Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
«Прелагается» или «прилагается»: как надо писать?
Слово «прилагается» – один из грамматических «монстров». Довольно часто в нём делают ошибку, а то и не одну. Много ли вы вспомните навскидку слова, где легко ошибиться не в одной букве, а, как минимум, в двух? Вот это – как раз тот случай. Предлагаем освежить свою память и вспомнить, как будет правильно – «прилогается», «прелагается» или «прилагается».
Как правильно и почему?
Итак, у нас есть сразу 2 вопроса. «При» или «пре», «лог» или «лаг»? Давайте по порядку.
Чтобы определить приставку, обратимся к самому смыслу слова. Что такое «прилагается» (или «прелагается»)? Буквально это значит «добавляется», «идёт в нагрузку». Согласно языковым правилам, слова, указывающие на увеличение, прибавление чего-либо, будут иметь приставку «при». Яркое доказательство тому – «прибыль», ведь тут «и» находится под ударением, и речь идёт об увеличении. Аналоги – «прирост», «прибавляется».
Теперь по второй проблемной гласной. Она находится в корне слова. Это – классический пример чередования корней «лож» – «лаг». Тут стоит обращать внимание на суффикс. Если это – «а», то пишем «лаг», если же в суффиксе другая гласная, следует писать «лож». Смотрите: «разлОжИть», но «разлАгАть», «слОжИл», но «слАгАем».
Из этих двух принципов делаем вывод, что единственный верный способ написания рассматриваемого слова – «прилагается».
Морфемный разбор
Корень «лаг», приставку «при» и суффикс «а» мы только что упоминали. Помимо этих морфем, составляющих основу слова «прилагается», оно включает в себя второй, формообразующий суффикс «етс» и окончание «я».
Примеры предложений
В лучшем усвоении правильного написания слова помогут образцы предложений:
Синонимы
Это слово можно заменить в предложении одной из близких по смыслу лексем, в зависимости от контекста:
Ошибочное написание
Мы уже подробно описали, почему это слово не может быть написано ни как «прелагается», ни как «прилогается».
Разумеется, бывают и другие, ещё более серьёзные ошибки: «прилагаетса», «прилогаецца». Но это – совсем уж от безграмотности.
Подведём итог
В слове «прилагается» сразу 2 «проблемные зоны» для написания: в начале и посередине. Приставкой будет «при», поскольку слово описывает прибавление, а в чередующемся корне будет «лаг», так как после корня стоит суффикс «а».
Любые варианты написания, кроме «прилагается», априори неправильные.
Поиск ответа
| Вопрос № 304024 |
Анкета, с указанием произошедших изменений и сведений о лице, заполнившем Анкету, прилагается к настоящему Уведомлению. Нужно ли ставить запятую после первого слова Анкета?
Ответ справочной службы русского языка
Запятая после первого слова анкета не нужна.
Скажите, пожалуйста, как правильно: Фото №1 (до и после) прилагается или прилагаются?
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Вы абсолютно правы в том, что в этом предложении возможно двоякое толкование сочетания так(же). Однако при таком порядке слов более удачным представляется вариант с раздельным написанием.
День добрый!
Очередной вопрос со скобками и запятыми. Как правильно их расставить в нижеуказанном предложении, при условии, что менять текст нельзя.
В настоящее время запущено 100 объектов общей стоимостью 100 млрд руб., построенных в 2014 году, (перечень прилагается ).
Ответ справочной службы русского языка
Запятую перед скобками нужно убрать, остальное верно.
Ответ справочной службы русского языка
В тексте документа инициалы имени и отчества предшествуют фамилии.
Добрый день!
Я хочу задать вопрос.
Части речи.
Существительное или прилагательное?
Слово «знакомый» в предложении «У меня нет знакомых в Испании», это существительное или прилагательное?
Anastasia Ananina
Ответ справочной службы русского языка
Здесь знакомый – это существительное. Ср.: У меня нет знакомых бизнесменов в Испании – здесь знакомый – прилагательное (оно « прилагается » к существительному).
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: прилагается (=является приложением к письму).
Ответ справочной службы русского языка
Как правильно пишется?
1. Копия страниц инструкции прилагается к ответу на замечания.
2. Копии страниц инструкции прилагаются к ответу на замечания.
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно ставить ударение в словах вроде «собрались» (совершенная форма глагола). Я попробовал искать в словарях, но нашёл лишь «собираться». К этой форме прилагается всего лишь две другие формы. Также меня очень интересует, как правильно произносить слова вроде «звонит». Где можно узнавать это, не задавая лишьний раз вопрос здесь? Благодарю за уделённое внимание.
Ответ справочной службы русского языка
Предпочтительно: _собралИсь_, но допустимо и _собрАлись_. Проверять ударение Вы можете в электронных словарях нашего портала (окошко «Проверка слова»). Обратите внимание, что слово надо искать по начальной форме, т. е., если Вы хотите узнать, как ставить ударение в форме _собрались_, надо вводить слово _собраться_.
Правильно: _звонИт_ во всех значениях и контекстах.
Помогите, пожалуйста, со знаками препинания: 1) В посуде линии FF (?) так же (?) как и в других линейках, преобладают антипригарные материалы. 2) К костюму прилагается вешалка, воспользовавшись которой (?) вы сделаете свой шкаф вместительным. Спасибо за помощь! С уважением, С.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: 1. _В посуде линии FF, так же как и в других линейках, преобладают антипригарные материалы._ 2. Правильно без запятой в скобках.
Ответ справочной службы русского языка
Рекомендуем _сверхновая_ со строчной (маленькой) буквы при обозначении разновидности звезды: _Что происходит при вспышке новых и сверхновых звезд?_ При обозначении наименования сверхновой звезды уместно написание с прописной: _Результатом вспышки Сверхновой 1054 стало. _
Ответ справочной службы русского языка
1. К сожалению, список сокращений есть только в печатном варианте. 2. Конструкции с _согласно_ и _в соответствии_ обособляются факультативно, в зависимости от наличия добавочных оттенков значения, близости к основной части предложения, стилистической задачи и т. д.
Ответ справочной службы русского языка
Поиск ответа
| Вопрос № 304212 |
Ответ справочной службы русского языка
Фраза Читая эти фразы, написанные мной много лет назад, мне сейчас становится стыдно грамматически некорректна.
Скажите, пожалуйста, как правильно: Фото №1 (до и после) прилагается или прилагаю тся?
Ответ справочной службы русского языка
Так сколько всего фото прилагается? И если несколько, то почему тогда «№1»?
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, отличается ли визирование документа от его подписания? Правильно, главы регионов завизировали соглашение или подписали соглашение о сотрудничестве? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
В Вашем примере лучше использовать слово подписать (его значение – ‘поставить подпись для подтверждения, удостоверения чего-либо, скрепить что-либо своей подписью’). Слово визировать имеет два значения: 1) поставить визу, т. е. пометку в паспорте, удостоверяющую разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через нее; 2) поставить визу, т. е. пометку, подпись должностного лица на документе, означающую разрешение, одобрение, согласие с чем-либо. Слово визировать во втором значении употребляется преимущественно в управленческой сфере. Его специальное значение можно уточнить, воспользовавшись ГОСТ Р 6.30-2003. Приведем выдержку из него.
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаю тся
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагаю т к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Здравствуйте!
Надо ли писать в руководствах, справках, инструкциях Вы с большой буквы?
И еще прокомментируйте, пожалуйста, высказывание А.Лебедева
http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/165/
В русском языке существует местоимение вы, к которому прилагаю тся довольно простые правила употребления и неупотребления.
Вы всегда пишется с маленькой
Совершенно невыносима рекламно-подобострастная манера писать Вы с заглавной буквы. Вы — это множественное число, при обращении к одному человеку звучит уже достаточно почтительно (по сравнению с ты) и не требует дополнительных украшений.
В качестве особого исключения можно писать Вы при личном обращении к невероятно уважаемому человеку (у каждого таких адресатов в жизни наберется человека три).
В названии магазина «Все для Вас» и в рекламных словах «. потому что Вы можете себе это позволить» читается не уважение, а глупость. Не нужно бояться писать всегда и везде вы с маленькой буквы.
Ответ справочной службы русского языка
Артемий Лебедев абсолютно прав в том, что писать вы с большой буквы при обращении к нескольким лицам недопустимо. Написание Вы в названии магазина «Все для Вас» и в рекламных словах «. потому что Вы можете себе это позволить» – орфографическая ошибка.
Однако слова Артемия Андреевича «Вы всегда пишется с маленькой» излишне категоричны. Словари и справочные пособия по правописанию рекомендуют писать Вы для выражения вежливого обращения к одному лицу в текстах следующих жанров: а) личные письма; б) официальные документы, адресованные одному лицу (заявления, служебные записки и пр.); с прописной Вы также пишется в анкетах. Подробнее о рекомендациях словарей и справочников см. в «Письмовнике».
Ответ справочной службы русского языка
Запятая перед словами «в связи» не нужна.
Как правильно пишется?
1. Копия страниц инструкции прилагается к ответу на замечания.
2. Копии страниц инструкции прилагаю тся к ответу на замечания.
Ответ справочной службы русского языка
К вопросу 214822. Большое спасибо за ответ. Но все же: существуют ли глаголы, которые сочетаются со словом «усилия»? Кроме «делать» и «прилагать» ничего не придумывается. Можно ли сказать: Я прилагаю усилия к тому, чтобы что-л. сделать? Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
В словаре сочетаемости указаны только глаголы _делать_ и _прилагать_. Предложенный Вами вариант корректен.
«Прилагаю» или «прилогаю»: как правильно писать?
Многим непросто понять, как грамотно писать слово «прилагаю» или «прилогаю». Это неудивительно, ведь для грамотного употребления этой лексемы нужно знать правила корней с чередующимися гласными. Выясним вместе, какую гласную следует писать в этом глаголе – «а» или «о».
Как правильно пишется?
Отталкиваясь от орфографического правила, этот глагол необходимо писать с гласной «а» в корне – «прилагаю».
В первую очередь посмотрим, на какую букву падает ударение, – «прилага́ю». Ударным оказывается суффикс «а», поэтому неясно, какой гласный нужно писать в корневой морфеме. Далее определим часть речи. Зададим к слову вопрос – «что делаю?». Видим, что перед нами личная форма глагола, которая стоит в 1 лице и единственном числе настоящего времени. Слово употребляется в значении «прибавлять к чему-либо, присоединять».
Морфемный разбор слова «прилагаю»
Поделим глагол «прилагаю» на составные части:
Выделим основу – «прилага».
Согласно правилу, пишем в корне гласный «а», если за корнем стоит суффикс «а» – «прилагаю».
Примеры предложений
Чтобы лучше закрепить информацию, приведём примеры предложений, в которых используется рассматриваемый глагол:
Синонимы слова «прилагать»
Приведём ряд схожих по смыслу глаголов: «прибавлять», «присоединять», «прикреплять», «прикладывать», «приставлять», «использовать», «применять», «дополнять», «включать».
Ошибочное написание слова «прилагаю»
Некорректно писать – «прилогаю», «прелагаю», «прелогаю».
Заключение
Таким образом, правильно писать – «прилагаю».
Написание глагола с корнем «лаг» считается нормативным, потому что после корня есть суффикс «а». Чтобы не допускать ошибок на письме, нужно выучить правило или проверять правописание изучаемого слова в словаре.