.
Как выглядит форма?
Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:
Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.
Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите тут.
Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте здесь.
Как и кем заполняется?
Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.
Заполненный образец 2020
Конечно, имея навыки работы с компьютером, составить таблицу для внесения кадровых данных не сложно, но затратно по времени, поэтому образец скачать бесплатно можно на нашем сайте в качестве основы, которую можно затем оптимизировать под специфику определенного предприятия.
Типовой бланк (excel)
Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.
Кто подписывает?
Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.
Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.
Как и чем утверждается?
Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.
Приказ (образец)
С образцом приказа можно ознакомиться ниже.
Кто ведет?
Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.
Сроки хранения
В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Отличие штатной расстановки от расписания и образец заполнения документа в 2021 году
Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.
[contents]
Что это такое?
Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.
Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.
Пример кадрового замещения
Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.
Нормативная база
Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.
Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:
Цели составления
Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.
В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.
Замещение нужно для:
Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.
Различие расстановки от расписания
Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.
| Критерии | Расстановка | Расписание |
|---|---|---|
| Обязательность | Не является обязательным документом. | Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания. |
| Назначение | Предназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях. | Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений. Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия. |
| Срок архивного хранения | Существует требование об условно постоянном хранении (75 лет). | Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года. |
| Наличие персональных данных | При заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных. | Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений. |
| Требование к форме | Не имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя. | Существует строгая форма Т-3. |
В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.
В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.
Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.
Сведения в кадровой расстановке
Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:
Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.
Как правильно заполнить кадровое замещение?
Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.
Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:
Первый этап заполнения расписания
Второй этап заполнения расписания
В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.
Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.
Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.
В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.
Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.
Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.