Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.
Кто и кому может предложить сотрудничество
В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому. Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии. Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.
Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.
Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.
Как написать и оформить письмо
Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.
Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:
Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.
Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец
Чтобы не тратить время на написание, возьмите за основу наш шаблон, пример письма о сотрудничестве, и добавьте вашу специфику.
Директору (Ф.И.О.) ________
Предложение о сотрудничестве
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем вам взаимовыгодное партнерство в сфере _____, наше предприятие_________ занимается поставкой оборудования с ______года.
Мы заинтересованы в долгосрочном взаимодействии на взаимовыгодных условиях (суть предложения) _____________________________.
Выгоды совместного проекта _____________________________________.
Надеемся на плодотворное сотрудничество. По вопросам обращайтесь к специалисту по маркетингу (Ф.И.О.). Телефон _____________, e-mail ______.
«__»__________ ____ г.
Это готовый образец послания от организации к заказчику.
А вот пример приглашения к партнерству поставщика.
Как отправить письмо адресату
После старательного оформления важно, чтобы корреспонденция дошла до адресата. Доставка осуществляется разными способами:
Если такие послания поступили в компанию, не на каждое из них необходимо сразу отвечать. Часто корреспонденция попадает в качестве массовой рассылки. Тогда отвечать стоит, только если вас заинтересовало предложение. Другой разговор, если послание принадлежит серьезной известной организации или текущим контрагентам. Тогда решить вопрос, как ответить на письмо о сотрудничестве, не составит труда:
Письмо с предложением о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.
На чьё имя писать
Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.
Общие правила написания предложения
В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.
Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.
В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).
Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.
Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.
Содержание основной части письма о сотрудничестве
Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.
Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.
В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.
Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.
Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.
Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).
Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.
Что в письме должно быть обязательно
Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:
Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.
Правила оформления письма о сотрудничестве
Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).
Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.
Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.
Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.
Как отправлять письмо
Отправлять письмо можно несколькими способами.
Письмо-предложение о сотрудничестве: образец, пример
Кто и кому пишет
Письмо-предложение о сотрудничестве составляет уполномоченный на это сотрудник, который занимается развитием бизнеса или подобным направлением. Текст подобного письма обязательно должен быть согласован с руководителем организации. Подобные предложения может составлять и сам руководитель компании.
Письмо составляется на имя директора компании, с которой в дальнейшем планируется сотрудничество. Также адресатом может выступать замдиректора или любое лицо, которое занимается подобными вопросами и имеет полномочия принимать решения о возможных сотрудничествах. Но все деловые предложения о сотрудничестве в итоге рассматриваются руководством организации.
Общие правила
Самое главное, что нужно помнить, – предложение является своеобразным крючком, который должен зацепить потенциального партнера. Текст письма должен быть содержательным, интересным и грамотным. Идеальным исходом прочтения подобного письма будет запрос коммерческого предложения или прайса на товары и услуги.
Несмотря на то что предложение о сотрудничестве (образец его будет представлен далее) считается официальным документом, какой-то стандартной формы нет. Составляется письмо в свободной форме или же по шаблону, который разработан в конкретной организации, исходя из поставленных задач и возможностей предприятия.
Составляя предложения, нужно следовать элементарным правилам русского языка, делопроизводства и деловой этики.
Прежде чем писать письмо, следует узнать реквизиты того сотрудника, с кем предполагается общение.
Итак, предложение будет состоять из:
Основная часть
Как написать предложение о сотрудничестве так, чтобы оппонент не рассматривал другие приглашения? Основная часть письма должна содержать суть всего предложения. Здесь неуместны витиеватые высказывания и размытые фразы, долгие и запутанные предложения, а также специальная терминология. Суть письма – четкая, ясная и лаконичная. Акцент ставится на особые черты и выгодное предложение.
В основной части о компании-отправителе нужно упомянуть, но это должен быть только год, с которого она работает и основные виды деятельности. На данном этапе иная информация будет излишней.
Также можно указать действующих партнеров или клиентов организации, которые непременно отзываются только положительно о деятельности компании.
В заключении письма можно дать ссылку на официальный сайт, где содержится более подробная информация об организации, а также другие дополнительные сведения, не указанные в предложении.
В том случае, если текст получается длинным, но вся информация важна для прочтения, его следует разделить на абзацы и выделить важные пункты. Так восприятие будет полным, а большой текст будет восприниматься проще.
Главную мысль письма или важный посыл нужно расположить либо в начале, либо в конце. Весь секрет в том, что данные части больше откладываются в подсознании читающего.
Как показывает практика, тот, кто получает письмо-предложение о сотрудничестве (образец далее), готов тратить на его прочтение не больше 60 секунд, этот факт тоже надо читывать при составлении письма.
Обязательная информация
Составляя предложение, непременно нужно помнить об обязательной информации, содержащейся в нем. Это:
К предложению могут прилагаться дополнительные документы или ссылки на законодательные акты и нормы, имеющие непосредственное отношение к предложению о сотрудничестве.
Оформление
Оформить письмо можно несколькими способами:
Первый вариант, конечно, несколько устаревший, но в некоторых случаях оказывается наиболее эффективным, ведь бывают руководители, которые не приемлют новых технологий и предпочитают общаться и работать «по старинке».
Второй вариант более привычен и удобен. Во-первых, в электронной форме наверняка есть заготовка официального бланка организации с необходимыми реквизитами, а во-вторых, если предложения составляются постоянно, то возможно наличие готового шаблона письма, где нужно только подставить адресата и, возможно, поменять некоторую информацию, корректную в конкретном случае.
Предложение может составляться в любом количестве экземпляров, но вначале оно обязательно содержит обращение, а в конце – подпись отправителя.
Дату нужно ставить только в тех ситуациях, когда предложение содержит акции или специальные условия, активные определенное количество времени.
Регистрировать предложение о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.
Как «заставить» сотрудничать
Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения.
Прежде чем писать письма, нужно хорошо изучить своего оппонента: на что он может согласиться, а что для него неприемлемо. Ведь одним словом или фразой можно моментально испортить представление о целой компании.
Нужна ли благодарность
Еще один немаловажный момент предложения о сотрудничестве – благодарность. В конце подобных писем в обязательном порядке должна стоять благодарность за уделенное время и прочтенное письмо.
Это говорит как о серьезности организации, так и об элементарной вежливости за отнятое время у оппонента.
Подобные письма не будут содержать благодарности по умолчанию, так как это индивидуальный подход каждой организации к своему потенциальному партнеру или клиенту.
Отправление
Итак, каким способом лучше всего отправить письмо-предложение о сотрудничестве (образец представлен ранее)?
Сделать это можно по-разному, каждая организация выбирает для себя более приемлемый и удобный вариант. Рассмотрим самые распространенные:
Итак, теперь вы знаете что такое письмо-предложение о сотрудничестве, как его составить и отправить.
Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить
Развитие бизнеса невозможно без новых партнеров. Первый шаг успешных переговоров и возможность составить благоприятное мнение о компании — предложение о сотрудничестве. Если правильно предложить сотрудничество, составить и оформить письмо, можно рассчитывать на успех.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это обращение к компании, которое содержит приглашение к партнерству, условия работы, рекламу и другую коммерческую информацию.
Главная задача письма – привлечь внимание получателя, побудить его заключить сделку, купить товары или услуги. Это не просто, ведь партнеры ежедневно получают десятки писем о сотрудничестве, большая часть которых отправляются в корзину непрочитанными.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Предложение составляют, если появилась перспектива выгодных совместных проектов, и нужно наладить деловые отношения. Иногда предложение отправляют бывшим партнерам, с которыми нужно возобновить сотрудничество.
Учитывая бэкграунд отношений с партнерами и клиентами, выделяют три вида предложений:
Обращаются к компаниям, которые никогда не слышали об отправителе. Часто это шаблонные письма. Их цель – привлечь внимание адресата и побудить его вступить в переписку или узнать о деталях.
Это письма к аудитории, которая заинтересована в сотрудничестве, например, клиенты, которые оставляли заявку на сайте. Такие письма уже частично персонифицированы: при составлении учитывают всю известную информацию об адресате. Цель теплых предложений о сотрудничестве – добиться дальнейшего общения: созвона, встречи для обсуждения деталей.
Отправляются партнерам и клиентам, с которыми на встрече или в переписке уже оговаривалось сотрудничество. Предложение о сотрудничестве в этом случае — способ детализировать и закрепить информацию об условиях и выгодах партнерства. Здесь уже не идет речь о шаблонах: сообщение должно быть полностью персонифицировано.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Алгоритмы составления такого письма различаются в зависимости от управления и размера организации. Обычно «скелет» письма прорабатывают маркетологи или секретари, знакомые с этикой делового общения. Они же могут создавать письма для рассылки, где не требуется персонификация.
Горячие сообщения составляют менеджеры по продажам, которые знают о потребностях клиентов и партнеров и могут их заинтересовать. Иногда к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.
Письмо о сотрудничестве согласовывает руководство компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.
На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве
Если предложение адресовано компании в целом, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. Сообщение обращают и к конкретным отделам или направлению. Тогда указывают имя начальника этого отдела.
Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.
Структура письма
Письмо с предложением о сотрудничестве можно составить по шаблону, используя типичную структуру. Этот подход подойдет для холодных обращений. Но понимание логики составления предложения пригодится и тем, кому нужно написать сложное персонифицированное письмо. Рассмотрим пункты подробнее.
Приветствие
Задает тон письму, на него обращают внимание в первую очередь. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.
Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Письмо можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают в шапке документа и не используют в письме.
Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.
Заголовок
По заголовку должно быть понятно, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам, и само содержание письма. Есть универсальные правила для создания эффектного заголовка :
Нет требований к длине заголовка: он может быть длинным, но цепляющим, или коротким, но информативным.
Смысл предложения
Опишите суть, важные детали. Главное – это оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, что получит партнер, за что он должен платить. Посмотрите на предложение глазами клиента: почему он должен заключить сделку с вами или купить ваши товары?
Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.
Завлечение адресата
Приведите дополнительные логические или эмоциональные аргументы, намекните на срочность предложения или укажите причину для оформления заказа у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите заказ до первого марта и получите скидку 25%».
Контакты
Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все возможные варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.
Чтобы собирать заявки из всех источников даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.
Виджет обратного звонка для сайта
Благодарность
В правилах делового этикета принято выражать благодарность адресату за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.
Общие правила написания
При написании важно следовать правилам, эффективность которых доказана практикой. Расскажем о самых важных.
Основная часть
Предложения о сотрудничестве нужно писать простым языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. Придерживайтесь главных принципов:
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании в первый раз. А вот теплые и горячие могут быть очень подробными.
Хороший язык и соблюдение правил деловой переписки увеличат шансы на получение обратной связи от адресата.
Обязательная информация
При создании письма:
Конкурентные преимущества
Чтобы определить, какие преимущества имеет компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории: естественные и искусственные.
Естественные – особенности компании, которые позволяют ей выделяться среди конкурентов: сроки доставки, цена, репутация. Это объективные факты, описывать их легко: для многих клиентов быстрая доставка, низкая цена или надежность партнера принципиальны.
Если естественных преимуществ нет, то заинтересовать клиента помогут искусственные: акции и бонусы, гарантии, личный бренд, отзывы и кейсы. Чтобы убедить клиентов, используйте цифры и факты из рабочей практики.
Правила оформления
Формальных правил для таких писем не существует. Если речь о бумажном письме, то их можно оформлять на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.
Образец письма
Пример предложения о сотрудничестве может быть таким:
Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании «NNN».
Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook, Instagram. В услугу входит:
Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.
Кто мы? Компания «NNN» 6 лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. У нас все серьезно: не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали более 400 SMM-проектов, которые ежедневно приносят новых клиентов.
Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.
С уважением, Николай Иванов, +7 901 111 11, skype: nik_ivanov».
Отличительные признаки хорошего письма о сотрудничестве
Стиль письма можно оценить по следующим признакам:
А красивое оформление сделает письмо о сотрудничестве еще более привлекательным.
Что недопустимо при составлении предложения о сотрудничестве
Потенциального партнера или клиента гарантированно оттолкнут:
Поэтому перед отправкой стоит еще раз проверить качество составления документа.
Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологий речевой аналитики Предикт Calltouch. С помощью сервиса вы выясните, что действительно интересует клиентов и какие звонки приводят к продажам, а также проконтролируете работу менеджеров.
Предикт
Когда ждать ответа на письмо
Это зависит от ценности обращения. Если отправляете бумажное письмо, учтите время доставки. Намного быстрее получатели реагируют на получение е-мейла : на горячие предложения в среднем отвечают в течение 4 часов.
Заключение
Поиск новых возможностей для сотрудничества полезен бизнесу на разных этапах развития. Эффективные письма с предложениями о сотрудничестве приведут потенциальных партнеров и увеличат клиентскую базу. При составлении нужно учитывать правила и критерии эффективности, а также накопленный опыт.
Теперь вы знаете какие однокоренные слова подходят к слову Как написать о желании сотрудничать, а так же какой у него корень, приставка, суффикс и окончание. Вы можете дополнить список однокоренных слов к слову "Как написать о желании сотрудничать", предложив свой вариант в комментариях ниже, а также выразить свое несогласие проведенным с морфемным разбором.
| Директор ______________ | _______________ |