Жалоба в «Книге жалоб и предложений»: правила написания, примеры и рекомендации
Испорченный товар, плохой сервис, недостаточно профессиональная работа или грубое отношение персонала. К сожалению, с тем или иным нарушением прав потребителя сталкивается большинство из нас. В любой организации, предоставляющей населению услуги или товары, для изложения всех претензий клиенту должна быть предоставлена «Книга жалоб и предложений». Как написать жалобу правильно? Какую информацию обязательно должна содержать претензия? Может ли отзыв недовольного клиента оказать положительное воздействие на качество обслуживания или предоставляемых услуг?
«Книга жалоб»: что необходимо знать потребителю?
Как должна быть внешне оформлена жалобная книга?
В большинстве организаций ведется «Книга отзывов и предложений», сделанная в типографии. Но строгого требования в законодательстве по этому поводу нет. То есть иметь в компании жалобную книгу на готовых типографских бланках необязательно. Вместе с тем, к оформлению такого документа, как «Книга жалоб и предложений», закон устанавливает ряд требований:
Если «Книга отзывов» не соответствует всем требованиям, то это не только является грубым нарушением прав потребителя, но и может быть поводом для обращения в Роспотребнадзор с заявлением о проведении соответствующей проверки.
Что делать, если организация отказывается предоставить «Книгу отзывов и предложений»?
Как правильно написать отзыв в «Книгу отзывов и предложений»?
Безусловно, клиент вправе оставить в книге любую запись. Но если он пишет претензию или отзыв о работе организации с целью повлиять на качество сервиса и восстановить нарушенные права потребителя, то жалоба в «Книге жалоб и предложений» должна быть оформлена правильно. Только в этом случае претензия окажет должное действие. Существуют ли конкретные требования, в соответствии с которыми заполняется «Книга жалоб и предложений»? Как оформить претензии или отзыв правильно?
Отдельные организации для удобства заполнения создают на первой странице шаблон, в соответствии с которым можно оставить отзыв. Но если «Книга жалоб и предложений» образец заполнения не содержит, то претензия пишется с указанием следующей информации:
Рекомендации к изложению жалобы
Правильно изложить проблему или суть конфликтной ситуации, возникновение которых послужило поводом к написанию отзыва, так же важно, как и указать нужные сведения. Есть несколько простых рекомендаций, как грамотно оставить отзыв в «Книге жалоб и предложений»:
Возможна ли коллективная претензия?
Если нарушены права не одного клиента, а нескольких человек, то жалоба в «Книге жалоб и предложений» может быть коллективной. В этом случае претензии излагаются в том же порядке, что и отзыв одного потребителя. Но под текстом жалобы ставятся подписи всех обратившихся.
Благодарность
Не только претензии и жалобы, но и благодарственные записи в книге могут положительно повлиять на качество сервиса и уровень работы организации. Хороший отзыв может послужить отличным стимулом для руководителей и сотрудников продолжать работу на высоком уровне. Благодарность заполняется по тому же шаблону. Но в тексте будут указываться положительные моменты, которые понравились клиенту. Например, могут быть отмечены многие нюансы: уютная атмосфера, высокое качество услуг или продукции, профессионализм и вежливость сотрудников.
Можно отдельно выделить одного или нескольких работников, указав их фамилии и должности. Закончить благодарность можно просьбой поощрить коллектив организации или конкретного сотрудника.
Ответ на жалобу потребителя
Законом установлены сроки для рассмотрения отзыва в книге и ответа на жалобу. С момента подачи претензии у руководства организации есть двое суток на ее анализ. В течение пяти дней от момента составления жалобы администрация обязана:
Единая книга жалоб – что это?
В современном мире самый эффективный и распространенный способ донести информацию – оставить отзыв в Интернете. Учитывая это, в российской столице, а следом и в других городах нашей страны создан информационный портал «Единая книга жалоб и предложений». Зарегистрировавшись на сайте своего региона, каждый житель может внести предложения по улучшению качества жизни в своем населенном пункте или области, оставить жалобу на проблемы, существующие в какой-либо сфере.
Большое преимущество такого способа обратной связи – возможность привлечь внимание к проблеме как органов власти, так и большого количества неравнодушных граждан. Кроме того, ответ по изложенной в «Единой книге жалоб и предложений» своего региона можно получить намного быстрее. Причем не выходя из дома. Для удобства жителей на сегодняшний день для некоторых порталов, например, для «Единой книги жалоб и предложений Московской области», можно приобрести и установить на мобильный телефон специальное приложение.
Книгу жалоб отменили. Как теперь работать с претензиями клиентов?
С 1 января 2021 года действуют новые правила розничной торговли. Одно из новшеств, на первый взгляд, упростило жизнь продавцов: магазины больше не должны держать в уголке потребителя книгу отзывов и предложений. Предъявлять ее по требованию потребителя они тоже не обязаны. Но никакого нового формата вместо привычной для всех книги законодатель не предложил.
В то же время новые правила торговли (утверждены Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2463) с 2021 года ввели обязанность, в случае поступления претензии потребителя, направить ему ответ в отношении заявленных требований.
В этой статье попробуем разобраться, как теперь принимать и обрабатывать претензии клиентов, какие есть альтернативы книге жалоб и в какие сроки нужно отвечать покупателям. Например, если они оставили претензии в соцсетях.
Для кого отменили книгу жалоб
Стоит отметить, что новые правила торговли избавили от обязанности иметь книгу жалоб (или книгу отзывов и предложений) только организации розничной торговли, то есть интернет-магазины,флайн-магазины.
Если у вас ресторан, парикмахерская, химчистка, турагентство или другой бизнес, связанный с оказанием услуг, книга отзывов и предложений по-прежнему должна быть. Книга отзывов и предложений обязательна для организаций, которые работают с потребителями.
Каких-то особых инструкций к ведению книги жалоб нет — главное, чтобы она была в наличии и выдавалась потребителю по первому требованию. Пожеланий к форме тоже нет — книгу жалоб можно купить в канцелярском магазине или использовать простую тетрадь. Обычно книгу размещают в уголке потребителя.
Если книги жалоб не будет, бизнес могут оштрафовать по ст. 14.4 КоАП:
Реагировать на записи в книге жалоб нужно в зависимости от фактического содержимого. Если это просто отзыв о работе, благодарность или предложение по развитию бизнеса, можно не отвечать. Для перестраховки от возможных претензий и разбирательств проверяющих органов компании ежедневно просматривают книгу и оставляют там небольшой ответ. Что-нибудь вроде «Спасибо, принято, рассмотрим и учтем».
Сложнее, если в книгу попала жалоба с требованиями потребителя — такую запись проверяющие органы или суд могут признать претензией. Например, это может быть требование вернуть деньги за испорченный товар или отремонтировать технику. Такая запись — юридически значимое заявление потребителя. Если не отреагировать в установленный законом срок, компанию могут оштрафовать.
Что такое претензия и как на нее реагировать
Претензия может называться как угодно — например, заявление, требование, жалоба. Главное — суть: потребитель требует от вас что-то и считает это требование законным. Например, это может быть заявление на возврат денег за проданный некачественный товар. Или требование заменить товар, потому что он не работает.
Если потребитель допустит в жалобе ошибку в оформлении, например, обратится к конкретному сотруднику или не оформит «шапку» с названием компании, суд все равно может признать такой документ претензией. Главное, чтобы в нем содержалось требование. Аргументировать его ссылками на нормативные акты потребитель не обязан.
Пользуйтесь системой лояльности в Контур.Маркете. Мотивируйте клиентов покупать чаще и больше, при минимальных расходах на персональные скидки или бонусы.
С доводами, изложенными в претензии, нужно разбираться. Если клиент прав, нужно удовлетворить требования. Если не прав — написать ответ, лучше с юридическим обоснованием отказа. За игнорирование или неправомерный отказ клиенту суд может оштрафовать бизнес — по ст. 13 «Закона о защите прав потребителей» это половина от требуемой им суммы. То есть, если клиент просил 100 000 руб., а бизнес неправомерно отказал, придется заплатить эти 100 000 руб. и еще 50 000 руб. штрафа.
Обращение по почте или в соцсетях — претензия или нет?
Досудебная претензия входит в так называемые юридически значимые сообщения, которые компания должна принимать во внимание в своей деятельности.
В п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 есть разъяснение: если иное не установлено законом или прямым запретом в договоре между сторонами, то юридически значимое сообщение может быть отправлено в том числе электронной почтой или другим видом связи, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.
Проще говоря, если в договоре нет прямого запрета использовать электронную почту, смс-сервисы или мессенджеры, а такие контакты у компании есть, и они открыто опубликованы, например, на официальном сайте, потребитель может направить на них досудебную претензию. За отсутствие ответа на нее могут оштрафовать.
Мы не планируем убирать книгу жалоб из уголка потребителей. Правда, сами клиенты очень редко оставляют в ней свои предложения. Они активно пользуются другими инструментами: заполняют форму обратной связи на сайте в личном кабинете, заходят в онлайн-чат или звонят в контакт-центр компании.
Еще мы анализируем поступающую информацию из внешних источников: социальные сети, сайты с отзывами, мнения пользователей сервисов с картами в Яндексе и Гугле.
Татьяна Бельская
заместитель директора департамента клиентского сервиса ООО «Байкал-Сервис ТК»
Как отвечать на претензии в книге жалоб
Главное правило ответа на претензии, поступившие в компанию в любой форме, — разобраться в ситуации с точки зрения закона. Ведь когда потребитель оставляет претензию, он считает, что его права ущемили, значит, есть какая-то статья закона, которая регулирует проблему.
Оставляйте себе доказательство того, что клиент получил ответ. Например, если претензия оставлена в книге жалоб, дайте ответ клиенту в ней же и продублируйте его заказным письмом с описью вложения. Если дело дойдет до суда, сможете доказать свою добросовестность.
Срок, за который необходимо дать ответ, зависит от сути претензии. Обычно он указан в соответствующей статье «Закона о защите прав потребителей». Вот наиболее распространенные ситуации.
Все обращения со всех источников, а не только из книги жалоб, в компании обязательно регистрируются, анализируются и прорабатываются.
Мы обрабатываем их в два этапа. На первом анализируем проблему и предлагаем клиенту решение его вопроса. Ответ направляем в день регистрации обращения или максимум на следующий день. На втором этапе определяем причины, почему появилось это обращение. Проводим разбор ситуации с сотрудниками, если имел место человеческий фактор, или устанавливаем причины сбоя в процессе и устраняем его.
Татьяна Бельская
заместитель директора департамента клиентского сервиса ООО «Байкал-Сервис ТК»
Коротко о том, как работать с претензиями клиентов после отмены книги жалоб
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Книга жалоб и предложений
Книга отзывов и предложений – документ, который регистрирует мнение посетителей различного рода заведений об уровне обслуживания, качестве товара, соблюдении норм порядка и чистоты и прочих параметрах деятельности организации.
Кто должен иметь книгу отзывов (жалоб) и предложений
Данный документ должен быть у всех предприятий, занимающихся торговлей и обслуживанием людей, независимо от их направления деятельности (магазины, места общепита, в том числе кафе, бары, и рестораны, банки, развлекательные заведения), поскольку во многом именно он является самым наглядным источником информации для надзорных органов.
Правила распоряжения книгой отзывов (жалоб) и предложений
Правила по составлению книги отзывов (жалоб) и предложений
Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться.
Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого, каждый год необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.
Правила по оформлению
Составляется книга в одном экземпляре, все ее страницы скрепляются при помощи толстой нити и пронумеровываются, во избежание удаления негативных мнений. Еще один вариант: заказать книгу отзывов и предложений в типографии по индивидуальному образцу.
Образец книги отзывов (жалоб) и предложений
Оформление титульного листа
На первой странице документа (титульном листе) вписывается полное наименование предприятия-держателя книги. Строку «Зарегистрирована» заполнять не надо, поскольку процедура регистрации данных книг до сих пор не определена. Далее указываются
Оформление оборотной стороны титульного листа
Вторая часть документа (оборотная сторона титульной страницы) включает в себя
Оформление первого листа книги
Здесь приводится пример заполнения книги посетителем. На лицевой стороне листа пишется собственно отзыв/предложение, с обязательным указанием его даты.
Если мнение касается кого-то из работников предприятия, необходимо указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также конкретные причины, побудившие к написанию заявления.
Оформление оборотной стороны листа книги
На оборотной стороне листа посетитель должен внести свои контактные данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.
Ниже администрация организации в установленные сроки описывает меры, принятые по результатам записи. Здесь же должна стоять подпись начальника заведения и дата ответа.
В завершение ставится дата отправления ответа заявителю и отметка со стороны руководителя организации.
Действия в ответ на мнение посетителя
Администрация торговой точки, заведения общепита и др. организаций, занимающихся продажей товаров или предоставлением услуг, обязана своевременно отреагировать на поступившее мнение, независимо от того, благодарность это, хвалебный отзыв, претензия или предложение по улучшению работы.
Если это критика действий кого-либо из сотрудников предприятия, то она должна быть проверена и только при наличии доказательств вины сотрудника, к нему могут быть применены дисциплинарные меры воздействия.
Как оформляется жалоба на кафе в Роспотребнадзор и на каких основаниях допускается ее подать?
В случае нарушения кафе санитарных правил, сомнений клиента в качестве предлагаемых там блюд или при несоблюдении других установленных законом правил одной из наиболее действенных мер воздействия является подача жалобы в Роспотребнадзор.
Основания для подачи жалобы
Кафе как заведение общественного питания должно работать в соответствии с федеральными законами:
Основанием для обращения в Роспотребнадзор может стать:
Таким образом, для обращения в Роспотребнадзор нужны достаточно веские основания.
Требования к содержанию и оформлению
Установленная форма жалобы в Роспотребнадзор не предусмотрена. При этом лицу стоит учитывать требования, указанные в ч. 1 ст. 7 ФЗ 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
В обращении клиента кафе в Роспотребнадзор должна содержаться такая информация:
В жалобе также приводится перечень документов, которые прилагаются к ней. Это могут быть доказательства обстоятельств, указанных в жалобе: медицинские справки, фотографии нарушении, аудиозаписи и видеосъемка.
Стиль жалобы должен быть официально-деловой. С одной стороны, здесь нужно как можно более детально изложить суть события, а с другой – не стоит описывать излишние подробности.
На основании поступившего обращения Роспотребнадзор обязан инициировать внеплановую проверку кафе. Он может наложить штраф на кафе за несоблюдение норм закона и даже временно закрыть заведение вплоть до устранения нарушений. Если, например, лицо пострадало от работы недобросовестных поваров и рассчитывает на получение компенсации, то в задачи Роспотребнадзора не входит взыскание средств с кафе в пользу его клиентов. Для того чтобы получить денежную компенсацию, клиенту кафе следует обратиться в суд.
Способы подачи
Направить жалобу в Роспотребнадзор можно одним из выбранных способов:
Таким образом, при грубом нарушении кафе законодательных норм клиент заведения может пожаловаться на него в Роспотребнадзор. В жалобе нужно в свободной форме изложить суть произошедшего и потребовать принять меры. Жалоба составляется в произвольной форме, но предполагает определенные обязательные составляющие. Она может быть передана лично в подразделениях Роспотребнадзора, направлена по почте, в электронном виде.
Жалоба на кафе
Кафе, относящиеся к группе заведений общественного питания, обязаны предоставлять жителям качественные сервисные услуги в соответствии с Федеральными Законами «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», «О защите прав потребителей» и «О качестве и безопасности пищевых продуктов». В случае если положения данных нормативных актов оказались нарушены, а интересы клиента – попраны, последний может восстановить справедливость путем подачи жалобы на предприятие.
Рычаги давления
Для наиболее эффективного воздействия на недобросовестную администрацию кафе рекомендуется направить претензии в разные инстанции, причем сделать это можно как заказными письмами с уведомлением о вручении, так и в электронном формате с помощью сети Интернет. В зависимости от характера инцидента и степени тяжести его последствий проводить разбирательство следует в такой последовательности:
Книга отзывов и предложений (КОиП)
«Книгу отзывов и предложений» рекомендуется использовать при возникновении инцидентов, не таящих в себе серьезной угрозы для жизни, здоровья и имущества людей, например, в случае предоставления некачественного сервиса в лице рассеянного официанта, создания некомфортной обстановки из-за чрезмерно высокого уровня громкости музыки и т.п. Наличие КОиП обязательно для любых предприятий, занимающихся розничной торговлей или предоставлением населению услуг. Данный документ должен:
Из минимальных условий гражданину обязаны предоставить ручку, стул и стол, а сам он может как оставить под своей претензией контактные данные для получения извещения о проделанной работе, так и сохранить статус инкогнито. В первом случае ответ будет сообщен по телефону или продублирован в письменном виде по месту жительства.
Администрация кафе обязана устранить причину проблемы в срок до 5 суток и внести запись с указанием принятых мер на обратную сторону листа с исходной жалобой. При наличии адреса для связи клиенту направляется один из экземпляров объяснительного письма. Второй должен храниться в стенах заведения не менее 1 года после составления.
Профессиональные юристы, осуществляющие общественную (негосударственную) контролирующую деятельность в сфере купли-продажи товаров и услуг, помогут составить и направить жалобу с помощью нижеперечисленных каналов связи.
О правилах составления официальных претензий можно прочесть в статье «Как правильно написать жалобу»
Роспотребнадзор и СЭС
Обращаться в «Роспотребнадзор» с жалобой на кафе следует тогда, когда для этого имеются достаточные основания. Речь идет про следующие и аналогичные им моменты:
Пожаловаться в эту федеральную службу можно с помощью самых разных каналов связи.
Центральная Общественная приемная
Прием населения проводится по адресу г. Москва, Вадковский пер., д. 18 стр. 5 и 7, 127994. Заблаговременная запись не требуется, т.к. слушание производится в порядке живой очереди. Попасть сюда можно в рабочие дни недели с понедельника по четверг с 13:00 до 16:00 и в пятницу с 10:00 до 16:00. Обязательным условием является предоставление документа, удостоверяющего личность. Телефон приемной: 8 (499) 973-26-90.
Местные отделения
Список территориальных Центров гигиены и эпидемиологии, расположенных не в столице, а в субъектах РФ, представлен по электронному адресу rospotrebnadzor.ru/region/structure/str_uprav.php. Благодаря наличию исчерпывающей контактной информации каждое заведение можно как указать адресатом заказного письма, так и посетить лично.
Единый портал для подачи обращений
Людям, желающим пожаловаться на кафе исключительно в электронном формате, следует перейти по ссылке petition.rospotrebnadzor.ru/petition. Здесь пользователь может выбрать один из двух вариантов – написать заявление с возбуждением внеплановой проверки или же без нее. Россиянин, выбравший первый путь, потратит на регистрацию больше времени, ведь тогда ему непременно нужно будет создать профиль в ЕСИА (Единой системе идентификации и аутентификации).
В цифровой претензии заявителю понадобится указать:
Территориальные консультационные пункты
Все ТКЦ, являющиеся дополнительными вспомогательными пунктами для защиты прав потребителей, перечислены на странице zpp.rospotrebnadzor.ru/organizations/consultation. Для того, чтобы обратиться с жалобой в одно из этих учреждений, нужно найти сведения о нем, а именно:
Телефоны «горячей линии»
Информация справочного характера: 8 (800) 100-00-04. Звонки, бесплатные из любого места РФ, принимаются 5 дней в неделю за исключением выходных с 10:00 до 17:00 (перерыв – с 12:00 до 12:45).
СанЭпидемСтанция (для жителей Москвы и Московской области)
Санитарно-эпидемиологическая служба работает ежедневно с 09:00 до 20:00 по адресу г. Москва, Ярославское шоссе, д. 9 (головное отделение). E-mail: 3431603@gmail.com, тел.: 8 (800) 775-16-47, 8 (499) 372-42-42, 8 (499) 343-16-03.
Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка
Инциденты, связанные с преступлением законодательства в сфере реализации спиртных напитков, относятся к области ответственности «Росалкорегулирования». Подать жалобу на кафе можно несколькими способами.
Электронная форма приема обращений
Расположена на странице fsrar.ru/feedback. Заполнение и отправка не требуют предварительной регистрации. Заявителю понадобится прокутить ползунок вниз и, не изменяя варианта «Физическое лицо/ИП», указать:
После этого останется лишь ввести код проверки и отослать жалобу на работу кафе.
Почтовый адрес для корреспонденции любого типа
Прием почты осуществляется с понедельника по четверг с 09:30 до 17:00 и в пятницу с 09:30 до 16:00 (перерыв – с 13:00 до 14:00) в отделении, базирующемся в г. Москве, Миусская пл., д. 3 стр. 4, 125993.
Телефон и e-mail
Оставить жалобу в телефонном режиме можно, позвонив по номеру колл центра или написав на имейл:
Прокуратура
Для осуществления прокурорской проверки работы кафе по факту нарушения прав и интересов потребителю понадобятся еще более серьезные основания, подкрепленные прочной доказательной базой. Претензию снова можно будет подать сразу несколькими способами.
Местные отделения
Чтобы разрешить инцидент в максимально короткие сроки, заявление рекомендуется направить сначала в межрайонную прокуратуру, а уже после (из-за полного бездействия сотрудников служб или медленного хода дела) – в окружную и центральную по субъекту. Вся информация о функционирующих на местах подразделениях прокуратуры представлена на странице genproc.gov.ru/contacts/map.
Центральная Общественная приемная
Расположена по адресу г. Москва, Благовещенский пер., д. 10. Ежедневные слушания граждан проводятся с понедельника по четверг с 09:00 до 18:00 и в пятницу с 09:00 до 16:45. Тел.: 8 (495) 987-56-56. Предварительная запись не требуется. Жалобу на кафе можно подать как устно, так и письменно.
Интернет-приемная
На специальном ресурсе ipriem.genproc.gov.ru/contacts/ipriem/ претензию можно направить одному из двух получателей: Генпрокуратуре РФ, или ее территориальному подразделению, причем при отправке обращения в местное отделение шанс на получение быстрого ответа значительно возрастает. Заполнение формы и в первом, и во втором случае потребует от пользователя указания и приведения:
Гражданину, решившему пойти до победного конца, понадобится составить заявление в районный суд с учетом требований, регламентируемых Гражданским кодексом РФ. В целом начать разбирательство можно и без обращения в прокуратуру, однако чем больше материалов будет собрано, тем выше в итоге будет шанс у истца выиграть спор и возместить себе ущерб с нерадивого ответчика. Обратившемуся человеку нужно будет привести следующие сведения:
Бумагу, закрепленную датой и подписью, можно или передать лично канцелярии суда, или отправить по почте заказным письмом. При этом второй ее экземпляр должен будет дойти до кафе по официально зарегистрированному адресу, который обычно указывается на чеке или на сайте заведения в Сети. После этого обеим сторонам конфликта придется ожидать момента, пока им не поступит повестка с просьбой явиться в зал суда.
Видео: жители дома жалуются на кафе
Законодательная база
Положения о взаимодействии предприятий общественного питания с населением регулируются нижеперечисленными правовыми актами:
Дежурные юристы
Напишите жалобу на магазин Пятерочка. Право покупателя написать жалобу на магазин закреплено на законодательном…
Практика выплаты гражданам денежных поощрений за содействие полиции существует в России не один…
В день голосования или в период проведения предвыборной кампании избиратель может столкнуться с…