Как вносить исправления в первичные документы
Способ 1: исправить исходник
Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешает закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При внесении исправлений в исходный документ ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуем заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.
Выглядит это примерно следующим образом:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.
Способ 2: сделать замену
Вместо правки исходного документа можно оформить другой — исправительный. Несмотря на то, что законом о бухучете такой способ исправления не предусмотрен, чиновники это разрешают (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Порядок внесения исправлений в этом случае должен быть подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем должно быть указание на то, что это исправительный документ, приведены номер и дата исходного документа, а также порядковый номер и дата исправления.
Алгоритм исправления ошибок в счете-фактуре хорошо описан в КонсультантПлюс. Чтобы его посмотреть, переходите в Готовое решение. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Этот же способ используют, когда требуются исправления в первичных документах, составленных в электронной форме.
Исправленному верить в документах: образец
При заполнении документации ответственные лица могут допускать ошибки или неточности в текстовой части. Существует ряд документов, в которые после оформления запрещено вносить новую информацию. Как правильно откорректировать неактуальные сведения?
Общая информация
При допущении ошибок во внутренней документации, возможно их исправление в соответствии с общими правилами, поскольку бумаги изначально предназначены для использования внутри компании.
Их можно корректировать, потому что по факту они нигде не предоставляются. В кассовые журналы, банковские и учредительные документы вносить изменения нельзя. Корректировка без изменения информационного смысла допускается только в первичной документации.
Как внести исправления
Перед тем как вносить изменения в документ, необходимо его досконально изучить с целью выявления допущенных неточностей. Недостоверная информация перечеркивается горизонтальной чертой таким образом, чтобы у человека, изучающего документ, была возможность прочитать отображенные ранее сведения, которые были исправлены. Правильная информация отражается рядом с неверными сведениями или на обратной стороне документации.
Перед отображением актуальной информации, необходимо сделать приписку «исправленному верить», а после нее указать дату внесения записи и характеристики должностного лица, которым была внесена корректировка, и поставить печать фирмы. При использовании корректоров с целью удаления неточной записи, документ можно сделать неактуальным.
Если ошибка была допущена в банковской или кассовой документации, то вносить изменения в нее не стоит, поскольку единственным способом решения проблемы является уничтожение документа и оформление его новой версии. Процедура проводится посредством зачеркивания всей информации длинной чертой и нанесения надписи в верхней части листа «Аннулировано».
При внесении изменений в подотчетной документации, неточности перечеркиваются длинной чертой, а в верхней части листа отражается запись о том, что отображенные сведения неактуальны. Аннулированные документы передаются на хранение в архив и должны быть сохранены на протяжении регламентированного правовыми актами времени.
Документы между контрагентами
Документы, используемые компаниями, являющимися контрагентами, могут быть исправлены только после уведомления об этом событии партнера. Внесение корректировочной записи допускается только после обсуждения всех нюансов, касающихся общего вопроса. Актуальные сведения должны быть внесены в двух экземплярах.
Исправленному верить, как правильно пишется в бухгалтерской документации
Больничный лист с допущенными ошибками не оплачивается Фондом. При его недостоверном заполнении необходима коррекция сведений. В листе нетрудоспособности не должно быть:
Ошибки, не входящие в перечень недочетов, которые могут быть откорректированы, не могут быть исправлены. При их допущении придется оформлять дубликат документа, а использованный бланк признать недействительным.
Неверные сведения перечеркиваются тонкой чертой, а на обратной стороне делается пометка, «Исправленному верить». В документах образец, как вносить корректировки, должен быть разработан ответственными лицами на предприятии. Правильно проведенная процедура сохраняет юридический статус документа. Изменения должны быть внесены тем должностным лицом, которое изначально оформляло документацию. На ней должна стоять его подпись, заверенная печатью.
Если ошибки допущены в разделе, в котором отражается сумма начисления, то документ не подлежит корректировке, и он теряет свою юридическую силу. В такой ситуации в ФСС придется подготовить отдельную бумагу, в которой отражен пересчет пособия.
Исправленному верить в трудовой книжке, образец
В трудовой книжке исправления вносятся при смене сотрудником фамилии. Корректировка такого плана делается на титульном листе личного документа. Неактуальные данные перечеркиваются, а новые сведения вносятся рядом на свободном месте после записи «Исправленному верить». Исправления заверяются печатью.
Если необходимо откорректировать раздел сведений о трудовой деятельности, неверная запись не зачеркивается, а делается новая под очередным порядковым номером.
Итоги
При заполнении документации, ответственным лицом может быть допущена ошибка. При неточностях во внутренних локальных актах, достаточно зачеркнуть недостоверность и указать сверху актуальную трактовку. Если документ предназначен для возможного ознакомления представителями проверяющих органов, то рекомендуется правильно оформить исправления в соответствии с регламентированными правовыми актами положениями. Однако, руководителю компании стоит помнить о том, что существует ряд документов, в которых невозможно делать помарки. Корректировке также не подлежит информация финансового характера.
Исправить ошибку в документе
Поможем, потому что знаем «как». Позвоните!
Ошибки в документах исправляются двумя способами:
При наследовании
Когда человека не в живых, ошибки в его документах уже не исправляются, а доказываются факты принадлежности документов этому гражданину. Это судебный порядок. Хотя в ряде случаев есть исключения. Посоветуйтесь с нашими юристами по наследственным делам.
Ошибка в архивной справке
Есть ошибки, которые можно исправить, обратившись в архив лично или по доверенности от гражданина, чьи интересы представляются. Например, в ГУЖА архивная информация о данных гражданина, ранее проживающего по указанному адресу, может быть исправлена путем предоставления соответствующих документов. То же может быть и в ЗАГС. А вот если, например, ошибка сделана в списках садоводов, приватизировавших землю в общедолевую собственность, в архиве Администрации этого не исправить, придется обращаться в суд.
Если же гражданина нет в живых, а ошибка не дает совершать определенные действия его наследникам, это только судебный порядок установления фактов.
Исправить ошибку в свидетельстве о собственности
Исправление ошибок в свидетельстве о праве собственности, выданном нотариусом, предполагает следующий порядок действий: подготовить доказательства, обратиться к нотариусу, доказать свою правоту. Если нотариус категорически не согласен на исправление, или этого сделать невозможно в силу закона, придется обращаться в суд. Если нотариуса, подготовившего документ, требующий корректировки ошибок, с прошествием времени уже не найти, звоните нам. Мы поможем.
Исправление ошибки в свидетельстве о собственности после смерти человека невозможно. Но ничего страшного, вместо этого можно устанавливать факты в судебном порядке. Эта процедура заменит собой исправление ошибки в старом документе о собственности.
После любых действий, исправленный документ о собственности на недвижимость должен быть зарегистрирован в УФСГРКК города или области.
Исправить ошибку в свидетельстве о регистрации собственности
Если свидетелство о регистрации права собственности с ошибкой, исправить это достаточно просто. Надо внести изменения в Единый реестр прав на недвижимость.
Но если ошибка в свидетельстве ЕГРП сделана из-за того, что она же содержится и в правоустанавливающем документе на собственность (в свидетельстве о праве на наследство, в брачном договоре, в договорах по сделкам с недвижимостью (купле-продаже, дарении, договоре приватизации и пр.), исправлять, в первую очередь, придется сам правоустанавливающий документ.
Исправить ошибку государственного реестра
Таких ошибок сегодня стало очень много. Простая халатность или невнимательность специалистов государственных органов рождает документы с ошибками. Исправляить нужно тут же, не отходя от окна выдачи документов. Если Вы заметили ошибку сразу, ее можно исправить бесплатно, подав документы обратно на исправление. Если же по прошествии времени Вы подаете заявление о таком исправлении, практика опказывает, что УФСГРКК (или МФЦ) считают эту процедуру внесением изменений в свидетельство о госрегистрации и требуют оплату госпошлины.
Исправить ошибку в свидетельстве о рождении
Бывают случаи, когда из архива приходит информация о том, что именно в архиве уже ошибка или нежелательные для Вас данные. Тогда в судебном порядке устанавливаются факты или сразу право собственности по различным основаниям.
Исправить ошибку в свидетельстве о браке
Процедура похожа на предыдущую (со свидетельством о рождении).
Исправить ошибку в трудовой книжке
Эта процедура чаще других встречается в нашей практике. Неправильные записи, фамилии, имена, несуществующие должности и прочие ошибки в трудовых книжках исправляются двумя способами:
Исправить ошибку в трудовой (в суде)
Если придется исправлять ошибку в трудовой в судебном порядке, предлагаем Вам прочитать страницы нашего сайта о спорах по трудовым и пенсионным вопросам, или сразу обратиться за помощью специалистов в наш Юридический центр.
Исправить ошибку в больничном листе
Здесь есть разные варианты: ошибку в бесспорном порядке исправляет само учреждение, выдавшее больничный и заверяет печатью, или придется доказывать свою правоту на комиссиях или в суде.
Исправить ошибку в паспорте
Исправить ошибку в договоре
В договорах на покупку собственности, в дарственных, в договоре приватизации (передаче квартиры или комнаты в собственность граждан), договорах долевого участия в строительстве, инвестиционных договорах и пр., ошибки исправляются по-разному:
Как исправить ошибки в иных документах
Для наших юристов любые процедуры по исправлению ошибок абсолютно известны и понятны. Сложности у граждан при самостоятельных шагах для исправления ошибок, могут быть при:
Опыт плюс различные информационные каналы дают нам возможность решать подобные проблемы быстро и качественно. Обращайтесь к нам за помощью.
Автор текста: Генералова Н.Б.
Генеральный директор, управляющий партнер
Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку
Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.
Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.
Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».
В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.
Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:
Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.
Самые распространенные ошибки документооборота
Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.
Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.
Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!
В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.
В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
Два способа исправления ошибок в документах
Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.
При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.
Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:
Остановимся подробнее на каждом из них.
Исправления в первоначальном документе
Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:
Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.
Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.
Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.
Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Как исправить ошибку в договоре
Наиболее безопасный способ исправить ошибку в уже заключенном договоре — внести в него изменение путем заключения допсоглашения. Ошибку, которая не влияет на смысл условий договора, допустимо исправить прямо в тексте, заверив исправление подписями сторон.
Как оформить исправление ошибки в договоре с помощью допсоглашения
Законодательство не содержит понятия «исправление ошибки в договоре» и не устанавливает порядок оформления таких исправлений. Поэтому наиболее безопасным способом видится исправление ошибок путем внесения в договор изменений. При этом нужно учитывать следующее :
1. По общему правилу для внесения изменений в договор с целью исправления ошибки надо достичь соглашения сторон. Однако в договоре стороны могут предусмотреть, что наличие ошибок является основанием его изменения по требованию одной из сторон.
Обратите внимание!
Расторжение договора по требованию одной из сторон осуществляется по решению суда .
2. Соглашение об изменении договора нужно заключать в той же форме, что и договор. Это правило действует, если в договоре стороны не согласовали иную форму соглашения об изменении договора.
Обратите внимание!
Так как договоры с участием юрлиц заключают в письменной форме (простой или нотариальной), то и соглашение об изменении договора нужно оформить письменно .
Обычно изменения в договор оформляют в виде соглашения к договору, которое подписано уполномоченными представителями сторон.
Пример формулировки условия в допсоглашении:
«Изменения, внесенные настоящим дополнительным соглашением в договор от 14.10.2019 N 08-12/894, действуют с даты подписания Сторонами указанного договора».
Как оформить исправление ошибки непосредственно в тексте договора
Запрета на исправление ошибки договора путем внесения правок в его текст законодательство не содержит. Однако и порядок внесения таких исправлений не регламентирован.
На заметку
Рекомендуем исправлять непосредственно в тексте только незначительные ошибки, которые не влияют на смысл договора.
Чтобы внести исправления в текст договора, рекомендуем руководствоваться правилами внесения исправлений в первичные учетные документы :
— зачеркнуть неправильный текст одной чертой, так, чтобы он легко читался;
— сверху или рядом с зачеркнутым текстом разборчиво написать правильный вариант;
— проставить слова «Исправлено» и дату исправления;
— указать должности, фамилии и инициалы представителей сторон, уполномоченных подписывать договор;
— скрепить исправлении подписями представителей сторон.
Обратите внимание!
Исправление должно быть внесено во все экземпляры договора, чтобы обеспечить их идентичность. Иначе может возникнуть спор о том, согласовано ли данное условие сторонами.
Какие последствия неправильного исправления ошибки в договоре
Если при исправлении ошибки нарушены правила внесения изменений в договор, негативные последствия будут зависеть от характера допущенных нарушений. Так, если:
2) исправления внесены только в один экземпляр договора, то условие договора, в котором имеются разночтения, считается не согласованным сторонами. Последствия зависят от того, текст какого условия не идентичен в разных экземплярах договора:
На заметку
Незаключенность договора, по своей сути, означает отсутствие сделки как таковой. Иными словами, такой договор не влечет никаких последствий для сторон;
Пример
При заключении договора поставки стороны согласовали, что за непоставку товара поставщик обязан уплатить штраф в размере 5% стоимости непоставленного в срок товара. При оформлении договора в тексте этого условия была допущена опечатка: указано 50% вместо 5%. Поставщик обнаружил опечатку после подписания договора и исправил ее в своем экземпляре договора с использованием корректора.
В случае возникновения спора суд может посчитать это условие не согласованным, т.к. в экземплярах сторон указан разный размер штрафа. В этом случае суд может применить законную неустойку за непоставку товара. Такая неустойка установлена в размере 10% стоимости непоставленного в срок товара . Таким образом, поставщик, который неправильно исправил ошибку в договоре, вынужден будет уплатить штраф большего размера;
3) не соблюдена простая письменная форма допсоглашения об изменении договора :
— стороны не смогут ссылаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт согласования изменений в договор. При этом стороны вправе использовать другие доказательства, в т.ч. письменные;
— допсоглашение будет недействительным, если это прямо указано в законодательстве или договоре, а также если договор является внешнеэкономическим.
Обратите внимание!
Если допсоглашение к договору является недействительным, договор будет действовать в первоначальной редакции, т.е. с ошибкой ;
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex