Формирование документа «Концепция проекта»
Любой проект начинается с идеи, которая требует реализации. Но, прежде чем внедрять идею в жизнь, следует оценить целесообразность реализации проекта, в том числе с экономической точки зрения. Для этого необходимо формирование «Концепции проекта», описывающей его актуальность, цели и задачи.
Если идея получает положительную оценку и признается перспективной, то она получает возможность развития. Тогда проект начинает свой путь, открывая жизненный цикл со стадии инициации.
Инициация проекта
Инициация проекта — это первая стадия жизненного цикла проекта, означающая его запуск. Это убеждение руководства организации или инвесторов, а также других заинтересованных лиц в необходимости выполнения проекта. Фаза инициации проекта подразумевает определение целей проекта, а также взаимосвязанных с ними целей продукта проекта. Успех проекта определяется достижением конкретных показателей по каждому сформулированному результату в определенные сроки.
Необходимым условием эффективного управления проектом является тщательное документирование всех действий, связанных с исполнением проекта, поэтому результатом фазы инициации является документ, который может быть назван концепцией (или паспортом) проекта.
Концепция проекта
Концепция проекта – это документ, описывающий общие положения проекта, его цели, задачи и способы достижения этих целей.
Это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству или заказчику и инвестору с целью его одобрения, финансирования и последующей реализации инвестиционного проекта.
Концепция проекта обычно содержит следующую информацию:
Применение концепции проекта
Концепция содержит в себе некую дорожную карту с ключевыми событиями и основными этапами реализации проекта, которая в дальнейшем помогает руководителю проекта сформировать детальный план работ и определить контрольные точки с заранее определенными показателями эффективности.
На основе концепции проекта также составляется бюджет проекта и регламент взаимодействия участников проектной деятельности.
Необходимость концепции проекта и цели ее написания
Концепция позволяет не просто описать, но и формализовать идею, обосновать ее реализуемость и эффективность, оцифровать основные и промежуточные результаты реализации проекта и определить ключевые факторы успеха.
Таким образом, концепция проекта является незаменимым инструментом защиты проекта на стадии инициации, а также является основой для формирования документов на стадии планирования проекта и преследует следующие цели:
Этапы формирования концепции проекта
При составлении концепции проекта, как правило, используют готовые шаблоны документов, принятых в компании. Также используется опыт подготовки аналогичных документов по другим проектам. Главную роль в данном процессе играет квалификация руководителя проекта, а также менеджера, ответственного за ее разработку.
Условно бизнес-процесс подготовки концепции проекта можно разделить на четыре этапа.
Примеры концепции проекта
Шаблон концепции проекта и пример можно скачать по ссылкам ниже:
Примеры концепций других проектов, реализуемых в разных отраслях и сферах деятельности, разработанные студентами специальности «Прикладная информатика» УГАТУ в рамках курсовых работ по дисциплине «Проектный практикум»:
Как сформулировать концепцию проекта?
Ситуация напоминает детскую игру «испорченный телефон». Заказчик рассказывает о своем проекте менеджеру. Проект-менеджер делает пометки, что должно быть на сайте или в приложении, но опускает часть задач, потому что они кажутся очевидными. Дизайнер получает неполную информацию и строит работу без точного учета первоначального замысла.
В результате при создании продукта принимают противоречивые решения, которых можно было бы избежать, наладив единое видение между всеми участниками процесса.
Основой для единого видения является концепция проекта. На каждом этапе разработки концепция последовательно детализируется. Именно поэтому важно задать верный вектор в самом начале пути.
В этом может помочь простая формула, построенная на наблюдении (да простят меня читатели знакомые с теоретической физикой и высшей математикой за такой подход): в основе успешного проекта — работоспособная система. В основе работоспособной системы — учет интересов заказчика и целей пользователей, которые достигаются с помощью проекта.
Любая формула — формальность. При использовании необходимо переводить на человеческий язык.
Концепция проекта = мы (краткое описание проекта) помогаем (описание основной аудитории проекта) достигать (описание целей пользователей) для (описание целей владельцев проекта).
Необъективные авторские примеры использования
Spark.ru
Мы тусовка технологичных проектов, помогающая стартапам делиться знаниями и приобретать с их помощью новых клиентов, инвесторов и партнеров, созданная для получения профита от рекламы.
Meduza.io
Мы новостной портал для людей, уставших от официальных лент, созданный с целью создания и распространения новостей без указания свыше.
Как создать концепцию: опыт и принципы
За полтора года существования Madebymad мы поработали с десятком разных команд и проектов над продуктами, которые только запускались или требовали переосмысления. В обоих случаях нашей задачей было создание концепции, на которую в дальнейшем сможет опираться команда.
В этой статье мы собрали основные принципы, которые помогут в разработке концепции продукта.
Концепция — это этап на ранней стадии развития продукта, на котором смыслы обретают форму, чтобы донести основную идею. Этот этап также важная точка отсчёта и синхронизации команды по принципам масштабирования продукта и его дизайна.
Когда перед командой стоит задача заложить дизайн-концепцию, которая должна не только отвечать требованиям IT-отрасли, но и отражать все смыслы, которые находятся под капотом продукта, а также иметь запас прочности для дальнейшего роста, легко потеряться во взаимоотношениях бизнеса и пользователя — и сложно нащупать то, от чего можно оттолкнуться, чтобы найти точки соприкосновения между разными слоями продукта.
Мы описали основные шаги в создании дизайн-концепции — они и послужат опорой для дизайнера и команды в условиях неопределенности ранней стадии.
Процесс создания концепции похож на складывание пазла, где приходится искать недостающие элементы путем исследования поведения и потребностей пользователя и рынка. Картинки на коробке с этим пазлом нет, она проявляется постепенно, но команда должна понять, когда картинка сложилась, а когда элементов в ней не хватает.
Чтобы концепция требовала меньше разъяснений (в том числе для пользователя) и делала продукт еще более ценным, выделяющимся на фоне конкурентов, сформулируйте качества, которым она должна соответствовать. В большинстве случаев опорой в этом служат миссия и ценности продукта. Для упрощения их трансляции пользователям можно использовать три излюбленных вопроса: Why? How? What?
Например, вы разрабатываете сервис по доставке продуктов на дом. Сервис обещает своим клиентам доставлять свежие продукты, экономя время на походах в магазин. Но с точки зрения процесса вы не можете обеспечить выбор продуктов самим клиентом, что в свою очередь выступает цифровым барьером для него. Какие помидоры мне положат? С каким сроком годности привезут йогурт? — Соответственно можно сформировать дизайн-принцип «прозрачности» сервиса, согласно которому, контент и функционал должны стремиться имитировать привычный опыт клиента в выборе продуктов.
Дизайн-принципы дополняют друг друга, образуя концепцию, систему смыслов. Попробуйте начать с бизнес модели — что продает, кто этим пользуется и в чем отличие от существующего решения (технологии), так вы поймете китов, на которых стоит продукт. Далее попробуйте сформировать принципы, которые помогут закрыть барьеры и проблемы, связанные с решением и отраслью. Последним шагом нужно найти взаимосвязи между принципами и китами, чтобы образовалась концепция и появилась синергия.
Мозг человека пытается категоризировать окружающую информацию, чтобы быстрее её обрабатывать и принимать решения. Таким же образом формируются привычки — враги всего нового. Если с помощью метафоры воссоздать знакомый контекст в новом для пользователя решении, то осознание ценности придёт быстрее, и продукт увеличит свои шансы стать новой привычкой.
Метафора не обязательно должна имитировать физический объект — это может быть эмоция, процесс, язык, эффект — все что угодно, если это знакомо пользователю и найдет первый отклик в его ментальной памяти. Скевоморфизм — метафора, голосовые ассистенты — метафора общения с человеком (именно поэтому ассистенты пытаются шутить, хотя, казалось бы, незачем), чат — метафора. Каким будет ваш основной инструмент коммуникации с пользователем — дашборд, чат, лента или что-нибудь новенькое (как когда-то карточки у Tinder)? Выбор метафоры определяет то, насколько легко пользователь будет находить информацию и ориентироваться в продукте.
Как это понять? Наблюдать за людьми в привычной для них среде. Например, в продуктовом магазине можно понаблюдать за логикой покупателей. Если присмотреться, то товары на полке стоят плотно друг к другу, что позволяет охватить взглядом больше товаров разом (в отличие от экрана) — это в свою очередь помогает быстро найти нужный товар среди множества других. На экране товаров в поле зрения гораздо меньше, приходится скролить, а объем вычитывать в описании — действительно ли это удобнее и с помощью каких метафор можно это решить?
Имейте ввиду, что метафоры могут увести не в ту сторону — в погоне за созданием знакомой среды, можно упустить уже сложившийся пользовательский опыт взаимодействия с цифрой. Важно держаться середины, где метафора не спорит с удобством.
Старайтесь превзойти ожидания
Когда перед нами встаёт задача, в большинстве случаев у нас уже сформированы ожидания ее решения. Если ваше решение проще или качественнее этих ожиданий, оно представляет дополнительную ценность для пользователя.
Представим клиента, который открыл холодильник и понял, что ему нужно купить продукты домой. Основываясь на своём опыте, клиент представляет для себя стандартные шаги — Что купить? Сколько? Где? Сколько денег необходимо? Сколько времени займет?
Если пофантазировать, то каким могло бы быть идеальное решение, которое сэкономит время на покупку продуктов? Например — открываем холодильник, а там уже есть все необходимые продукты, от некоторых можно отказаться, но суть в том, что не придется собирать корзину или искать заново.
Как можно чаще задавайтесь вопросом «Как?», он поможет вам выделить ключевые преимущества продукта, на которых стоит сконцентрироваться.
Используйте данные и персонализируйте
Допустим, что идея с холодильником возможна — тогда как онлайн-среда может нам помочь, чтобы спроектировать идеальное решение?
Сравнивая шаги, которые клиент предпринимает в онлайне и в офлайне, видно преимущество онлайна — бизнес может отследить чек, понять что именно предпочитает клиент, какие у него любимые товары, как часто он их покупает. В офлайне же меньше возможностей персонолизировать предложение под клиента из-за недостатка данных и инструментов их сбора.
Онлайн позволяет нам ближе узнать пользователя, а значит и помогает приблизить решение к идеальному — сделав продукт более персонализированным мы сформируем дополнительную ценность, упростив взаимодействие с продуктом.
Опираясь на чек клиента мы можем акцентировать внимание на товарах из его рациона, а также сортировать их на основе данных о частоте их покупки. Таким образом мы можем превзойти ожидания клиента, сделав первый экран максимально полезным — при заходе в приложение, клиент будет видеть уже знакомые продукты отсортированные в порядке от самых необходимых, например, туалетной бумаги и средства для мытья посуды, которые часто забывают купить, до редких.
«Концепт» опирается на «концепцию», но понятия различаются. Концепция — это система, которая объединяет в единое целое смыслы, которые несет в себе продукт для пользователя. Концепция может выражаться словами, например, в виде принципов или же во взаимоотношениях в виде диаграммы. Концепт же — это то, что уже приобрело очертания продукта: машина, дом или как в нашем случае — интерфейс. Концепт можно нарисовать на салфетке (что-то вроде «parti diagram») или можно создать готовый прототип (аля «concept-car»). Степень детализации может быть любой, задача — донести идею понятно и до конца и дать возможность команде ее протестировать.
Чтобы UX/UI-концепт стал ориентиром, он не должен вызывать вопросов, связанных с архитектурой и настроением продукта, поэтому в качестве концепта можно подготовить High-Level Wireframe основного сценария и на примере основных экранов показать интерфейс, максимально близкий к тому, каким его увидят пользователи. Так вы заложите плацдарм для дальнейшего масштабирования продукта. Если вы знаете план развития продукта, то этап концепции отлично подходит для того, чтобы подумать над тем, как будет расширяться архитектура по мере увеличения функциональности.
Чтобы UX/UI-концепт не стал просто очередным amazing shot на Dribbble — важно его протестировать на реальных пользователях и начать подключать технического лида для верификации своих идей на предмет реализации уже на ранних стадиях (чуть ли не на «салфетках»). Если в мире еще нет технологий, позволяющих реализовать задуманное, то это может послужить определением вижена — если технология есть, но разработка говорит, что это долго и сложно — не спешите отказываться от идеи, скорее всего это можно будет реализовать позже. То же и с тестированием — когда-то люди не понимали, как можно пользоваться телефоном без кнопок, а теперь у iPhone нет даже кнопки Home.
Этап концепции подразумевает, что вы выделяете дополнительное время и деньги ради «уникального» продукта, который позволит не только заработать больше, но и сэкономить время и деньги в будущем. Значит — не надо копировать ваших конкурентов и подключать к решению задачи людей, которые не занимались до этого запуском продуктов. Не надо сразу бросаться рисовать паттерны в Figma без подтвержденных инсайтов и подготовительной работы — тех же принципов и ценностей. Ищите, придумывайте и тестируйте идеи, уделите подготовительной работе время.
О важности и сложности этапа можно найти несколько статей на Medium, среди авторов которых — Julie Zhuo, ex. Product Design VP at Facebook и Fabricio Teixeira, founder of UX Collective. В поисках релевантной информации натыкаешься на понятие Conceptual Model, которое тесно связано с терминами Generalization и Mental Model. Термин был предложен в близкой к UX области — инженерной психологии английским психологом А. Т. Велфордом в 1961 г.
Концептуальная модель (англ. conceptual model) — это модель, представленная множеством понятий и связей между ними, определяющих смысловую структуру рассматриваемой предметной области или её конкретного объекта. Wikipedia
О подходе построения концептуальных моделей и их связи с пользователем можно узнать из статьи Alana Brajdic. Принципы моделирования широко используются в построении цифровых продуктов, их знание играет важную роль на стадии, когда дизайн только должен появиться, неважно — MVP это или редизайн.
Концепция — это про дизайн ценностей, про то, как и с помощью каких инструментов они транслируются и какое место занимают в жизни пользователя.
Создание концепции проекта (project scope statement). Курс по управлению проектами, часть 8
Продолжение моего учебного курса по проектному управлению. Предыдущие материалы:
Порой, они даже друг другу противоречат.
Предположим, вы строите многоквартирный жилой дом. И зафиксировали в матрице требований пожелания к входным дверям от архитектора и от маркетолога. Первый просил, чтобы двери были железными. Второй настаивает на деревянных. Как поступить? Необходимо выбрать один из вариантов (это называется «калибровкой требований»).
Могу привести конкретный пример из своей практики. Мы реализовывали проект по модернизации колл-центра в связи с его переездом на другую площадку. Предстояло полностью переоснастить колл-центр, обучить персонал, заново запустить в работу. На момент начала проекта в колл-центре работал уже сложившийся коллектив из 40 человек, почти все женщины. В ходе сбора требований по проекту были опрошены почти все работницы, поскольку они были пользователями. И каждая сотрудница высказалась, чего бы ей хотелось, все требования зафиксировали. Но когда дошло дело до написания концепции, оказалось, что многие требования противоречили друг другу. Поэтому некоторые из них пришлось выкинуть. Менеджер не сообщил об этом пользователям заранее, поэтому после сдачи-приемки, когда уже обкатывалась вся система, почти 40 женщин были недовольны результатами проекта. Они активно «ябедничали» на плохую проектную команду и писали докладные записки на имя начальства.
Недовольство можно было бы существенно смягчить, если бы работницам сразу сообщили, что их требования выполнить не получится. Если есть объективная причина, почему выполнить то или иное требование невозможно, человек вынужден будет ее принять. Но вам надо будет это правильно объяснить. Процесс работы с требованиями, когда вы соотносите противоречивые запросы, оставляете правильные, а затем даете обратную связь заинтересованным сторонам, называется калибровкой требований.
Но вернемся к концепции проекта. В ней остаются только те требования, которые могут быть реализованы в проекте. И это уже не разрозненные тезисы, а целостный текст. Но его вид и содержание может отличаться в зависимости от того, какие правила у вас приняты. Например, если вы работаете в госсекторе, то концепция, скорее всего, у вас будет сделана по каким-то ГОСТам, если предстоит военная приемка, то будет выверен каждый миллиметр поля листа и использованного шрифта, появятся определенные требования к оформлению, потому что в этой сфере все делается по заранее определенным шаблонам. В айти сфере обычно совсем простые концепции. Если, например, вы делаете небольшой сайт, то концепция будет выглядеть как книжечка с картинками (в методологии Agile это называется wireframe). Сначала будет главная страница сайта, какие-то кнопки, надписи. Картинка – окошко, опять картинка. Подобный формат позволяет легко находить общий язык аналитикам, разработчикам и пользователям. Разработчикам не нужны дополнительные разъяснения, им по этим картинкам все понятно, что предстоит делать на проекте.
Важно помнить, что концепция может быть разного размера, с картинками, схемами или другими графическими элементами – все зависит от специфики проекта.
Следующий этап планирования содержания (и следующая тема) – иерархическая структура работ (ИСР).
Если вас интересует тема «Управления проектами» и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина «Подготовка к экзамену РМР»
Отличия концепции от устава проекта
Правильно инициировать проект означает на четверть обеспечить его успех. Результатом этой стадии является начинающийся проект, определенный как объект управления и имеющий собственную авторизацию. Процесс инициации носит итерационный характер, поскольку ясность результатов его задач возникает не сразу и сопровождается несколькими очень важными решениями. На одном из первых шагов должна возникнуть концепция проекта, роль которой в российской управленческой ментальности бывает не всем понятна, поэтому предлагаю рассмотреть данный вопрос более детально.
Как возникает проект?
Можно ли в современном управлении компании рассматривать создание проекта в отрыве от потенциальных альтернатив, лучшие из которых собираются в проектный портфель? Вероятно, можно, и так происходило достаточно долгое время, пока менеджмент не вышел на определенный уровень понимания этих вопросов. В настоящее время уже достаточно трудно представить ситуацию, когда проектная задача принимается и воплощается обособленно, в отрыве от стратегии развития, программных решений и тщательной процедуры отбора.
Если мы посмотрим на жизненный цикл инвестиционного проекта (ЖЦП), то вспомним, что алгоритм реализации этой специфической задачи включает несколько фаз и ключевых судьбоносных моментов (вех). Нулевой точкой отсчета является старт (запуск) проекта, а конечным моментом выступает его закрытие. Но как это ни парадоксально может быть воспринято, запуск не является одномоментным событием. Внутри его и в течение первой концептуальной фазы возникают несколько континуумов, в моменты которых события могут развиваться по противоположным сценариям. И проект может не состояться еще до начала реализации. Это время событий:
Концепция проекта, одобренная проектным комитетом или первым лицом компании, как раз знаменует начало запуска его в работу. Однако не возникает вывода, что проект окончательно отобран в портфель и должен быть обязательно реализован в тактической перспективе. Возвращаясь к фазам ЖЦП, отметим, что обычно выделяются четыре его этапа: концепция, разработка, реализация и завершение. И если переводить проектную задачу в плоскость процессуального подхода, то в общем смысле можно заключить, что концептуальная фаза и этап разработки по совокупности действий соответствуют процессам инициации и планирования. Однако процессы планирования не заканчиваются с наступлением фазы реализации и продолжаются плоть до завершения.
В этой связи, под концепцией мы понимаем этап концептуального созревания проекта. Такое видение имеет существенное значение для организации проектной деятельности. В философском смысле концепция – это основная мысль, образ понятия и понимания предмета, общий его замысел и т.д. С данной позиции под концепцией часто понимают буквально визуальные образы, модели проектной реализации в строительстве, дизайне и других видах проектной практики. И концепция – это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству.
Представленный выше алгоритм включает пункт 2, которым обозначен документ (концепция), занимающий центральное, но часто не судьбоносное место. Иногда невозможность найти инвестора или займодателя на приемлемых для проектоустроителя условиях способна заморозить идею. Даже если проект носит локальный характер и не требует глубокой предварительной проработки, ресурсный вопрос и оценка эффективности имеют ключевое значение.
Цели и процедура подготовки концепции
Составление проекта связано с процедурой формализации ключевой идеи. Ее продвижение начинается с представления руководству образа результата и действий в установленной форме и к конкретному сроку. В компаниях с развитым менеджментом этот срок обычно соответствует началу сессии стратегического планирования или составления годовых бюджетов. Желательно, чтобы разработка концепции проекта не была спонтанной инициативой, а носила выраженный систематический характер. В практике управления встречаются разнообразные формы документов концепции. Это связано с присущими бизнесу особенностями, включая специфику отрасли и сложившуюся деловую культуру. Ниже вашему вниманию представлен один из примеров концепции.
Как правило, замысел проекта носит выраженный проблемный характер. Разработка концепции проекта и продвижение его основной идеи следует начинать с оценки состава заинтересованных сторон в решении насущных проблем деятельности компании. При этом мало написать о проблемах, которые испытывают заинтересованные стороны, на полученной основе необходимо выявить критерии достижения эффектов от разрешения затруднений. Алгоритм подготовки концепции состоит из следующего перечня последовательных элементов.
Помимо обозначенных семи пунктов полезно написать о связи основного замысла со стратегией бизнеса, выразить предварительный прогноз по вероятной стоимости мероприятия и хотя бы приблизительно оценить риски. Главной целью концепции является продвижение идеи автора и первичное убеждение руководства в том, что на нее стоит обратить внимание при портфельном отборе. В отличие от концепции цель устава проекта иная. Он направлен на авторизацию, определение объекта деятельности, назначение руководителя команды проекта и распределение ролей среди участников.
Для создания проектов никогда не будет достаточно только идеи, концепции, устава и даже подробного плана. Нужно еще и многое другое. Тем не менее, я не один раз замечал, как правильно действующий руководитель среднего звена обеспечивал свое направление своевременными инвестициями только благодаря грамотно выполненной и представленной концепции. Для этого ему требовалось вовремя написать заявку в проектный комитет, выполнить определенную работу по оформлению и, конечно, быть убедительным в отстаивании своей позиции.
Ряд действий потом повторялся во взаимодействии между куратором и менеджером проекта. Часть информации попадала в текст устава практически без изменений. Но глубина проработки и природа документа менялась. Вместо презентационного инструмента появлялся микроконтракт руководства и ответственного ресурса по проектной задаче с соответствующими существенными условиями соглашения.
Разработка концепции проекта обеспечивает его продвижение к запуску, и хотя ее может выполнить отдельно назначенный сотрудник, главное заинтересованное лицо (автор самой идеи) стремится обеспечить развитие своего замысла. Иногда инициатором выступает собственник или генеральный директор. Тогда полный алгоритм подготовки концепции исполнять не требуется, достаточно бывает двух-трех предложений. Но обязательно нужно донести образ и ход мыслей до управленческой команды, чтобы можно было продолжить инициацию уже в формате устава, предварив его в установленных случаях бизнес-планом или кейсом.