Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Заявление на выдачу пропуска: правила написания и образец
Заявление на выдачу пропуска — это письменный запрос на получение документа, позволяющего свободно заходить или въезжать на закрытую территорию предприятия. Формы запросов и разрешений утверждаются внутренними нормативными актами.
В каких случаях надо писать заявление на получение пропуска
В соответствии с Законом РФ от 11.03.1992 № 2487-1 на предприятиях устанавливают пропускной режим. Это делается, чтобы не допускать на территорию посторонних людей и контролировать завоз и вывоз грузов и ценностей. Это особенно актуально для секретных объектов, производственных предприятий, административных зданий. С установленным порядком необходимо ознакомить персонал предприятия и посетителей (п. 7 ст. 1.1 Закона № 2487-1) и обеспечить доступ через проходную по специальным разрешениям.
В законе нет четкого требования, в каких конкретно документах на предприятии следует указать правила пропускного режима. Обычно это внутренние положения об установлении такого режима. В них перечисляют порядок проведения мероприятий по учету перемещения людей и имущества внутри объекта и за его пределами, утверждают виды разрешительных документов, бланки заявления на выдачу пропуска в здание и т. д.
В зависимости от специфики деятельности эти документы делятся на:
Такие документы выдают новым сотрудникам или тем, кто работает давно, но потерял выданное ранее удостоверение. Иногда приходится переоформить его, когда у человека поменялись персональные данные. Периодически они требуются и следующим посетителям:
Среди тех, кто вправе зайти на предприятия по служебным удостоверениям:
По какой форме писать заявление
Законодательство не устанавливает единую форму заявки на пропуск, его разрешено писать в свободном виде. Компании разрабатывают собственные бланки, исходя из специфики деятельности. Где-то достаточно единого для всех разрешения. А где-то требуются отдельные удостоверения по подразделениям, для работы по сменам, в выходные и праздники и др. В разных ситуациях необходимы разные формы заявления — для постоянного, временного или однократного визита, в любое помещение объекта или в одно из подразделений.
На обычных предприятиях заявление составляют по стандартной структуре:
Если в здание необходимо пропустить представителей компаний-контрагентов, то ходатайство пишут от имени гендиректора юрлица. В нем указывают список работников, которым требуется допуск в здание, и дают ссылку на контракт об услугах или работах. Если для работы необходимо проехать на машинах, то указывают их количество, марку, номер.
Вот как выглядит заявление в администрацию на пропуска для получения постоянного пропуска работнику компании, которому необходим проезд через КПП на автомобиле:
А это запрос на временное разрешение на посещение территории компании от подрядной организации, выполняющей ремонт по договору. В таком случае пишут от имени юрлица:
Если требуется разрешение на визит зарубежных партнеров, то необходимо отправить письмо о выдаче пропуска в администрацию для проведения совместных мероприятий.
А вот бланк заявления для оформления постоянного разрешения для работников предприятия:
Прошу Вас выдать мне пропуск для въезда на территорию __________________________________________________________ (наименование здания, объекта)
автомашины ________________________________ (марка, модель), гос. номер ______________________________, цвет ________________________________, принадлежащей мне, ___________________________ (должность работника, наименование структурного подразделения), _________________________________________________ (фамилия, имя, отчество), контактный телефон: _____________________________________.
должность, фамилия, инициалы заявителя подпись
Кому и как подать заявление
Сотрудники пишут заявку и лично отдают секретарю или начальнику службы безопасности предприятия. Для посетителей есть возможность отдать письмо лично или прислать по почте (электронной или обычной), если это предусмотрено правилами компании. В государственные органы существует несколько вариантов:
Готовые разрешения присылают по почте или отдают при личном визите (оговаривается заранее).
Инструкция: как написать заявление на получение пропуска на территорию организации
Заявление на выдачу пропуска — это официальный запрос сотрудника на получение документа, обеспечивающего свободный доступ на территорию предприятия. Порядок такого режима и формы необходимых документов компании закрепляют во внутренних нормативных актах.
Когда надо писать заявление на получение пропуска
Закон разрешает устанавливать на предприятиях пропускной режим. Он нужен, чтобы ограничивать доступ посторонних лиц на предприятия с вредными условиями производства и секретные объекты, не допускать выноса продукции или имущества с территории и регулировать время прибытия и ухода работников. С введенным порядком знакомят персонал и посетителей (п. 7 ст. 1.1 закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1). В законе не указано, в каком нормативном акте следует прописать правила. Обычно утверждают специальные положения, в которых указывают правила, ответственных сотрудников за проведение контрольных мероприятий, формы разрешительных документов, образцы заявок на их оформление и др.
Для допуска людей и транспорта через КПП оформляют различные виды разрешительных документов:
Чтобы написать ходатайство о выдаче пропуска на рабочее место, персонал обращается в отдел кадров, службу безопасности или в секретариат. Это зависит от того, какое подразделение отвечает за выдачу разрешений для проходной. Обычно пропуск требуется:
Среди тех, кому разрешено беспрепятственно проходить в организации по служебным удостоверениям:
По какой форме писать заявление на пропуск
Обычно заявление пишут в произвольной форме. Но предпочтительнее составить для конкретного предприятия собственные бланки, которые соответствуют общепринятым стандартам, но с учетом специфики организации. У некоторых компаний особые требования безопасности на производстве, у других — допуск работников в выходные и праздничные дни по графику, сменам и т. д. Исходя из этих нюансов, составляют форму заявки на пропуск работников в ту или иную компанию.
В законе нет требования разрабатывать четкий образец или форму. Организации составляют ее по собственному усмотрению, а посетители вправе писать заявление в свободном стиле. Но для удобства рекомендуется составлять формы. В зависимости от специфики, составляют разные бланки — единый для всех или несколько. Например, одна форма требуется для временного посещения или разового визита в какой-либо цех. Другая — для постоянной работы в том же цеху.
Обычно письмо составляют по следующей структуре:
Если допуск требуется контрагентам или партнерам, то письмо пишут от имени юридического лица с просьбой оформить пропуск на сотрудников, которые пройдут на предприятие. Дополнительно указывают ссылку на договор о проведении работ или предоставлении услуг. Ниже прилагают перечень сотрудников. Если есть необходимость, то добавляют список транспортных средств, для которых потребуется оформить разрешение на въезд. Если для допуска на территорию конкретного предприятия требуется инструктаж по технике безопасности и охране труда, указать в письме, что работники прошли его.
Примеры заявлений на получение пропуска
Если это сотрудники организации, выполняющей техобслуживание и ремонт оборудования на предприятии по договору, то следует написать письмо о выдаче пропуска на территорию от имени юридического лица. Вот примерный образец такого письма:
Для установления личных контактов и проведения деловых мероприятий нередко руководство компании приглашает зарубежных партнеров. В этом случае потребуется заранее подготовить заявление в администрацию на пропуска для иностранных специалистов для участия в мероприятиях по сотрудничеству, проведению консультаций с коллегами.
Для постоянных работников предприятия, желающих проезжать через КПП на собственном автомобиле, заявления на выдачу пропуска на работу могут выглядеть так:
Директору Отдела службы безопасности
дополнительного образования детей
спортивная школа олимпийского резерва «АЛЛЮР»
О допуске сотрудников на территорию ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Прошу Вас выдать мне, Петрову Петру Петровичу, преподавателю верховой езды, разрешение для въезда на территорию ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» на личном автомобиле.
Данные автомобиля: BMW-3434, государственный номер А 555 СП 89, цвет синий, принадлежит мне.
Контактный телефон: + 7 (905) 5678906.
Преподаватель верховой езды Петров Петров П. П.
Государственная услуга по выдаче пропусков для въезда (прохода) лиц и транспортных средств в пограничную зону, разрешений на хозяйственную, промысловую и иную деятельность, проведение массовых общественно-политических, культурных и других мероприятий, содержание и выпас скота в пограничной зоне, промысловую, исследовательскую, изыскательскую и иную деятельность в российской части вод пограничных рек, озер и иных водных объектов, где установлен пограничный режим
Образцы заполнения форм документов
Информирование по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется:
– при обращении заявителя для получения государственной услуги, за консультацией по вопросам предоставления государственной услуги (лично, письменно, по справочным телефонам);
– путем публикации информационных материалов в средствах массовой информации;
– путем издания информационных брошюр, буклетов, иной печатной продукции и их размещения в предназначенных для приема граждан помещениях пограничных органов, подразделений пограничных органов, осуществляющих предоставление государственной услуги, и иных государственных органов и организаций по согласованию с указанными органами и организациями.
Не допускается отказ в приеме запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, а также отказ в предоставлении государственной услуги в случае, если запрос и документы, необходимые для предоставления государственной услуги, поданы в соответствии с информацией о сроках и порядке предоставления услуги, опубликованной на Едином портале.
Информация по вопросам предоставления государственной услуги включает в себя следующие сведения:
– перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования;
– перечень документов, представляемых заявителем для получения государственной услуги, требования, предъявляемые к этим документам и их оформлению, включая образцы заполнения форм документов;
– порядок и срок предоставления государственной услуги;
– порядок и способы подачи документов, представляемых заявителем для получения государственной услуги;
– порядок получения информации заявителем по вопросам предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием Единого портала;
– результаты предоставления государственной услуги, порядок представления документа, являющегося результатом предоставления государственной услуги;
– порядок досудебного (внесудебного) обжалования заявителем действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги.
Порядок информирования по вопросам предоставления государственной услуги с использованием «Единого портала государственных (муниципальных) услуг»
Информация о ходе предоставления государственной услуги направляется заявителю в срок, не превышающий одного рабочего дня после завершения выполнения соответствующей административной процедуры, на адрес электронной почты заявителя или с использованием Единого портала по выбору заявителя.
При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю направляются:
– уведомление о приеме и регистрации заявления (ходатайства) о предоставлении государственной услуги;
– уведомление о результатах рассмотрения заявления (ходатайства) о предоставлении государственной услуги;
– уведомление о возможности получить документ, являющийся результатом предоставления государственной услуги.
Результат предоставления государственной услуги в форме электронного документа, в том числе с использованием Единого портала, не предоставляется.
Пограничные органы и подразделения пограничных органов осуществляют прием заявителей, а также предоставляют информацию по вопросам предоставления государственной услуги с использованием телефонной связи ежедневно, кроме субботы, воскресенья и нерабочих праздничных дней, в соответствии со следующим графиком:
Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги:
– Закон Российской Федерации от 1 апреля 1993 г. № 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации» (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 17, ст. 594; Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 16, ст. 1861; 2020, № 50 (ч. III), ст. 8074);
– Федеральный закон от 3 апреля 1995 г. № 40-ФЗ «О федеральной службе безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 15, ст. 1269; 2020, № 46, ст. 7210);
– Федеральный закон от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 48, ст. 4563; 2020, № 50 (ч. III), ст. 8074);
– Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 30, ст. 3032; 2021, № 9, ст. 1475);
– Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2021, № 1 (ч. I), ст. 48);
– Указ Президента Российской Федерации от 11 августа 2003 г. № 960 «Вопросы Федеральной службы безопасности Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 33, ст. 3254; 2018, № 28, ст. 4198);
– постановление Правительства Российской Федерации от 11 октября 2002 г. № 754 «Об утверждении перечня территорий, организаций и объектов, для въезда на которые иностранным гражданам требуется специальное разрешение» (Собрание законодательства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 41, ст. 3995; 2006, № 30, ст. 3391);
– постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 22, ст. 3169; 2018, № 46, ст. 7050);
– постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 2011 г. № 553 «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 29, ст. 4479);
– постановление Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 35, ст. 4829; 2018, № 25, ст. 3696);
– постановление Правительства Российской Федерации от 20 ноября 2012 г. № 1198 «О федеральной государственной информационной системе, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 48, ст. 6706; 2018, № 49 (ч. VI), ст. 7600);
– постановление Правительства Российской Федерации от 12 декабря 2012 г. № 1284 «Об оценке гражданами эффективности деятельности руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти (их структурных подразделений) и территориальных органов государственных внебюджетных фондов (их региональных отделений) с учетом качества предоставления ими государственных услуг, а также о применении результатов указанной оценки как основания для принятия решений о досрочном прекращении исполнения соответствующими руководителями своих должностных обязанностей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 51, ст. 7219; 2020, № 34, ст. 5446);
– постановление Правительства Российской Федерации от 26 марта 2016 г. № 236 «О требованиях к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 15, ст. 2084; 2020, № 35, ст. 5569).
Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц
Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и (или) решений, принятых (осуществленных) в ходе предоставления государственной услуги.
Заявитель может обратиться с жалобой по основаниям и в порядке, предусмотренным статьями 11.1 и 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Жалоба на решения и (или) действия (бездействие), принятые (осуществленные) начальником подразделения пограничного органа, направляется начальнику пограничного органа.
Порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) пограничного органа, подразделения пограничного органа, а также его должностных лиц регулируется:
– Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
– постановлением Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников»;
– постановлением Правительства Российской Федерации от 20 ноября 2012 г. № 1198 «О федеральной государственной информационной системе, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг».
Образцы документов для оформления пропусков сотрудников
Уважаемые руководители предприятий и организаций!
Если ваше предприятие (организация) имеют основания для продолжения работы в период действия режима повышенной готовности на территории Брянской области, просим в кратчайшие сроки предоставить в Советскую районную администрацию города Брянска следующие документы:
1. Письмо на имя Главы Брянской городской администрации Макарова А.Н. с обоснованием необходимости предоставления пропусков сотрудникам.
2. Список работников.
3. Заполненные формы пропусков с подписью руководителя организации и печатью организации.
4. Два экземпляра расписки о передаче документов.
Документы будут приниматься и выдаваться в Советской районной администрации города Брянска (г. Брянск, ул. Карла Маркса, д. 10) с 9.00 до 16.00 ежедневно (перерыв с 13.00 до 14.00), исключая выходные дни.
Специальный пропуск автоматически продлевается и является действующим до окончания режима повышенной готовности.
Образцы документов по ссылкам ниже:
ВНИМАНИЕ! НАСТОЯТЕЛЬНО РЕКОМЕНДУЕМ ДЛЯ УПРОЩЕНИЯ И УСКОРЕНИЯ ПРОЦЕССА ПОЛУЧЕНИЯ ПРОПУСКОВ:
При предоставлении документов для оформление пропусков проверьте обоснованность подачи заявки. Ваша организация на законных основаниях должна заниматься той деятельностью, на которую не распространяется ограничения, действующие при режиме повышенной готовности, либо быть включенной в Распоряжения Губернатора Брянской области №227-рг. от 03.04.2020 и №231 от 7.04.2020, Распоряжения Правительства Брянской области №42-рп от 3.04.2020, №49-рп от 7.04.2020, №53 от 13.04.2020, №69-рп от 21.04.2020, №75-рп от 8.05.2020, Перечень системообразующих организаций российской экономики, утверждённый протоколом Правительственной комиссии по повышению устойчивости развития российской экономики. При этом адрес регистрации или места работы сотрудников организации должен находиться в Брянске.
Индивидуальным предпринимателям и другим организациям в заявке в развернутом виде обосновывать необходимость работы в период действия режима повышенной готовности с указанием вида деятельности и приложением документов, подтверждающих право заниматься этой деятельностью (рекомендуем «свежую» выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Если сама организация напрямую не относится к тем, кто имеет право работать в период режима повышенной готовности, но выполняет неотложные работы для организации, которая перечисленна в списках Правительства Российской Федерации или Правительства Брянской области, на заявке должна быть подпись и печать руководителя организации, деятельность которой разрешена. При этом прикладывается копия действующего договора.
ВНИМАНИЕ!
Копии печатей и факсимиле подписей не принимаются!