Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
Письмо на русском языке
На уроках русского языка часто дают задание «написать письмо».
Это может быть письмо другу, учителю, директору школы или родственникам.
Навык писать письма в последствии пригодится и на уроке английского языка.
Итак, начнем с того, что такое письмо…
Письмо – это написанный или напечатанный текст, вымышлено или реально посылаемый адресату для сообщения какой-либо информации.
Чтобы выполнить задание и написать письмо, нужно четко следовать плану:
Перед написанием письма необходимо четко выбрать тему сообщения адресату.
Если адресат – официальное лицо, то письмо имеет официально-деловой или научный стиль.
Любое письмо должно содержать диалог, вопросы, на которые собеседник должен будет ответить в обратном письме.
Образцы писем на русском языке
Письмо учителю
Дорогая, Марья Ивановна!
Мы очень рады, что вы наш учитель. Вы нас научили читать, писать, работать группой. С вами мы познаём мир, узнаём много нового. Вы очень добрая и умная. Мы очень любим учиться с вами. Ведь каждый учитель вкладывает все свои силы и знания в учеников. Хотелось бы пожелать вам здоровья и терпения на вашем жизненном пути. Обещаю, что буду стараться ещё лучше учиться, ведь вы тоже радуетесь нашим успехам!
До свидания, Марья Ивановна.
Здравствуйте, уважаемая Марья Ивановна!
Я вас очень люблю! Желаю вам счастья, здоровья и хороших учеников. Чтобы у вас всё получалось, и вы достигали любых целей!
До свидания, Марья Ивановна.
Здравствуйте, Марья Ивановна!
Как у вас дела? Что делаете? Спасибо вам, что вы нас учите. Мне очень нравится ходить в школу! В школу хожу всегда с улыбкой на лице! Мне очень нравится, как вы ведёте уроки, они очень интересные!
До свидания, дорогая Марья Ивановна!
Письмо бабушке
Здравствуй, моя любимая бабушка!
У меня всё хорошо. Через неделю у нас в школе начнутся осенние каникулы. Я очень их жду. У меня появится больше времени на общение с друзьями. И я смогу приехать к тебе в гости на несколько дней. Я очень по тебе скучаю.
Как у тебя дела? Что нового? Жду с нетерпением твоего ответного письма.
Как дела? Куда ездила летом?
Например, мне дед летом сделал качели и турник. Мы с ним ездили на озеро купаться. А ещё я, папа и дед ездили в поход, на гору. Мне очень понравилось, потому что мы ночевали в палатке и, когда мы отдыхали, к нам подбежала лиса. Когда мы поднимались я лез по снегу. Снег летом лежал на горе.
Жду от тебя ответа. Пока, пока, бабушка.
Письмо кошке
Я очень по тебе соскучился. Скоро у меня начнутся осенние каникулы. Мы снова увидимся. Мне нравится гладить тебя. Твоя шерсть мягкая и пушистая, а расцветка серая в полосочку. Мы будем с тобой играть.
Осталось несколько дней до окончания четверти. Жди меня!
Письмо другу с другой планеты
Добрый день, дорогой друг из соседней галактики!
Пишет тебе друг с планеты Земля, из галактики Млечный путь. Мне десять лет, и я учусь в третьем классе. Я люблю читать и рисовать. На нашу планету обрушилась эпидемия короновируса, и мы все должны ходить в масках.
Расскажи, пожалуйста, как ты живёшь на совей планете и чем любишь заниматься.
До свидания, друг, буду ждать от тебя ответа.
Письмо другу
Очень хотелось узнать, как у тебя дела дома, в школе, чем занимаешься? Вспоминаешь ли ты наши летние дела, стройку, как играли, проводили время на реке? А я очень скучаю по ребятам. Мне всегда было интересно играть с ними и с тобой. Все воспоминания весёлые и радостные, поэтому хочется в деревню и лето.
А сейчас этого нет. Ребят почти не выпускают на улицу. У нас разные смены в школе. Много задают уроков, а в школе совсем не интересно. Иногда папа водит меня в skete-park. Там я катаюсь, стараюсь сделать какие-нибудь трюки, но не всё получается сделать. И ещё там злые парни, которые задираются и обзываются. Если бы были рядом вы, мы бы им тогда показали, кто тут главный. Вот и всё. Пиши. Буду рад получить от тебя письмо. До свидания. Жду от тебя ответа. Твой друг Пашка.
Как твои дела? У меня все хорошо. И вот такие у меня новости.
В школе у нас теперь новые парты. Вчера у нас была инсценировка по сказке «О царе Салтане», и я была там третьей девицей, которая потом стала царицей.
На выходных я ездила к своей сестре. С ней мы пошли в торговый центр «Планета». Мы с сестрой играли на игровых автоматах и пили газировку. После этого мы поехали домой. Дома я играла с собакой Сэмом и с двумя котами, вот и все новости.
Кратко, емко и красиво! Как правильно писать письма
Преподаватель этикета Нуржан Исмаилова рассказала Sputnik Кыргызстан, какие правила необходимо соблюдать при составлении писем, чтобы они считались образцовыми.
Приветствие
Обращение
Лучше всего обращаться к адресату по имени. Если вы прежде не были знакомы, обязательно уточните его имя, фамилию и должность. Особенно если письмо имеет деловой характер.
Ошибки
При личной встрече люди всегда оценивают друг друга — по внешности, одежде, разговору, манере поведения. А при чтении писем обращают внимание на грамотность. Поэтому старайтесь писать без ошибок. Если письмо очень важное, перед отправкой обязательно перечитайте и проверьте его.
Краткость
Старайтесь избегать подробностей, которые не относятся к делу, не забивайте голову адресата ненужной информацией. После приветствия объясните все, что требуется, коротко и доходчиво.
Без лишних эмоций
Вид письма
Перед отправкой сообщения обратите внимание на строение текста — оно должно быть правильным и логичным. Если вы отправляете письмо на бумаге, то и она, и конверт должны быть чистыми и без складок. Адрес следует написать от руки. Если у вас плохой почерк, не стесняйтесь обратиться за помощью к тому, у кого он красивее.
Письмо с соболезнованиями
Такие послания желательно писать от руки, а не на компьютере. Этим вы подчеркнете значимость адресата для вас. Будьте максимально искренни и лаконичны.
Прощание
В конце любого письма не забудьте попрощаться. Также поблагодарите адресата за то, что он уделил время прочтению вашего послания.
Как написать правильно письмо? Образец оформления
Основы написания письма
Прежде всего, нужно относиться с заботой и уважением к собеседнику. Хорошее отношение к получателю письма в большинстве случаев поможет решить рабочие вопросы. Интересует, как написать правильно письмо? Большинство деловых писем соответствуют установленному, простому в освоении формату. Его вы можете адаптировать для любого типа текста. Такой документ всегда должен содержать дату, информацию об отправителе и получателе и еще несколько основных параграфов.
Структура делового письма
Какие бывают официальные письма
Официальные письма включают в себя письма-заявления, сопроводительные письма, рекомендательные письма, письма об отставке, письма-подтверждения, письма-запросы, корректирующие письма и письма-жалобы. Несмотря на разную целевую аудиторию, все эти документы имеют сходство, когда дело доходит до форматирования и стиля. Вы хотите попасть на собеседование или встречу, но не знаете, как написать правильно письмо? Далее вы найдете советы по оформлению формальных писем, чтобы сообщение передавалось правильным образом.
Письмо-просьба
Разберем, как правильно написать письмо-просьбу. Этот документ относится к некоммерческому типу. Чаще всего одна компания обращается с просьбой к другой об оказании какой-либо услуги. Целью могут служить: просьба описать продукцию, согласование каких-либо действий, встреча командированного и т.п.
Такое письмо является официальным и должно быть написано с соблюдением правил деловой корреспонденции:
Теперь вы знаете, как правильно написать письмо-просьбу, образец можно найти ниже.
Сопроводительное письмо
Этот одностраничный документ чаще всего отправляют вместе с резюме. Его цель состоит в том, чтобы убедить менеджера по персоналу рассмотреть ваше резюме.
Ситуация такова, что российские работодатели не придают большого значения таким документам. Они рассмотрят ваше резюме в любом случае. Это связано с низким качеством написания подобных документов. Чаще всего соискатели не могут грамотно составить сопроводительное письмо. Но есть и хорошая сторона. Из-за этого при правильном оформлении документа вы получите дополнительный шанс приема на работу.
Цель – привлечение внимания к резюме. Нужно сделать так, чтобы работодатель захотел ознакомиться с ним. Юмор уместен только для творческих должностей. Не нужно писать шутку, если вы не уверены в ней. Как правильно написать сопроводительное письмо?
При хорошем оформлении письма менеджер по персоналу заинтересуется вашей кандидатурой.
Письмо в налоговую
Любому предпринимателю нужно знать, как правильно вести документальное обращение в налоговую инспекцию. Компании регулярно должны отчитываться о движении денежных средств. Для подачи документов также необходимо сопроводительное письмо.
Как правильно написать письмо в налоговую. Чтобы изложить информацию в документе, прежде всего нужно руководствоваться правилами деловой переписки:
Для каждого отдельного случая письмо в налоговую пишется по-разному. Например, обсуждение сроков уплаты налогов, список отправляемых документов, уведомление о смене реквизитов компании и т.п. Такие письма могут использоваться в суде, необходимо изложить всю требуемую информацию.
Письмо президенту
Каждый гражданин России имеет право свободы слова и может обращаться в любые государственные органы с вопросами, которые относятся к их компетенции. Это значит, что президенту тоже можно отправить письмо.
Как правильно написать письмо президенту РФ? Для этого нужно зайти на его официальный сайт и найти нужный раздел. Он так и называется: «Отправить письмо». Вам предоставят перечень вариантов, выберите нужный. Также на сайте вы найдете все необходимые требования для написания письма. Составить подобный документ совсем не сложно:
Можно отправить письмо в электронном виде или почтой. Адрес для отправления почтовых писем вы найдете на официальном сайте. В соответствии с законами РФ обращение президенту должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента получения.
Письмо о сотрудничестве
Этот документ представляет собой предложение о совместной работе двух компаний на взаимовыгодных условиях. Главная задача письма заключается в том, чтобы потенциальный партнер проявил заинтересованность и предпринял дальнейшие действия. Такие документы могут быть началом перед заключением договора или сделки.
Разберем, как правильно написать письмо о сотрудничестве:
Если письмо заинтересует, получатель свяжется с вами для запроса коммерческого предложения или для других задач.
Последний шаг
Большинство людей забывают перепроверить в готовом документе грамматические ошибки. Этот важный шаг не следует пропускать, поскольку в деловых письмах безграмотность непростительна.
Деловой этикет: пишите правильные письма!
Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке. Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.
После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.
Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью. В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин». Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).
Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на. » (Attention of. ). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).
Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».
Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.
Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).
Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.
Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.
Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.
Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.
Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.
В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.
Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!
Добавьте «Правду.Ру» в свои источники в Яндекс.Новости или News.Google, либо Яндекс.Дзен
Быстрые новости в Telegram-канале Правды.Ру. Не забудьте подписаться, чтоб быть в курсе событий.