Расчет доплаты за замещение временно отсутствующего работника
Суть проблемы
Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время. Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.
Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.
Категории замещений
В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:
При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.
Оплата труда и оформление временного перевода
Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.
К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.
Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту ( ст. 182 ТК РФ ).
При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:
Образец приказа
Образец дополнительного соглашения
Совмещение профессий и увеличение объема работ
Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.
1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.
Образец предложения дополнительной работы
2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.
3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.
Образец приказа о совмещении должностей
Образец приказа на расширение зон обслуживания
О размере доплат за замещение
Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.
Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.
В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.
Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.
Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:
Заявление на замещение во время отпуска
Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.
Что это такое замещение
Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:
Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.
Кого можно замещать, условия замещения
Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.
Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).
В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.
На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.
При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.
Для чего нужно писать заявление
Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.
Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска
В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.
По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.
Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока
Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.
Особенности формирования заявления, общие моменты
В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ
Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.
Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.
Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.
После составления заявления
После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.
После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.
Роструд: за замещение работником заболевших коллег необходимо производить доплату
 |
| photography33 / Depositphotos.com |
Ситуация, типичная, пожалуй, для каждого учреждения: сотрудник ушел на больничный, а его работу приходится выполнять кому-то из коллег. И замещающий отсутствующего работник вполне может потребовать оплатить ему дополнительную работу. Обязан ли работодатель доплачивать работнику за выполнение обязанностей коллег, временно отсутствующих из-за болезни?
Отвечая на этот вопрос (Ответ Роструда с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ» (октябрь 2021 г.), эксперты Роструда напомнили, что нормы Трудового кодекса позволяют поручить работнику выполнение в течение рабочего дня наряду с его прямыми обязанностями еще и дополнительную работу по той же профессии / должности с доплатой за труд. Но есть условие: дополнительные обязанности можно поручить работнику только с его письменного согласия.
Таким образом, если в трудовом договоре или должностной инструкции работника не предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующих работников отдела, то поручать ему выполнение такой работы работодатель вправе только с его письменного согласия и за дополнительную плату. Однако если в трудовом договоре ли должностной инструкции работника предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, то осуществлять работнику доплату за такую работу работодатель не обязан.
Порядок замещения основного работника на время больничного. Документальное оформление, образец приказа
Временное отсутствие работника на своем месте может быть обусловлено причинами различного характера, например, человек уходит в очередной отпуск.
Но нередки случаи, когда это происходит в силу заболевания. В таких ситуациях наниматель вправе заменить отсутствующего работника другим. Об этом подробно рассказано в нашей статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
На практике используется два варианта замены работника:
Порядок замещения (временного перевода)
Замещение, как и любая другая процедура, связанная с трудовыми отношениями, реализуется в несколько этапов. Для начала необходимо пообщаться с работником, на которого руководитель планирует возложить обязанности заболевшего. После оформляются все необходимые документы. В завершении информация направляется в бухгалтерию, которая будет начислять соответствующую оплату.
Всегда ли требуется документально оформлять распоряжение?
Согласно требованиям действующего законодательства, работающему можно поручить выполнение функций отсутствующего специалиста. Для этого потребуется согласие человека. Если стороны пришли к соглашению, то руководитель издает приказ соответствующего характера, который будет являться основанием для начисления дополнительной оплаты в последующем.
Но не всегда нужно оформлять распоряжение. В некоторых случаях приказ не потребуется. Это касается той категории работников, которые были назначены на должность изначально с условием возможной замены временно отсутствующего работника, например, заместителей руководителя. Такое условие должно быть указано в договоре. В качестве компенсации работнику устанавливается денежная надбавка либо дополнительные дни к основному отпуску.
Предварительное обсуждение
Согласие работника на замену временно отсутствующего является одним из условий возложения дополнительных обязанностей. По этой причине руководитель компании должен будет обсудить с человеком такой вопрос. В процессе беседы оговариваются условия компенсации и объем дополнительных обязанностей.
В то же время статья 72.2 ТК РФ несколько расширяет полномочия руководителя, предоставляя право возложить на работника дополнительные обязанности без его согласия. Это возможно в случае:
Необходимые документы
Процедура возложения обязанностей заболевшего работника на другого специалиста предусматривает оформление ряда документов.
Сведения о временной замене заболевшего в трудовую книжку не вносятся. Информация указывается лишь в учетной карточке замещающего работника.
Служебная записка
Нормы Трудового кодекса РФ прямо не указывают на то, что необходимо составлять служебную записку в связи с болезнью работника. Но на практике локальными правилами большинства организаций оформление такого документа предусмотрено.
Оформляется записка в письменном виде и направляется руководителю компании. В ней должно быть указано следующее:
Заявление
Ещё один документ, который может быть оформлен на время больничного листа — заявление на замещение. Оно оформляется сотрудником, который будет заменять ушедшего на больничный и официально подтвердит, что он не против выполнения обязанностей заболевшего коллеги.
Как и служебная записка, заявление оформляется в письменном виде. В нем указывается время начала больничного, а также данные о работнике, который будет временно исполнять обязанности.
Приказ о возложении исполнения обязанностей на другого сотрудника
Почти всегда приказ о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника должен быть издан. Исключением являются случаи, когда человек изначально является замещающим специалистом и такое правило указано в его договоре. Приказ оформляется в письменной форме.
В приказе о возложении обязанностей заболевшего специалиста на другого работника указывается:
Приказ подписывается руководителем компании. С документом должен быть ознакомлен под подпись замещающий работник.
Дополнительное соглашение к ТД
Может потребоваться дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно оформляется в случае, если человек остается работать в компании, но полностью освобождается от обязанностей по своей должности на время замены. Дополнительное соглашение, как и трудовой договор оформляется в письменном виде, в двух экземплярах. В нем указывается период и наименование должности, по которой будет происходить замена.
Особенности оплаты
Порядок выплаты специалистам, которые заменяют заболевших, установлен статьей 151 ТК РФ. В ней указано, что доплата за возложение дополнительных обязанностей должна производиться в обязательном порядке. Размер такой выплаты устанавливается сторонами трудовых отношений с учетом объема нагрузки и произведенных удержаний.
Статья 151 ТК РФ. Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (статья 60.2 настоящего Кодекса).
Порядок совмещения
Совмещение профессий или должностей – это одна из форм временной замены отсутствующего работника. Она несколько отличается от замещения. Особенностями такой процедуры являются:
Приказ
Приказ о совмещении должен быть оформлен, поскольку он является документальным подтверждением взаимного согласия сторон. Он составляется в письменной форме и доводится под подпись до работника. Кроме общей обязательной информации, приказ должен содержать в себе и специфические формулировки. В тексте должно быть указано, что обязанности по должности специалист будет выполнять именно в порядке совмещения.
Допсоглашение к ТД
Дополнительное соглашение к трудовому договору потребуется, если содержание последнего претерпит изменения. Например, человек работал какое-то время в компании, но потом ему предложили совмещать должности. В таком случае нужно будет оформить дополнительное соглашение к договору. В нем следует указать, что обязанности будут исполняться в порядке совмещения.
Нюансы оплаты
Выплата за совмещение производится по тем же правилам, что и замещение. Сумма определяется по соглашению сторон с учетом объема нагрузки и удержаний из заработка. На практике совмещение компенсируется в виде надбавки к заработной плате.
Можно ли принять на данный период нового сотрудника?
На время болезни человека руководитель имеет право принять другого специалиста на работу. Речь идет не о замещении или совмещении. В данном случае можно заключить новый трудовой договор. Трудовые отношения с такой категорией работников имеют отличительные особенности.
Основанием для приема на работу человека по замене отсутствующего специалиста является заболевание последнего. Оно дает право руководителю принять на должность другого работника. Такие трудовые отношения будут носить временный характер. Они будут ограничены только заболеванием основного специалиста. Сам претендент должен соответствовать общим критериям – состояние здоровья и наличие специального образования, если таковое требуется для назначения на должность.
Как оформить?
Сама процедура приема на время болезни основного специалиста не имеет отличительных особенностей:
В любом случае, основанием для начала процедуры приема на работу, является заявление претендента. Оно оформляется в письменном виде и направляется руководителю организации. В нем указываются данные организации, работника, а также то, что человек желает заключить трудовой договор на время лечения отсутствующего специалиста.
В случае положительного результата, с человеком по статье 59 ТК РФ заключается срочный трудовой договор. Он оформляется по общим правилам в письменном виде, по одному экземпляру для каждой из сторон. Помимо обязательных условий, договор должен содержать сведения о сроках действия. В данном случае они обусловлены наступлением определенных обстоятельств, а именно – выходом основного работника. К конкретной дате срок договора не привязан.
После заключения договора должен быть издан приказ, подписанный руководителем. В нем указываются все обязательные реквизиты, а также то, что человек принят только на время заболевания основного работника.
Процедура приема на работу для замены заболевшего работника предусматривает заполнение некоторых кадровых документов:
Как уволить?
Днем увольнения будет являться дата закрытия больничного. В остальном процедура стандартна. В день увольнения на руки работнику выдается трудовая книжка и окончательный расчет. Денежные средства передаются под подпись либо перечисляются на расчетный счет. По требованию человека должны быть оформлены и другие документы, например, справка о заработной плате либо об отработанном времени.
Действующее законодательство предусмотрело несколько вариантов замены заболевшего работника – совмещение, замещение и прием на работу другого человека. Каждый из них руководитель может выбрать по своему усмотрению. Также инициатором временной замены может выступать и сам работник.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Тонкости составления служебной записки на доплату за увеличение объема работ: образец
Решение вопросов замещения отсутствующих работников – распространенная ситуация для многих предприятий.
Какие документы необходимо оформить для выплаты компенсации за временное исполнение работы отсутствующих? Или как обосновать выплату компенсации? Об этом статья.
Цель служебки
Решение производственных вопросов часто связана с замещением отсутствующих работников. Первым документом, на основании которого это оформляется – Служебная записка. Основная цель написания записки – обеспечить бесперебойную работу предприятия.
Приведем пример, как это может происходить в реальности:
Таким образом, цель оформления – регламентировать организационные вопросы, связанные с распределением работы за отсутствующих и обеспечить доплату тем, кто будет его замещать.
Кратко внесем ясность в некоторые вопросы, касающиеся терминов:
Основания для доплаты работнику
Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:
Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса РФ совмещение профессий и дополнительная работа вне рамок трудового договора выполняется только с письменного согласия работника.
К примеру, основанием может служить заявление работника, согласного выполнять дополнительный объем работы. При необходимости к документам необходимо приложить сведения о том, что работник получил необходимую инструкцию по технике безопасности или прошел необходимую стажировку.
При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.
Кто составляет?
Обязанность или инициатива оформления Служебной записки на доплату принадлежит любому сотруднику или руководителю, ответственного за решение этих вопросов. Зависит это от принятого регламента, внутреннего Положения или Стандарта предприятия.
Содержание
Общие требования к содержанию записки:
Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.
Как правильно написать?
Оформление документа Служебная записка должно отвечать определенным требованиям. Примером может служить следующий перечень:
Оформление документа на совмещение должностей
Директору ГМЗ-2 Семенову С.С. от начальника цеха № 3 Петрова П.П.
Прошу рассмотреть вопрос доплаты за расширение зоны обслуживания мастеру по ремонту цеха №4 Сидорову С.С., табельный №12345, на время трудового отпуска по графику мастера по ремонту вентиляционного оборудования цеха №4 Иванова И.И., табельный № 98765 с 12.03.2018 по 23.03.23018 включительно.
Предлагаю размер доплаты установить в размере 50% от оклада Иванова И.И.
Подпись __________П.П. Петров. Дата ___________
Некоторые аспекты данного примера рассмотрены в следующем разделе.
Ответ и реакция руководства
Решение руководителя будет адресовано в соответствующую службу предприятия в зависимости от его решения, например:
О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.
Заключение
Успешная работа предприятия обеспечивается слаженной работой мотивированного коллектива. Здесь требуется обеспечение резерва сотрудников в случаях планового или внепланового отсутствия сотрудников. Поддержание такого подготовленного и обученного резерва включает в себя стажировку, знание правил охраны труда. Это обеспечит нужную устойчивость предприятия.